Exigindo um acompanhamento próximo e um gerenciamento contínuo, as vendas complexas são caracterizadas por um ciclo mais longo de negociações.

Durante esse processo, não é raro que o gestor precise realizar um trabalho dividido em várias etapas, conduzindo minuciosamente o cliente pelo funil de vendas até o fechamento do negócio.

Pode parecer burocrático e trabalhoso, mas nesse texto vamos desmistificar as vendas complexas. Nosso objetivo será mostrar que nem sempre o que é complexo precisa ser complicado. Acompanhe esse conteúdo e veja como facilitar esse processo.

Quais tipos de negociações podem ser considerados vendas complexas?

As vendas complexas costumam envolver mercadorias e cenários com características como:

• negociações de altos valores;
• elevado volume de produtos;
• prospects com dores mais complexas e acentuadas;
• necessidade de experimentação alongada do produto;
• contratos de extensa duração e com pagamentos recorrentes;
• aprovação de várias esferas hierárquicas;
• vendas de produções futuras, comuns no mercado agro e no automobilístico;
• produtos que envolvam um período de instalação em empresas, comuns no mercado de softwares.

Apesar de, geralmente, estarem associadas ao mercado B2B, também podemos encontrar exemplos de vendas complexas B2C. Um exemplo que podemos considerar são as negociações de imóveis. Além de circular e várias etapas de aprovação, os altos valores são importantes fatores de decisão.

No cenário B2B, qual o primeiro passo para facilitar uma venda complexa?

A natureza diferenciada de uma venda complexa pode ser intimidante. Por isso, trabalhá-la de outra forma pode tornar seu desenvolvimento mais fluido e simples.

O primeiro passo para alcançar essa simplificação é transformar esse tipo de venda em um projeto. Existem diversas metodologias que podem te ajudar a fazer essa transição e alcançar ótimos resultados.

A venda de produtos ou serviços de alta complexidade muitas vezes foge de um padrão de trabalho, fazendo com que cada processo tenha exigências específicas. Ao considerar o grande número de ações envolvidas e as características distintas das vendas, encarar cada uma delas como um projeto diferente pode ser a chave para o seu sucesso.

Como transformar uma venda complexa em um projeto?

Ao lidar com uma venda como um projeto, você adquire mais controle sobre ela, podendo tomar ações distintas de acordo com a realidade de cada negociação. Trabalhando em formato de projeto, você conseguirá fazer uma entrega mais personalizada e única.

Para te ajudar, preparamos uma lista com alguns dos mais eficazes métodos de facilitação das vendas complexas. Acompanhe.

SPIN Selling

É a mais famosa metodologia de vendas complexas da atualidade. Seu funcionamento consiste em auxiliar o vendedor a apresentar as qualidades da sua solução por meio de 4 perguntas. Cada uma delas está associada a uma das letras SPIN:

• situação: essa etapa envolve um diagnóstico do cliente. O foco principal é coletar dados e compreender a realidade do cliente;
• problema: aqui você deve identificar as dores do cliente. Ouça-o e tente fazer com que ele mesmo identifique os problemas que enfrenta;
• implicação: nessa etapa você deve identificar quais as consequências das dores do cliente para o negócio, acentuando a necessidade de buscar uma solução;
• necessidade: finalmente é o momento de focar a solução que você tem a oferecer. O objetivo é fazer com que o próprio cliente aponte as soluções que precisa e reconheça seu produto como a resolução.

Sempre releve que uma compra complexa abrange fortes componentes racionais. Por isso, é muito importante conduzir a negociação de modo que o próprio cliente enxergue na sua solução a resolução para as dores dele.

Challenger

Também conhecida como Challenger Sale, essa metodologia surge a partir de uma identificação de 5 perfis básicos de vendedores:

• construtor de relações: marcado por ter uma ampla rede de contatos e por não contestar seus clientes, busca ressaltar a máxima de “o cliente tem sempre a razão”;
• trabalhador árduo: também caracterizado como um workaholic por trabalhar além dos horários, produz com base na quantidade;
• solucionador de problemas: é atento aos detalhes e focado em todo o processo para garantir o sucesso de vendas;
• lobo solitário: costuma ser muito confiante e prefere trabalhar sozinho, de maneira mais individualista;
• desafiador: aquele que sempre toma a iniciativa das negociações apontando soluções com convicção, mesmo que contrariem a opinião do cliente.

Percebendo que o perfil “desafiador” apresenta um desempenho muito superior nos resultados de vendas, essa metodologia emula atitudes naturais do perfil como etapas de um processo. Dentre elas, destacamos:

• ensinar o valor do seu produto ao cliente;
• personalizar discursos para atender às dores do cliente;
• assumir o controle de vendas em andamento.

Ao traçar todo esse processo, você terá informações mais precisas sobre seu cliente. Assim, sua equipe fará um discurso unificado, consultivo e didático, promovendo um cenário melhor para o fechamento de contratos.

Sistema Sandler de vendas

Tal metodologia tem como principal característica o fato de evitar conflitos com o cliente e, ao mesmo tempo, não colocar de lado suas considerações de negociação.

Muitas vezes, o cliente busca redução de preços ou aumento de benefícios na contratação de um serviço. No método Sandler, o foco é mostrar para o cliente que tudo o que o vendedor busca é o melhor para o negócio dele.

Dessa forma, ele assume o controle da negociação e toma uma postura de que a solução para o negócio do cliente é a sua. Ele demonstra que a preocupação com a empresa do cliente está acima de quaisquer outros fatores, como preços e comissões pessoais.

Como seria a criação de um projeto próprio para facilitar as vendas?

Considerando cada processo de vendas como um projeto individual, é necessário criar um escopo, construir um cronograma de atividades e fazer o levantamento de custos.

Concretizada essa etapa e elaborados os conteúdos dos três itens citados, você já tem a possibilidade de desenvolver um projeto de qualidade, desde que tenha as ferramentas corretas para a gestão do projeto.

É aí que entra o Project Builder, um sistema de gestão de projetos, portfólios e estratégias. Ele permite agilidade e assertividade nas tomadas de decisão e apresenta recursos de dashboards, indicadores e relatórios. Tudo para otimizar seu processo de vendas complexas.

Entre em contato com a Project Builder e conheça todos os detalhes da ferramenta que tem tudo para impulsionar suas vendas!

Ao gerenciar cada etapa de um projeto, a tecnologia utilizada é fundamental para que seu trabalho e o de sua equipe funcionem de forma adequada. Porém, de nada adianta adquirir um software de gerenciamento de projetos muito complexo, que a equipe tenha dificuldades de usar. Por outro lado, um sistema muito simples não dará conta do nível de dados de que você precisa para se organizar em projetos mais complexos.

Muitos se perguntam qual o melhor software para gerenciamento de projetos. Claro que temos nossa preferência, mas nem sempre há uma resposta exata para esse questionamento. Para ajudar na sua escolha, pesquisamos em publicações especializadas e conversamos com nossos parceiros de negócios para levantar quais são os pontos fundamentais a se considerar na escolha de um bom software.

Quer saber mais sobre o tema? Então, veja a seguir que passos tomar para escolher o software de gerenciamento de projetos ideal!

O que é um software de gerenciamento de projetos?

Um software de gerenciamento de projetos é uma ferramenta que organiza e centraliza os dados relevantes para a execução de projetos corporativos. Ele pode ser executado localmente ou na nuvem. O seu principal objetivo é auxiliar o gestor a ter uma visão completa sobre a evolução de todas as etapas do projeto e, assim, garantir que nada de relevante seja ignorado.

Para atender as demandas dos usuários, o software de gerenciamento de projetos conta com um grande número de funcionalidades. Elas orientam os times e melhoram a gestão de rotinas diárias. Entre as mais comuns, podemos apontar:

• mecanismos para organizar gastos;
• funcionalidades para acompanhar a evolução das tarefas;
• dashboard de visualização de indicadores e métricas operacionais;
• recursos para o compartilhamento de dados entre times.

Que erros devem ser evitados ao escolher um software de gerenciamento de projetos?

Para fazer uma escolha robusta e evitar cenários em que a companhia tenha um grande prejuízo ao adotar um software de gerenciamento de projetos, o primeiro passo a ser tomado é conhecer os erros mais tradicionais relacionados a esse tipo de investimento. Assim, o negócio pode tomar medidas preventivas mais robustas e preparadas para as suas demandas. Confira a seguir alguns dos erros mais comuns ao se investir em um software de gerenciamento de projetos!

Não ter uma boa comunicação com os envolvidos

A comunicação é uma peça chave para investir em tecnologia. Empresas de todos os setores devem, inclusive, valorizar esse fator em seu dia a dia. Não ter times que trocam dados com qualidade pode levar a conflitos, erros e atrasos na entrega de resultados.

Quando a comunicação não é eficaz, as pessoas deixam de trabalhar integradas e corretamente alinhadas. No caso dos investimentos, por exemplo, elas deixam de ter as suas necessidades atendidas. O gestor não terá como identificar o que pode ser feito para atender as demandas e dores existentes, o que resulta em um investimento de baixo custo-benefício.

Não gerenciar os riscos

A gestão de riscos é uma atividade que deve ser disseminada em todas as empresas. Ela facilita a redução de prejuízos. Além disso, permite que a cadeia operacional tenha uma performance contínua, mesmo em momentos desafiadores.

Quando a gestão de riscos é executada corretamente, o gestor passa a ter uma visão estratégica sobre o que pode afetar negativamente as suas decisões. Da definição de quais investimentos fazer a que abordagens utilizar na sua integração com o fluxo de trabalho, cada decisão se torna mais robusta. Afinal de contas, ela estará apoiada em medidas que evitam problemas e tornam a sua correção mais precisa e ágil.

Escolher uma solução desatualizada

Novas tecnologias e tendências surgem regularmente. As empresas da área de TI precisam manter-se alinhadas com as demandas do mercado. Por isso, softwares com novos recursos são lançados em ciclos cada vez mais ágeis.

Por isso, a empresa sempre deve estar atenta ao quão atualizada a solução de gestão de projetos está. Ela deve ter funcionalidades e recursos de segurança de dados preparados para lidar com as demandas da companhia. Além disso, deve seguir os padrões do mercado.

Se o empreendimento escolher uma ferramenta pouco atualizada, ele corre o risco de perder competitividade a médio e longo prazo. A solução não permitirá aos usuários aproveitarem os recursos com o mesmo impacto de quem utiliza softwares modernos. Ou seja, o negócio deixará de fazer um investimento que consiga manter a companhia à frente da concorrência.

Não definir os recursos básicos corretamente

Todo investimento em tecnologia deve considerar quais são as funcionalidades mínimas para cada setor. Esse processo auxilia na orientação dos responsáveis por tomar a decisão de se fazer o investimento. Afinal, reduz as chances de a empresa escolher um sistema não adequado ao seu perfil.

Um bom processo de levantamento de requisitos deve envolver a verificação e a validação do perfil da empresa. Também devem ser considerados as necessidades e problemas atuais. Combinados com uma análise da infraestrutura de TI e das regras de compliance internas, isso melhora a escolha da companhia e dá um maior retorno sobre o investimento.

Deixar de considerar a segurança de dados

A segurança digital é um dos principais tópicos para quem lida com tecnologia atualmente. As medidas dessa área são focadas em proteger a empresa de vazamentos e roubo de informações internas. Por isso nenhum investimento de TI deve deixar de considerar esse ponto.

Quando a empresa faz o investimento em uma ferramenta sem considerar a segurança de dados, há uma grande chance de ela sofrer um vazamento a médio e longo prazo. Os times não terão a garantia de que o sistema pode proteger as suas informações. Isso prejudica o uso contínuo do software e a sua incorporação em vários setores.

Como escolher um sistema de gerenciamento de projetos para a sua empresa?

Além de evitar riscos tradicionais, quem investe em um software de gerenciamento de projetos deve fazer uma operação bem organizada. Isso inclui uma série de práticas que reduzem riscos e orientam os times a buscarem a ferramenta mais adequada. Assim, o investimento pode ser feito com maior segurança e retorno.

Confira a seguir 10 passos que devem ser tomados quando a empresa opta por investir em um software de gerenciamento de projetos!

1. Faça uma lista do que você precisa

Antes de sair procurando por aí, observe qual a necessidade da sua empresa. Qual a complexidade dos projetos, quais são as características que você aprecia num software, qual a expectativa dos stakeholders. É necessário criar tarefas ou basta um ambiente de troca de informações? Você lida com equipe interna ou depende também de fornecedores? Que tipo de documentos precisam ser trocados? Essa lista de necessidades é um bom parâmetro para nortear sua busca.

2. Identifique seus objetivos

A partir das suas necessidades, estabeleça metas de uso desse software. Por exemplo: quero usá-lo para gerar relatórios de status. Ou, devo engajar minha equipe para atuar de forma colaborativa. Usarei o software como repositório de documentos e arquivos. Com esses objetivos em mente, você consegue configurar a ferramenta da forma mais produtiva e capacitar sua equipe com orientações claras, com um rumo definido.

