Lidar adequadamente com a gestão da documentação é uma das tarefas fundamentais para o sucesso dos projetos de uma empresa. Isso porque, além de facilitar a realização de tarefas, os registros constituem um mecanismo de controle relevante. Atualmente, a melhor forma para gerir os papéis é por meio de softwares específicos. Assim, facilita-se a condução e acompanhamento de processos.

Ocorre que, apesar de ser tão relevante, em diversos casos, os profissionais não priorizam essa atividade. Consequentemente, o armazenamento, o compartilhamento e o uso dos dados são conduzidos e arquivados sem padrões de comportamento bem definidos e com tecnologias ineficientes.

Neste artigo, listamos seis benefícios de realizar uma boa gestão da documentação. Não deixe de conferir!

1. Melhora o processo de comunicação

Uma boa escolha quanto à forma de armazenar, compartilhar e modificar os documentos pode melhorar a comunicação da equipe. Nessas condições, as informações são transmitidas e preservadas com o auxílio de métodos confiáveis e gerenciáveis.

Além disso, a opção por um software aprimora o compartilhamento. Por exemplo, enquanto planilhas ou documentos de texto precisam ser salvos e enviados por e-mail, a solução de gestão de projetos dá acesso simultâneo a todos os usuários autorizados pela empresa.

Essa facilidade dá fluidez à comunicação. Logo, as informações necessárias para atender as demandas e solucionar problemas estarão sempre à disposição do seu destinatário. Os arquivos não apenas saem do ponto “A” para o ponto “B”, mas ficam acessíveis para o uso imediato de todos os interessados.

2. Automatiza o fluxo de trabalho

A conclusão de um projeto é o fruto de diversas ações coordenadas. Entre o início e fim da execução de uma nova demanda, há um longo fluxo de trabalho que precisa ser ordenado. Para tanto, a gestão da documentação é fundamental. Com ela, todo o processo pode ser arquivado de forma a garantir acesso a todos os autorizados. Ele, então, poderá servir de modelo para futuras ações.

Por exemplo, imagine que você comanda a elaboração de vídeos institucionais. Aqui, a filmagem precisa ser convertida em um documento (arquivo de vídeo) e entregue para edição. Logo após, os revisores conferem a informação já editada, transferindo o conteúdo para sua aprovação final.

Essas etapas devem estar previamente automatizadas, de modo que o colaborador Fulano execute sua parte após Beltrano terminar a dele. Isso organiza, melhora a produção e permite que o projeto caminhe mesmo com um número grande de tarefas ou com o aumento de sua complexidade.

Além disso, a aplicação de um software pode automatizar as ações repetitivas e manuais das diversas etapas. Dessa forma, o fluxo é seguido de forma automática e muito mais eficiente.

3. Aumenta a produtividade da equipe

Com fluxo de trabalho e comunicação mais eficientes, é natural que a produtividade da equipe aumente. Ao chegar a sua vez de atuar no projeto, o colaborador terá um acesso facilitado às informações necessárias para suas tarefas. Isso, em termos de desempenho, se traduz da seguinte forma:

• maior agilidade no andamento das etapas do projeto;
• redução dos períodos de ociosidade, comuns quando um profissional tem alguma burocracia para obter dados essenciais para suas atividades;
• conservação dos serviços já realizados e, portanto, a prevenção do retrabalho;
• redução de carga de trabalho, uma vez que diversas ações são transferidas para um software de gestão;
• facilitação do controle do fluxo de demanda, afinal, o gestor terá condições de acompanhar o que é realizado com base na documentação compartilhada.

Vale ressaltar que esse aumento de produtividade também representa benefícios indiretos, como mais tempo para investir na qualidade do projeto e a possibilidade de assumir compromissos maiores.

4. Mantém um histórico das mudanças realizadas

Uma gestão da documentação adequada fornece um registro dos eventos ocorridos durante a execução de um projeto, com o histórico das mudanças realizadas. Isso, na prática, tem diversas utilidades:

• identificar erros no processo;
• prestar contas a superiores, clientes, parceiros e outros interessados;
• permitir o aprendizado por meio da análise da relação entre as ações e os efeitos produzidos;
• possibilitar que a equipe retome o projeto de um ponto anterior, quando se perder o rumo;
• facilitar a avaliação da contribuição de cada colaborador;
• servir de case para busca de novas ideias.

Por isso, é possível pensar na documentação adequada como uma forma de produzir um ativo intangível para organização. Pois os arquivos acabam servindo de acervo intelectual para todos os setores.

5. Reduz custos e erros

A partir do momento que os registros são geridos de forma adequada, eles se tornam mais confiáveis, logo, as informações contidas estarão mais aptas a direcionar os profissionais para as decisões certas.

Igualmente, a melhoria do fluxo de trabalho e da comunicação, minimiza outros erros. O tráfego de informações precisa ocorrer sem ruídos, de modo que as demandas sejam entregues no prazo e condições estipuladas.

Ainda é possível reduzir custos. Afinal, uma gestão da documentação adequada é mais barata porque utiliza meios digitais e escaláveis, além de beneficiar as contas com a redução de equívocos e retrabalhos.

Outra redução de custos é a gestão de tempo e estimativas, permitindo mais eficiência, produtividade e assertividade na determinação de prazos de uma execução.

6. É mais competitivo

Normalmente, os projetos existem em um contexto em que outras empresas também buscam soluções para atender às necessidades e desejos de um público. Logo, é preciso ser mais ágil e eficiente do que a concorrência.

Por exemplo, se você tem uma boa ideia e falha na execução, é possível que outra pessoa coloque algo similar no mercado e prejudique o lançamento da sua solução.

Essa disputa também ocorre no ambiente interno das empresas. Ora, como os recursos são limitados, a tendência é que eles sejam destinados prioritariamente para quem demonstra a maior capacidade de entrega.

Sendo assim, a gestão da documentação é um diferencial competitivo, que melhora a criação e entrega de valor dos projetos. Então, é recomendável que você busque mais informações e invista nessa área!

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