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Você sabe o que é Fast Tracking?

Conheça algumas práticas que ajudam a agilizar a execução das atividades utilizando os recursos disponíveis.

Ao fazer o planejamento de um projeto, leva-se em consideração o objetivo principal dele, as atividades que serão realizadas para que esse objetivo seja alcançado, os recursos (humanos, materiais, financeiros) utilizados nessas atividades e, finalmente, o prazo no qual tudo será entregue.

Não entregar um projeto no prazo estipulado, por melhor que seja o resultado, pode prejudicar o momento de glória do gerente de projetos responsável. Mas existem algumas práticas conhecidas por gerentes mais experientes que ajudam a agilizar a execução das atividades utilizando os recursos disponíveis. O fast tracking é uma delas e possibilita a entrega de atividades em tempo menor, porém, com certo risco.

Fast Tracking: Agilizando processos

Ao planejar um projeto, é comum que o gerente estipule uma ordem que deve ser seguida para a realização das atividades. Em vez de iniciar uma tarefa após a finalização de outra, o gerente pode optar pelo fast tracking e realizar tarefas simultâneas (também chamado de overlapping). Mas nem todas as tarefas podem entrar no fast tracking e, além disso, existem riscos atrelados a esta prática.

Vantagens e desvantagens do Fast Tracking

Um simples exemplo nos permite descrever o que é o Fast Tracking e entender os riscos envolvidos. Vamos imaginar um jantar em família. Para realiza-lo é necessário preparar o prato principal, a sobremesa e colocar tudo na mesa. A mãe de um lar leu sobre o fast tracking e decidiu utilizar seus recursos, nesse caso humanos, para que o jantar seja servido às 20 horas. Ela então pediu que o marido fizesse a sobremesa seguindo sua receita, enquanto o filho ficou encarregado de arrumar a mesa. O jantar pode sair delicioso e dentro do horário, porém, existem alguns riscos que podem prejudicar não só a qualidade do jantar como também o prazo.

Os riscos desse projeto são:

1. O filho pode esquecer alguns itens importantes para compor a mesa;
2. A mãe pode ficar tão preocupada com as tarefas delegadas que acaba deixando a comida queimar;
3. O marido erra na receita e a sobremesa pode ir “por água abaixo”,

A falha na atividade do filho provocará o retrabalho da mãe e, possivelmente, um atraso na hora marcada. As falhas da mãe e do marido são ainda piores, gerando a necessidade de refazê-las, além do gasto de mais recursos financeiros em novos ingredientes ou na compra de uma refeição e sobremesa prontas. Em todos os cenários descritos o projeto terá um atraso no prazo final.

Portanto, entende-se que as vantagens e desvantagens do Fast Tracking são:

Vantagens – Ótima tática para manter o projeto no prazo, para compensar atrasos ou para a entrega adiantada;
Traz satisfação para clientes, pois receberão o projeto no prazo estipulado.

Desvantagens – Oferece risco;
Pode gerar a necessidade de refazer tarefas que foram concluídas de maneira errada;
Pode causar perda de recursos;
Pode atrasar ainda mais o projeto.

Prazo não é tudo

Um dos principais objetivos do gerente de projetos é fazer a entrega destes dentro do prazo estipulado, porém, outros objetivos, não menos importantes, também são levados em consideração, como o próprio foco do projeto, seus recursos e a qualidade do trabalho feito. Um projeto entregue no prazo sem essas características certamente será um fracasso.
Para tomar a decisão correta sobre quais atividades poderão entrar no fast tracking, é preciso levar em consideração a integridade geral do projeto. O gerente é responsável pela avaliação da necessidade e dos riscos da aceleração de projetos, portanto, pesquise bastante antes de se decidir. Foque, em primeiro lugar, na qualidade!

E você, já realizou o fast tracking? Conte-nos como foi!

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