3. Valorize a simplicidade

Você conhece bem sua equipe. Sabe se as pessoas terão disposição de usar um software mais complexo ou não. Uma boa opção é privilegiar a simplicidade. Veja se o programa é fácil de usar, se é intuitivo, se está adequado aos processos da sua empresa. Isso é fundamental: a solução tem de atender às suas necessidades, e não o contrário. A possibilidade de customização da ferramenta é bastante recomendável.

4. Envolva os usuários no processo

Pode parecer mais trabalhoso, mas certamente o resultado será mais adequado. Convide sua equipe a participar da seleção do software. Você ganha em dois sentidos: estimula os profissionais e toma uma decisão mais acertada. Ao participar da escolha, as pessoas se sentem mais propensas a explorar todo o potencial da solução. Isso porque foram ouvidos e atendidos em suas necessidades.

5. Determine um responsável

Mesmo que muitas pessoas tomem parte na decisão, é fundamental estabelecer uma pessoa responsável pelo acompanhamento dos dados do projeto. Esse gerente deve acompanhar o status em tempo real, ficar atento a qualquer item fora da curva e relatar prontamente aos responsáveis. Não espere uma semana para checar a situação.

6. Facilite o acesso

Os softwares de gerenciamento de projetos que são acessíveis via web têm algumas vantagens. Eles permitem o acesso remoto, o que representa economia de gastos com deslocamentos. São amigáveis para sua equipe, fáceis de serem implantados e podem ser atualizados para novas versões com mais frequência.

7. Pense no longo prazo

Ao escolher o software, considere projetos futuros, e não somente os que estão em andamento na empresa. A solução encontrada deve ser escalável.

8. Confira a possibilidade de integração

Trabalhar com sistemas diferentes pode dar uma certa dor de cabeça. Considere um bom software aquele que é mais amigável e permite a integração com soluções básicas, como o seu e-mail, ou mais complexas, como outros softwares de gerenciamento de projetos.

9. Pergunte aos “universitários”

Vale a pena apostar num software que tenha um bom atendimento ao usuário. É bem importante ter esse suporte para tirar dúvidas, trocar opiniões e explorar a potencialidade da ferramenta.

10. Veja se o software possui um sistema de business intelligence

É importante que você e sua equipe consigam visualizar de forma clara as informações dos projetos. Com um sistema de BI (Business Intelligence), a gestão de projetos se torna ainda mais eficaz, pois permite que você tenha uma análise de resultados da gestão de projetos com medidas tangíveis em estratégia e objetivos da empresa, além de facilitar a tomada de decisão, já que o gerente passará a contar com dados e informações relevantes. Veja por que você precisa do Business Intelligence em sua gestão de projetos.

A tecnologia está ajudando muitas empresas a serem mais eficazes e inteligentes. Hoje, o apoio de bons recursos de TI facilita a integração e a colaboração entre equipes. Além disso, consegue aumentar a produtividade sem que isso leve a um aumento de gastos.

No cenário da gestão de projetos, ter o apoio de boas ferramentas é algo crítico. Um software de gerenciamento de projetos, por exemplo, abre espaço para que os times sejam rápidos, eficientes e bem organizados. Assim, eles poderão atingir as metas de cada etapa com muito mais facilidade.

Por isso, não deixe de contar com um bom software de gerenciamento de projetos para a sua empresa. Com ele, será mais fácil avaliar que caminho tomar, quais metodologias escolher e a evolução de cada etapa. Assim, o retorno sobre os seus investimentos em projetos sempre será elevado.

Gostou da nossa dica? Então, compartilhe esse texto entre os seus colaboradores para que mais pessoas conheçam os caminhos necessários para a escolha de um projeto!

Já ouviu falar de Fast Tracking? É uma técnica utilizada para executar tarefas paralelas e acelerar o retorno dos investimentos, considerando os riscos de um projeto e reduzindo o tempo total de sua execução. Refere-se à decisão de fazer tarefas simultaneamente, as quais seriam executadas de forma sequencial de acordo com a descrição do cronograma.

Neste conteúdo, vamos explicar quais são as aplicações do Fast Track Plan no gerenciamento de projetos e mostrar como o escopo do projeto precisa ser muito bem conhecido e difundido. Além disso, vamos mostrar como você pode aplicar o conceito de Fast Tracking na sua empresa e destacar a importância de contar com ajuda especializada.

Gostaria de saber um pouco mais sobre Fast Track Plan e sua importância? Acompanhe a leitura e fique por dentro!

O conceito de Fast Tracking

Fast Tracking são termos ingleses cuja tradução significa rastreamento rápido, o qual também é conhecido como overlapping, paralelismo ou sobreposição. Trata-se de uma prática que ajuda a agilizar a execução de tarefas por meio dos recursos que se encontram disponíveis. A técnica é aplicada aos projetos para alterar a lógica de rede para a realização de atividades em paralelo.

As aplicações do Fast Tracking

No gerenciamento de projetos, Fast Tracking é aplicado por meio da estipulação de ordens que devem ser seguidas na execução das etapas. As atividades são feitas de forma simultânea, sem terem que ser iniciadas e finalizadas para iniciar outras. As tarefas são sobrepostas para propiciar o adiantamento do trabalho e cumprir os prazos do cronograma evitando atrasos.

A técnica acelera o cronograma com a reprogramação das atividades sequenciais que serão efetuadas concomitantemente em paralelo. Por exemplo, quando é iniciada a fundação de uma obra antes da conclusão dos outros projetos relacionados. Nessa situação, pode acontecer mudanças que afetem o projeto da fundação, o que representa um risco para o empreendimento.

Por outro lado, a prática pode ser útil para a aquisição de máquinas ou equipamentos de maior complexidade, cujos prazos de entregas sejam mais prolongados. Se a compra for feita somente quando chegar o momento de utilizá-los, poderá haver atraso na entrega do projeto, embora isso fosse ideal adquiri-los somente após o término do detalhamento técnico.

Coma a aceleração Fast Tracking é possível ter a liberação para cotar o equipamento no mercado, ainda antes desse detalhamento, com o uso de informações básicas. Quando os procedimentos estiverem concluídos, a cotação estará adiantada e o processo de compra acelerado. O risco é ter que refazer a cotação ou perder dinheiro se item já tiver sido comprado.

O escopo do projeto precisa ser difundido

O escopo do projeto é um documento indispensável para a obtenção de serviços, produtos ou resultados. O trabalho reúne dados importantes sobre os projetos, tais como custos, prazos, responsabilidades, tarefas, entregas, objetivos específicos, entre outros. Nele estão dispostos as limitações e os critérios para validação de entregas das etapas. Por isso, é muito importante para o sucesso de uma empresa.

Portanto, o escopo do projeto deve ser conhecido e difundido para garantir que as atividades sejam feitas de maneira adequada. Os clientes ficam satisfeitos quando as suas necessidades são atendidas e quando a empresa considera as suas expectativas. Por esse motivo, esse documento deve ser elaborado com muita atenção para representar os anseios das partes interessadas.

Requisitos

Antes de difundir um escopo, você precisa dividi-lo em etapas básicas. Primeiro, faça o levantamento dos requisitos do projeto para entender as exigências do cliente, suas necessidades e seus desejos. Às vezes, os clientes pedem certo requisito, mas o gestor consegue ofertar outra solução ainda mais apropriada para suprir os anseios. Converse com ele antes de definir cada critério.

Há requisitos funcionais, que fazem a descrição de comportamentos referentes aos produtos, tais como processos, dimensões, design, entre outros. Também existem requisitos não funcionais, relativos à confiabilidade, performance, segurança, condições ambientais. É necessário que todos sejam hierarquizados e documentados de forma clara e objetiva, por meio de mapas mentais, brainstorming e entrevistas.

Descrição dos trabalhos

Depois de levantar os requisitos, o profissional responsável faz a descrição do trabalho fundamental para o desenvolvimento do projeto e monta uma declaração do escopo com detalhes. No documento, deve descrever tudo o que não faz parte e o que faz parte dos projetos para que os stakeholders compreendam as informações.

A declaração detalhada do escopo serve de base para a montagem da Estrutura Analítica do Projeto (EAP) e para a avaliação dos pedidos de alteração no projeto. Ela tem registrados os critérios de entrega, premissas, restrições e aceitação do produto. As técnicas são importantes para descrever as atividades, as oficinas, as análises e a opinião especializada.

Montagem da Estrutura EAP

A EAP ou Work Breakdown Structure (WBS) é utilizada para decompor o projeto em partes para que seja mais fácil fazer o seu gerenciamento. O documento pode ser construído por subprojetos, entregas ou fases do ciclo de vida. Mas há uma estratégia híbrida que mistura esses três fatores, dependendo do tipo de atividade.

Validação e controle do escopo

A formalização da aceitação das entregas com as partes interessadas permite o início das atividades e o acompanhamento da execução de um projeto. O monitoramento é indispensável para que os projetos estejam de acordo com a linha de base previamente definida. Se não estiverem, devem ser feitas ações corretivas para o contorno dos obstáculos com aplicação da técnica de inspeção.

A aplicação do conceito de Fast Tracking em seus projetos

O conceito Fast Tracking pode ser aplicado aos projetos de forma planejada. O planejamento do cronograma é feito pelo gerente de projetos que escolhe a maneira de gerenciar as atividades: subsequente ou concomitante. Nem sempre é possível terminar uma atividade para depois dar início à outra. Algumas tarefas precisam ser aceleradas para não comprometer o prazo final das entregas.

O gestor aplica o Fast Tracking acelerando o andamento de atividades paralelamente sem fazer mudança no escopo. Ele pode diminuir o tempo de realização das atividades ou comprimir as entregas. As equipes vão paralelizar as tarefas sem causar prejuízos ao valor e ao prazo final informado ao cliente. Porém, o gerente deve estar atento aos riscos para conseguir evitá-los.

As práticas que agilizam a execução dos projetos

Alguns cronogramas não podem ser reduzidos ou ter atividades realizadas paralelamente. É importante evitar retrabalhos, pois isso causaria atrasos. A técnica Fast Tracking exige mais tempo para planejamento de entregas e também a revisão do cronograma. Todavia, algumas práticas que ajudam a agilizar a execução das atividades utilizando os recursos disponíveis.

Ao fazer o planejamento de um projeto, leva-se em consideração o objetivo principal dele, as atividades que serão realizadas para que esse objetivo seja alcançado, os recursos (humanos, materiais, financeiros) utilizados nessas atividades e, finalmente, o prazo no qual tudo será entregue.

Não entregar um projeto no prazo estipulado, por melhor que seja o resultado, pode prejudicar o momento de glória do gerente de projetos responsável. Mas existem algumas práticas conhecidas por gerentes mais experientes que ajudam a agilizar a execução das atividades utilizando os recursos disponíveis. O fast tracking é uma delas e possibilita a entrega de atividades em tempo menor, porém, com certo risco.

Fast Tracking: Agilizando processos

Ao planejar um projeto, é comum que o gerente estipule uma ordem que deve ser seguida para a realização das atividades. Em vez de iniciar uma tarefa após a finalização de outra, o gerente pode optar pelo fast tracking e realizar tarefas simultâneas (também chamado de overlapping). Mas nem todas as tarefas podem entrar no fast tracking e, além disso, existem riscos atrelados a esta prática.

Vantagens e desvantagens do Fast Tracking

Um simples exemplo nos permite descrever o que é o Fast Tracking e entender os riscos envolvidos. Vamos imaginar um jantar em família. Para realizá-lo é necessário preparar o prato principal, a sobremesa e colocar tudo na mesa.

A mãe de um lar leu sobre o fast tracking e decidiu utilizar seus recursos, nesse caso, humanos, para que o jantar seja servido às 20 horas. Ela então pediu que o marido fizesse a sobremesa seguindo sua receita, enquanto o filho ficou encarregado de arrumar a mesa.

O jantar pode sair delicioso e dentro do horário, porém, existem alguns riscos que podem prejudicar não só a qualidade do jantar como também o prazo.

Os riscos desse projeto

1. O filho pode esquecer alguns itens importantes para compor a mesa;
2. A mãe pode ficar tão preocupada com as tarefas delegadas que acaba deixando a comida queimar;
3. O marido erra na receita e a sobremesa pode ir “por água abaixo”.

A falha na atividade do filho provocará o retrabalho da mãe e, possivelmente, um atraso na hora marcada. As falhas da mãe e do marido são ainda piores, gerando a necessidade de refazê-las, além do gasto de mais recursos financeiros em novos ingredientes ou na compra de uma refeição e sobremesa prontas. Em todos os cenários descritos o projeto terá um atraso no prazo final.

Vantagens

• Ótima tática para manter o projeto no prazo, para compensar atrasos ou para a entrega adiantada;
• traz satisfação para os clientes, pois receberão o projeto no prazo estipulado.

