O Project Management Office, abreviado como PMO, é o departamento responsável por definir e manter os padrões de gerenciamento de projetos na empresa, a fim de otimizar o controle e a execução de propostas da organização como um todo ou de uma área específica.

Hoje, mais do que nunca, os executivos já entendem o verdadeiro valor do PMO, sendo que mesmo aqueles que ainda não o implementaram têm essa missão como prioridade dentro de um curto espaço de tempo. Já falamos aqui no blog sobre o escritório de projetos, também sobre como planejar a implementação de um PMO.

Além disso, já fizemos um checklist com 10 itens para verificar antes de começar a implantação do seu PMO. Já é um belo começo. Mas o objetivo desse artigo é tirar, de uma vez por todas, quaisquer que sejam as dúvidas ainda restantes sobre o que é Project Manager Office (PMO), oferecendo tudo o que você precisa saber para aumentar suas chances de sucesso.

Gostaria de saber um pouco mais sobre PMO? Acompanhe a leitura deste artigo e fique por dentro!

Saiba o que é o PMO

Um PMO ou escritório de projetos é uma estrutura empresarial que propicia a padronização dos procedimentos relativos à gestão de projetos e à governança. Ele pode ser operacional, departamental ou corporativo, contudo, sua missão é fornecer ferramentas, métodos e orientações para os gestores conduzirem as suas atividades profissionais. Sendo assim, engloba cada projeto da empresa relacionado às estratégias.

Entenda como funciona o PMO

O PMO departamental auxilia outras áreas na entrega dos seus resultados com um portfólio dos projetos, enquanto o PMO operacional faz o gerenciamento exclusivo de um programa ou projeto que, depois de concluído, será descontinuado. Os tipos de PMO não progressivos, eles indicam os modos como uma empresa precisa ter controle dos seus projetos e podem ser implementados separadamente.

Aplicação das boas práticas

Um escritório de projetos ajuda a consolidar os documentos e promove a disseminação de boas práticas na empresa, bem como garante o cumprimento das políticas de governança e das diretrizes. Ele ainda assegura o uso de ferramentas, modelos e metodologias, além de auxiliar os líderes a definir e monitorar os indicadores utilizados na gestão.

Capacitação aos gerentes

As principais funções do PMO estão relacionadas à priorização dos projetos, definição de métodos, gerenciamento de demandas, portfólio, capacitação e suporte aos gerentes, elaboração e revisão de processos gerenciais. Mas há outras atividades, tais como a realização de reuniões de monitoramento e alinhamento, geração de relatórios etc.

Atribuições dos gerentes

PMO não é um cargo de gerência de projetos. Um gerente de projetos tem as suas próprias atribuições, tais como informar os interessados a respeito do desempenho do projeto, fazer o controle dos recursos utilizados para a execução das atividades, coordenar as tarefas para que sejam alcançados os objetivos específicos de cada planejamento.

Fundamentos do PMO

Já o PMO tem como fundamentos o fornecimento de suporte ferramental e tecnológico para o gerente, a disponibilização de informações precisas, a otimização dos recursos que são compartilhados entre os projetos organizacionais, a coordenação dos esforços para atingir as estratégias predeterminadas pelos gestores. O PMO pode ser composto por apenas uma ou por várias pessoas, com sala fixa ou não.

Descubra como é a atuação do PMO

De acordo com o Relatório CHAOS Standish, de 2009, 68% dos projetos não atingem as metas de tempo, custo ou escopo, ou seja, apenas 32% dos projetos são concluídos no prazo combinado, dentro do custo previsto e entregando valor — benefícios mensuráveis — para o negócio e para as partes interessadas.

É justamente aí que entra o PMO, com a função de trabalhar dentro da organização para reverter esse quadro nada favorável. São muitos os motivos atribuídos a tais falhas. De acordo com uma pesquisa da PwC, de 1.524 organizações, planejamentos e estimativas inadequados são responsáveis por 30% das falhas de projeto.

Já a falta de patrocínio executivo constitui 16% desse rombo, mas metas e objetivos mal-definidos completam outros 12%. O mesmo estudo aponta que, ao adotar processos e metodologias de gerenciamento de projetos, aumentam-se significativamente as chances de sucesso. A pesquisa conclui que ter PMOs estabelecidos é uma das três principais razões que impulsiona a entrega de projetos com sucesso.

Compreenda as funções do PMO

PMOs podem assumir outras funções além da responsabilidade de definir processos e metodologias — como, por exemplo, participar da gestão estratégica do trabalho, quer como facilitador ou como responsável pelos processos de gestão de portfólio de projetos.

Entre as funções do Project Management Office pode-se incluir o monitoramento de relatórios sobre projetos e de portfólios em andamento, repassando o progresso para que a gestão de topo tome decisões estratégicas sobre quais projetos continuar e quais cancelar.

Segundo o Pulso da Profissão, do PMI, as funções primárias executadas pelo PMO são:

• serviços de gerenciamento da entrega do projeto;
• gerenciamento de cronograma, custos e escopo;
• comunicações;
• gerenciamento de recursos;
• integração do projeto;
• gerenciamento de riscos;
• serviços de padrões, metodologias e processos;
• definição de metodologia;
• desenvolvimento e melhoria de processos;
• definição de métricas;
• serviços de governança e gerenciamento de desempenho;
• relatório de desempenho;
• distribuição de informações;
• escalada de problemas.

Já o grau de controle e influência que os PMOs têm sobre os projetos depende do tipo de estrutura da empresa. Assim, ele pode servir de suporte, com um papel consultivo, de controle — ao exigir o cumprimento de um projeto, por exemplo — e diretivo, ao assumir a própria gestão de projetos.

Confira os tipos de PMO

O PMI descreve o PMO como um eixo estratégico para a excelência organizacional, que visa melhorar as práticas de gestão da execução, governança, liderança e mudança estratégica. E embora seja possível encontrar outras subcategorizações, pode-se afirmar que um PMO pode ser um dos três tipos listados abaixo — do ponto de vista organizacional:

PMO corporativo

Responsável pela definição dos padrões de gestão de projetos de toda a corporação. Normalmente subordinado à diretoria ou à presidência, seu papel está muito ligado à estratégia da empresa e, consequentemente, aos processos que a ajudem a atingir seus objetivos.

Seu maior desafio é gerar valor para a organização em um nível estratégico. Mas vale ressaltar que são poucas as empresas que têm um PMO corporativo 100% implantado.

PMO organizacional ou departamental

Esse PMO está diretamente ligado a uma área da organização — como o setor de TI, por exemplo. Seu papel é mais operacional e, normalmente, seus profissionais trabalham diretamente com os projetos do departamento.

Os PMOs departamentais são mais comuns, normalmente sendo embriões que motivam a organização a expandir o trabalho para outras áreas ou até mesmo para uma implantação corporativa.

PMO para fins especiais

São criados com objetivos específicos e têm função muito distinta — como gerenciar um programa estratégico, por exemplo. Normalmente são concebidos por um determinado período e, desde sua criação, já têm um marco claro de quando serão extintos. Um grande desafio dos gestores de PMOs especiais é manter a motivação do time, principalmente por seu caráter temporário.

PMO de suporte

O PMO de suporte é o escritório de projetos voltado para o coaching e que tem perfil consultivo. A sua principal atribuição é recomendar aos gestores de projetos as desvantagens e vantagens de cada ferramenta, técnica ou modelo para determinada organização. São eles que sugerem o que pode ser feito para que os projetos sejam bem-sucedidos.

O papel desse tipo de PMO também abrange a organização dos documentos e a garantia de que os dados de demandas anteriores, as quais já foram atendidas, sejam úteis para os projetos futuros. Geralmente a sua implantação é feita no momento em que a empresa ainda não tem maturidade nessa área e o seu grau de controle ainda é insuficiente.

Portanto, não devem ser criados controles rígidos demais, pois causaria frustração entre os envolvidos. Os gerentes precisam ser educados a respeito das boas práticas para depois ocorrer a aplicação de auditorias. Depois de algum tempo, pode ser realizado um monitoramento mais efetivo das atividades, mas o foco principal desse PMO é dar apoio aos líderes.

PMO de controle

O PMO de controle é o escritório de projetos que vai além de dar suporte aos gestores para a tomada de iniciativas e outras medidas. Ele faz avaliação de conformidade e averigua se os líderes e as equipes estão se baseando nas ferramentas, técnicas e modelos indicados para serem aplicados dentro da organização, já que receberam ordenações a serem seguidas.

Esse tipo específico faz o controle e a cobrança da aplicação prática dos conhecimentos transmitidos aos gerentes. Por esse motivo, faz uso de auditorias para verificar quais são os pontos que estão sendo seguidos de forma correta e aqueles que ainda não foram implementados. Os procedimentos são feitos para revisar os processos e aumentar a maturidade dos líderes.

A padronização e a uniformização dos processos que são coordenados pelos gerentes possibilita a mensuração da qualidade dos projetos entregues pela empresa. É avaliado o modo como os gestores estão executando as atividades, assim como é feito o controle de portfólio por meio da organização e priorização de tarefas e iniciativas. Capacitações e treinamentos também fazem parte desse PMO.

PMO diretivo

Já o PMO diretivo é o escritório de projetos que detém um controle ainda maior, por essa razão foi assim denominado. Esse tipo exclusivo faz o direcionamento dos recursos da empresa para cada projeto, seleciona os gerentes que vão gerenciar as atividades e define os montantes a serem gastos por cada iniciativa. Monitora a aderência das equipes às orientações fornecidas.

Ele é um centro de excelência em gerenciamento que faz recomendações aos gestores, dissemina as metodologias de gestão, faz auditorias de conformidade, verifica os processos etc. Todavia, o controle é maior que nos demais, já que o PMO diretivo direciona recursos específicos para determinados projetos. Os gerentes são subordinados e alocados de acordo com as demandas.

Como você pode ver, os aspectos de cada PMO dependem da maturidade e da complexidade da organização que faz a sua implantação. Os tipos diferentes de escritórios de projetos desempenham papéis distintos e suas responsabilidades são elásticas. Eles são classificados conforme o seu nível de influência e grau de controle.

Conheça os cuidados necessários para a implantação de um PMO

Para implementar um PMO de forma precisa e conseguir alcançar os resultados esperados, é necessário tomar alguns cuidados básicos que vão preparar a organização e a equipe, além de garantir que o propósito do Project Management Office seja cumprido. Veja:

1. fazer a definição de quais serviços realmente serão realizados no escritório de projetos. Além disso, alinhar a visão do gestor do PMO com a da alta gestão da empresa, a fim de fazer com que os objetivos e estratégias sejam convergentes entre as áreas;
2. definir quais são os papéis e responsabilidades da equipe do escritório de projeto — isso ajuda a identificar a dimensão do apoio que será recebido;
3. definir a data de início do escritório e anunciar para a organização e os stakeholders;
4. adotar uma estratégia de trabalho que permita entender e atender tanto as necessidades da alta gestão quanto dos gerentes de projetos. Com a criação do escritório, eles podem ser isentos de algumas atividades rotineiras, que passam a ser executadas pelo PMO;
5. entender as necessidades do negócio e dos gerentes de projetos para alinhar a elaboração e execução dos serviços do escritório de projetos, alcançando a sinergia;
6. ajustar as responsabilidades do PMO à medida que a demanda aumenta e a aceitação pela alta gestão cresce;
7. garantir que a qualidade dos produtos e serviços entregues aos clientes internos, como os gerentes de projetos, seja a maior possível.

