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Você sabe o que é Fast Tracking?

Já ouviu falar de Fast Tracking? É uma técnica utilizada para executar tarefas paralelas e acelerar o retorno dos investimentos, considerando os riscos de um projeto e reduzindo o tempo total de sua execução. Refere-se à decisão de fazer tarefas simultaneamente, as quais seriam executadas de forma sequencial de acordo com a descrição do cronograma.

Neste conteúdo, vamos explicar quais são as aplicações do Fast Track Plan no gerenciamento de projetos e mostrar como o escopo do projeto precisa ser muito bem conhecido e difundido. Além disso, vamos mostrar como você pode aplicar o conceito de Fast Tracking na sua empresa e destacar a importância de contar com ajuda especializada.

Gostaria de saber um pouco mais sobre Fast Track Plan e sua importância? Acompanhe a leitura e fique por dentro!

O conceito de Fast Tracking

Fast Tracking são termos ingleses cuja tradução significa rastreamento rápido, o qual também é conhecido como overlapping, paralelismo ou sobreposição. Trata-se de uma prática que ajuda a agilizar a execução de tarefas por meio dos recursos que se encontram disponíveis. A técnica é aplicada aos projetos para alterar a lógica de rede para a realização de atividades em paralelo.

As aplicações do Fast Tracking

No gerenciamento de projetos, Fast Tracking é aplicado por meio da estipulação de ordens que devem ser seguidas na execução das etapas. As atividades são feitas de forma simultânea, sem terem que ser iniciadas e finalizadas para iniciar outras. As tarefas são sobrepostas para propiciar o adiantamento do trabalho e cumprir os prazos do cronograma evitando atrasos.

A técnica acelera o cronograma com a reprogramação das atividades sequenciais que serão efetuadas concomitantemente em paralelo. Por exemplo, quando é iniciada a fundação de uma obra antes da conclusão dos outros projetos relacionados. Nessa situação, pode acontecer mudanças que afetem o projeto da fundação, o que representa um risco para o empreendimento.

Por outro lado, a prática pode ser útil para a aquisição de máquinas ou equipamentos de maior complexidade, cujos prazos de entregas sejam mais prolongados. Se a compra for feita somente quando chegar o momento de utilizá-los, poderá haver atraso na entrega do projeto, embora isso fosse ideal adquiri-los somente após o término do detalhamento técnico.

Coma a aceleração Fast Tracking é possível ter a liberação para cotar o equipamento no mercado, ainda antes desse detalhamento, com o uso de informações básicas. Quando os procedimentos estiverem concluídos, a cotação estará adiantada e o processo de compra acelerado. O risco é ter que refazer a cotação ou perder dinheiro se item já tiver sido comprado.

O escopo do projeto precisa ser difundido

O escopo do projeto é um documento indispensável para a obtenção de serviços, produtos ou resultados. O trabalho reúne dados importantes sobre os projetos, tais como custos, prazos, responsabilidades, tarefas, entregas, objetivos específicos, entre outros. Nele estão dispostos as limitações e os critérios para validação de entregas das etapas. Por isso, é muito importante para o sucesso de uma empresa.

Portanto, o escopo do projeto deve ser conhecido e difundido para garantir que as atividades sejam feitas de maneira adequada. Os clientes ficam satisfeitos quando as suas necessidades são atendidas e quando a empresa considera as suas expectativas. Por esse motivo, esse documento deve ser elaborado com muita atenção para representar os anseios das partes interessadas.

Requisitos

Antes de difundir um escopo, você precisa dividi-lo em etapas básicas. Primeiro, faça o levantamento dos requisitos do projeto para entender as exigências do cliente, suas necessidades e seus desejos. Às vezes, os clientes pedem certo requisito, mas o gestor consegue ofertar outra solução ainda mais apropriada para suprir os anseios. Converse com ele antes de definir cada critério.

Há requisitos funcionais, que fazem a descrição de comportamentos referentes aos produtos, tais como processos, dimensões, design, entre outros. Também existem requisitos não funcionais, relativos à confiabilidade, performance, segurança, condições ambientais. É necessário que todos sejam hierarquizados e documentados de forma clara e objetiva, por meio de mapas mentais, brainstorming e entrevistas.

Descrição dos trabalhos

Depois de levantar os requisitos, o profissional responsável faz a descrição do trabalho fundamental para o desenvolvimento do projeto e monta uma declaração do escopo com detalhes. No documento, deve descrever tudo o que não faz parte e o que faz parte dos projetos para que os stakeholders compreendam as informações.

A declaração detalhada do escopo serve de base para a montagem da Estrutura Analítica do Projeto (EAP) e para a avaliação dos pedidos de alteração no projeto. Ela tem registrados os critérios de entrega, premissas, restrições e aceitação do produto. As técnicas são importantes para descrever as atividades, as oficinas, as análises e a opinião especializada.

Montagem da Estrutura EAP

A EAP ou Work Breakdown Structure (WBS) é utilizada para decompor o projeto em partes para que seja mais fácil fazer o seu gerenciamento. O documento pode ser construído por subprojetos, entregas ou fases do ciclo de vida. Mas há uma estratégia híbrida que mistura esses três fatores, dependendo do tipo de atividade.

Validação e controle do escopo

A formalização da aceitação das entregas com as partes interessadas permite o início das atividades e o acompanhamento da execução de um projeto. O monitoramento é indispensável para que os projetos estejam de acordo com a linha de base previamente definida. Se não estiverem, devem ser feitas ações corretivas para o contorno dos obstáculos com aplicação da técnica de inspeção.