Desvantagens

• Oferece risco;
• pode gerar a necessidade de refazer tarefas que foram concluídas de maneira errada;
• pode causar perda de recursos;
• pode atrasar ainda mais o projeto.

Prazo não é tudo

Um dos principais objetivos do gerente de projetos é fazer a entrega dentro do prazo estipulado, porém, outros objetivos, não menos importantes, também são levados em consideração, como o próprio foco do projeto, seus recursos e a qualidade do trabalho feito. Um projeto entregue no prazo sem essas características certamente será um fracasso.

Para tomar a decisão correta sobre quais atividades poderão entrar no fast tracking, é preciso levar em consideração a integridade geral do projeto. O gerente é responsável pela avaliação da necessidade e dos riscos da aceleração de projetos, portanto, pesquise bastante antes de se decidir. Foque, em primeiro lugar, na qualidade!

Agora você sabe o que é Fast Track Plan! Conte com a ajuda especializada da Project Builder oferece soluções voltadas à gestão de projetos e fornece o melhor software de gerenciamento do mercado. A empresa é reconhecida dentro e fora do Brasil pela excelência no atendimento ao público e por utilizar a metodologia tradicional PMBOK, Prince2.

E você, já realizou o fast tracking e gostaria de nos contar como foi ou ainda tem alguma dúvida? Entre em contato conosco!

Vi recentemente em uma viagem, uma propaganda muito inteligente no assento do avião que dizia assim: seu mais novo concorrente não existe essa manhã. Essa frase usada no slogan de um Big4 me fez refletir o quanto eles estão certos. Em um cenário onde o número de concorrentes cresce todos os dias, a informação que auxilia na tomada de decisão do consumidor nunca foi tão importante.

As informações necessárias para escolher o melhor caminho e ter segurança das ações estratégicas, precisa ser simples e estar acessível, pois é com elas que as organizações se tornarão mais inovadoras e produtivas, são elas que também vão colaborar na redução de custos e em tirar a atenção de projetos que só drenam a energia.

O desafio começa na hora de escolher como organizar estas informações, afinal são dados que não tem mais fim e chegam por softwares de informação como ERPs, CRMs e PPMs, por e-mail, redes sociais, feeds, mídias convencionais, newsletter, apps etc. Neste ponto o bicho pega e é ai que surge a relevância de saber o que é um dashboard.

Deseja saber como os dashboards vão te ajudar a dar atenção a aquilo que é mais importante e consolidar informações secundárias? Continue a sua leitura!

Os tipos de dashboards

A ferramenta auxilia os gestores a fazer o gerenciamento dos dados, que são organizados, armazenados e exibidos em uma única tela. Por meio dela, o acesso às informações que provém de várias fontes é facilitado. O principal objetivo dessa solução e permitir a correta interpretação dos resultados empresariais. Confira alguns tipos de dashboard!

Dashboard estratégico

Dashboard estratégico é utilizado para o monitoramento dos status dos indicadores de desempenho. A ferramenta de relatório é muito importante para os gerentes e executivos, pois as informações são atualizadas frequentemente. O painel pode ser visualizado uma vez ao dia para que os líderes empresariais tenham conhecimento das informações relacionadas à empresa.

Dashboard operacional

O dashboard operacional é indicado para a geração de relatórios. A ferramenta monitora os processos organizacionais que são alterados com frequência e rastreia a atuação dos indicadores e métricas. Nesse tipo específico, as informações são constantemente atualizadas e os painéis podem ser analisados diversas vezes por dia. Desse modo são averiguados os progressos referentes às metas e objetivos.

Dashboard tático

Esse dashboard influencia nas decisões relacionadas aos recursos da empresa que são mobilizados para alcançar objetivos em um prazo médio. Portanto, o painel é planejado com a finalidade de obter indicadores e métricas relevantes em um período maior de tempo. A ferramenta é aplicada pela alta gerência que toma as decisões mais relevantes sobre o futuro das organizações.

Dados visualizados nos dashboards

Diversas informações são expostas pelos dashboards. Essas ferramentas rastreiam uma variedade de números de acordo com as necessidades de cada negócio. Elas podem ser configuradas para apresentar qualquer tipo de dados que seja útil para os gestores, por exemplo, vendas, receitas, métricas de agendamento, taxa de retorno dos investimentos (ROI) e muito mais.

Os gerentes podem acessar dados sobre lojas virtuais, atendimento aos clientes, unidades filiais, disponibilidade de equipamentos, sistemas críticos, processos produtivos, índices de desperdício, desempenho fabril, máquinas e equipamentos ociosos etc. As informações podem ser separadas por categoria ou então visualizadas de forma geral.

Sendo assim, um dos objetivos do dashboard pode ser apontar a data ideal para o término de projetos, o orçamento disponível, o ritmo das atividades, a largura de banda dos membros das equipes, entre outros. Os painéis respondem as dúvidas diárias dos gestores, pela comparação dos dados e pela geração de relatórios de progresso.

Como você pode observar, as empresas utilizam os dashboards de maneira distinta. As ferramentas são criadas conforme os propósitos e objetivos que a equipe de tecnologia de gestão definem antes de sua implementação. A solução é construída de acordo com as respostas que os gestores precisam para monitorar a performance do negócio.

Os dashboards fornecem os dados mais relevantes para a realização de análises. Por exemplo, índice de liquidez, ligações do call center, time de vendas, produtos mais vendidos, oportunidades interessantes, fontes de tráfego, informações de site, crescimento dos negócios, conversões, funil de marketing, disponibilidade de recursos etc.

Benefícios do dashboard

Existem vários benefícios provenientes do dashboard, tendo em vista que ele permite o acesso, a interação, o controle e a avaliação de informações que atualizadas em tempo real. A ferramenta propicia o alinhamento entre os departamentos da organização, aumenta a competitividade e melhora a sinergia entre as equipes. Veja a seguir outras vantagens que merecem destaque!

Aumento da eficiência

A aplicação da ferramenta eleva a eficiência de forma rápida por que agiliza as medidas que devem ser tomadas para o sucesso da empresa. A implementação do dashboard é importante para o monitoramento eficiente das atividades de uma organização. Além disso, ele promove transparência, integração e engajamento entre os times de todos os departamentos.

Melhora dos processos de tomada de decisão

A melhoria dos processos que envolvem a tomada de decisões é uma consequência do uso de dashboard. Os gestores observam o desempenho e os processos se tornam mais intuitivos, com dados precisos e robustos. As equipes de trabalho são gerenciadas para que tenham o mesmo objetivo e uma comunicação mais eficaz. A ocorrência de erros diminui e mutos prejuízos são eliminados.

Visibilidade dos dados

Dashboards tornam os dados visíveis de qualquer lugar e a qualquer momento por meio de dispositivos móveis. Uma aplicação mobile mostra as informações quando for preciso para facilitar a realização de reuniões. Um dashboard é uma ferramenta de Business Intelligence (BI) semelhante a um painel que as empresas usam para visualizar dados.

Passo a passo para a criação de um dashboard

A ferramenta possibilita o monitoramento dos indicadores e dos resultados em tempo real, de modo que é extremamente útil para facilitar as tomadas de decisões. Também podem ser visualizadas as informações por períodos, caso o gestor configure a solução. Observe abaixo um passo a passo para criar um dashboard que atenda as suas expectativas!

Defina o objetivo

Inicialmente, é preciso definir o objetivo do projeto do dashboard para que a ferramenta responda aos questionamentos funcionais relativos à gestão do negócio. Por este motivo, faça uma reflexão sobre os principais indicadores que oferecem os dados relevantes que servem ao gerenciamento das atividades e facilitam a tomada de decisão.

Escolha o tipo de dashboard

Após definir a finalidade do projeto, escolha o tipo apropriado e que contenha medidas para atender as demandas da sua organização. Considere os profissionais que vão trabalhar com o dashboard e aplicar a inteligência das informações em suas rotinas. A modalidade da solução será definida conforme o grau de hierarquia dos colaboradores que vão utilizá-la.

Crie um esboço

Faça um esboço das informações que deverão aparecer no painel para facilitar a seleção das cores adequadas, bem como a disposição de cada dado. Para isso, você poderá criar o modelo utilizando o Microsoft Excel, que tem uma funcionalidade específica para criar esboços e disponibiliza painéis com indicadores gráficos. Isso pode ser feito na planilhas eletrônicas ou outra ferramentas adequadas.

Elabore um layout

A escolha do layout deve ser feita com bastante cuidado, visto que os dashboards são expostos durante um período de meses ou anos. Os analistas e outros profissionais fazem uso deles e observam os indicadores todos os dias. Por isso, opte por uma alternativa que esteja harmonizada com o estilo das informações e cujo design facilite a interpretação dos dados.

Selecione um software apropriado

Você vai encontrar no mercado uma infinidade de softwares ou ferramentas para criar o seu dashboard. Uma delas é o Excel, que é útil para a criação de planilhas eletrônicas. Mas existem outras que são específicas para essa finalidade, as quais são mais ágeis e oferecem opções avançadas para a integração dos dados.

Dicas importantes sobre dashboard

Uma confusão comum para que está começando no mundo do Business Intelligence é achar que BSC e dashboard são sinômimos. Errado. A grande diferença entre os dois, é que um dashboard, funciona como o velocímetro do seu carro, ele mostra o estado em um determinado momento. Já um scorecard, por outro lado, mostra a evolução ao longo do tempo para objetivos específicos.

Projetos do dashboard e scorecard são cada vez mais convergentes. Por exemplo, alguns dashboards da área comercial também incluem a capacidade de acompanhar o progresso em direção a um objetivo. Um produto que combina elementos de ambos os dashboards e scorecards é por vezes referido como um dashbord de avaliação.

Agora, antes avançar com a construção do dashboard da sua empresa, vale a pena lembrar que a função dele é compartilhar informações com um grupo especifico de usuários com ansejos e necessidades específicas. Por exemplo, um gerente de portfólio que precisa acompanhar a evolução dos projetos de sua carteira de investimento.

Se ele não tiver acesso a informações realmente relevantes, gera o risco dele investir energia em coisas que no fim das contas tem valor para o negócio – apesar da maioria dos painéis de controle exiberem KPIs, essas métricas precisam ser relevantes para cada público dentro da empresa. Acompanhe outras dicas que são consideradas relevantes sobre dashboards!

1. Bonito não é o objetivo, a comunicação é o objetivo

Não é sobre o quão bonito é o painel, com seus gráficos de pizza, barras ou animações, é sobre sua capacidade de se comunicar de forma rápida e clara a informação certa na hora certa e da melhor forma possível! Desta forma tomada de decisão se torna mais rápida e baseada em fatos relevantes. Em suma: Bonito não é o objetivo, a comunicação é o objetivo.

2. Em todo lugar e a qualquer hora

Se não é possível ter acesso a informações em tempo real, como uma empresa vai estar apta agarrar uma oportunidade ou evitar uma crise? Como você pode compartilhar idéias e despertar conversas com outros decisores envolvidos de forma rápida e imediata? A resposta é simples, tudo está e deve estar online, do seu software de gestão de projetos ao seu sistema de RH. O trabalho fica mais rápido, inteligente e conveniente. A mesma coisa vale par ao dashboard, eles precisam estar disponível online.

3. Varias abas não é uma boa opção. Tudo deve estar em uma só tela

Todos os relatórios e informações relevantes devem ser exibidos em uma única tela, sempre que possível, ao fazê-lo, ele deve permitir analisar os dados de forma mais rápida e com maior facilidade de compreensão.

O cérebro humano tem mais capacidade de visualizar todas as fontes de informação inter-relacionados em conjunto, desta forma, é possível entender a importância e significado global de um conjunto de informação com maior precisão. Ele também permite comparações mais fáceis e rápidas entre os diferentes tipos de gráficos, bem como a identificação de tendências e relações dentro do conjunto de dados global, levando a uma percepção mais profunda. Um painel que é mais longo do que o comprimento de uma tela, e requer o deslocamento, é menos eficaz. Isso ocorre porque o cérebro é capaz de armazenar apenas uma pequena quantidade de informação na memória de curto prazo.

4. Comece com uma imagem grande, sem esquecer dos detalhe

As informações devem ser apresentadas em uma série de relatórios de resumo de alto nível que rapidamente fornecem uma visão geral do que está acontecendo em um ambiente organizacional, que permitem aos usuários se aprofundar em detalhes subseqüente para diagnosticar por que algo ocorreu e revelar sua origem

5. Assegurar o alinhamento natural e ordem lógica de gráficos

Um estudo recente descobriu que layouts de página web que as pessoas compreendem de forma rápida. A pesquisa encontrou evidências que os usuários experientes da Internet têm formado respostas automáticas de atenção e padrões de busca baseados em normas da página web ou design de interface web.

Portanto, como hoje em dia quase qualquer destinatário de um painel BI seria classificado como um “usuário de Internet experiente”, a posição das informações dentro de um painel de controle deve estar em conformidade com as normas previstas de layout de página web para auxiliar a compreensão da informação.