Para que a criação e o desenvolvimento do PMO seja bem-sucedida, é fundamental que se tenha o apoio dos clientes internos, principalmente a alta gestão — haja vista que o processo de implantação ocorre de cima para baixo dentro da estrutura empresarial. Esse também é um dos motivos que torna essencial o alinhamento entre os objetivos estratégicos da empresa com os objetivos do escritório de projetos.

Entre os principais clientes dos escritórios de projetos estão a alta gestão, os gerentes de projetos, as equipes de projetos, os gerentes das áreas e os stakeholders (quem recebe o resultado dos projetos).

Assim como a alta gestão, os gerentes de projetos são os principais clientes do PMO, já que eles são os principais usuários dos serviços oferecidos pelo escritório. Por meio do feedback, eles também podem se tornar peças essenciais no amadurecimento do Project Management Office.

Verifique a fase de implementação — passos básicos

Depois que os devidos cuidados foram observados e as definições iniciais foram criadas, é o momento de passar para a fase de implantação. É por meio dela que se consegue os recursos necessários para o funcionamento do PMO, é formada a equipe e instalado fisicamente o escritório de projetos (infraestrutura).

Nessa etapa é necessário realizar treinamentos com todos os envolvidos, além de migrar os projetos existentes para a gestão do escritório, dando início ao seu funcionamento. Feito isso, deve-se monitorar o andamento e os resultados, a fim de levantar dados que serão utilizados para avaliar a atuação do PMO e fazer possíveis correções.

Sendo assim, a fase inicial de implantação compreende 7 passos, sendo eles:

• 1º Passo — criar o escritório de projetos no que diz respeito à estrutura;
• 2º Passo — alcançar o engajamento de todos os envolvidos;
• 3º Passo — definir o método de atuação e de análise, como ferramentas e relatórios;
• 4º Passo — definir os projetos-piloto, que darão início ao funcionamento do escritório;
• 5º Passo — identificar e suprir as necessidades de hardware e software;
• 6º Passo — definir os procedimentos e a metodologia de trabalho;
• 7º Passo — alcançar o envolvimento das pessoas dentro da organização.

Depois que esses pontos básicos são cumpridos, o escritório de projetos já está praticamente pronto para funcionar. Já a fase de operação é a etapa em que o PMO começa a atuar e se trabalha para que suas atividades sejam expandidas. Nela são feitas verificações de diversos aspectos, como a eficiência dos processos e da equipe.

O objetivo é permitir que um número maior de projetos sejam acompanhados e avaliados, sem que se perca a qualidade. Isso é feito por meio do atendimento eficaz das necessidades dos gerentes de projetos e do negócio.

Analise as vantagens do Project Management Office para a empresa

Já se sabe qual é a importância e o papel que o PMO exerce dentro das empresas. Agora vamos falar um pouco mais sobre as vantagens que o escritório de projetos pode proporcionar para o negócio. Acompanhe!

Aumento da rentabilidade

Um dos objetivos do Project Management Office é garantir um bom gerenciamento dos projetos. Quando bem implantado, ele ajuda a aumentar as taxas de sucesso e aprimorar os resultados da empresa, consequentemente elevando sua rentabilidade. Isso ocorre principalmente porque o retorno obtido passa a ser maior, em comparação com o investimento que foi realizado inicialmente.

Possibilidade de melhorar a taxa de sucesso dos projetos

Com a centralização dos projetos em uma única gestão e o aumento da organização na forma como eles são conduzidos, além do direcionamento adequado de recursos, as chances de conseguir aumentar a taxa de sucesso são bem maiores.

Ajuda a criar produtos melhores

Com o PMO, o individualismo é praticamente eliminado. As equipes passam a ser formadas por especialistas de diversas áreas que atuarão em conjunto para atingir um objetivo em comum.

Além de quebrar a rotina em que os departamentos atuam isoladamente — cada um preocupado com seu próprio resultado — o escritório ajuda a aumentar a integração e o engajamento de todos os times. Assim, por meio dessa cultura, torna-se possível alcançar maior eficiência e entregar produtos que têm mais qualidade.

Os gerentes de projetos podem focar no que é relevante

Sem um PMO implantado, o gerente de projetos passa muito tempo acompanhando o andamento das atividades, controlando os recursos e monitorando as informações. Com o escritório de projetos, esse tipo de atividade passa a ser de responsabilidade do PMO.

Assim, os gerentes deixam de ter essa preocupação e têm mais tempo disponível para focar nas questões que são realmente importantes para o andamento do projeto. Isso garante aumento da produtividade, além de permitir uma maior dedicação a atividades que podem realmente agregar valor aos produtos.

Qualificação dos colaboradores

A implantação de processos do PMO é consistente e padronizada. A constante interação com outras áreas do negócio e o compartilhamento de informações faz com que o escritório de projetos acabe assumindo um papel de consultoria dentro da empresa. Nesse sentido, os colaboradores são constantemente treinados e conscientizados sobre as melhores práticas de trabalho.

Aprimoramento dos processos

Por meio do PMO, torna-se possível identificar os processos ineficientes e os pontos em que as falhas ocorrem. A vantagem aqui é que o escritório de projetos ajuda a promover correções e ações de melhorias, contribuindo para a consolidação de uma gestão mais enxuta — reduzindo os desperdícios, a ocorrência de erros e a necessidade de retrabalhos.

O resultado disso é a eliminação de tarefas desnecessárias (que não agregam valor ao resultado), aumento da produtividade, ganho de eficiência e garantia de maior qualidade.

Projetos alinhados à estratégia da organização

As organizações recebem inúmeras demandas diariamente. No entanto, elas precisam atuar de acordo com os recursos limitados que têm. O gerenciamento de portfólio garante que sejam priorizados os projetos estratégicos e aqueles que vão melhorar os resultados sem desperdício de tempo e dinheiro.

Mais qualidade

O escritório desenvolve e dissemina metodologias de gerenciamento de projetos de modo seguro, adequado, efetivo e robusto. Os processos padronizados para a gestão possibilita o aumento da qualidade dos projetos, já que as ferramentas e métodos já foram testados anteriormente e, inclusive, adaptados para ampliar as possibilidades de sucesso.

Capacitação dos gestores

O PMO é um centro de referência para a gestão dos projetos executados pelas organizações. Por essa razão, os gerentes acessam um repositório de boas práticas e tiram as suas dúvidas sempre que elas surgem. Consequentemente, eles se desenvolvem e o capital intelectual passa a ser mais valorizado.

Tomadas de decisões facilitadas

Esse departamento mensura os indicadores, organiza os dados dos projetos e aponta o status das atividades nas reuniões. Os gestores conseguem tomar decisões mais acertadas por ter acesso aos relatórios, registros e documentos que confere clareza e segurança às escolhas que são embasadas em critérios precisos e confiáveis.

Transparência para os projetos

A centralização dos projetos cria um panorama das atividades que estão sendo executadas nas empresas de modo que as iniciativas se tornam mais visíveis. Também apresenta quais pessoas estão envolvidas com as etapas e os recursos investidos nas iniciativas. Em virtude disso, os gestores visualizam também os impactos sofridos pela organização.

Enfim, agora você já sabe o que é Project Management Office! A Project Builder é a melhor opção para a sua organização, tendo em vista que é uma empresa especializada em oferecer soluções em gestão de pessoas e de projetos, reconhecida dentro e fora do Brasil por fornecer o melhor software de gerenciamento do mercado.

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Para muita gente, prever o futuro parece algo impossível. Mas não é preciso bola de cristal para conseguir identificar incertezas prováveis que possam afetar o desempenho de um projeto. Para isso, basta um bom gerenciamento de riscos em projetos.

Nem mesmo o melhor gerente de projetos consegue determinar com exatidão no seu planejamento tudo o que vai ocorrer durante a execução, especialmente quando o escopo é grande, a complexidade alta ou a duração é longa.

Diante disso, algo que pode ser feito é a avaliação dos riscos que envolvem essa atividade e a preparação para as prováveis consequências. Neste artigo, explicaremos como isso é feito no gerenciamento de riscos em projetos. Acompanhe.

O que é um risco em um projeto?

Antes de começar a entender o gerenciamento de riscos em projetos, é importante compreender melhor o que é exatamente o significado desse termo.

Riscos são todos os componentes de incerteza que podem afetar o resultado final de um projeto, de forma negativa ou positiva. Ou seja, além das ameaças que são capazes de prejudicar a execução, também são chamados de riscos as oportunidades que podem ser aproveitadas ao longo do caminho para se conquistar um desempenho melhor.

Um risco é incerto, mas não exatamente imprevisível. Afinal, é possível quantificar e qualificar o risco, determinando sua probabilidade e impacto, preparando-se para a eventualidade de que ele se concretize.

Logo, mais do que a simples preocupação com perigos que rodeiam o projeto, o gerenciamento de riscos é de fato uma forma de conhecer, administrar e se preparar para todos elementos incertos que fazem parte dele.

Quais são as principais fontes de risco?

As fontes de risco estão ligadas a diversos fatores externos e também internos, relacionados ao gerenciamento de projetos e seus processos interdependentes. Veja a seguir.

Fatores externos

Dentro desse nicho, temos alguns fatores imprevisíveis e outros previsíveis. No primeiro campo, estão inclusos requisitos regulamentares que não foram previstos, desastres naturais e outros efeitos colaterais da produção.

Os previsíveis podem ser tidos como riscos operacionais, sociais, interferências de comunicação e riscos financeiros. Os fatores técnicos como evolução da tecnologia também cabem neste ponto, assim como riscos legais, que envolvam a execução correta da legislação de trabalho ou das condições dos envolvidos no projeto.

Fatores internos

Entre os fatores internos causadores de riscos mais comuns estão o excesso de projetos sendo desenvolvidos ao mesmo tempo e um cronograma mal feito, que impede a execução da proposta em tempo hábil.

O fato de que o projeto não passa por um controle adequado ou não acompanha as mudanças desejadas pelo cliente também influencia bastante nesse ponto. Além de quando as prioridades das etapas entram em conflito ou para o caso de o responsável não conseguir realmente manejar o necessário para que o projeto ocorra.

Como planejar o gerenciamento de riscos em projetos?

O planejamento do gerenciamento dos riscos é a primeira etapa da gerência de riscos, segundo o PMBOK (Project Management Body of Knowledge). O objetivo desse processo é definir como esses riscos serão abordados, qual metodologia será utilizada e quem serão as pessoas nele envolvidas.

Com a técnica certa, o gerenciamento de riscos pode ser feito até no papel, mas ele fica mais preciso, veloz e confiável quando tudo é organizado e assegurado por um programa de computador adequado. Por isso, a dica aqui é contar com um software especializado em projetos para essa atividade.

Com as ferramentas, equipes e técnicas determinadas, é hora de partir para o próximo passo, que é a identificação dos riscos. Esse é o momento de listar todas as incertezas que podem afetar de forma significativa o resultado do projeto.

Para executar essa etapa, é possível se valer de premissas, dados históricos, conversas com especialistas e qualquer outra informação confiável que seja útil. É importante notar que todos os riscos devem ser catalogados nesse mapeamento inicial. Isso é claro, desde que sejam relevantes para o projeto.

Uma probabilidade de chuva forte, por exemplo, é um risco de alta relevância para um projeto de engenharia civil, mas normalmente não entra no mapeamento de riscos de um projeto de um novo software (talvez, apenas o risco de uma descarga elétrica).

Como fazer a avaliação e priorização dos riscos?

