Com todas as situações adversas que podem impedir o fluxo de um projeto, a administração dessa área não é nada fácil. Como você deve saber, conflitos, falta de recurso, má definição do escopo, atrasos e orçamento subestimado exemplificam problemas típicos. Será que um plano de comunicação de projetos poderia resolver essas complicações?

De acordo com uma pesquisa do Project Management Institute (PMI), um gestor de projetos ocupa 90% do seu tempo com a comunicação em casos bem-sucedidos.

Sendo assim, não é difícil notar que uma prática que toma tanto espaço temporal como essa mereça a atenção devida. Informações transmitidas com falhas induzem a erros e até mesmo ao fracasso do projeto.

Por isso, se você deseja aumentar as chances de sucesso, é hora de descobrir como o plano de comunicação de projetos pode salvar sua gestão.

Como se define um plano de comunicação de projetos

O principal objetivo desse planejamento é mapear as necessidades comunicativas da parte interessada, estabelecendo o modo mais justo para que sua distribuição ocorra. Tais requisitos devem ter uma documentação apropriada, sendo trabalhados de forma padronizada entre os colaboradores.

Foi-se o tempo em que a área de gestão de projetos acreditava que o sucesso de um caso se devia apenas ao processamento das atividades dentro do prazo, orçamento e qualidade planejada.

Todas as mudanças sociais, políticas e econômicas que têm mudado as relações de trabalho no mundo trouxeram o estudo do comportamento humano à tona, em busca de resolver as incógnitas do mundo corporativo.

Isso tudo quer dizer que o gerenciamento das comunicações ganhou força nas estratégias de qualquer proposta, assumindo um lugar de importância no que determina a derrota ou sucesso de um projeto.

Como gestor, é bom que você perceba cada vez mais que a comunicação adequada reduz as falhas na transmissão das mensagens.

Quando a informação correta chega ao profissional certo, a realização do projeto tende a correr livre, sem erros e de maneira produtiva.

O que influencia a construção do plano

O plano de comunicação de projetos pode sofrer o impacto de fatores ambientais e aspectos organizacionais. Nesse conjunto de influências, podemos citar as principais:

• recursos humanos;
• infraestrutura;
• referências;
• bancos de dados;
• lições aprendidas em projetos anteriores;
• tecnologia disponibilizada;
• estrutura e cultura organizacional;
• normas e padrões governamentais;
• normas e padrões da indústria;
• gestão da informação presente;
• normas para qualidade e de segurança da informação;
• procedimentos específicos para lidar com os dados financeiros.

Qual a importância do plano de comunicação de projetos

Agora que você sabe um pouco mais sobre os objetivos dessa iniciativa e os fatores que influenciam a construção do planejamento, vamos observar a relevância desse processo abordando a aplicação prática.

O processo de planejamento voltado para essa área precisa produzir uma única saída, também conhecida pelo termo em inglês “output”.

Trata-se do plano de gerência das comunicações, um documento subsidiário ao plano do projeto que, segundo o PMBOK (Project Management Body of Knowledge), descreve tudo sobre as comunicações.

O guia também mostra que o nível de formalidade e detalhamento desse planejamento em papel vai depender das necessidades específicas do projeto. Nas próprias palavras do PMBOK 2003, o gerenciamento das comunicações de um projeto é

“um conjunto de processos necessários para assegurar a geração, a coleta, a divulgação, o armazenamento e a disposição final apropriada e oportuna das informações do projeto”.

Dessa forma, a relevância dessa abordagem se dá na criação de importantes vínculos entre as ideias, pessoas e informações necessárias para o sucesso do projeto.

É muito importante que os envolvidos no trabalho diário saibam enviar e receber informações, compreendendo como elas podem afetar o projeto de forma geral.

Por que identificar os stakeholders

Agindo de forma prática, depois de identificar todos os stakeholders, você deve procurar saber quem pode afetar ou ser afetado pelo trabalho. Somente depois de conhecer o tamanho do interesse e o poder que cada stakeholder envolvido tem, você poderá pensar na comunicação de forma estratégica.

A transmissão de dados dispensa ruídos quando é feita clara e objetivamente. Por isso, defina formas táticas para falar com cada grupo de interesse, determinando o melhor meio de comunicação, a frequência do trato e as padronizações requeridas.

Você provavelmente já parou para pensar que todo meio de comunicação utilizado em um projeto representa custos, não é mesmo?

Relatórios longos exigem gastos com papel e impressão e, na maioria dos casos, não são lidos na íntegra. Reuniões alongadas também trazem problemas.

Afinal, quando a pauta não é formulada eficientemente, os funcionários acabam sendo pagos para passarem horas em uma sala como ouvintes, sem exercer sua produtividade.

Por isso, um bom plano de comunicações de projetos consegue firmar com clareza como, quando, quantas vezes e para quem as comunicações devem ser emitidas.

É necessário ressaltar que o gerente do projeto não precisa gerenciar todas as trocas de informações que ocorrem dentro da empresa. Isso é impossível. Se você puder identificar quem precisa trocar informações com quem, já será suficiente.

Por que investir no plano de celebração

Por fim, também vale a pena destacar a importância da disseminação de notícias boas durante o processo — o plano de celebração também faz parte do plano de comunicações de projetos e não pode ser deixado para trás.

Tente recomendar algum tipo de comemoração todas as vezes em que a equipe atingir marcos importantes. Como você bem sabe, todo projeto é afetado por dificuldades e problemas, e contrabalançar as notícias negativas é uma atividade fundamental.

Dessa forma, o líder poderá manter a moral da equipe, inserindo motivação, reconhecimento e gás em cada um dos colaboradores. Não importa o tamanho do seu case, do seu cliente ou da sua empresa: todo projeto precisa de uma comunicação bem estruturada.

Sem isso, você não terá como se certificar quanto à clareza das informações que serão transmitidas para o stakeholder ou qualquer outra parte envolvida.

Independentemente do avanço tecnológico, projetos são executados por pessoas. Como líder, você depende delas para cumprir os objetivos da companhia. Esperamos que este artigo tenha alertado você quanto à necessidade de saber lidar com os desafios da comunicação.

Quer saber mais sobre plano de comunicação de projetos? Então, conheça nosso artigo sobre planos de comunicação integrada.