Por exemplo, todos os menus devem ser deixados, ajustadando sempre que possível, guias adicionais devem ser posicionados na parte superior do painel de instrumentos, e se o deslocamento é necessário, em seguida, os usuários devem se deslocar para cima e para baixo, em vez de através da tela.

Além disso, os gráficos dentro do painel devem ser ordenados de uma forma que permite o consumo mais rápido w fácil das informações. Por exemplo, o posicionamento de uma série de cinco relatórios sobre um painel, onde o significado da primeira não pode ser plenamente compreendido até que o usuário tenha lido o quarto, acarreta em má compreensão da informação como um todo.

6. Personalização é a chave

Os relatórios e visualizações associados devem ser personalizados para atender às necessidades e demandas específicas do destinatário (individual ou grupo) relevante para o papel funcional dessa entidade para a organização, para apoiar a tomada de decisões adequadas e oportunas de cada unidade. Não seria muito útil permitir a equipe de marketing saber sobre as iniciativas de RH, certo?

7. Efetivamente destacar as informações mais importantes

Painéis de boas práticas devem ser concebidas de modo a chamar a atenção dos usuários para OS PONTOS MAIS RELEVANTES (viu como seu olho parou na frase) da informação dentro de um dashboard. Para conseguir isso, você deve evitar:

Desordenar o painel com tipos de gráficos visualmente gratuitos que resultam em um assalto sobre os olhos, e, portanto, falta de destacar / elevar um único ponto (s) de importância acima de outros dados exibidos

A seleção de um fornecedor cuja interface painel é visualmente gratuita e, portanto, distrai / diminui a partir dos dados que está sendo exibido

8. Erros que devem ser evitados com dashboards

É normal cometer equívocos na construção de um dashboard. Afinal de contas, o profissional terá que definir os dados que serão destacados no painel, como eles serão tratados e exibidos e outros detalhes. Os erros mais comuns estão relacionados ao propósito ou objetivo da análise, pois essa meta guia o estudo e a organização do painel.

Essas são as coisas que você precisa saber sobre que é um dashboard! Não utilize indicadores que não sejam importantes para o desempenho e gestão de projetos e não cometa a falha de não contextualizar as informações de maneira que os colaboradores não conseguirão compreender o que estão visualizando. O excesso de informações poderá saturar os colaboradores.

Pronto agora você pode continuar seu projeto de BI sem preocupação. Se ficou com alguma dúvida, deixe aqui o seu comentário!

Você e sua equipe já trabalharam bastante no planejamento, pensaram em todos os detalhes, listaram as atividades que serão realizadas ao longo do projeto, revisaram prazos, verificaram custos e recursos. Agora, chegou a hora de efetivamente dar início ao projeto, realizando a reunião de kick off com o cliente.

É certo que vocês já sabem o que deve ser feito, mas ter todos os envolvidos cientes e alinhados é fundamental para garantir o sucesso da gestão de projetos. Isso evitará conflitos no futuro, além de tornar o fluxo de trabalho mais ágil e livre de erros. Portanto, a reunião de kick off deve ser sua primeira grande conquista.

Quer saber como não falhar nesse momento? Então, continue a leitura e aprenda 18 dicas que foram preparadas para organizar uma boa reunião de kick off!

O que é a reunião kick off?

A reunião kick off também é conhecida como reunião de passagem, pois o significado dos termos em inglês, quer dizer o início de uma atividade ou evento. Ela deve durar no máximo 3 horas, sendo conduzida por um profissional responsável por projetos e com o compartilhamento de dados para o esclarecimento de dúvidas dos interessados.

Qual é a importância da reunião kick off?

O mercado atual é altamente competitivo e o nível dos clientes cada vez aumenta mais. Sendo assim, as empresas precisam se organizar melhor a cada dia, fazendo uso de diversas ações para entregar soluções, serviços ou produtos que agreguem valor à clientela.

A reunião kick off é indispensável para aprimorar o desempenho dos colaboradores e dos gestores na realização das suas atividades. É importante fazer reuniões que sejam impactantes e estratégicas, bem planejadas e de acordo com os padrões da empresa. Esse é um segredo para que os seus projetos tenham sucesso e para que você tenha acesso aos benefícios do gerenciamento, por isso, organize uma apresentação priorizando os objetivos do encontro.

Aproveite a reunião para falar com todos os envolvidos e fazer o alinhamento das ideias. Esse é um momento crucial que deve impressionar o cliente e servir para difundir informações. Se o encontro for preparado com antecedência, o tempo vai passar, mas os participantes não se esquecerão dele. Utilize-o para gerar expectativas e pautas para o futuro.

Por que fazer uma reunião de kick off?

Muitos projetos fracassam justamente por não contarem com o preparo adequado. Enquanto a equipe tem uma ideia do que será feito, o cliente pode ter outra, completamente diferente, mesmo que todos os pontos já tenham sido discutidos. A reunião de kick off serve para alinhar os pensamentos de todos, rever os pontos mais importantes do planejamento e eliminar toda e qualquer dúvida ainda existente.

É por isso que todos os envolvidos devem estar presentes. Trata-se do momento certo para você motivar equipe e cliente, mostrando que, com um bom trabalho e um fluxo correto de comunicação, todos os desafios serão superados e o sucesso estará muito próximo.

Se bem realizada, a reunião de kick off pode garantir a execução de todo o projeto. Muitos problemas são evitados com ela, uma vez que as expectativas de todos são alinhadas e cada etapa é revisada de maneira abrangente. Assim, atingir os resultados esperados torna-se uma tarefa fácil e simples.

E como iniciar sua reunião?

Uma reunião de kick off bem conduzida pode trazer grandes benefícios para o desenvolvimento do projeto, pois o cliente terá todas as informações de que precisa para acompanhar a evolução dos trabalhos, criando uma relação de confiança com a equipe. Sendo assim, na hora de planejá-la e conduzi-la, seja cuidadoso e se atente aos seguintes passos:

1. Alinhe as expectativas

O alinhamento de expectativas é o primeiro passo para uma reunião de kick off bem-sucedida. Esse é um ponto crítico. Se estiverem mal alinhadas, cada profissional terá uma perspectiva diferente sobre os resultados do projeto. Assim, na hora de verificar os resultados, é muito provável que alguns não enxerguem que aquela foi uma iniciativa de sucesso.

Para que o alinhamento de expectativas seja eficaz, liste os pontos que serão abordados durante o encontro. Busque, também, determinar como a reunião será conduzida e até mesmo sua duração. Isso ajudará a manter todos os envolvidos focados nos objetivos do encontro, evitando a dispersão.

O processo de alinhamento de expectativas envolve uma completa revisão dos objetivos de cada etapa do projeto. Mostre o ponto de partida delas e verifique sempre se todos entenderam cada fator envolvido. Isso garantirá que os colaboradores atuem de acordo com os objetivos do negócio e evitará que, ao final de uma etapa, o time tenha que refazer algo.

2. Introduza a equipe

Conquistar a confiança do cliente logo no primeiro momento o transformará em um grande aliado durante todo o projeto. Uma forma de começar com o pé direito é simplesmente apresentar a equipe que desenvolverá a solução, citando brevemente o nível de experiência profissional e de conhecimentos que agregarão valor ao produto final.

Fornecer e-mails e telefones de pessoas-chave para que o cliente possa manter um contato direto também ajuda a estabelecer uma relação baseada na confiança e na cooperação. Os canais de comunicação devem ser abertos e acessíveis. É importante que todos consigam trocar ideias e atuar de maneira colaborativa sempre que for necessário.

A boa comunicação torna os times mais unidos e eficientes. Todos terão uma rotina de trabalho em que dados importantes podem ser trocados a qualquer momento. Com isso, a resolução de problemas torna-se ágil, o número de erros cai e as entregas de resultados ficam mais rápidas.

3. Retome o escopo

O primeiro ponto prático a ser abordado é a definição do escopo. Em poucas palavras, trata-se de um resumo de todos os limites do projeto. Nele, são listados o que será feito, o que não deve ser executado e até que ponto há uma flexibilidade para mudanças ao longo da iniciativa.

Relembre a todos os objetivos e as metas do projeto, assim como as premissas, as restrições, o gerenciamento dos riscos e outros detalhes que sejam importantes para dimensionar o que será feito. Um alinhamento de escopos eficaz reduz as chances de o projeto ter uma série de problemas, como o estouro do orçamento causado por um grande aumento das atividades previstas.

Além disso, as chances de o gestor perder o controle sobre o projeto são elevadas. Sem que ele saiba até que ponto cada time pode atuar, desvios ocorrerão com maior frequência, o que atrasará a finalização de etapas e tornará a rotina de todos menos eficaz. Portanto, sempre inicie um projeto a partir do momento em que os escopos estão bem-definidos.

4. Apresente o cronograma

O cronograma de execução também deve ser discutido na reunião de kick off, pois consiste na garantia de que o cliente sabe exatamente como e quando serão realizadas as entregas do projeto. Dessa forma, não haverá motivos para discordâncias posteriores. Se houver qualquer tipo de questionamento em relação ao cronograma, anote para uma verificação futura.

Revise todas as etapas do projeto. Repasse custos, metas e datas. Verifique também se todos os que serão afetados por uma atividade ou rotina já estão preparados.

A apresentação do cronograma evita que a companhia tenha de fazer modificações durante a execução do projeto nas datas e nos horários definidos previamente. Como todos estarão conscientes dos dias em que os processos críticos serão executados, será mais fácil para cada time preparar-se para as mudanças planejadas.

5. Mostre os custos

Outro ponto bastante importante a ser abordado na reunião de kick off está relacionado ao levantamento de custos do projeto. Esse dado é fundamental para que o cliente saiba quanto está investindo e qual será o retorno obtido após a implementação total da solução.

Lembre-se de que, em um projeto, especialmente os de grande porte, as chances de os custos operacionais elevarem-se rapidamente são altas. Os gastos com a iniciativa podem aumentar a qualquer momento e por uma grande quantidade de motivos, sendo quase impossível a redução de custos.

Erros, atrasos, falta de materiais e mudanças no escopo estão entre os principais. Saber como controlá-los e ter um time de profissionais capazes de atuar de maneira econômica auxilia a empresa a executar tarefas sempre da melhor maneira possível, buscando maximizar o retorno sobre o investimento realizado.

6. Liste os stakeholders

Por mais que o projeto seja uma solução personalizada para o cliente, podem existir outros stakeholders envolvidos que impactem significativamente em sua condução. Relembrar quem são eles, seu nível de importância e como serão tratados servirá para que a equipe e o cliente estejam cientes de seus esforços.

Durante um projeto, o conhecimento desse fator evita problemas e conflitos internos. Gerentes e stakeholders saberão seus respectivos papéis, a quem responder e como as suas atividades devem ser executadas. Como consequência, será mais prático gerenciar as rotinas e o fluxo de trabalho.

7. Anuncie os indicadores

Você também pode apresentar os KPIs de sucesso do projeto, demonstrando como o desempenho da equipe será avaliado. Lembre-se, afinal, de que pessoas cientes do que é esperado delas são mais engajadas e trabalham por resultados concretos.

Cada indicador auxiliará todos a mensurar fatores como o resultado de uma etapa, o nível de produtividade e a qualidade do trabalho do time. Além disso, as métricas dão uma visão abrangente sobre o funcionamento de todos os processos do projeto.

Não se esqueça de definir, de maneira eficaz, as métricas que serão utilizadas durante o projeto. Para que isso seja possível, você deve avaliar o perfil de cada time, suas capacidades e o que é esperado para a equipe.

Indicadores muito elevados podem dificultar a identificação de um trabalho bem executado. Ao mesmo tempo, uma métrica abaixo do que se espera dos profissionais pode dificultar o rastreamento de falhas e pontos a serem melhorados.

8. Estabeleça os canais

Já que o cliente precisa ser informado de tudo o que ocorre no projeto, estipule como, quando e por que ele será informado. Definir a frequência das comunicações, quem será o responsável por manter o contato e qual tipo de comunicação será estabelecido o deixará mais tranquilo e fortalecerá os laços e a gestão da equipe do projeto.

Só não vale falhar nesse compromisso, deixando de informá-lo sobre o andamento dos trabalhos, ok? Um bom fluxo de comunicação contribui para que todos tenham maior segurança diante do trabalho que está sendo executado. Faça relatórios regulares, apontando o progresso do projeto, os resultados obtidos e o que foi mensurado pelas métricas.

Também inclua, durante as comunicações, os problemas e desafios encontrados. Mencione o que foi executado para eliminar falhas e quais são as medidas adotadas para evitar a recorrência do problema. Ao mesmo tempo, busque por feedbacks, garantindo que a iniciativa está no caminho certo diante do que é esperado por todos.