Uma vez que os riscos estejam identificados, é hora de determinar quais deles são mais importantes para o projeto e devem ser priorizados. Isso usualmente é feito em duas etapas, sendo que a primeira delas é análise qualitativa dos riscos enquanto a segunda é a quantitativa. Veja mais detalhes abaixo.

Análise qualitativa dos riscos

A análise qualitativa dos riscos consiste em determinar o impacto e a probabilidade de um risco e com base nisso saber qual é o seu valor para um projeto. Mais uma vez, isso é feito com base em estatísticas históricas, conversas com especialistas e dados confiáveis.

No método mais comum de análise, a probabilidade é estabelecida como um valor de porcentagem e o dano ou ganho financeiro desse risco é o seu impacto, que deve ser escrito em uma moeda qualquer, como o real brasileiro, por exemplo. O escore do risco, ou ES, é obtido com a fórmula de ES=P*I, sendo que P é probabilidade e I o impacto.

Com isso, no exemplo da chuva forte em uma obra, por exemplo, o gerente de projetos pode descobrir em suas pesquisas que a probabilidade de ela acontecer no período de execução estabelecido para o projeto é de 40% e que isso causaria, hipoteticamente, um prejuízo de R$ 300.000,00 em atrasos, materiais danificados e salários pagos para funcionários com produtividade comprometida pelo evento natural. Colocando essas variáveis na equação, chegamos à conclusão que o ES é de R$ 120.000,00.

É possível se aprofundar na análise qualitativa com mais técnicas, ou simplesmente acrescentando outras variáveis à fórmula do ES. Mas o importante de se saber aqui é que ela sempre será subjetiva, ainda que seja uma subjetividade bem esclarecida por dados reais e opiniões especializadas.

Análise quantitativa dos riscos

A segunda etapa dessa avaliação é a análise quantitativa dos riscos. Não vamos entrar em detalhes aqui, pois ela envolve números mais precisos e simulações de cenário, normalmente com técnicas mais avançadas.

Nem todo projeto conta com uma análise quantitativa e, quando isso acontece, normalmente apenas os riscos priorizados pela análise qualitativa são contemplados, pois esse processo costuma envolver um investimento maior de recursos para ser efetivo.

Em projetos com escopo pequeno ou baixa complexidade, a análise quantitativa não costuma ser feita, assim como naqueles em que os riscos identificados na análise qualitativa são pouco expressivos.

Como monitorar, controlar e responder aos riscos?

Com os riscos identificados, priorizados e qualificados, é possível traçar um plano de resposta para eles. Sobretudo, cada risco deve ser encarado de uma maneira diferente pelo gerente de projetos, mas em essência, existem quatro maneiras básicas de lidar com eles.

A primeira é evitar o risco sem nenhum tipo de custo ou consequência direta ao resultado do projeto, o que nem sempre é possível. A segunda é a tentativa de transferir esse risco para terceiros, algo que até acontece em alguns setores, mas também é incomum. Já a terceira forma é a alternativa mais usual quando se fala em gerenciamento de riscos em projetos: mitigar o risco, o que significa reduzir a probabilidade de que ele aconteça ou o valor do seu impacto.

Por fim, o gerente de projetos pode assumir um risco, o que é recomendável apenas quando o seu impacto ou ES é muito baixo ou quando a tentativa de mitigar não compensa sob o ponto de vista financeiro. Retomando mais uma vez o exemplo da chuva forte que ameaça uma construção, não é possível evitar nem transferir o risco. Assumir um risco com um ES tão alto também não é uma boa opção, logo, o caminho pode ser mitigar.

Uma forma simples de mitigar esse risco, seria alterar as datas de começo da execução da obra, evitando a estação chuvosa e reduzindo a sua probabilidade. Se isso não for possível, investir em equipamentos ou mais recursos humanos para aumentar a produtividade poderia ser outra alternativa a ser considerada para reduzir o valor do impacto.

Tipos de respostas para riscos

Para eliminar, evitar o prevenir riscos, o plano de gerenciamento precisa ser alterado para que a questão seja solucionada em primeira instância. Outra possibilidade é a transferência, em que o risco é repassado para terceiros, bem como a responsabilidade sobre suas respostas.

Essa é uma iniciativa que não necessariamente elimina o risco, mas apenas visa a redução do impacto. Outra resposta para riscos negativos é a mitigação. Ela se dá por meio de ações que diminuem a quantidade de ocorrências, assim como suas consequências. Um exemplo prático desse item é a trava do carro: ela não exclui as chances de roubo, mas sim as diminui.

Por último, mas não menos importante, existe a aceitação de riscos. Se nenhuma medida é realmente assumida diante de um risco, é preciso aceitá-la. Nesse caso, é fundamental estruturar uma reserva para contingência. Como não haverá tempo para decidir ações, é papel da equipe administrar o retorno conforme ele aconteça.

Não se deve esquecer que também existem riscos positivos, ou seja, aqueles que podem ser transformados em oportunidades. Primeiro, eles precisam ser explorados, para que essa oportunidade fique clara. Em um segundo momento, a ideia é melhorada e compartilhada para ser analisada. Caso aprovada, é a hora de maximizar seus impactos positivos e finalmente aceitar os frutos que poderão ser colhidos através dela.

Por que fazer o gerenciamento de riscos é tão importante?

Em primeiro lugar, toda decisão tomada em relação a um projeto envolve algum nível de risco. Isso quer dizer que sempre existirá alguma chance de que um impasse surja e interfira de forma negativa em alguma etapa ou atividade, o que pode afetar o resultado final ou o prazo de entrega.

Normalmente, quando as consequências são pequenas, é possível fazer algo a respeito com relativa calma e tempo. Mas também existem aqueles problemas praticamente irreversíveis, como a perda de documentos virtuais de um sistema ou a urgência em encontrar uma peça defeituosa bastante específica. Tais exemplos são considerados como catastróficos e a partir disso percebe-se a importância do gerenciamento de riscos na gestão de projetos.

Para completar, acompanhar riscos ajuda tanto na definição de valores de seu projeto quanto em outros detalhes de planejamento e prática. Sendo assim, é possível definir essa questão como a base para o sucesso de seu trabalho, inclusive financeiro.

Quais os principais erros a serem evitados no gerenciamento de riscos?

Por fim, é indispensável também se dedicar a evitar alguns erros no gerenciamento de riscos. Dessa forma, você consegue otimizar seus processos e garantir que tudo ocorra conforme o esperado. Aqui estão os principais problemas que acontecem com frequência e suas respectivas soluções!

Registrar ricos em excesso

É fundamental que você preserve a qualidade de sua lista de riscos. Evite registrar itens corriqueiros e de simples resolução. O foco deve ser apenas naquilo que realmente demonstra relevância e influencie na concepção do projeto.

Decidir resolver todos os riscos

Seja qual for o tamanho da sua lista de riscos, tente priorizar ao máximo aqueles que poderão impactar mais a sua empresa e seu projeto. Talvez não seja possível resolver tudo que foi listado, mas tirar o mais grave do caminho é essencial.

Usar o gerenciamento de riscos apenas na etapa de planejamento

Esse é um erro bastante comum entre gestores de projeto. Lembre-se, porém, de que riscos evoluem, e a maneira com a qual eles foram previstos durante o planejamento se modifica ao longo de seu desenvolvimento. Por isso, faça reuniões regulares para acompanhar essa questão.

Deixar de envolver todos os participantes do projeto

Um gestor jamais pode centralizar o gerenciamento de riscos para si. Essa é uma responsabilidade conjunta, que deve ser analisada por etapa e por setor. Até mesmo para facilitar a resolução dos impasses, visto que é impossível fazer tudo sozinho e delegar tarefas é a melhor opção.

Como um bom software pode ajudar nesse tipo de gerenciamento?

É interessante também contar um bom software de gerenciamento de riscos. Esses sistemas, em geral, são capazes principalmente de ajudar na identificação do risco. Contudo, também pode quantificá-lo e gerar um relatório completo de qual será o verdadeiro impacto dele no projeto.

Com isso, classificá-lo como aceitável ou inaceitável se torna uma tarefa mais clara. O software é capaz de confirmar a aceitação ou recusa de um risco e incentivar o gestor a analisar qual é o nível de tolerância dessa questão em relação à etapa em que esse processo se encontra.

Existem inúmeras alternativas e ferramentas para isso no mercado. Para escolher a melhor, vale a pena levar em conta os principais aspectos de seu negócio, bem como as restrições e opções que o sistema oferece, para que haja uma incorporação adequada e para que se tenha bons resultados.

Como você pôde acompanhar até aqui, prever o futuro com exatidão pode até ser impossível, mas com o gerenciamento de riscos em projetos é possível estar preparado para eventualidades, evitar prejuízos e aproveitar oportunidades.

Ainda assim, tenha em mente que o gerenciamento de riscos em projetos não termina com a elaboração desse planejamento de resposta. Depois disso, é importante estabelecer formas de controlar e monitorar esses riscos durante a execução, evitando ser pego de surpresa.

Gostou de saber um pouco mais sobre este assunto tão importante, mas ainda quer uma ajuda profissional para lidar com incertezas? Não se preocupe! Basta entrar em contato conosco, que vamos ajudar você.

O cronograma é o principal meio de gestão do tempo de um projeto. É ele que estabelece os marcos de início e conclusão de uma atividade, desenvolvendo uma cadeia sequencial e lógica. Seu principal objetivo é assegurar que as etapas sejam concluídas dentro do prazo definido, mantendo o cliente satisfeito com o time to market da solução.

A elaboração de um bom cronograma de atividades depende de importantes variáveis, a começar pela construção de um escopo bem traçado, passando pelo entendimento completo das fases requeridas para a conclusão da iniciativa, bem como de todos os recursos necessários para encaminhar o projeto até o fim.

Achou muito complicado? Não se preocupe! Neste post, você vai ver que o cronograma de atividade é mais simples do que parece!

Por que elaborar um cronograma?

O cronograma é uma maneira visual de revelar a sequência de atividades dentro de um projeto, possibilitando, assim, que você cheque as interdependências de tarefas e desenvolva meios para otimizar entregas.

Basicamente, você mapeia os pontos de tensão da iniciativa, verificando os aspectos em que a equipe precisará de atenção redobrada para não se dar mal com os prazos e manter as entregas conforme os planos iniciais.

Como ferramenta de gestão, o cronograma de projeto pode ajudar tanto a equipe quanto o gerente a medir seu próprio desempenho, encontrando alternativas ágeis e eficientes para o desenvolvimento de cada solução.

A seguir, saiba mais sobre os benefícios desse recurso para o seu projeto.

Estima o tempo de cada atividade

O cronograma de projeto é um documento que estima quanto tempo será necessário para o desenvolvimento de cada atividade, o que oferece muito mais confiabilidade para seu planejamento e o crescimento das taxas de sucesso da iniciativa em um plano geral. Você já conhece o Timesheet? Saiba que essas fichas podem ter muita serventia no controle.

Acompanha o desempenho do time

A partir das informações dispostas no cronograma e das alterações de status feitas pela equipe, é possível calcular, de fato, o tempo que está sendo gasto em cada atividade, como está a produtividade do time, em geral, e se realmente há necessidade de intervir para evitar atrasos.

Aloca melhor quaisquer recursos

Com um cronograma de atividades bem estruturado, você ganha mais agilidade para identificar o momento em que um profissional está disponível para receber novas tarefas, se a carga de trabalho da sua equipe está adequada ou se é preciso incluir novos colaboradores para ajudarem a dar conta de tudo o que está em execução.