A aplicação do conceito de Fast Tracking em seus projetos

O conceito Fast Tracking pode ser aplicado aos projetos de forma planejada. O planejamento do cronograma é feito pelo gerente de projetos que escolhe a maneira de gerenciar as atividades: subsequente ou concomitante. Nem sempre é possível terminar uma atividade para depois dar início à outra. Algumas tarefas precisam ser aceleradas para não comprometer o prazo final das entregas.

O gestor aplica o Fast Tracking acelerando o andamento de atividades paralelamente sem fazer mudança no escopo. Ele pode diminuir o tempo de realização das atividades ou comprimir as entregas. As equipes vão paralelizar as tarefas sem causar prejuízos ao valor e ao prazo final informado ao cliente. Porém, o gerente deve estar atento aos riscos para conseguir evitá-los.

As práticas que agilizam a execução dos projetos

Alguns cronogramas não podem ser reduzidos ou ter atividades realizadas paralelamente. É importante evitar retrabalhos, pois isso causaria atrasos. A técnica Fast Tracking exige mais tempo para planejamento de entregas e também a revisão do cronograma. Todavia, algumas práticas que ajudam a agilizar a execução das atividades utilizando os recursos disponíveis.

Ao fazer o planejamento de um projeto, leva-se em consideração o objetivo principal dele, as atividades que serão realizadas para que esse objetivo seja alcançado, os recursos (humanos, materiais, financeiros) utilizados nessas atividades e, finalmente, o prazo no qual tudo será entregue.

Não entregar um projeto no prazo estipulado, por melhor que seja o resultado, pode prejudicar o momento de glória do gerente de projetos responsável. Mas existem algumas práticas conhecidas por gerentes mais experientes que ajudam a agilizar a execução das atividades utilizando os recursos disponíveis. O fast tracking é uma delas e possibilita a entrega de atividades em tempo menor, porém, com certo risco.

Fast Tracking: Agilizando processos

Ao planejar um projeto, é comum que o gerente estipule uma ordem que deve ser seguida para a realização das atividades. Em vez de iniciar uma tarefa após a finalização de outra, o gerente pode optar pelo fast tracking e realizar tarefas simultâneas (também chamado de overlapping). Mas nem todas as tarefas podem entrar no fast tracking e, além disso, existem riscos atrelados a esta prática.

Vantagens e desvantagens do Fast Tracking

Um simples exemplo nos permite descrever o que é o Fast Tracking e entender os riscos envolvidos. Vamos imaginar um jantar em família. Para realizá-lo é necessário preparar o prato principal, a sobremesa e colocar tudo na mesa.

A mãe de um lar leu sobre o fast tracking e decidiu utilizar seus recursos, nesse caso, humanos, para que o jantar seja servido às 20 horas. Ela então pediu que o marido fizesse a sobremesa seguindo sua receita, enquanto o filho ficou encarregado de arrumar a mesa.

O jantar pode sair delicioso e dentro do horário, porém, existem alguns riscos que podem prejudicar não só a qualidade do jantar como também o prazo.

Os riscos desse projeto

  1. O filho pode esquecer alguns itens importantes para compor a mesa;
  2. A mãe pode ficar tão preocupada com as tarefas delegadas que acaba deixando a comida queimar;
  3. O marido erra na receita e a sobremesa pode ir “por água abaixo”.

A falha na atividade do filho provocará o retrabalho da mãe e, possivelmente, um atraso na hora marcada. As falhas da mãe e do marido são ainda piores, gerando a necessidade de refazê-las, além do gasto de mais recursos financeiros em novos ingredientes ou na compra de uma refeição e sobremesa prontas. Em todos os cenários descritos o projeto terá um atraso no prazo final.

Vantagens

  • Ótima tática para manter o projeto no prazo, para compensar atrasos ou para a entrega adiantada;
  • traz satisfação para os clientes, pois receberão o projeto no prazo estipulado.

Desvantagens

  • Oferece risco;
  • pode gerar a necessidade de refazer tarefas que foram concluídas de maneira errada;
  • pode causar perda de recursos;
  • pode atrasar ainda mais o projeto.

Prazo não é tudo

Um dos principais objetivos do gerente de projetos é fazer a entrega dentro do prazo estipulado, porém, outros objetivos, não menos importantes, também são levados em consideração, como o próprio foco do projeto, seus recursos e a qualidade do trabalho feito. Um projeto entregue no prazo sem essas características certamente será um fracasso.

Para tomar a decisão correta sobre quais atividades poderão entrar no fast tracking, é preciso levar em consideração a integridade geral do projeto. O gerente é responsável pela avaliação da necessidade e dos riscos da aceleração de projetos, portanto, pesquise bastante antes de se decidir. Foque, em primeiro lugar, na qualidade!

Agora você sabe o que é Fast Track Plan! Conte com a ajuda especializada da Project Builder oferece soluções voltadas à gestão de projetos e fornece o melhor software de gerenciamento do mercado. A empresa é reconhecida dentro e fora do Brasil pela excelência no atendimento ao público e por utilizar a metodologia tradicional PMBOK, Prince2.

E você, já realizou o fast tracking e gostaria de nos contar como foi ou ainda tem alguma dúvida? Entre em contato conosco!

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