9. Escolha a metodologia

A gestão de projetos é uma vantagem competitiva para as empresas. Já pensou em gerenciamento em cascata ou metodologias ágeis de projetos? Uma única metodologia ou a combinação de duas, ou mais? Definir a forma com que o time trabalhará é de suma importância para que todos atuem em sinergia, contribuindo uns com os outros para maximizar os resultados do projeto.

A escolha da metodologia deve ser feita de acordo com o perfil do projeto. Identifique os desafios, as metas e os requisitos de cada etapa. Além disso, avalie como cada sistemática pode ser integrada aos fluxos de trabalho dos colaboradores envolvidos.

Uma má escolha nesse contexto impactará diretamente nos resultados obtidos. É justamente daí que parte a importância de uma decisão acertada: ela direcionará as rotinas de trabalho, os padrões e uma série de fatores existentes em cada etapa.

Se você preferir uma metodologia ágil, por exemplo, o cliente deverá estar ciente de seu funcionamento, de quais são suas vantagens e do que esperar em cada entrega. Ao mesmo tempo, se o negócio optar por um método com viés tradicional, garanta que o cliente saiba dos desafios dessa escolha e de como ela afetará os resultados.

10. Capriche na apresentação

Todas as informações que você preparar para a reunião de kick off devem ser apresentadas de maneira clara e acertada, visando manter o encontro produtivo e eficiente. Evite slides com muita informação — prefira sempre inserir um dado em cada lâmina, a fim de facilitar o entendimento.

É importante ser objetivo e claro na hora de passar informações importantes. Bons slides são aqueles que complementam a apresentação (e não os que são o “principal personagem”). Em outras palavras, utilize-os como uma ferramenta, e não a única forma de exibir o que será feito.

Lembre-se também de que a apresentação é apenas um ponto de apoio! Todos os convocados para a reunião devem ter recebido a pauta com antecedência — o que possibilita que listem seus questionamentos antes do encontro. Abra espaço para críticas e para solucionar dúvidas. Assim, todos sairão da reunião de kick off prontos para lidar com os desafios do projeto.

11. Aposte na negociação

Como é bastante comum que o cliente queira fazer ajustes de última hora no projeto, você deve estar preparado para a negociação. Pequenas alterações que não afetem a condução do trabalho podem ser facilmente aceitas. Em contrapartida, aquelas que colocam a equipe em xeque (como alterações de prazos) devem ser avaliadas com cuidado, de forma a não arriscar toda a iniciativa.

Negocie as mudanças focando nos resultados que elas trarão para o projeto. Avalie o impacto das medidas tomadas e tenha a certeza de que todos estão de acordo com os novos rumos tomados. Assim, o projeto manterá o seu sucesso ao término de todas as etapas e a companhia poderá ter um trabalho de ponta.

12. Determine metas realistas

Apresente o seu plano de ação com metas que sejam plenamente atingíveis pelos profissionais engajados de modo que eles tenham disposição para o trabalho a se realizado. Com metas claras, se torna mais fácil fazer a definição de funções dos membros da equipe e garantir que as tarefas sejam realizadas por alguém que tenha domínio do assunto. No entanto, elas precisam ser realistas para não acontecer atrasos e outros entraves.

13. Escolha o momento certo

Você vai precisar definir uma data para que a reunião aconteça. Para isso, confira com o cliente sobre a sua disponibilidade, analise as condições de trabalho da equipe para assegurar que todos estejam acessíveis e verifique se os seus membros não estão focados em outros projetos mais urgentes — antes de anunciar a data, dê uma olhada na agenda de compromissos.

14. Deixe o local da reunião preparado

O ambiente presencial e virtual devem ser preparados para evitar contratempos. Organize o espaço onde a reunião vai ocorrer e garanta que tudo esteja de acordo com as necessidades dos participantes. Isso vai evitar a perda de tempo, mas não se esqueça de conferir a apresentação e os equipamentos usados durante a transmissão das ideias.

15. Defina a performance

A performance mais importante não se refere apenas ao conhecimento técnico ou às habilidades administrativas. Trata-se de ter uma excelente comunicação e da capacidade de prender a atenção dos participantes do encontro, estabelecendo a liderança e o controle sobre a situação, já que você será o mentor para a sua equipe. Portanto, inicie cumprimento todos aqueles que entrarem no local.

Procure conversar com os conhecidos que forem chegando para a reunião. Assim que der início aos trabalhos, faça a sua própria apresentação e depois apresente a equipe sem perder o controle do diálogo. Esclareça que apresentará os objetivos do projeto, todavia, deixará espaço para responder perguntas que poderão ser feitas após a apresentação.

Seja flexível e responda às dúvidas que forem apresentadas, aceite as sugestões e informe que elas serão consideradas ou aplicadas. Demonstre para todos que o projeto não é pessoal, mas sim de todos os envolvidos, sendo que você somente será responsável por direcionar as ações para o sucesso do empreendimento.

Mostre que é capaz de atender a demanda e dar acesso à informação com a colaboração de todo o time foi cuidadosamente selecionado para as atividades. Fale também sobre a qualificação dos profissionais que vão atuar e participar ativamente da execução das ações. Dessa forma, você conquista a confiança do cliente e comprova que a empresa é eficiente.

16. Chame a atenção logo no início

Não tente apresentar números e dados estatísticos durante a reunião. Isso fará com que as pessoas concordem com eles, porém, pode ser que uma grande parte dos envolvidos não acompanhe o seu raciocínio. Prepare essa demonstração para que ela seja mais interessante, levando os participantes a interagir durante as explicações.

Pergunte sobre os problemas relativos à sua área de atuação, demonstrando que você também os identificou por meio de pesquisa e compreendeu os motivos e as justificações do projeto. Não se posicione como um vendedor, e sim como um facilitador ou auxiliador na realização de mudanças.

17. Peça o comprometimento dos envolvidos

Informe a todos que o projeto é realizável e que estará disponível nos canais de comunicação sempre que for necessário responder a questionamentos ou solucionar contratempos. Encante colaboradores e clientes sem fazer promessas miraculosas, mas sendo honesto, reconhecendo erros e corrigindo eventuais falhas.

Garanta que os componentes da equipe permaneçam motivados e engajados, com excelente nível de produtividade, durante a execução de todo o projeto. Isso pode ser um verdadeiro desafio, todavia, o trabalho em grupo deve ser pensado para que os profissionais demonstrem empenho na localização de soluções. Escute-os e auxilie quando surgirem dificuldades.

Se for possível, apresente as ferramentas, por exemplo, a Agile Team que serão utilizadas na realização das atividades. Perceba se todos sabem como usar os softwares com metodologia scrum, kanban ou outros programas e entendem o seu funcionamento. Peça ainda sugestões de outras ferramentas que podem ser úteis de acordo com as tarefas necessárias ao andamento do projeto. Se surgirem indicações, analise-as.

18. Faça o fechamento

No fim da apresentação, o gestor precisa responder a todos os questionamentos apresentados e não deixar que os clientes saiam com dúvidas. Confirme os objetivos antes de despedir-se e encaminhe os integrantes do time para que iniciem as suas tarefas imediatamente.

Por fim, tenha em mente que não existe uma forma correta e exata para fazer a reunião kick off. Você pode fazer a adaptação da prática e executar a ação conforme a cultura da empresa, o tipo de projeto a ser executado, o perfil dos clientes e dos profissionais etc. O que mais importa é que o encontro funcione e a equipe esteja alinhada.

A reunião de kick off é um dos pontos mais importantes das etapas iniciais de um projeto. Ela impactará diretamente em todas as rotinas da iniciativa, uma vez que é nesse momento que os profissionais alinharão estratégias e revisarão vários fatores críticos do projeto. Portanto, faça dela um ponto-chave para o início de um trabalho de qualidade e alta performance e acredite na importância da consultoria.

Enfim, essas são as 18 dicas para fazer reunião de kick off com o cliente e ser bem-sucedido na apresentação do projeto. Agora você já sabe o que fazer para ter uma boa reunião de kick off e quais são as estratégias são as mais utilizadas pelos gestores das grandes companhias! Não cometa erros, demonstre segurança durante o contato e ganhe o seu cliente com técnicas adequadas.

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Em um mundo de constante evolução tecnológica, uma das certezas que temos é que mudanças vão ocorrer tanto na nossa vida pessoal quanto na profissional. Nesse cenário, implementar tecnologias passou a ser visto pelas empresas como uma forma de melhorar processos e atingir resultados mais facilmente.

Porém, a velocidade com que as mudanças ocorrem fez com que novos sistemas e ferramentas, metodologias mais avançadas e equipamentos mais sofisticados trouxessem inquietações para os colaboradores nos mais diversos setores empresariais. O novo, o desconhecido e a mudança geram desconforto nas pessoas, independentemente do cargo que ocupam.

Como essas mudanças são inevitáveis, o grande segredo é conseguir ajustar toda a empresa para que os impactos sejam os menores possíveis. O objetivo deste post é apresentar algumas dicas para que você seja capaz de preparar a sua equipe. Além de orientações para engajar todos os colaboradores e mantê-los receptivos às inovações, mostraremos os passos necessários para a implementação de novas tecnologias.

Gostaria de saber um pouco mais sobre o assunto? Confira este conteúdo e fique por dentro!

Por que é fundamental preparar a equipe antes da implementação de novas tecnologias na empresa?
A implementação de novas tecnologias traz muitos benefícios. Porém, os procedimentos também geram resistência dos colaboradores que ficam inseguros com a chegada de novidades. Isso atrapalha a produtividade da organização e o rendimento dos funcionários, causa insatisfação e estresse para as equipes. Por esse motivo, é indispensável prepará-las para receber as inovações como algo positivo e benéfico.

É importante explicar para todos os envolvidos que as tecnologias são necessárias para otimizar as atividades de todos os setores empresariais, visto que elas fornecem dados que auxiliam os gestores na tomada de decisões mais assertivas. Além disso, melhoram a agilidade dos processos e aumentam a qualidade dos serviços ou produtos. Elas trazem excelentes resultados:

viabilizam soluções com segurança;
melhoram o controle por parte dos gestores;
aprimoram a comunicação interna;
auxiliam na interação entre os funcionários;
possibilitam a identificação e resolução de problemas;
ajudam no alcance de metas;
reduzem custos;
aumentam lucros;
aceleram o crescimento organizacional.
Com isso, a organização torna-se mais competitiva no mercado e poderá superar a concorrência. Essas melhorias trarão novas oportunidades para os colaboradores que já fazem parte da empresa com o surgimento de novos planos de carreira. Podem até ampliar o número de vagas se os administradores decidirem investir os recursos na ampliação dos negócios.

Ao trazer novas tecnologias, todos os setores a qual esta novidade seja aplicada se beneficiarão diretamente. Por exemplo: ao optar pelo aluguel de notebooks com tecnologia de ponta, as tarefas dos funcionários são facilitadas, trazendo junto novas oportunidades de capacitação e crescimento pessoal, assim como aumento da produtividade.

Quais são as consequências de não planejar adequadamente essa estruturação?
Para aproveitar todas as vantagens oriundas das inovações tecnológicas é fundamental fazer um planejamento adequado. Além de selecionar os fornecedores e ofertar treinamentos para parceiros e colaboradores, os líderes precisam conhecer profundamente as necessidades da empresa. Ao implementar as novas tecnologias, não deve-se desativar todas as soluções já utilizadas ao mesmo tempo.

Os sistemas anteriores terão que ser substituídos de forma gradual com o acompanhamento da adaptação dos usuários. Com isso, será possível retornar ao uso da solução antiga até que seja identificada uma alternativa viável. Se você decidir fazer grandes investimentos em tecnologia sem avaliar a capacitação dos colaboradores, poderá desperdiçar recursos e enfrentar diversos contratempos.

Provavelmente precisará optar entre treinar os funcionários enquanto as suas funções ficam paralisadas, ou fazer uma seleção de pessoas que já estejam preparadas para o manuseio das tecnologias. Não importa qual seja a escolha, vai gastar tempo e dinheiro para solucionar os problemas. O ideal é implantar gradualmente as soluções inovadoras e ir treinando as suas equipes.

Uma boa ideia é escolher os profissionais que sentem vontade de aprender sobre as inovações tecnológicas e treiná-los primeiro. Depois, eles vão transmitir o conhecimento obtido aos colegas de trabalho que assimilarão os novos métodos durante a rotina. Consequentemente, haverá colaboração entre os integrantes dos times e um esforço conjunto para a adoção das novidades.

Qual é a importância de executar um processo de implementação de novas ferramentas bem estruturado?
Toda empresa de sucesso reconhece o papel de destaque que a tecnologia pode ter para a criação de serviços e processos mais inteligentes. Ao longo dos últimos anos, o uso da TI se tornou fundamental para auxiliar empreendimentos de vários setores a otimizar seu ambiente de trabalho por meio de benefícios como a redução de custos, a integração de equipes e o aumento da automação.