Aumenta a eficiência geral

Aprimorar o desempenho do time com um melhor uso dos recursos disponíveis contribui para melhorar a performance geral do projeto, elevando a eficiência operacional. A consequência disso é o impacto positivo na qualidade do produto final, bem como no cumprimento do orçamento previsto e do prazo.

Como montar seu cronograma de projeto?

Ainda que existam vários tipos de ferramentas de auxílio à construção de um cronograma de projeto (como aplicativos on-line e planilhas eletrônicas), o ideal é que esse recurso já esteja integrado à gestão do seu projeto. Ou seja, trabalhar com um software de gestão capaz de oferecer opções de construção para seu cronograma.

Entretanto, como dissemos no início do artigo, há outras variáveis que influenciam o desenvolvimento da programação. Vamos mostrar um passo de cada vez, acompanhe.

Defina o escopo do projeto

Um projeto nasce na definição de escopo. Os primeiros passos são aqueles em que você começa a determinar o que será feito e o que não será, qual é o orçamento, quais são os recursos necessários e a estimativa de tempo até a conclusão.

Um escopo bem definido permite a fácil identificação das fases da iniciativa, indicando os tipos de entrega em cada etapa, e como elas ocorrerão.

Defina os clientes e fornecedores em todas as atividades

O principal objetivo de um cronograma de atividades é ajudar na estimativa da data de conclusão de uma tarefa, assim como a identificação de cada marco intermediário.

Esquecer algumas relações óbvias entre setores e colaboradores é muito comum quando se está elencando as atividades de um cronograma. Já que isso pode atrapalhar na entrega de algumas tarefas, o ideal é se dedicar ao máximo para identificar todos os fornecedores e clientes de cada demanda.

Para ajudar a determinar os marcos do seu projeto (início e término), procure entender o que pode impactar o início de cada atividade e quais outras atividades podem ser influenciadas pelo atraso na entrega do que está em questão.

Definir quem são os fornecedores e clientes de uma tarefa é fundamental para a seleção de prazos mais realistas e mapeamento de possíveis riscos ligados à produção.

Construa sua Estrutura Analística do Projeto (EAP)

Comece a desenvolver o seu projeto criando a Estrutura Analítica do Projeto, deixando a elaboração do cronograma para depois. Acredite, quem segue essa ordem consegue muito mais facilidade para organizar e lançar os dados de modo ordenado no cronograma.

A EAP representa o desdobramento do escopo em tarefas que desenham o projeto. Nela, você desmembra as atividades de nível macro para depois seguir para o micro, listando absolutamente tudo o que deve ser realizado e entregue durante a execução dos trabalhos.

Cuide do sequenciamento de atividades

A EAP está pronta? Certo! Agora é hora de listar as atividades considerando a importância e execução. Esteja sensível para identificar as interdependências entre elas. Desse modo, se uma tarefa estiver à espera da conclusão de outra (predecessora) para ser iniciada, é melhor que isso esteja bem claro no sequenciamento revelado no cronograma.

Separe os milestones do cronograma de atividades

Tomar conta do prazo de entrega do projeto ou da atividade nem sempre é o suficiente para assegurar que tudo está ocorrendo como o designado. Para se precaver, você pode criar milestones (ou marcos intermediários) nas atividades.

Um milestone serve para configurar uma entrega relevante para uma determinada demanda. Assim, é possível identificar desvios graves na execução e melhorar o contato com as partes interessadas no andamento da tarefa.

Além de permitir uma fácil visão do status do projeto, os milestones podem garantir a eficácia das etapas principais. Uma reunião de balanço, por exemplo, é um milestone muito interessante para tratar do andamento da produção.

Estime a duração das atividades

Com as atividades devidamente sequenciadas e organizadas, é hora de estimar a duração de cada uma delas. Essa estimativa pode ser calculada com base em projetos semelhantes.

Uma opção é contar com o apoio da sua equipe para estabelecer com precisão quanto tempo cada pessoa levará até desenvolver as tarefas atribuídas. Lembre-se sempre de considerar as folgas entre as atividades para facilitar as crises com imprevistos.

Vale ressaltar que estipular a duração de uma tarefa do cronograma está longe de ser um trabalho fácil. Para obter o máximo possível de precisão, você vai trabalhar com base em critérios claros relativos à produtividade. Nesse sentido, os indicadores de produtividade podem ser de forte utilidade.

Esses indicadores costumam mensurar a quantidade de recursos empregados na produção, avaliando o rendimento e eficiência dos processos. Portanto, nada melhor do que contar com uma ferramenta focada na quantificação precisa da dos esforços empregados e produtos gerados.

Otimize o tempo de duração das atividades

Conseguiu definir o tempo de duração das atividades? Ótimo. Agora é hora de pensar em como otimizá-lo. Esteja pronto para revisar suas estimativas com um olhar focado na produtividade.

A ocorrência de reuniões periódicas é comum em todo tipo de projeto. Ela serve para a avaliação do status e é altamente recomendável. Tome cuidado para que a data de finalização de uma atividade não ultrapasse duas reuniões de balanço.

Vamos imaginar que uma atividade leva um mês de duração, só que as reuniões de balanço ocorrem toda semana. Na teoria, a conclusão da atividade só poderá ser discutida após quatro reuniões. Isso torna o processo desgastante.

Nesse caso, o ideal seria reduzir o número de reuniões para duas. Na primeira, o grupo poderia questionar sobre os desafios iniciais e na segunda, sobre o final da etapa.

Construa seu cronograma

Baseado nesse levantamento, você já pode construir o cronograma. Se estiver fazendo uso de algum software de gerenciamento de projetos, a etapa ficará bem mais fácil, já que todas as atividades estarão inseridas. A partir disso, você só precisará gerar o Gráfico de Gantt para monitorar a programação realizada.

Agora, se estiver utilizando uma planilha eletrônica ou um aplicativo on-line, o próximo passo será a ordenação das informações. No Excel, por exemplo, é possível gerar o Gráfico de Gantt de modo automático. Depois que você criar as tabelas e inserir os dados por si só, o gráfico será um ótimo aliado para monitoramento da evolução do seu projeto.

Por que a atualização é fundamental?

Muitas equipes gastam muito tempo com a elaboração do cronograma e deixam de usá-lo ao longo do caminho. Isso faz com que ele se torne obsoleto, configurando um dos motivos mais recorrentes que geram os famosos atrasos na entrega do produto final (pois o time para de acompanhar o próprio desenvolvimento).

Por essas e outras, o cronograma de atividades se mostra como a melhor forma de monitorar o trabalho e garantir que todos os esforços estão apontados para o cumprimento dos prazos estimados.

Quais os principais erros em um cronograma de projeto?

Alguns erros podem ser cometidos em um cronograma de projeto. Veja abaixo os mais importantes.

Ignorar a sequência das atividades

O desenvolvimento das aplicações está condicionado ao trabalho em equipe. Consequentemente, esse fato cria a questão da interdependência entre os setores. Caso o responsável pelo estabelecimento do cronograma não atente para isso, o projeto pode ficar comprometido.

Muita documentação é organizada sem levar em conta a ordem cronológica das atividades, fazendo com que os trabalhadores tenham que esperar um período longo até que as atividades sejam terminadas.

Em outras situações, recomenda-se que cada setor efetue suas atividades mesmo sem o resultado anterior. No entanto, agindo dessa maneira, a montagem das partes da aplicação tende a ficar mais confusa e complexa, favorecendo a ocorrência de falhas. Os erros causam retrabalhos e retestes, potencializando as possibilidades de atrasos.

Para não incorrer em atrasos, analise todas as atividades que serão efetuadas durante o projeto, identificando quais podem ser realizadas simultaneamente, mas dentro da ordem cronológica. A montagem da aplicação será mais fácil, já que será possível organizar um fluxo mais coerente e rápido.

Comunicar-se de forma ineficaz

Conflitos na comunicação com a equipe podem atrapalhar o planejamento, bem como a entrega e a execução do trabalho. É fundamental detalhar e certificar-se de que cada profissional sabe exatamente qual sua função dentro do trabalho. O gestor deve mostrar de que forma os objetivos e as metas serão alcançados, definindo datas para entregar os resultados.

É importante ainda que o gestor saiba ouvir os membros de sua equipe, pois ainda que ele seja o responsável pelo planejamento, precisará de outros para efetivar o trabalho. Por isso, ele precisa saber ouvir a equipe, suas sugestões, suas necessidades tanto durante o planejamento quanto durante a execução. Quanto mais envolvidas as pessoas estiverem com o projeto, há mais possibilidades de que ele seja bem-sucedido.

Alterar o escopo original do projeto

O gestor do projeto deve acompanhar as mudanças ainda no planejamento original, conservando, sempre que possível, os prazos e os orçamentos predefinidos. Outro cuidado é evitar que as opiniões do cliente no escopo atrapalhem a entrega.

Nem sempre o cliente tem entendimento que mudanças geram impactos nos gastos e nos prazos do projeto. Analise se as alterações propostas por ele realmente podem ser feitas sem modificar o planejamento do projeto. Se forem alterações relevantes, é preciso colocar o cliente a par do assunto para que ele tenha noção exata dos custos e dos prazos. Apenas depois de comunicar ao cliente é que as mudanças podem ser feitas.

Definir prazos muito curtos

Os prazos muito curtos podem gerar atrasos nas entregas e também gerar insatisfação nos consumidores. O cronograma deve contemplar períodos médios e realistas. Essas faltas de tempo hábil são decorrentes do desejo de ser melhor que a concorrência ou da autoconfiança em excesso. Porém, a entrega atrasada pode causar tanta frustração no consumidor que ele pode mesmo desistir de se manter como cliente da empresa.

O ideal é basear-se no histórico de desenvolvimento e aceitar uma média de tempo adequada, envolvendo um percentual de margem para erros. Essa margem de erros é valiosa porque alguns problemas tendem a acontecer durante a efetivação do projeto, obrigando o gestor a aumentar o prazo de entrega para o cliente. Considerando essa margem, o prazo de adiamento já estará incluído no contrato, sem causar desconfortos, nem uma imagem ruim.

Não especificar os recursos usados

Em muitos projetos, o cronograma funciona como um escopo, um documento único que contém, bem discriminados, os recursos e as informações necessárias para elaborar a aplicação. Ele orienta os profissionais, os quais se basearão nele para realizar as atividades necessárias. Se não houver uma especificação correta, a qualidade final fica comprometida.

Deve-se ter cuidado para não faltarem informações importantes, como as ferramentas de trabalho usadas em cada etapa, pois a tendência é que a equipe fique desorientada até compreender como agir. Podem ser criadas abas no documento para fazer uma especificação sobre quem será o responsável por atividade, como cada uma será efetivada (as ferramentas e os métodos aplicados), ou seja, é fundamental identificar quando a tarefa será feita, como e quem fará.

Definir prazos muito longos

Vimos que os prazos curtos demais geram problemas. Se o excesso de confiança pode levar a entregas atrasadas, os muito longos também tendem a gerar transtornos. Esses prazos excessivos podem ser resultantes da falta de confiança no planejamento do tempo, fazendo uma estimativa maior do que aquela que a empresa realmente precisa para a conclusão do projeto.

De qualquer modo, quando o projeto é concluído antes do prazo, a entrega antecipada certamente agrada o cliente. Porém, quando outras empresas fazem uma estimativa de entregar o projeto concluído em um período menor, a competitividade da organização pode ficar prejudicada.

