O processo de tomada de decisão é fundamental para considerar todos os elementos relevantes e evitar erros. A partir dele, a complexidade e a incerteza gradativamente dão lugar à compreensão mais aprofundada do problema e do custo-benefício das opções disponíveis.

Isso ocorre porque a divisão em etapas direciona os esforços do gestor para os aspectos relevantes. É como o foco de luz do teatro que, simultaneamente, ilumina o ator e orienta a atenção do público para o lugar certo. Você saberá exatamente como chegar a uma decisão se tiver um processo.

Logo abaixo, abordamos as 5 principais etapas e as ferramentas que podem auxiliar o gestor. Continue a leitura e siga todos os passos para tomar decisões mais efetivas na sua empresa!

1. Identifique o problema

O primeiro contato com um problema, especialmente os graves, exige controle emocional para entender o que, de fato, está acontecendo. Normalmente, o diagnóstico passa por enxergar as consequências e definir o nível de prioridade da situação.

Obviamente, existem casos em que, devido à urgência, praticamente não haverá processo de tomada de decisão. Por exemplo, se o colaborador informa que não conseguirá chegar a tempo para uma reunião com o cliente, o líder precisa escolher se vai assumir a responsabilidade, designar outro profissional ou remarcar o compromisso.

No entanto, para as situações mais corriqueiras, haverá tempo para pensar a respeito e entender a questão antes de agir. É o caso de aprovar ou rejeitar um projeto, definir a estratégia empresarial, demitir um colaborador, adquirir um software etc.

Uma ferramenta útil para entender o nível de prioridade é a matriz GUT. A partir dela, as situações são classificadas conforme três características:

• gravidade: potencial de prejuízo financeiro ou relacionado a outro valor importante;
• urgência: momento de ocorrência do prejuízo;
• tendência: se a situação melhora ou piora com o passar do tempo.

Utilize a GUT para entender os prazos do processo de tomada de decisão, bem como para priorizar as questões mais importantes.

2. Coleta de dados

O passo seguinte é entender a situação, reunindo o máximo de informações sobre o problema. As fontes dependem do tipo de questão enfrentada pelos gestores e podem ser, entre outras, as seguintes:

• feedbacks dos envolvidos;
• reunião com líderes;
• relatórios de desempenho;
• pesquisas internas ou externas;
• orçamentos sobre aquisição de produtos e serviços.

Aqui, a tecnologia exerce um papel importante. Em projetos, por exemplo, um software oferecerá não só a visão geral do andamento das atividades, mas também relatórios automáticos para embasar as decisões.

A coleta de informações é direcionada para as causas de um problema ou para as justificativas de um requerimento. O segundo caso é típico da aprovação de projetos, em que interessa as vantagens e desvantagens para saber se vale a pena investir.

Uma dica é utilizar mapas mentais para associar a descrição do problema e os dados obtidos. Posteriormente, o modelo pode ser complementado com as opções e as demais etapas do processo de tomada de decisão.

3. Identificação das alternativas

Conhecendo o problema e partindo das informações coletadas, o responsável precisa levantar opções. O ideal, nesse sentido, é contar com a participação de outros profissionais que possam contribuir com conhecimento, experiência ou proximidade com o problema.

Como o grande risco aqui é não se chegar a lugar nenhum, é recomendável usar ferramentas para organizar o pensamento e direcionar a atenção para os pontos-chave. Veja algumas sugestões.

Brainstorming

Consiste na solicitação de todas as sugestões que vierem a cabeça dos profissionais, sem críticas. Posteriormente, realiza-se uma triagem para escolher as ideais que fazem sentido e levá-las para a etapa de escolha.

Grupos de trabalho

Diz respeito a dividir os colaboradores em equipes e dar autonomia para que cada time elabore uma proposta de solução. Assim, no momento da reunião, já haverá um material para o líder trabalhar e avaliar a melhor alternativa.

Prototipação

Consiste na execução de uma versão do produto, serviço ou ideia em suas funções essenciais. O objetivo é tornar a proposta concreta, embora possa envolver mais custos e esforços do que as opções anteriores.

Vale ressaltar que certas decisões não envolvem várias opções, mas uma resposta positiva ou negativa a uma solicitação. Nesse caso, é possível buscar uma terceira via ou comparar as duas alternativas, a depender do caso.

4. Escolha da melhor alternativa

Em um mapa mental, nesse momento, haveria um problema descrito no centro e, logo abaixo, estariam as causas, justificativas e outras informações relevantes para o processo de tomada de decisão. Por fim, conectadas a tudo isso, veríamos as propostas de solução, sobre as quais é preciso decidir.

Matriz de perdas e ganhos

A ferramenta de mais fácil utilização é o quadro de perdas e ganhos. Nele, cada opção é submetida a 4 questionamentos:

• o que se ganha ao fazer isso?
• o que se perde ao fazer isso?
• o que se ganha ao não fazer isso?
• o que se perde ao não fazer isso?

Basta comparar o custo-benefício das opções e selecionar a mais próxima de uma proporção ótima entre perdas e ganhos.

Os 5 porquês

Também é interessante submeter as alternativas ao chamado 5-why. Isto é, repetindo questões com o pronome “por que”, testa-se o nível de convicção sobre a opção escolhida. Veja um exemplo:

• por que o projeto “x” é relevante para empresa?
  • R: porque terá bom retorno financeiro.
• por que haverá um bom retorno financeiro?
  • R: porque a margem de lucro é favorável.
• por que a margem de lucro é favorável?
  • R: porque os custos podem ser otimizados.
• por que se consegue otimizar os custos?
  • R: porque haverá uma redução nas horas de trabalho, especialmente horas extras.
• por que existe redução nas horas de trabalho?
  • R: porque os processos estão automatizados.

5. Decida e acompanhe

A etapa derradeira é a decisão, ou seja, entre os caminhos possíveis, optar por um deles e excluir os demais. Essa escolha pode ser um plano simples ou composto, como ocorre nas situações em que há uma medida “A” e uma “B” — para caso a primeira não funcione.

Daqui em diante, a principal preocupação será a implementação e o acompanhamento da decisão. O ciclo PDCA (planejamento, execução, checagem e ajuste) pode facilitar a adaptação do plano conforme as mudanças de cenários e eficiência das ações executadas.

Com isso, agora que você já entende o processo de tomada de decisão. Utilize as dicas apresentadas e pesquise sempre por novas ferramentas para evitar erros e fazer escolhas cada vez mais efetivas!

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