Mas, para que a empresa possa realmente aproveitar os benefícios de uma ferramenta de TI, é fundamental que a implementação de tecnologia seja feita com cuidado. É preciso avaliar corretamente uma série de fatores que possam garantir baixo risco sobre o retorno obtido com o investimento e mitigar a possibilidade de a solução apresentar uma performance abaixo da esperada.

Uma solução para o gerenciamento integrado de projetos, por exemplo, deve ser integrada ao ambiente operacional considerando fatores como a segurança digital, o seu uso pelos diferentes times internos e as normas da empresa.

Isso auxilia o time de TI a realizar uma instalação mais robusta, capaz de evitar cenários de risco e entregar ao usuário uma aplicação eficiente e alinhada com as suas necessidades. Dessa forma, o resultado obtido com a ferramenta sempre será o melhor possível.

Quais são os passos necessários para implementar tecnologias com qualidade?
Como apontamos, integrar tecnologias ao ambiente de trabalho exige cuidados. A empresa precisa estar preparada para evitar cenários de risco e garantir que a solução tenha uma boa performance em médio e longo prazo. Veja abaixo os 14 passos para conseguir realizar esse feito e integrar a TI ao seu dia a dia sem problemas!

1. Defina qual tecnologia será utilizada
A definição de qual tecnologia será implementada deve ser feita preliminarmente. Em algumas situações, esse ponto exige a montagem de uma equipe interna, que ficará incumbida pela definição da solução que será utilizada.

Essa solução pode ser um sistema de gestão empresarial, uma nova metodologia de desenvolvimento de produtos, um novo planejamento e controle da produção ou até mesmo a utilização de novas ferramentas de automação de escritórios.

Implantações de ERP (Enterprise Resource Planning) exigem que todo um estudo de aderência do produto às características da empresa seja feito antes da tomada de decisão de qual sistema deve ser adquirido.

2. Faça uma ampla divulgação
Feita a escolha da nova tecnologia, o próximo passo é informar todos os colaboradores do que será implantado e os seus reflexos no dia a dia.

Deve-se utilizar todos os canais de comunicação disponíveis na empresa. Palestras são uma boa opção, pois permitem que as pessoas façam perguntas acerca do novo cenário que se aproxima.

Utilize os quadros de aviso, intranet, jornais internos e e-mails para atingir o máximo de pessoas. Seja o mais transparente e abrangente possível, evitando que conversas da “rádio-peão” minem a sua estratégia. Não deixe perguntas sem resposta e seja bastante seguro em seus argumentos.

Dê um nome especial para o projeto de implantação e utilize-o em todas as divulgações. Tenha o hábito de apresentar o cronograma de implantação com o seu status, em datas predeterminadas para tal.

3. Revele os ganhos
Apresente os ganhos que serão auferidos. Normalmente, são diferenciais produtivos ou de melhoria da qualidade. Eventualmente, a redução de custos também pode ser alcançada, mas é preciso avaliar todas as variáveis antes dessa revelação.

Não vincule a tecnologia à redução da mão de obra. Na atual situação nacional, com alto nível de desemprego, essa correlação poderá trazer insegurança à equipe e gerar um alto nível de resistência à mudança.

Mostre alguns exemplos de outras empresas que passaram por situação similar e enfatize que os propósitos são sempre de melhoria nos processos e nas atividades operacionais e gerenciais.

4. Escolha seus auxiliares internos
Escolha, dentro de sua equipe, aqueles colaboradores que são mais abertos e curiosos em relação à absorção de novas tecnologias. Pegue-os como parceiros ou como usuários-chave que o auxiliarão com os outros funcionários.

Caberá a esses parceiros agir como facilitadores para a divulgação, sensibilização e adaptação nos diversos setores da companhia.

5. Realize treinamentos
Realize treinamentos específicos, sejam eles de operação, sejam de gestão da tecnologia, para todos os colaboradores que efetivamente vão interagir com as novas ferramentas. Alguns usuários serão treinados apenas nas operações básicas, mas outros deverão ser preparados com conhecimento profundo do novo ambiente.

De nada adiantará a sua empresa adquirir um equipamento de última geração se não tiver, em seu quadro, uma pessoa que saiba operá-lo.

É fundamental que, durante o período de treinamento, os colaboradores estejam totalmente liberados para participar das atividades educacionais. Todos os envolvidos têm de aproveitar o máximo possível dos cursos.

6. Contrate consultores externos
Uma boa política é contratar consultores externos, de empresas especializadas, que tenham experiência e expertise na implantação de novas tecnologias. Eles podem ajudar na condução dos trabalhos tanto no que se refere à parte técnica quanto à parte comportamental.

Normalmente, esses consultores trazem também as melhores práticas que estão sendo utilizadas em outras empresas e em outros países — e que colaboram para o dia a dia das pessoas.

Os fornecedores de hardware e software voltados para soluções corporativas contam com uma equipe especializada para a implantação. Porém, sempre é interessante que exista um ou outro consultor específico e autônomo, que possa auditar e diagnosticar possíveis falhas na condução do projeto.

Esses profissionais são conhecidos como consultores de qualidade e devem acompanhar todas as etapas da implementação. O sucesso depende muito de sua participação e envolvimento.

7. Inclua a gestão de mudanças
Um dos objetivos que podem ser alcançados com a participação de consultores externos é a gestão de mudanças. Esse assunto é de fundamental importância, pois está intimamente ligado às alterações que ocorrerão no cotidiano das pessoas.

Para tal, é primordial uma comunicação eficiente e a realização de eventos com a presença das equipes de implantação e os usuários que terão a responsabilidade de prosseguir com a operação da nova tecnologia.

8. Defina metas e objetivos
Defina metas e objetivos não só para a implementação da nova tecnologia, mas também para o pós-implantação. Determine alvos factíveis de maneira que tragam incentivo e motivação para serem atingidos. Metas de difícil alcance acabam servindo como um fator inibidor e atrapalham mais do que ajudam.

Crie mecanismos de premiação de metas alcançadas e estimule a meritocracia como um diferencial de sua organização. Esse novo modelo de gestão tem trazido grandes benefícios tanto para as corporações quanto para os colaboradores.

As empresas conseguem melhores resultados e os colaboradores são recompensados de várias maneiras. Essa é mais uma forma de manter a equipe focada, engajada, motivada e preparada para futuras mudanças.

9. Mostre que a tecnologia não substituirá ninguém
Para obter sucesso na implementação das novas tecnologias, é preciso enfatizar que elas não vão substituir os colaboradores. Caso contrário, eles vão resistir ou tentar boicotar o uso delas para garantir a sua vaga de trabalho. Reforce que o objetivo da mudança é a facilitação das atividades e a automatização dos processos para eliminar a resistência às alterações.

Explique que as soluções são complementares, eliminando os medos e as dúvidas dos funcionários envolvidos. Antes de iniciar os procedimentos para implantar os sistemas, fale abertamente com os colaboradores deixando-os cientes do que está sendo planejado e de que eles serão preparados para manusear essas ferramentas. Dessa maneira, todos estarão mais preparados para lidar com as modificações.

10. Identifique os profissionais mais empolgados com as novas tecnologias
Observe os funcionários para encontrar aqueles que estão mais acessíveis à aceitação dos novos desafios. Analise o perfil e encontre aqueles que serão peças chaves para iniciar a implementação das inovações tecnológicas na empresa. Essas pessoas conseguem se adaptar facilmente às modificações, aprendem rapidamente e transmitem as novidades para os colegas, permitindo o êxito das estratégias.

11. Conscientize sobre a importância da mudança
Deixe claro que não haverá demissões após a implementação das tecnologias. Os colaboradores, conscientes de que ninguém perderá o emprego, vão ficar mais abertos às mudanças, já que as máquinas normalmente substituem pessoas em empresas de todos os segmentos. Se eles entenderem que a instituição precisa se atualizar para não perder espaço no mercado e encerrar as atividades, estarão mais dispostos a cooperar.

Divulgue as soluções selecionadas e as alterações que vão acontecer nas rotinas das pessoas para otimizar a capacidade produtiva. Prepare algumas palestras para mostrar as etapas, os métodos de implementação e os procedimentos relacionados aos trabalhos. Aponte a importância de contar com os benefícios advindos de sistemas atualizados que promovem melhorias na vida dos funcionários e gestores.

12. Ofereça suporte
Os investimentos em tecnologia englobam a oferta de capacitação aos colaboradores. Sendo assim, inicie com treinamentos para que eles se adaptem às alterações dos procedimentos externos e internos da empresa. Geralmente o suporte não exige muito tempo ou investimentos, desde que as pessoas queiram aprender a usar os novos sistemas e logo estarão trabalhando de forma ágil e eficiente.

13. Ouça a opinião da equipe
Você pode criar reuniões para tratar desses assuntos com maior transparência e possibilitar o diálogo entre os grupos. Faça com que as equipes se sintam parte das mudanças, peça sugestões de ferramentas, envolva-os de modo que os integrantes percebam que também estão decidindo colaborar pelo futuro da empresa. Apresente o plano de ação por meio de uma comunicação efetiva e não permita que informações erradas sejam divulgadas.

14. Monitore os resultados
Use ferramentas de gestão para monitorar o desempenho dos colaboradores e os resultados das atividades. Elas serão muito úteis para solucionar dificuldades e identificar gargalos financeiros e operacionais que estejam prejudicando a lucratividade. O sistema de gestão ajuda os empresários a superarem as expectativas dos clientes, a evitarem falhas e retrabalhos.

Quais são as tecnologias que a empresa pode utilizar para aumentar o seu nível de inovação?
Para implementar tecnologias que sejam funcionais e que possam produzir vantagem competitiva para a empresa, o gestor deve estar atento às principais tendências do mercado. Veja abaixo quais são as soluções que podem ser utilizadas pelo seu negócio para gerar melhores resultados em áreas como a gestão de projetos e o atendimento ao consumidor!

1. Cloud storage
A computação na nuvem trouxe uma série de impactos positivos para as empresas. Ao investir no cloud computing, negócios ganharam mais mobilidade, capacidade de atender rapidamente a demandas do mercado e meios para eliminar o desperdício de recursos.

Parte disso se dá por meio do investimento no cloud storage. Nesse serviço, a companhia pode armazenar um conjunto de dados em um ambiente de nuvem, reduzindo os gastos com armazenamento e melhorando o nível de integração entre as equipes.

Durante um projeto corporativo, por exemplo, os profissionais poderão trocar informações rapidamente. Com um único clique, é possível definir o que será compartilhado e o nível de privilégios que o receptor terá para ler os dados. Assim, a companhia conseguirá trocar informações estratégicas rapidamente sem que os profissionais fiquem expostos a falhas de segurança.

2. Sistema de gestão de projetos
O sistema de gestão de projetos é uma ferramenta integrada para que o gestor possa organizar todo o fluxo de tarefas em cada etapa de modo centralizado. Nele, é possível verificar em tempo real indicadores de performance, a aderência da equipe a prazos, se existem pontos que demandam atenção e todos os que estão envolvidos.

O uso de uma solução de TI para gerenciar o projeto auxilia na manutenção de um fluxo de trabalho de alta performance. Do escopo do projeto aos prazos, tudo será gerenciado com precisão e integração. Assim, a companhia poderá evitar riscos e entregar o melhor resultado possível sempre.

3. ERP
O ERP é um sistema de gestão que pode ser integrado a todos os processos corporativos do negócio. Ele auxilia no gerenciamento centralizado de rotinas como a emissão de notas fiscais, a gestão de ativos, a troca de dados entre equipes e o controle das fichas de cadastro de profissionais.

Diante do seu alcance, o uso do ERP pode ser visto como uma forma de otimizar o trabalho de vários setores. A troca de dados entre equipes será mais ágil, precisa e segura. Além disso, o maior nível de automação, junto à maior precisão dos dados, evitará riscos de segurança e problemas causados por falhas na troca de informações.

4. CRM
O tratamento que o negócio dá a clientes é algo fundamental para garantir o seu sucesso. Quando a empresa acompanha demandas dos consumidores com cuidado e tem um atendimento bem estruturado, ela pode fidelizar mais pessoas e, assim, garantir receitas no futuro (mesmo que problemas ocorram).

Justamente por isso, muitas empresas buscam implementar tecnologias que possam otimizar o atendimento ao consumidor. Uma delas é o CRM (Customer Relationship Management, ou Gestão de Relacionamento com o Consumidor, em uma tradução direta), um software que permite a gestão unificada de todos os dados do consumidor e do seu histórico com a companhia.

Por permitir o acesso e a modificação de cada dado sobre o relacionamento do cliente com a marca em um único local, o CRM é um software crítico para melhorar o atendimento.

Graças a ele, os profissionais poderão escolher rapidamente a melhor forma de atender à demanda do consumidor, agilizar rotinas e melhorar a qualidade do seu trabalho. Como consequência, o cliente sempre terá uma experiência de alta qualidade.

O investimento no setor de TI já é reconhecido por grande parte do mercado como uma forma de tornar qualquer negócio mais eficiente e conectado às suas demandas. Ter uma infraestrutura de TI alinhada a elas auxilia a companhia a atingir melhores resultados em médio e longo prazo, graças ao aumento do nível de performance e inovação de todas as equipes.