Além disso, quando os prazos são longos demais, isso pode levar à procrastinação no time de funcionários, ou seja, eles podem sempre deixar para depois alguma tarefa, confiando no período mais extenso para a entrega. Para evitar esse transtorno, cada etapa dos processos deve ser bem definida, levando em conta o tempo médio que os desenvolvedores levam geralmente para efetuar cada passo, estimando prazos mais realistas. A margem de atrasos pode ser definida para garantir mais segurança, mas sem exagerar.

Ignorar os riscos

Outro erro é ignorar os riscos. Caso surja algum problema, os funcionários terão dificuldades em lidar com a situação, pois não estarão prontos para isso. Uma solução é a montagem de um cronograma blindado, avaliando o histórico de erros registrados em projetos, o tempo médio que se leva para solucioná-los, as principais soluções e assim por diante.

Esses dados devem ser registrados como plano adicional: Plano B, plano de recuperação, plano de correção de erros ou qualquer outra denominação. Se os riscos não se efetivarem, será melhor ainda porque o projeto será entregue antes do tempo previsto.

Desconsiderar a agenda dos profissionais

Atualmente, o mercado precisa de equipes menores para otimizar os gastos da organização. Nesse sentido, muitos profissionais efetuam muitas atividades na empresa. É importante, antes de definir o cronograma, considerar a disponibilidade dos profissionais para evitar conflitos em relação aos trabalhos: pode ser que, em determinado momento, um desenvolvedor não esteja disponível para atuar no projeto.

O gestor deve verificar em quais projetos cada profissional está envolvido e quando poderá assumir um novo. Se alguns projetos puderem ser realizados em paralelo, considerando a compatibilidade de horários, isso já será vantajoso para a empresa.

Finalmente, concluímos que, em relação ao cronograma, se não há um controle, também não é possível contar com a qualidade do produto final. O resultado disso é um impacto negativo no custo total do projeto, sem contar com o desperdício de uma boa oportunidade de mercado.

Gostou das nossas dicas para elaborar um cronograma de atividades eficiente? Aproveite para saber mais sobre como gerenciar riscos em projetos, lidando com incertezas!

Você já pensou em investir no gerenciamento de projetos com o apoio de metodologias híbridas? Utilizada para combinar as práticas tradicionais às modernas, essa abordagem é conhecida por sua versatilidade. Afinal, adotando-a uma empresa pode aproveitar ao máximo todas as melhores características das aplicações existentes.

Quer saber mais sobre o tema e como seguir esse tipo de abordagem? Então, confira no post a seguir a importância do uso de metodologias híbridas no dia a dia de quem trabalha com o gerenciamento de projetos!

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Por que a gestão de projetos é tão importante?

A gestão de projetos é algo crucial para garantir o sucesso das estratégias de uma empresa. A área é responsável por definir prioridades, avaliar as ferramentas necessárias e estabelecer os indicadores que serão incorporados aos fluxos de trabalho. Além disso, ela auxilia na integração de equipes e na busca por melhorias contínuas após o término de cada etapa.

Influências nos resultados do negócio

No ambiente corporativo moderno, o gerenciamento de projetos tem um papel-chave nos resultados que o negócio obtém ao término de cada projeto. Quando bem executada, a prática garante que os times trabalhem de maneira mais integrada. Além disso, reduz o nível dos riscos existentes, gerando ganhos como:

• redução de custos;
• diminuição de conflitos;
• queda nas taxas de erros e atrasos;
• melhor gestão do escopo;
• maior nível de inovação e colaboração;
• mais aproveitamento dos recursos disponíveis;
• aumento da satisfação dos envolvidos no projeto;
• mais habilidade para capturar e aproveitar os dados disponíveis;
• atrasos menos frequentes;
• menor chance de gargalos operacionais ocorrerem.

Em conjunto, todos esses fatores otimizam o fluxo de trabalho. Haverá mais espaço para escolhas inteligentes e, ao mesmo tempo, menos questões que interferem negativamente nos resultados. Desse modo, o retorno sobre o investimento será sempre elevado.

Em que consistem as metodologias híbridas?

No ambiente de gerenciamento de projetos, o uso de novas práticas é algo comum. Em busca de mais inovação e um maior alinhamento com as demandas do mercado, os gestores buscam continuamente meios para reduzir prazos e garantir que tudo seja entregue com o maior custo-benefício possível.

Nesse cenário, as metodologias híbridas se destacam. Trata-se de combinar as práticas das metodologias ágeis, mais modernas, e das tradicionais. Desse modo, elas conseguem dar as bases para as equipes aproveitarem ao máximo todos os ganhos relacionados a qualquer tipo de metodologia. Ou seja: criam um ambiente mais flexível e capaz de se adaptar a diferentes desafios.

Como integrar as metodologias híbridas a seus projetos?

A integração das metodologias híbridas no dia a dia do negócio exige alguns cuidados. Assim, a empresa pode aproveitar de modo mais profundo cada detalhe das metodologias e, ao mesmo tempo, reduzir conflitos. Veja os passos básicos a seguir!

Obtenha ferramentas flexíveis

As metodologias ágeis, em conjunto com as híbridas, criam um ambiente de trabalho muito mais flexível. Mas isso só é possível se existirem meios para os times trabalharem continuamente por novos resultados. Portanto, sempre faça uma análise da necessidade de investir em novas ferramentas — tal cuidado tornará a mudança no fluxo de trabalho mais simples e ágil.

Defina o que é aceitável em uma metodologia híbrida

Cada projeto tem requisitos próprios. Conhecendo suas particularidades, é possível definir como as metodologias serão combinadas. Esse é um passo crítico, pois avaliar o que deve ser incorporado de cada metodologia em um ambiente híbrido reduz riscos e falhas. Ao mesmo tempo, você pode garantir resultados mais robustos.

Treine os colaboradores

Nem sempre os colaboradores sabem trabalhar em um ambiente híbrido. Nesse cenário, avaliar a necessidade de treinamentos é uma boa escolha. Treinar a equipe permite ao negócio incorporar as práticas ágeis e tradicionais de modo mais profundo. Além disso, reduz o tempo de adaptação e garante que todos tenham o mesmo padrão de trabalho.

Avalie as urgências

Para garantir que as metodologias ágeis e tradicionais sejam corretamente incorporadas, vale a pena identificar as prioridades de cada projeto. A partir das demandas de cada etapa, você conseguirá definir qual é a melhor orientação que pode ser aplicada, assim como aquilo que deve ser descartado.

Esse método de trabalho dá uma melhor orientação para os times. A equipe saberá exatamente como coordenar suas ações e, desse modo, conseguirá um alto retorno em seu investimento.

Monitore os resultados

Os resultados de qualquer mudança devem ser sempre monitorados pelos profissionais. Afinal, é identificando como os processos foram incorporados e seus impactos no dia a dia do negócio que o gestor pode avaliar correções. Nesse sentido, os indicadores são uma boa abordagem para avaliar os resultados obtidos com as metodologias híbridas.

As métricas de performance fornecem uma visão ampla sobre o estado do negócio. Todos os pontos relevantes à gestão da empresa ficarão disponíveis para análise. Assim, o gestor pode acompanhar em tempo real como a companhia é afetada pelas metodologias híbridas.

Adote um processo de feedbacks

Durante a integração de novas metodologias, o feedback de funcionários é crítico. A prática permitirá ao gestor avaliar como os funcionários receberam as novidades, assim como pontos que podem ser otimizados. Por isso, sempre analise de que forma os times lidaram com as novas rotinas de trabalho.

Também aplique feedbacks caso algo de errado seja identificado, pois isso possibilitará aos profissionais corrigirem suas ações durante o expediente. Como resultado, o impacto de falhas será baixo.

O gerenciamento de projetos é um processo complexo, que demanda dos gestores flexibilidade para lidar com as demandas de várias pessoas. Ao mesmo tempo, exige que líderes mantenham um acompanhamento contínuo da evolução das rotinas e dos prazos.

Por isso, o uso de novas abordagens se tornou uma escolha estratégica para muitas pessoas envolvidas no gerenciamento de projetos. Trata-se do caso das metodologias híbridas — que, quando bem utilizadas, atraem um grande retorno sobre os investimentos feitos em cada etapa. Portanto, não deixe de considerar essa abordagem ao pensar em seus projetos futuros!

O sistema de gestão de projetos pode ter um grande impacto na adoção de metodologias híbridas, afinal torna o fluxo de trabalho integrado e alinhado às demandas externas. Quer saber mais sobre o tema? Então, conheça as funcionalidades essenciais de um software de gerenciamento de projetos!

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Modificar um processo, uma rotina ou a forma de trabalhar é um desafio para todas as organizações. No processo de adoção de um software de gerenciamento de projetos não é diferente. Seja por resistência cultural, seja pela dificuldade de lidar com o novo processo, é importante saber a diferença entre implantação e treinamento dos usuários. Isso se torna um momento fundamental para melhorar as chances de sucesso dessa nova operação.

No entanto, durante esse período, há alguma dificuldade de compreensão sobre a diferença entre implantação e treinamento, além de existir uma certa resistência em investir com mais afinco nesses dois processos durante a adoção de uma nova solução.

Esses processos, quando bem executados, reduzem a curva de aprendizado e deixam a ferramenta muito mais enraizada aos processos da companhia. É por isso que preparamos esse artigo, para ajudá-lo a entender melhor a diferença entre os dois, assim como evidenciar a importância em investir nesse momento. Confira.

Significado de implantação

Quando se trata de um software, a implantação é a fase em que se trabalha a sua inclusão dentro dos processos da empresa, tornando-o pronto para ser utilizado pelo cliente final ou para um futuro treinamento.

O processo de implantação do Project Builder, por exemplo, consiste em várias atividades com o objetivo de configurar as regras do negócio e os cadastros no sistema para se tornarem aderentes aos processos de um determinado cliente.

O facilitador se reúne com os responsáveis pelas definições de uso do sistema a fim de explicar o seu funcionamento e alimentar cadastros e configurações.

Essas atividades podem ser realizada presencialmente, virtualmente ou de forma mista. A implantação não tem uma duração determinada e pode ser realizada, no caso do Project Builder, durante o tempo de 16 a 42 horas, de acordo com a complexidade e a necessidade de cada companhia.

No final da implantação, as pessoas que tiverem participado das oficinas terão condições de navegar e operar o software, mesmo sem um treinamento formal. O tempo investido na implantação garante que o sistema esteja mais preparado à necessidade de gerenciamento da empresa.

Uma parametrização bem realizada facilita a adoção pelos demais usuários, acelera o go live da operação e reduz o tempo de retorno do investimento.

Conceito de treinamento

O treinamento, por sua vez, refere-se à operação de dinâmicas e conteúdo com objetivo de transferir conhecimento, habilidades e competências específicas. Durante o treinamento, a estrutura visa capacitar os envolvidos em uma determinada disciplina.

A realização de um treinamento corporativo é uma excelente prática que oferece aos seus colaboradores a chance de ampliarem seus conhecimentos e técnicas.

No caso do treinamento para uso do Project Builder, além da disponibilidade de temas e flexibilidade de duração, ele pode ser adequado ao panorama da companhia, mencionando assuntos referentes ao seu contexto para garantir um melhor aprendizado e assimilação do conteúdo.

Em nossos treinamentos, abordamos os principais assuntos relacionados à gestão de projetos, com o objetivo de ajudar a organização a ganhar maturidade. Todos os exercícios são práticos e ligados ao próprio software, garantindo o entendimento não só da ferramenta, como também do contexto e de tudo o que está por trás do Project Builder.

Combinação entre implantação e treinamento

Tanto a implantação quanto o treinamento têm aplicação e utilidades distintas. Enquanto na implantação arrumamos a casa e definimos as regras do jogo, durante o treinamento apresentamos a arrumação e explicamos como utilizar as funcionalidades e as ferramentas existentes, como melhor utilizá-las na rotina diária e conceitos de gestão de projetos.

Na Project Builder, acreditamos que combinar a implantação e treinamento na adoção de um sistema de gestão de projetos é uma grande alavanca para a empresa acelerar os resultados e melhorar a maturidade do negócio. O investimento feito no início da operação potencializa a aceitação à ferramenta, assim como aumenta significativamente as chances de sucesso da adoção da gestão de projetos.

Avaliação de processos

O ERP oferece diferentes vantagens para a empresa. Mas, para isso, precisa ser implantado em função da demanda que ela apresenta. Se não for assim, ele pode representar um investimento inútil, porque não melhora nem corrige os processos.

Como cada organização tem seus próprios interesses e meios diferentes de trabalhar, a implantação do software deve respeitar a avaliação das rotinas, pois, assim, será possível identificar de que modo o produto será útil.

É necessário um mapeamento dos processos da organização a fim de identificar de forma correta cada grupo que passará por mudanças. Depois dessa identificação, os funcionários devem ser avisados e notificados sobre a razão pela qual o sistema efetuou a busca.

A equipe será preparada conforme o projeto, e as atividades serão periodicamente atualizadas. O planejamento é uma etapa fundamental, pois, sem ele, fica inviável para a empresa desenvolver o processo de mudança interna para recebimento do software.

Definição das necessidades da empresa

Depois de realizada a análise inicial, deve-se registrar no papel tudo de que a organização precisa. Recomenda-se trabalhar com listas de necessidades e de resultados para ter um roteiro de implantação. Depois dessa etapa, o gestor já está em condições de consultar o mercado procurando soluções para aprimorar a rotina de trabalho.

A definição das necessidades assegura que o sistema alcance os objetivos do planejamento, evitando que sejam aplicados recursos com funções desnecessárias. A determinação dos critérios é responsabilidade do gestor. É a melhor forma de manter um recurso e mensurar os resultados e o desempenho.

Sabendo as reais necessidades do negócio, é possível encontrar soluções efetivas que resolvam os problemas e satisfaçam as exigências da organização.

Para identificar os pontos cruciais para a empresa, deve-se fazer um mapeamento com a ajuda de uma equipe preparada para essa tarefa. Algumas questões que podem ser propostas são:

• Quais serviços necessitam de melhorias?
• Qual o perfil dos clientes que também utilizarão o software?
• Quais as características mais importantes desse público?

Ajuda de especialistas

Implantar um sistema não é tão simples. Os profissionais habilitados podem ajudar, garantindo que os métodos e os softwares sejam apropriados aos interesses da empresa.

Um bom atendimento ocorre quando o fornecedor revela conhecimento para, além de disponibilizar soluções para a empresa, capacitar e treinar os colaboradores, de forma que o trabalho seja otimizado. Não se trata de uma estratégia limitada ao início da implantação, mas que continua por um período longo, já que processos e recursos tecnológicos precisam de constante atualização.

Nesse sentido, espera-se do fornecedor a capacidade de atender satisfatoriamente ao cliente, de se comunicar bem e de revelar transparência em suas ações. O trabalho de bons profissionais garante que a empresa terá economia de dinheiro e de tempo, tornando mais simples o processo de adaptação.

Capacitação da equipe para se ajustar às mudanças

A mudança interna também é necessária. Os funcionários precisam se preparar para o novo sistema. Caso contrário, os resultados não serão os esperados.

O treinamento será efetivado antes de o sistema iniciar suas operações. A equipe precisa ser mobilizada antecipadamente para que, quando a nova solução se integrar à rotina, a quantidade de erros seja pequena porque os funcionários já se ajustaram ao novo cenário.

O treinamento dos colaboradores é essencial para o sucesso do software. São eles que utilizarão a solução nas atividades de rotina. É importante trabalhar com cronogramas, determinando etapas para a implantação. Organizando todas essas coisas, os resultados tendem a ser melhores.

Uma forma de preparar o terreno é focando na gestão de mudanças. Ela consiste na divulgação da transição para todos os funcionários, valendo-se de palestras, reuniões, apresentações, orientações de rotina. Essas ações poderão despertar a motivação dos colaboradores, facilitando seu engajamento.

O treinamento deve permitir que, no dia a dia, os colaboradores tenham condições de:

• fazer o aproveitamento máximo da nova solução;
• acostumar-se aos padrões de TI que a empresa passará a adotar;
• prevenir-se contra problemas de aproveitamento pessoal (um funcionário mal preparado pode oferecer um desempenho abaixo do esperado).

Escolha do software mais adequado

É importante que o software atenda de forma mais específica o segmento do mercado ao qual sua empresa pertence. Dessa maneira, tanto os métodos quanto os serviços ofertados pelo fornecedor serão destinados ao cenário real em que a empresa desenvolve suas atividades. Se possível, evite as ferramentas genéricas, optando pelas mais específicas.

Informar-se sobre as soluções mais adequadas é um trabalho de pesquisa, que envolve consultas na internet e entre outros profissionais, colegas que podem orientar sobre os melhores fornecedores, serviços e produtos.

O que pode acontecer também, ainda que não seja destinado exclusivamente ao segmento no qual a empresa opera, é o software ser personalizável, isto é, ser ajustado às necessidades da organização.

Seja como for, é importante avaliar custos, estratégias e, até, as iniciativas pessoais em relação ao projeto. Avalie todos os requisitos antes de personalizar o produto.

A mobilidade é outro quesito a ser considerado antes de fechar negócio. A possibilidade de trabalhar com um Software como Serviço (SaaS) deve ser considerada, já que melhora a acessibilidade e promove a descentralização, que é uma das prerrogativas das empresas modernas. O software pode ser acessado diretamente em uma plataforma na nuvem, no computador, notebook, tablet ou celular.

Problemas quando não se tem um projeto de implantação e treinamento

Devido à não planificação para a implantação do sistema, algumas empresas enfrentam transtornos diferentes. O software não pode ser considerado apenas como uma solução de Tecnologia da Informação (TI), que automaticamente promoverá melhorias. Trata-se de uma ferramenta que deve ser utilizada respeitando a estratégia corporativa.

Uma delimitação contribuirá para selecionar as mais importantes funções para a empresa. Ajudará, ainda, no recorte das etapas que deverão ser seguidas para implantar e treinar a equipe que usará o ERP.

A implantação e o treinamento exigem um estudo prévio para que os colaboradores sejam capazes de explorar todas as potencialidades do sistema e apreender bem a nova cultura organizacional.

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A execução de projetos no ambiente corporativo tem ganhado muito destaque na rotina de empresas. Tanto que investir na padronização da criação de projetos passou a ser uma das principais estratégias para que negócios consigam atingir bons resultados em todas as suas iniciativas.

Nesse sentido, a padronização de projetos pode ser vista como a definição de políticas, estratégias e rotinas de maneira clara e objetiva. Geralmente registrado em uma documentação própria, o padrão definido deve ser conhecido por todos, evitando erros e conflitos em todas as etapas.

Além disso, é possível contar com o apoio de softwares de gestão de projetos e metodologias de gerenciamento voltadas para o ambiente corporativo. Assim, o negócio consegue garantir um padrão mínimo de qualidade para todas as suas atividades.

Com projetos padronizados em todas as suas etapas, a companhia terá uma série de benefícios a médio e longo prazo. Quer saber quais são e como elas afetam os seus resultados? Então, basta continuar lendo!

Quais são as maiores vantagens da padronização de projetos?

A criação de um padrão específico — desde que ele seja bem executado — permite que os projetos atendam às necessidades de cada realização, otimizando os seus resultados e agregando valor ao empreendimento, como um todo. A seguir, explicaremos melhor por que isso acontece, para que você explore todas as vantagens!

Manutenção de uma qualidade linear em todas as rotinas

A adoção da padronização na criação de projetos dá um nível de qualidade contínuo em todos os setores da empresa. Logo, dos times de TI aos processos de gestão, todos conseguirão atuar com mais qualidade e agilidade.

Além disso, o atendimento a demandas de clientes será feito de maneira inovadora e com um direcionamento preciso. E, com esse alto nível de qualidade, o negócio se torna muito competitivo. A empresa não terá problemas para garantir a seus clientes a capacidade de atender às suas demandas e, assim, gerar mais receitas.

Em projetos desafiadores, inclusive, essa é uma característica altamente desejável. Afinal, o objetivo é entregar o melhor resultado para o cliente interno ou externo, certo?

Aumento dos níveis de produtividade

Os níveis de produtividade influenciam e são influenciados por vários fatores de um projeto. Erros na execução de rotinas ou conflitos e equipamentos mal direcionados, por exemplo, são variáveis que impactam o sucesso de cada etapa. Diante de questões desse tipo, a produtividade cairá — o que gera atrasos e custos maiores.

Por outro lado, a padronização de projetos pode auxiliar o negócio a ter maior taxa de sucesso nas suas iniciativas.

Quando são padronizadas desde o início, fica mais fácil para gestores e times avaliarem a melhor forma de executar as suas rotinas, uma vez que as orientações serão bem estruturadas. E, se os processos são bem planejados, a produtividade de todos será muito maior, gerando melhores resultados em todas as etapas.

Aderência a prazos

Em todos os projetos, os prazos têm uma grande influência nos impactos atingidos pelos profissionais. O gestor deve estar atento para que nenhum time tenha gargalos no seu dia a dia, os quais afetem sua produtividade e sua capacidade de atingir os resultados esperados. Feito isso, a empresa pode reduzir multas e sempre atender às demandas de clientes e parceiros comerciais, dentro do período esperado.

Nesse sentido, a padronização de projetos impacta diretamente o nível de atrasos que ocorrem em um projeto. Afinal, quando as rotinas são organizadas de forma clara e objetiva, o planejamento de cada time se torna mais preciso. Assim, com todos alinhados, os fluxos de trabalho serão contínuos.

Além disso, é possível diminuir os erros e os retrabalhos — duas condições que geram atrasos justamente porque influenciam o cronograma. Assim, não apenas a qualidade é maior, como a construção da solução passa a ser mais eficiente.

Facilidade em integrar times

A integração de times é um fator-chave para o sucesso de projetos. Isso porque, quando todos os profissionais atuam lado a lado, a resolução de demandas e problemas se torna mais rápida e precisa. Além disso, conflitos e gargalos aparecerão com uma frequência menor.

O investimento na padronização de projetos auxilia os times a ter uma rotina de trabalho unificada. Como todos saberão o que deve ser feito e quais são as fórmulas de necessárias para atingir os objetivos, é viável definir uma estratégia de ação em que todos atuem de modo integrado para solucionar os principais desafios da empresa.

Se o negócio escolher uma metodologia de trabalho que estimule a integração, por exemplo, a padronização será ainda mais facilmente atingida. A companhia terá uma orientação precisa sobre o que pode ser feito para atingir os resultados esperados e, com isso, eliminar as chances de algo dar errado.

Maior capacidade de conseguir certificações

Certificações são documentos dados a empresas que executam suas rotinas a partir de determinados padrões. Elas podem, assim, atestar a habilidade de o negócio seguir normas de segurança, ter um padrão mínimo de qualidade exigido pela sua área ou mesmo atuar conforme uma metodologia de gestão de projetos, como o PMBOK.