Ao implementar tecnologias com cuidado, a empresa consegue integrar times, reduzir o número de erros, diminuir os gargalos operacionais e direcionar as suas estratégias com maior uso de dados. Assim, será possível tomar decisões de qualidade, evitar riscos e garantir que todas as demandas sejam atendidas rapidamente, pontos fundamentais para se tornar um negócio de sucesso no mercado atual.

Quais são os erros comuns no processo de implementação de novas tecnologias que devem ser evitados?
Na hora de implementar as novas tecnologias, os gestores devem ficar atentos para evitar alguns erros que são bastante comuns. Planejar a implantação de novos sistemas com pressa, fazer parcerias duvidosas e subestimar a segurança das informações são falhas que não podem acontecer, pois elas colocam em risco a saúde dos negócios. Veja outros erros que devem ser evitados:

falta de alinhamento das estratégias do negócio com os recursos tecnológicos;
treinamentos insuficientes;
ausência de estratégia de gerenciamento de softwares;
aquisições desnecessárias;
realização de parcerias inadequadas;
adquirir novas tecnologias que deixam os dados desprotegidos;
fazer mudanças repentinas sem observar os manuais de boas práticas.
Enfim, agora você já sabe como preparar a equipe para a implementação de novas tecnologias. A Project Builder oferece um software de gerenciamento de projetos que possibilita a organização ágil de todas as informações empresariais e a disponibilização em nuvem para acesso de qualquer lugar e a qualquer momento. Ele conecta os setores operacionais, táticos, estratégicos, além de integrar as pessoas!

Deseja obter mais informações sobre tema? Fale conosco e tire todas as suas dúvidas com profissionais especializados!

A certificação PMP (Project Management Professional) não é somente um requisito imposto por muitas empresas na hora de contratar alguém para uma vaga na área de projetos. Ela também dá ao profissional diferencial competitivo no mercado de trabalho.

Investir na sua capacitação com um título desse nível no currículo ainda resulta em salários melhores, compensando o alto investimento. No entanto, você não precisa gastar muito para ser um gerente de projetos credenciado pelo PMI® (Project Management Institute).

Confira algumas considerações a respeito da prova e 7 dicas sobre a preparação. Saiba como é possível fazer o teste e ser aprovado sem ter despesas exorbitantes.

Entenda como funciona o exame

É necessário estar ciente do formato da prova e verificar se você preenche os requisitos antes de começar a estudar a matéria — afinal, sua aprovação nada mais é que um projeto e todo o planejamento será orientado para haver sucesso nessa empreitada, sendo o teste aplicado da seguinte forma:

• 200 questões de múltipla escolha;
• com 4 alternativas cada;
• 4 horas de duração.

Uma das principais preocupações de quem busca a certificação PMP é o tempo: 72 segundos para responder cada questão. No entanto, é perfeitamente possível concluir a prova com sucesso se você trabalhar a agilidade de raciocínio durante sua preparação.

O exame normalmente é feito em língua inglesa, mas há opção de um segundo idioma, então você pode eleger o português. Ele é realizado em um centro certificador autorizado pelo PMI®.

Pontuação

Fato interessante: 25 das 200 questões não são contabilizadas na sua nota final porque funcionam como um experimento, sendo impossível saber quais são essas perguntas. Então, você precisa obter ao menos 106 dos 175 pontos possíveis.

Reprovação

Nesse caso, é possível entrar com requerimento, até um ano após a realização do último exame, para ter uma outra tentativa mediante pagamento das taxas de reavaliação. Vale constatar que você pode realizar esse procedimento até 3 vezes.

Confira a inscrição e os requisitos da certificação PMP

Qualificações mínimas devem ser atendidas por quem deseja prestar a prova, exigências variáveis conforme o nível de escolaridade da pessoa, que pode ter formação de quatro anos em curso de bacharelado ou apenas diploma de nível médio. Além disso, é necessário comprovar:

• experiência no gerenciamento de projetos;
• horas de liderança e direção de projetos;
• horas de formação em gerenciamento de projetos.

Os anos de prática e a carga horária mínima exigidos para quem é formado em ensino médio ou superior podem ser verificados na página do PMI® Brasil. Então, verifique sua elegibilidade.

Solicitação e resposta do instituto

A inscrição é feita pelo site do Project Management Institute mediante preenchimento de formulário com dados pessoais, informações sobre sua área educacional e de atuação em projetos.

O instituto retorna sua solicitação com um e-mail autorizando ou não o seu cadastro. Se a resposta for positiva, você pode proceder ao pagamento da taxa e receberá um código de elegibilidade para marcar a realização do exame.

É preciso fazer uma ressalva: 10% dos candidatos passam por uma malha fina do PMI®. O instituto pode requerer certificados de cursos, diplomas e declarações de profissionais que atestem a sua experiência em projetos e os dados apontados inicialmente por você na inscrição.

Nesse caso, o código de elegibilidade só será fornecido caso a documentação auditada seja aprovada. Então, fique de olho no seu e-mail para não perder nenhum contato ou prazo imposto pelo Project Management Institute.

Prepare-se para o exame sem gastar muito

O programa de certificação do PMI® é reconhecido pela International Organization for Standardization (ISO) 9001, evidenciando a notoriedade e credibilidade da titulação no mundo todo. O instituto ainda é referência global no gerenciamento de projetos, motivo pelo qual a taxa para realização da prova não é barata, assim como o material.

Usufruir da empregabilidade trazida pelo título de especialista na área, ganhar destaque e diferencial competitivo no mercado de trabalho, aumentar sua remuneração e atestar seu conhecimento gastando menos. Caso queira usufruir de todos os benefícios da certificação PMP gastando menos, trazemos na sequência algumas dicas valiosas.

1. Associe-se ao PMI®

Se você ainda não é membro do Project Management Institute, recomendamos que seja. O vínculo não é obrigatório para a obtenção do certificado, mas o associado tem vantagens econômicas substanciais quando deseja se candidatar para a prova em questão.

O custo de adesão é de apenas US$129 acrescidos de US$10 (taxa de inscrição), valor insignificante perto da economia que você poderá fazer. Primeiramente, quem se associa recebe uma cópia gratuita e atualizada em PDF do e-book “Project Management Body of Knowledge – PMBOK”, a bíblia do gerenciamento de projetos.

Ressalta-se: esse guia não é encontrado em lojas físicas ou virtuais por menos de R$260. Outra vantagem é a disponibilização de livros preparatórios para a certificação PMP no eReads PMI®, plataforma do instituto onde as obras podem ser lidas online.

Além disso, enquanto o não associado paga US$555 para realizar o exame, o associado do PMI® tem US$150 dólares de desconto. Faça as conversões e coloque as contas na ponta do lápis para concluir o quanto vale a pena se tornar membro do Project Management Institute.

2. Estabeleça um cronograma de estudos

Como tal medida ajuda você a gastar menos? O planejamento vai considerar o que você precisa estudar e quais recursos e materiais estão à sua disposição — ou seja, evita-se a perda de tempo e, consequentemente, de dinheiro.

Um bom ponto de partida na elaboração do cronograma de estudos é analisar a incidência dos temas nas questões. Enquanto responsabilidade profissional e encerramento correspondem a 18% das perguntas, 21% delas são sobre monitoramento e controle.

Planejamento e execução são as disciplinas mais recorrentes no exame de certificação PMP, com índices de 23% e 27%, respectivamente. Monte um cronograma realista conforme a sua disponibilidade de horários: passe no máximo 8 horas diárias em cima dos livros, fazendo resumos e simulados.

Canais de comunicação, gerenciamento do valor agregado e caminho crítico são exemplos de temas importantes para a sua prova, enquanto há apenas 10 questões sobre entradas e saídas, geralmente. Saiba estabelecer prioridades para realizar uma boa gestão de tempo e não jogar dinheiro fora.

3. Junte-se ao seu capítulo PMI®

Existem 15 unidades ligadas ao Project Management Institute no Brasil espalhadas por 14 estados, como São Paulo, Rio de Janeiro, Minas Gerais, Porto Alegre, Bahia, Pernambuco, Amazonas e Goiás.

Os associados PMI® podem frequentar os capítulos e aproveitar o espaço para entrar em contato com outros profissionais da área de gerenciamento de projetos. Você encontrará colegas que estão se preparando para a certificação PMP ou já foram aprovados no exame.

Aproveite a oportunidade para criar vínculos, estabelecer contatos, pegar dicas, trocar conteúdos e promover seu networking. Por vezes, as unidades locais oferecem cursos preparatórios com ótimo custo-benefício a quem deseja o título de especialista em gerenciamento de projetos pelo PMI®.

4. Compre materiais usados

Procure recursos de segunda mão. Eles podem não ser os ideais e recorrentemente estão desatualizados, no entanto, essa ainda é uma boa opção a quem deseja obter a certificação PMP, mas não pode investir muito dinheiro na preparação.

Mercado Livre, eBay e Estante Virtual são sites capazes de ajudá-lo nessa busca por materiais usados e mais em conta. Atende-se à edição e outras informações sobre a publicação para não cair na cilada de se ater meramente a valores. Você também pode tentar obter livros e simulados com os colegas que já prestaram a prova.

5. Pesquise cursos preparatórios

Há muitos disponíveis no mercado com metodologias diferentes e preços variados. Abra espaço na agenda para pesquisar, buscar recomendações, checar as informações com sua rede de contatos e fazer as devidas comparações.

Leia os comentários e depoimentos de quem já fez o curso preparatório, analise o histórico de aprovação. Se não encontrar nada no próprio site da empresa, procure nas páginas e comunidades das redes sociais e nos fóruns sobre o tema. As opiniões e experiências de outras pessoas podem ser muito valiosas, e são gratuitas.

Modalidade presencial, a distância, atendimento a rigorosos padrões de qualidade do PMI®, carga horária, didática, distribuição das aulas, simulados e formação do corpo docente são alguns itens a serem avaliados antes de tomar uma decisão.

Vale ressaltar: o curso preparatório mais caro nem sempre é o melhor e o mais barato não é necessariamente o pior. Você possivelmente vai encontrar um meio-termo conforme suas prioridades e o quanto pretende investir.

6. Procure qualidade

Quando se trata de produtos PMP® Exam Prep, como livros, flash-cards, aplicativos ou guias de estudo, não vale a pena comprar o material mais barato. Pesquise! Há muitas opções de alta qualidade e baixo custo no mercado.

Há produtos baratos lá fora, mas que oferecem muito pouco em relação ao valioso treinamento real. Procure recomendações de clientes, para garantir que seja uma compra de materiais preparatórios de qualidade, antes de fazer qualquer aquisição.

7. Monte grupos de estudo

Além de ser uma maneira interativa de estudar para obter a certificação PMP, é econômica, pois você aproveita a troca de material e as múltiplas fontes de acesso à informação.

Busque pessoas que estejam com a mesma determinação que você para obter a aprovação, afinal, os desdobramentos desse evento têm impacto direto e expressivo na sua vida profissional — além do mais, não é um exame fácil. A integração com o grupo ainda serve de estímulo para manter o ânimo e a disciplina.

Falando nela, garanta foco total nos seus objetivos, caso contrário, você só terá gastado dinheiro à toa. Será necessário abdicar de horas com a família, os amigos e compromissos, como um churrasco no fim de semana, para conseguir dar conta de toda a matéria.

Vale reiterar: a certificação PMP é um projeto, exige planejamento, execução e controle para o candidato cumprir o escopo e fazer a entrega final com sucesso. Caso você se considere um bom gerente de projetos, com certeza conseguirá adequar os recursos financeiros à sua capacidade de investimento para obter a aprovação no exame.

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Entender os interesses, gostos, necessidades e nível de satisfação do consumidor é essencial para impulsionar as vendas e os projetos de uma empresa. A compreensão sobre os tipos de pesquisa qualitativa e a exploração desse recurso ajudam no posicionamento estratégico da companhia no mercado.

As motivações que levam alguém a escolher uma marca, as expectativas do público-alvo e a avaliação do perfil de consumo evidenciam tendências no setor, servindo de orientação às operações organizacionais.

Quer saber mais sobre as informações obtidas nessa análise? Siga na leitura para entender o recurso, suas modalidades e importância no gerenciamento de projetos.

Afinal, o que são pesquisas qualitativas?

Diferentemente das quantitativas, elas não resultam em números exatos, nem têm padrão de resposta. Aqui, a finalidade é deixar o entrevistado livre para manifestar suas preferências e, com esses dados, orientar a tomada de decisão dos gestores de uma empresa.

As pesquisas qualitativas têm caráter exploratório, ajudam na formulação de hipóteses e são geralmente desenvolvidas com amostras pequenas, úteis para o conhecimento mais aprofundado sobre certas características do consumidor.