Ao estabelecer uma padronização, o empreendimento tem mais facilidade para obter certificações de caráter internacional. Afinal, a empresa terá todas as suas rotinas executadas conforme um padrão mínimo de qualidade, sempre seguindo uma série de estratégias.

Além disso, ao validar as suas rotinas de acordo com padrões específicos a empresa se tornar mais competitiva, capaz de atrair um número ainda maior de oportunidades comerciais.

Redução de custos

Projetos corporativos podem ter custos elevados — isso ocorre, especialmente, quando erros se tornam frequentes e não há um bom controle sobre as rotinas da companhia. Com a padronização de projetos, porém, é possível evitar esse tipo de situação.

Graças a essa definição, como dissemos, será mais fácil orientar os profissionais a executar as atividades da forma esperada, evitando desperdícios. Isso prevenirá erros e diminuirá a necessidade de refazer algo em função da entrega de um produto com baixa qualidade. E, como as rotinas serão bem direcionadas, o uso de recursos será mais inteligente.

Desse modo, a companhia pode eliminar todos os gastos que prejudicam as suas receitas e ter mais verbas para aplicar em outros investimentos estratégicos.

Adaptação às necessidades específicas

Além de tudo isso, a padronização ainda traz outro aspecto muito positivo: a possibilidade de customização ou adaptação a cada exigência específica. Isso significa que cada organização pode desenvolver seus próprios padrões e formas de agir, desde o planejamento ao monitoramento dos resultados de um projeto.

Naturalmente, se a sua intenção é conquistar uma certificação, será necessário atender a certos padrões pré-definidos. No entanto, ainda é possível fazer várias outras modificações — do fluxo de trabalho às prioridades de execução, por exemplo — para conquistar bons resultados.

Toda essa customização é especialmente útil quando há alguma exigência pontual em uma realização. Assim, em vez de utilizar uma fórmula pronta, que nem sempre se encaixa em todos os casos, a empresa tem a chance de criar sua própria forma de atuar.

Qual é a importância desse processo?

Como você acabou de ver, a padronização de projetos oferece muitas vantagens, o que por si só já justifica a sua adotação. A verdade, no entanto, é que ela também é relevante por causa de outras questões. E a primeira delas diz respeito à complexidade das realizações previstas nas empresas.

Normalmente, um projeto tem várias etapas e exigências. Porém, partir do zero sempre que for preciso começar algo novo é contraprodutivo, pois gera uma falta de consistência. Ter um bom padrão, portanto, resolve esse problema.

Ele também é essencial para dar mais autonomia à gestão e até aos integrantes das equipes. Em vez de ser necessário dar ordens e responder dúvidas o tempo todo, essa solução permite que todos saibam como agir dentro de certas situações.

Não menos importante, a padronização serve ainda como uma ferramenta de controle. Com ela é possível saber, exatamente, onde ocorreram desvios e erros, quem foram os responsáveis por eles e quais são as soluções. Para reconduzir um projeto para o caminho certo, por exemplo, não há nada melhor!

Como elaborar a padronização de projetos?

Para consolidar os impactos desejados, é essencial realizar adequadamente cada etapa. Como vimos, dedicar tempo e esforço na criação de um bom padrão gera economia e qualidade mais à frente — então, vale a pena fazer tudo corretamente.

Para não ter dúvidas sobre esse assunto, confira a seguir quais são as fases de uma boa padronização de projetos!

Entenda os processos necessários para a realização

Compreender as exigências de cada projeto é o primeiro passo para entender como agir rumo à padronização. Nesse sentido, é bom mapear todas as etapas que deverão ser executadas, bem como as prioridades de cada uma delas e até a sua ordem de realização.

A ideia aqui é saber como as atividades impactam os resultados, o que é realmente importante nelas e quais são os impactos esperados a cada momento. Assim, é possível descobrir exatamente o que tem que ser feito — o que te ajuda a compor as medidas quando for a hora de colocá-las em prática.

Defina ações específicas para cada cenário

Depois de identificar todos os pontos, é a hora de determinar quais serão as ações essenciais. Nessa etapa, é preciso decidir como cada profissional deve agir, de modo a garantir a conquista da performance esperada.

É interessante trabalhar com o mecanismo de gatilhos e especificar o que tem que ser feito se determinada situação se concretizar. Além de orientar todos sobre o fluxo “normal” esperado, esse é um meio de pontuar como se deve proceder se algo sair do previsto ou se algum resultado diferente for alcançado.

Caso a intenção seja obter certificações, é essencial cumprir as normas previstas pelas autoridades avaliadoras. Então, não deixe de contemplar os padrões mínimos de qualidade ou as especificações para a ação.

Em suma, a ideia aqui é elaborar um tipo de manual com todas as ações, responsabilidades e expectativas em cada momento. A partir disso, as pessoas poderão agir de forma consistente em situações equivalentes.

Registre todos os aspectos do padrão

Tão importante quanto padronizar os projetos é garantir que a solução possa ser aplicada, continuamente, em outras oportunidades. Então, para consolidar a produtividade, a segurança e a consistência, é indispensável registrar todas as decisões e definições que forem feitas.

O objetivo dessa etapa é fazer com que todos os elementos estejam incluídos em algum recurso de fácil consulta, e que não possam ser alterados sem a devida autorização. Isso garante a confiabilidade necessária dessas informações.

Um dos melhores modos de atender a essa exigência de registro e obter a sua integração é usar um software de gestão de projetos. Ele permite a inclusão de tais especificações de maneira simples e garante que todos tenham acesso aos elementos sempre que precisarem. Inclusive, vale a pena escolher um modelo flexível e que atenda às suas demandas, de modo a facilitar essa fase.

Faça com que todos conheçam o padrão

Para permitir que tudo isso aconteça, é indispensável que todos conheçam muito bem o que diz o padrão criado. Somente dessa forma a sua padronização de projetos será mesmo incorporada à atuação e à consolidação dos resultados.

Pensando nisso, durante a própria composição do padrão é possível contar com a ajuda de profissionais interessados, como os gestores designados. Depois da consolidação, os profissionais envolvidos na execução precisam ficar por dentro do que foi definido. Esse desempenho pode ser alcançado por meio de divulgações internas e treinamentos, para que todos estejam preparados para colocar as ações em prática.

Meça resultados e otimize as etapas

Por fim, depois de ser elaborada e implementada, a padronização de projetos precisa entregar os resultados adequados, certo? Para tanto, é essencial definir métricas e indicadores de acompanhamento.

Após a primeira utilização — como em um projeto-piloto — colete todas as informações possíveis. Verifique, por exemplo, a taxa de retrabalho, a relação entre o que foi realizado e o que foi planejado, e até o índice de satisfação com a entrega. Desse modo, você poderá entender o que tem sido efetivo.

Com essas informações em mãos, é possível usá-las para realizar mudanças importantes. Com a ajuda dos dados, por exemplo, você pode reconhecer gargalos e dificuldades, bem como os pontos que devem ser alterados rumo a um aumento no desempenho.

Como vimos até aqui, quando feita desde o início, a padronização de projetos é um ponto essencial para que o negócio atinja bons resultados em cada etapa. Seus times terão rotinas com melhor estrutura e orientações claras sobre o que deve ser feito em cada caso. Assim, os atrasos serão menos frequentes e o nível de produtividade ficará elevado — bem como o de inovação!

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Quando nos deparamos com a palavra “design”, logo a relacionamos com a criação de objetos elegantes ou ao embelezamento do mundo ao nosso redor. Porém, ao contrário do que parece ser, o design vai além de criar coisas belas.

Em 2009, um novo conceito foi compartilhado com o mundo — o de design thinking. Mas, o que ele tem a ver com a gestão de projetos?

Associar o design thinking à gestão de projetos não é algo que ocorre nas metodologias tradicionais, mas, ao pensar fora da caixa, é possível estabelecer relações entre esses conceitos. Por isso, podemos dizer que essa abordagem surgiu da necessidade de pensar e criar produtos centrados na carência dos stakeholders.

Portanto, se você quer saber mais sobre o assunto e aprender como implementar o design thinking na sua rotina, leia este conteúdo!

O que é e como surgiu o design thinking?

O termo design thinking foi assumido e divulgado a partir de 2003 por uma das empresas mais criativas do mundo: a IDEO. Seu fundador, David Kelley, disse que a metodologia utilizada pelo grupo para a resolução dos problemas complexos dos seus clientes poderia ser chamada dessa forma.

Mais tarde, Tim Brown, CEO da IDEO, ficou famoso por compartilhar as ideias que levaram a marca a ser uma das empresas mais inovadoras do mundo.

Segundo Brown, design thinking é uma técnica que usa a sensibilidade e os métodos disponíveis para suprir as necessidades dos usuários, recorrendo a uma estratégia de negócios viável que resulta em valor para o cliente e oportunidade de mercado.

O design thinking foi se transformando em uma “ciência” de resolução de problemas, beneficiando-se da capacidade que todos temos, mas que é negligenciada por práticas mais convencionais.

Portanto, essa abordagem busca a solução de problemas de forma colaborativa, destacando as necessidades das pessoas interessadas no processo. Assim, o desenvolvimento do produto é focado em toda a cadeia — e não apenas no consumidor final.

Qual é a importância de utilizar inovação?

A gestão de projetos é construída de acordo com algumas regras, que são ancoradas por metodologias e planejamentos fixos. Assim, utilizar o design thinking aplicado à gestão pode ser encarado como uma inovação, que busca facilitar o entendimento e encontrar novas soluções.

Empresas como Airbnb e Nubank são exemplos de negócios inovadores que transformaram padrões existentes e mudaram a forma de consumir produtos e serviços. Logo, é preciso que o gerente de projetos entenda que, na gestão, a inovação deve funcionar do mesmo jeito.

Quando o consumidor demanda praticidade e agilidade na obtenção de resultados, a empresa deve oferecer opções inovadoras que atendam a essas necessidades. É fato que essa mudança requer a superação de desafios, mas é possível inovar sem perder a qualidade.

Como implementar essa metodologia na gestão de projetos?

Em um mundo cada vez mais competitivo, é necessário se destacar. Hoje, o que caracteriza as empresas como bem-sucedidas é a capacidade de inovar.

As organizações que já entenderam isso vêm buscando ferramentas para melhorarem seus processos e suas estratégias, e o design thinking auxilia na valorização da inovação para solucionar possíveis problemas.

Criatividade e inovação devem fazer parte das competências de um gerente de projetos. Contudo, sabemos que existem limitações que travam a inovação nos processos. Esses profissionais trabalham muito com o controle, a razão e o pensamento crítico, e o design thinking ajuda a estimular a capacidade de ser intuitivo e desenvolver ideias que tenham significado além do âmbito analítico.

A seguir, veja como implementar o design thinking às etapas da gestão de projetos.

Entendimento do problema

Na gestão de projetos, a etapa de entendimento dos problemas é primordial para garantir bons resultados finais. Utilizando o design thinking, é possível não só compreender o problema, mas também encontrar uma nova solução — uma inovação — com base nos fatores internos e externos em que a empresa está inserida.

É nessa fase que os pontos fracos do processo são elencados, verificando se eles fazem parte de fraquezas internas ou externas da empresa. Nessa identificação, é possível utilizar pesquisas com os consumidores, benchmarking e reuniões com colaboradores.

Para exemplificar, vamos usar uma situação em que uma empresa tem atraso nas entregas por falta de comunicação e organização entre os setores de produção e distribuição. Aqui, o problema foi identificado.