Assim, é possível assimilar o juízo que ele faz sobre determinado assunto, seus gostos, necessidades e motivações. A interpretação e a vivência do pesquisador são cruciais em um sistema de análise como esse, impactando direto nos resultados. 

Pesquisas qualitativas e gestão de projetos

Você trabalha em uma construtora e quer ter sucesso no lançamento de um novo condomínio fechado na cidade? Deseja lançar um novo produto no mercado ou acertar no desenvolvimento de um app para facilitar a compra online do cliente em sua loja? Tem ambições de abrir filial em uma região ainda não explorada?

Todos as medidas mencionadas requerem gestão de projetos para terem sucesso em sua implementação — afinal, é necessário gerenciar escopo, custos, aquisições, tempo e outros fatores. Entre os vários tipos de pesquisa qualitativa, com certeza, há pelo menos uma adequada à orientação das suas estratégias.

A importância das pesquisas qualitativas

As empresas desempenham a atividade econômica assumindo riscos e buscando o lucro. A tomada de decisão precisa de respaldo para que os direcionamentos adotados tenham maior assertividade e a produção ou prestação de serviços seja bem-aceita pelo mercado.

Entender o comportamento do consumidor dá uma ideia sobre a demanda, útil na orientação da oferta. Assim, os gestores de todos os níveis organizacionais, do operacional ao institucional, do chão de fábrica ao diretor, têm suas atividades e rotinas de trabalho conduzidas para atender o público-alvo.

De tal forma, os riscos são mitigados e os processos otimizados. As análises evidenciam falhas, gargalos e oportunidades de melhoria, servem à antecipação de tendências no mercado e proporcionam uma gestão de projetos eficaz, fomentando o diferencial competitivo da sua empresa no segmento em que ela atua.

Quais são os principais tipos de pesquisa qualitativa?

Elas podem ser utilizadas para a obtenção de conhecimentos diversos, mas todas são úteis para o posicionamento estratégico da organização no setor. Confira na sequência quais são as suas modalidades.

1. Etnográfica

A etnografia é matéria contemplada nas ciências sociais e consiste no estudo do comportamento e perfil de um povo. Entre os tipos de pesquisa qualitativa, essa se aprofunda em cultura e costumes a partir da observação, sendo amplamente adotada por quem trabalha com UX (user experience ou experiência do usuário).

A Intuit, empresa que oferece gestão financeira online para micro e pequenos empreendedores, utilizou esse método de análise observando seus clientes varejistas. A companhia notou que eles transportavam o dinheiro do ponto de venda para o sistema Quickbooks, a fim de realizar o fluxo de caixa.

Então, os desenvolvedores integraram o sistema a uma caixa registradora com o objetivo de melhorar a experiência do usuário, eliminando a necessidade de exportação dos recursos para as finanças poderem ser controladas. Assim, a organização conquistou 80% do mercado de software de contabilidade.

2. Fenomenológica

Entre os tipos de pesquisa qualitativa, essa utiliza entrevistas para entender como as pessoas se sentem a respeito de determinado ambiente, evento ou produto. Por exemplo, você já notou que o EaD tem ganhado destaque no ensino superior?

Elas podem monitorar em números a visualização das aulas pelos alunos e o engajamento deles com as atividades, mas a pesquisa qualitativa aufere o nível de satisfação do discente com o curso. Assim, serve à gestão de projetos na orientação quanto às melhorias no material fornecido e no ambiente virtual de aprendizagem, otimizações que propagam a credibilidade da empresa no mercado.

3. Narrativa

Ela é comumente utilizada no âmbito corporativo para definir a persona, figura que representa um comprador habitual de sua marca, com características típicas desse tipo de consumidor e problemas passíveis de serem sanados pela sua companhia.

A peculiaridade dessa modalidade, em relação aos outros tipos de pequisa qualitativa, é a utilização de entrevistas narrativas. Os acontecimentos não precisam estar em ordem cronológica e a finalidade é entender as dores, conflitos e tensões do entrevistado, adaptando a solução oferecida ao perfil dele.

4. Teoria fundamentada

Sua amostra ideal envolve de 20 a 60 pessoas e o método é realizado pela análise de dados com a finalidade de chegar a um comportamento-padrão. Ela pode ser utilizada, por exemplo, para entender os critérios utilizados pelos varejistas na concessão de crédito ao cliente.

5. Caso de estudo

Ele explica, explana ou descreve uma situação real bem-sucedida ou fracassada. A intenção é ressaltar as práticas, comportamentos e técnicas bem aplicadas pela empresa (exemplos a serem seguidos) ou as medidas pouco funcionais, nada eficientes.

Se você é engenheiro civil e teve um case de sucesso na gestão de custos de um conjunto habitacional popular, sua experiência pode ser documentada, explicada aos demais colaboradores e replicada nas próximas empreitadas do tipo realizadas pela companhia.

6. Histórica

Precisa desenvolver uma ação promocional para anunciar uma queima de estoque no varejo optando pelo meio de comunicação mais efetivo? Você pode utilizar a metodologia em questão para fazer tal escolha: baseie-se em dados de eventos passados para estabelecer tendências e planejar ações relativas à área no futuro.

Qual é a importância de gerenciar vários projetos simultaneamente?

O sucesso no ramo corporativo depende da capacidade do gestor de coordenar ao mesmo tempo várias tarefas. Entender os tipos de pesquisa qualitativa ajuda o profissional a se planejar, estabelecer prioridades, organizar a equipe e traçar objetivos condizentes com as expectativas do mercado.

Se você atua na área de marketing, por exemplo, precisa cuidar constantemente da imagem da empresa: posicionamento nas redes sociais, desenvolvimento de campanhas publicitárias e ações promocionais a fim de girar o estoque.

Seu trabalho está integrado com outras áreas, como a comercial, e deve ocorrer de forma sincronizada para o bom funcionamento da organização, dividida em departamentos. O gerenciamento simultâneo de vários projetos mantém a companhia em produtividade máxima e fortalece a marca em detrimento da concorrência.

Quais tipos de pesquisa qualitativa podem ajudar na sua gestão hoje? Leve-os em consideração na hora de se planejar, traçar metas e na aproximação com o público-alvo, já que são formas eficientes de orientar as operações e atividades de seus colaboradores.

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No trabalho e na vida pessoal, vigora uma máxima inquestionável: para manter a produtividade, correspondendo à alta demanda de atividades e às exigências cotidianas, a priorização de tarefas é uma postura fundamental.

Somente ao identificar prioridades, planejar a execução e focar em resultados fracionados, entregando-os de forma gradual, é possível fazer mais e melhor. Entre os líderes corporativos, a preocupação com a organização de pendências é cada vez maior e mais justificável; afinal, dela depende (direta e indiretamente) o sucesso no dia a dia dos negócios.

Neste post, entenda um pouco mais sobre a importância de estabelecer ordem e coerência nas demandas, principalmente associadas ao trabalho. Além disso, veja algumas dicas valiosas para ordenar tarefas de acordo com as prioridades diárias, ganhando mais tranquilidade e eficiência na rotina pessoal e, principalmente, no trabalho. Boa leitura e bons insights!

Por que a priorização de tarefas é importante?

O volume de estímulos cresce a cada dia. Em função do desenvolvimento da tecnologia — que conecta tudo e todos, desconhecendo fronteiras físicas e emocionais —, é comum observar o crescimento da miríade de informações à disposição das pessoas.

Em um cenário em que diversos fatores brigam pela atenção do indivíduo, não é raro encontrar profissionais imersos em um cronograma extenso e apertado. Quanto mais numerosos os recursos, maiores são, também, as responsabilidades diante deles — e a eficiência tende a ser a primeira prejudicada.

Com o objetivo de manter a produtividade e acelerar as entregas (sem, no entanto, perder a qualidade do trabalho), é importante que os líderes encontrem formas coerentes de priorizar suas atividades, organizando tarefas e melhorando sua capacidade de resolver problemas.

Do contrário, é provável que haja desvios prejudiciais à performance, comprometendo os resultados individuais e afetando a companhia como um todo.

Neste contexto, que é tão volátil quanto desafiador, a relevância das prioridades ganha tons marcantes. Para o gestor, a organização do cronograma representa uma oportunidade de dominar os estímulos e, mais do que isso, de fazê-los trabalhar a favor do alto desempenho. A mudança é urgente, transformadora e absolutamente positiva.

Como é possível criar (e seguir) prioridades no dia a dia de trabalho?

As prioridades são, como o próprio termo sugere, as pendências mais urgentes e essenciais. Tarefas com alto nível de urgência ou com grande potencial de disrupção devem ser tratadas com mais atenção e rapidez, produzindo resultados diferenciados.

No trabalho, é possível criar formas de estabelecer e fixar prioridades, mantendo-se fiel a elas durante o expediente.

Partindo do planejamento diário, que envolve a visualização das atividades em aberto e a consequente identificação de suas especificações (tempo demandado para a execução, grau de importância etc.), os gestores são capazes de formatar sua própria escala de priorização com mais domínio e assertividade.

É natural que, ao deparar-se com as tarefas, o profissional questione suas prioridades. No momento de defini-las, efetivando seu plano de trabalho para o dia, é crucial que se considere, por exemplo:

• a data-limite de entrega, garantindo o cumprimento de prazos acordados com outros profissionais;

• o nível de urgência, evitando que oportunidades (internas ou no mercado) sejam perdidas por falta de timing;

• a complexidade da execução, uma vez que o cronograma tende a delimitar, além da sequência de atividades, também o tempo exigido para que cada uma delas seja concluída com sucesso;

• o grau estratégico da tarefa, já que, muitas vezes, o que é urgente nem sempre é o mais importante para o desenvolvimento saudável e perene da companhia.

Dessa forma, não seria equivocado afirmar que cabe ao gestor, no exercício de suas funções, a missão de analisar os projetos sob sua responsabilidade e, assim, instituir uma ordem orgânica e coesa de prioridades. Nesse caso, a intervenção externa — tal como pressões de outras áreas e demais profissionais — pode ser prejudicial ao cronograma e, em última escala, às entregas previstas.

Após avaliar todas as variáveis envolvidas em cada demanda, assegurando a firme compreensão de sua importância, o líder ganha mais segurança e autonomia para criar seu plano de prioridades e segui-lo à risca, melhorando sua performance.

Quais ferramentas podem auxiliar na priorização de tarefas?

A essa altura, você provavelmente já está convicto de que é preciso investir em priorização de tarefas. Para validar uma postura mais analítica, estratégica e produtiva, é válido contar com alguns recursos eficazes na gestão de prioridades.

Metodologias e ferramentas robustas estão à disposição dos líderes mais engajados. Conheça algumas das principais e, a partir delas, reconheça gargalos comuns — e que podem ser extinguidos a partir da padronização de tarefas — à sua própria rotina.

Matriz GUT

A sigla que dá nome ao recurso é formada por três palavras relacionadas: gravidade (impactos de fazer e/ou não fazer), urgência e tendência (oportunidade interna ou externa). A matriz, portanto, recomenda a priorização de tarefas de acordo com esses três critérios principais.

Para estabelecer as tarefas mais relevantes, é preciso planilhá-las e, no momento da análise, conceder a cada uma delas uma nota de 1 a 5 para cada fator. Pode ser, por exemplo, que a demanda tenha nota 1 em gravidade, 2 em urgência e 4 em tendência. Ao fim da avaliação, basta somar as notas de cada tarefa e, assim, visualizar quais delas são prioridade.

Matriz RICE

Assim como a metodologia anterior, RICE é um acrônimo para Reach (alcance), Impact (impacto), Confidence (confiança) e Effort (esforço). O processo de análise também se assemelha à Matriz GUT, requerendo a planificação das tarefas e sua consequente pontuação.

Após atribuir notas de 1 a 5 para cada critério (e em cada tipo de tarefa), a equação que mede prioridades é: R * I * C / E. Ou seja: multiplicam-se os três primeiros números e divide-se o resultado pelo último. O valor final implica na visualização das tarefas prioritárias.

Matriz BASICO

Por fim, a Matriz BASICO também desponta como uma forma de estabelecer prioridades. Para aplicá-la, o mecanismo é semelhante aos métodos anteriores: primeiro, disponha as atividades em uma planilha e atribua notas de 1 a 5 para os critérios de:

• benefício para a organização (B);

• satisfação do cliente interno (S);

• investimento requerido (I);

• cliente externo satisfeito (C);

• operacionalidade simples (O).

Após a quantificação, é preciso somar os resultados e elencar as tarefas de acordo com a pontuação que receberam. Mais uma vez, as prioridades serão aquelas que receberam as maiores notas.

Como vimos, a priorização de tarefas é uma condição essencial para dominar os estímulos cotidianos e viabilizar as entregas, mantendo a qualidade e a eficácia das soluções. Por isso, é importante dispor de métodos e ferramentas eficientes, capazes de potencializar performances e os resultados.

Se você quer saber mais sobre o assunto e conhecer outras ferramentas, assine nossa newsletter!