Colaboração

Depois de entender os problemas, é preciso pensar em alternativas para solucioná-los. É nesse momento que o serviço ou produto é desenvolvido. Dessa forma, ao utilizar a abordagem do design thinking, as análises extremamente frias são deixadas de lado, e as necessidades e percepções dos clientes e da equipe são levadas em conta para a criação de um produto.

Pode-se utilizar o processo heurístico para validar o diagnóstico e o processo criativo — como um brainstorm — para gerar possibilidades inovadoras. É interessante que essa reunião seja feita com pessoas de várias equipes diferentes e que cada uma delas colabore com uma ideia.

Continuando com o nosso exemplo: seria interessante que não apenas os colaboradores das duas áreas problemáticas participassem da reunião, mas também funcionários de atendimento, marketing e recursos humanos. Como resultado, depois de muita conversa, uma sugestão seria a criação de um aplicativo interno para os colaboradores da empresa.

Pesquisa e prototipagem

Depois de uma reunião com a proposição de várias ideias, é hora de definir quais são válidas e quais devem ser descartadas. É preciso que as ideias sejam embasadas por pesquisas e informações concretas, garantindo melhores resultados nos projetos propostos.

Na fase da prototipagem, as ideias precisam ser testadas e validadas até que se encontre uma que se adeque à real necessidade do cliente. Uma ótima dica é fazer um MVP — ou Minimum Viable Project —, uma versão mais simples do produto e que possa ser utilizada para testes, sem demandar muitos gastos de produção.

Assim, quando o produto ou serviço deixar de ser apenas uma sugestão e passar a ser um protótipo, é possível propor novos insights que vão aperfeiçoar ainda mais a ideia original.

Na nossa história, essa seria a fase em que o aplicativo é desenvolvido e utilizado por uma pequena parte da equipe. Se tudo der certo, ele poderá ser implementado; caso contrário, deverá ser modificado ou substituído.

Implementação

A implementação é definida como a fase final. Depois do protótipo testado e aprovado, é hora de implementar o serviço ou produto em nível escalável para os seus clientes.

Na fase de implementação, o aplicativo interno desenvolvido para integrar as áreas de produção e entrega deverá ser disponibilizado para toda a equipe. Além disso, devem ser definidos os responsáveis para o monitoramento da eficácia, assim como a definição de indicadores de avaliação.

Outro fator importante sobre a implementação dessa abordagem é que qualquer empresa pode utilizar essa perspectiva inovadora e colaborativa. Caso as pessoas da sua equipe ainda não tenham familiaridade com essa abordagem, há diversos cursos e treinamentos que focam no desenvolvimento dessas habilidades.

Ao unir os dois conceitos, é possível conseguir um entendimento global e holístico do problema, bem como encontrar uma solução visionária e inovadora que não estava elencada nas metodologias tradicionais. Portanto, se bem implementada, essa junção melhora a entrega dos prazos, recursos e qualidade.

Como um gerente de projetos otimiza essas práticas?

Ao propor essas novas abordagens, não estamos sugerindo que as boas práticas do guia PMBOK sejam negligenciadas a favor da aplicação das técnicas do design thinking, mas sim que haja uma flexibilização em ambas as metodologias.

O design thinking é capaz de organizar informações e levar ações para uma série de etapas rígidas. Por exemplo, o Project Model Canvas, metodologia desenvolvida pelo professor José Finocchio Jr, está aí para provar que é possível combinar conceitos de gerenciamento de projetos, neurociência e design thinking para simplificar a elaboração do Plano de Projeto.

Em comparação com outros modelos, o design thinking se destaca por preencher lacunas deixadas pelas metodologias tradicionais. Quando aspectos humanos, como empatia, colaboração e cocriação entram em cena para descobrir as reais necessidades dos clientes, os projetos criados têm mais valor para quem os criou e para quem vai utilizá-los.

Dessa forma, ao implementar essa abordagem, a sua empresa estará mais competitiva em relação às demais e se diferenciará com produtos inovadores.

Como vimos, é preciso que os gerentes de projetos prezem por métodos, planejamentos estratégicos, processos e abordagens que otimizem a gestão e impactem positivamente nos resultados. É certo que não há um único caminho a ser seguido e nem um único método de gestão, mas a busca por inovação deve ser constante — e o design thinking surge para ajudar nesse campo.

Gostou do nosso conteúdo? Já tinha implementado o design thinking em algum projeto? Se você quer ter acesso a um guia completo sobre as operações desenvolvidas por um gerente de projetos, baixe agora o nosso e-book!

Projetos são gerenciados com maior efetividade quando boas práticas comprovadamente eficazes são implementadas. Entre as metodologias que surgiram de tal constatação, está o Prince2. Já ouviu falar dele?

Esse método estruturado é útil a gerentes das mais variadas áreas – da construção civil ao desenvolvimento de sistemas –, promove a governança corporativa e gera economia de tempo e recursos, entre outros benefícios.

Quer saber mais sobre a metodologia? Confira, na sequência, seu conceito, sua utilidade, seus princípios, suas vantagens e dicas de aplicação.

O que é o Prince2?

Esse método foi desenvolvido no Reino Unido, em 1989, como solução para o gerenciamento de projetos em tecnologia da informação, sendo hoje amplamente utilizado nas mais variadas áreas. A nomenclatura vem de “Projects In Controlled Environments”, o que pode ser feito com base em 7 princípios, 7 temas e 7 processos.

Princípios

São orientações a serem tomadas para o projeto estar de acordo com o Prince2, com as tarefas sendo desempenhadas sempre conforme as seguintes bases.

1. Justificativa contínua do negócio: recursos e esforços precisam estar amparados em uma necessidade dele;
2. Aprender com a experiência: afinal, ela permite a visualização de gargalos, o reparo de falhas e o aproveitamento de oportunidades;
3. Papéis e responsabilidades bem-definidos: a fim de não comprometer o andamento das tarefas por causa de atribuições cruzadas;
4. Gerenciar por estágios: assim como uma empresa é dividida em departamentos, “fracionar” as etapas admite uma melhor gestão;
5. Gerenciar por exceção: delegar tarefas entre níveis para que o gerente superior não precise lidar com cada empecilho ou desvio no planejamento;
6. Foco em produtos: assim, as ações passam a ser orientadas para o resultado e não para as atividades;
7. Adequar ao ambiente do projeto: afinal, o Prince2 pode ser desenvolvido em canteiros de obras, laboratórios, empresas alimentícias, têxteis ou de qualquer outro segmento.

Temas

São aspectos que devem reger sempre o planejamento e a execução das tarefas de um projeto, necessidades a serem averiguadas reiterada e integradamente, sendo elas:

1. Business Case: envolve a razão da tarefa ou do processo, como investir no conserto de bugs em um software para melhorar a satisfação do usuário e, assim, gerar menos custo com manutenção do sistema;
2. Organização: estruturar o projeto para a atribuição de responsabilidades e prestação de contas, afinal, cada valor despendido pelo cliente tem uma destinação específica;
3. Qualidade: parâmetros sobre o nível do produto para atender às solicitações de quem solicitou o projeto;
4. Planos: onde, como, por quem e quando a demanda será entregue;
5. Risco: identificar, analisar e controlar as incertezas analiticamente;
6. Mudança: identificar, analisar e controlar as alterações na linha de base;
7. Progresso: avaliar se a execução acompanha o planejamento e gerenciar desvios.

Processos

Compreendem o ciclo de vida do projeto desde o seu início até o fechamento, fases entre as quais estão as de: direção, iniciação, controle de etapa, gerenciamento de entrega de produto e de limite de estágio — sendo essa a responsável pela revisão do estágio atual, redefinição do próximo e conferência do business case.

Quais são as vantagens do Prince2?

Com princípios, temas e processos bem-definidos, fica mais fácil estruturar um projeto do início ao fim, assim como lidar com as variações na execução em comparação com o planejamento. Veja outras benesses dessa metodologia globalmente reconhecida e adotada.

Otimização na gestão do tempo

Lembra-se do gerenciamento por exceção, um dos princípios do Prince2? Então, ele parte do pressuposto de que existe uma tolerância em escopo, qualidade, risco, prazo, custo e benefício, que pode ser suportada pelo gerente da área sem necessidade de que o superior hierárquico precise intervir para resolver a situação.

Por exemplo: se os gastos com alvenaria em um canteiro de obras forem superar em 10% a expectativa inicial, o responsável pelo setor pode lidar ele mesmo com a questão porque o valor previsto admitia extrapolação em até 15%. Isso evita que qualquer desvio na execução atrapalhe o planejamento e requeira a atenção do líder.

Melhoria na tomada de decisão

Com pontos flexíveis, o gestor consegue controlar sozinho as alterações na linha de base, além de se eximir de processos demorados e burocráticos, como reuniões com os superiores para reportar problemas e encontrar soluções. Essa autonomia é capaz de evitar atrasos ainda maiores no cronograma e o agravamento de conflitos.

Fortalecimento da governança corporativa

Estamos falando de um sistema replicável, útil a qualquer tipo de projeto, que segue os mesmos procedimentos e produz documentação igual. Além de ser mais fácil reafirmar a cultura organizacional utilizando um método de gestão de projetos estruturado, o Prince2 também facilita o trabalho da auditoria.

Consideração dos stakeholders

Os interessados no projeto (clientes, acionistas, sociedade, fornecedores e outros parceiros comerciais) são levados em conta em todos os níveis. Esse aspecto facilita o planejamento, integra a equipe, assegura o cumprimento do escopo e integra todos em um sistema de trabalho fluído.

Entender as necessidades dos stakeholders, seu papel e seus interesses admite a execução da tarefa em conformidade com o estabelecido e lhe dá propósito. Ainda, as partes entram no processo no momento certo e desempenham sua função com primazia.

Como aplicar o Prince2 na sua empresa?

Vale ressaltar que não é necessário ter certificação para utilizar o recurso em suas atividades organizacionais. Ainda, ela pode ser empregada em metodologias ágeis, com o Scrum, otimizando o desenvolvimento de produtos.

Suponha que o objetivo da sua empresa seja construir um condomínio fechado na região. Defina o business case e as responsabilidades, estabeleça limites de tolerância para gastos com acabamentos, por exemplo, a fim de não extrapolar em mais de 20% o orçamento total inicialmente previsto.

Avalie os riscos, como os acidentes de trabalho aos quais os pedreiros estão sujeitos, e as mudanças, como a necessidade de instalação elétrica em outro lugar por causa de uma viga, o que reflete no projeto de iluminação do imóvel.

A importância de contar com empresa especializada

O Prince2 tem aplicação específica conforme o projeto, sendo realizado com efetividade ainda maior quando a organização dispõe de um software de gestão de projetos de alta qualidade.

Contar com o amparo de uma empresa especializada como a Project Builder ajuda o gestor a planejar, executar e controlar seus processos de forma organizada. A informação fica armazenada, disponível de onde você estiver, e os dados obtidos são cruzados, gerando relatórios atualizados para amparar a tomada de decisão.

De tal forma, cronograma e recursos (como os financeiros) são melhores administrados enquanto você acompanha em tempo real o desempenho de cada colaborador e o avanço das tarefas. Os indicadores ajudam na análise e no controle, garantindo o cumprimento do escopo e evitando empecilhos.

O gerenciamento de projetos fica bem mais fácil quando você utiliza métodos comprovadamente eficientes, como o Prince2. Otimize sua gestão com softwares capazes de melhorar processos, metodologias laborais e a rotina de trabalho.

Gostou do assunto? Entre em contato com a Project Builder e veja as soluções que temos para a sua empresa.