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Gerenciamento da comunicação

Como fazer o gerenciamento da comunicação segundo o PMBOK?

O método de gerenciamento de projetos PMBOK prevê boas práticas para diversas partes da realização. Entre elas, há abordagens que focam no gerenciamento da comunicação, que precisa ser realizado de modo estruturado e estratégico.

Nesse sentido, algumas questões merecem atenção extra. Somente dessa forma é possível conseguir que as informações certas cheguem a quem é de interesse — e que esse fluxo ajude na consolidação dos resultados esperados. Entre as vantagens, também há a diminuição de erros, o aumento da produtividade e a melhoria geral da qualidade.

Por isso, veja como realizar o gerenciamento da comunicação com o PMBOK como base.

Identifique quem são os stakeholders

Inicialmente, é preciso saber quem são os stakeholders do projeto e, portanto, as partes interessadas. Isso é importante para a comunicação segundo o PMBOK porque evita que alguém fique sem saber sobre elementos importantes, por exemplo. Também impede que alguém receba informações que não estejam adequadas ao seu nível de interesse e participação.

Nesse momento, vale a pena saber quem são os integrantes dos times, os gestores, o dono do projeto e assim por diante. Também é crucial entender o poder de decisão de cada um, bem como a sua capacidade de ação a partir das informações.

Basicamente, os interessados são todos aqueles que são afetados pela execução do projeto ou por sua documentação. Então, é necessário ter cuidado com a análise para compreender o papel efetivo de cada um — e quais são os conhecimentos mais relevantes em cada caso.

Determine quem precisa receber quais informações

O gerenciamento da comunicação também exige um planejamento completo. Considerando que há hierarquias e interessados com diferentes características, as informações repassadas também são diferentes.

Para o cliente dono de um projeto, pode não ser tão interessante saber sobre etapas técnicas e que não afetem diretamente o resultado. Por outro lado, os gestores têm que estar cientes da mudança de escopo ou da necessidade de adaptação, por exemplo.

Isso é essencial para evitar que todos recebam todas as informações, pois essa não é a abordagem mais útil. Em vez disso, o melhor é considerar as características de cada um para aumentar a efetividade na abordagem.

Garanta acessibilidade para os elementos essenciais

Por um lado, de que nem tudo tenha que ser divulgado para todas as partes interessadas. Por outro, é preciso garantir que todos possam explorar certos conhecimentos essenciais para o andamento do projeto.

Nesse sentido, questões como escopo, objetivos do projeto, prazos e métodos de execução devem ser abertos para todos. Afinal, são aspectos indispensáveis para que a empreitada seja bem-sucedida.

O objetivo deve ser facilitar a integração de setores e profissionais, de modo que haja sinergia de atuação e o aproveitamento das boas práticas do PMBOK. Então, o ideal é criar uma base comum de conhecimento para que tudo isso se torne efetivo.

Distribua as informações entre os canais adequados

Além de tudo, é necessário cuidar da forma como os dados serão enviados. Isso significa que é necessário estabelecer qual é o caminho que as informações devem seguir e como elas serão apresentadas, de acordo com as necessidades e expectativas de cada parte interessada.

O envio pode acontecer por meio de canais digitais, inclusive com hierarquia de acesso a certos dados, por exemplo. Também é possível realizar reuniões para tratar de questões específicas.

O importante é que tudo seja definido de acordo com as necessidades e preferências das partes envolvidas. Também é indispensável garantir que haja um entendimento claro das informações, de modo a evitar ruídos no contato.

Cuide das expectativas dos interessados

O gerenciamento da comunicação precisa ser capaz de cumprir as expectativas de todos os que estão envolvidos no projeto. Por isso, o planejamento também requer o conhecimento sobre as expectativas a respeito dessa parte.

Pode ser que o Product Owner opte por reports diários, enquanto outros stakeholders preferem reuniões semanais, por exemplo. Além disso, é necessário saber quais são os tipos de informações que devem integrar a comunicação.

Segundo o método de gerenciamento, é necessário, ainda, registrar as questões e as possíveis mudanças, por exemplo. Os métodos de comunicação devem ser associados a habilidades do gestor, pois é isso que faz com que as questões sejam trabalhadas corretamente.

Isso é indispensável para evitar problemas como algum tipo de frustração em relação à divulgação sobre o andamento do projeto, por exemplo. Assim, há um nível maior de satisfação por parte dos stakeholders e mais integração.

Elabore relatórios periódicos de desempenho

O registro adequado de dados torna a comunicação mais fácil e efetiva. Por isso, é interessante considerar a elaboração de relatórios periódicos, com as informações mais relevantes para os stakeholders.

A consolidação dos dados aumenta a visibilidade e democratiza o acesso ao conhecimento sobre o projeto. Desse modo, é essencial para que o planejamento seja colocado em prática e realmente funcione.

Além disso, é oportuno fazer relatórios a respeito do sucesso da comunicação. Isso servirá para gerar aprendizados para os próximos projetos, o que tornará o processo cada vez mais eficiente e funcional.

Adote as ferramentas adequadas

Ao longo de todo o planejamento para gerenciamento da comunicação, o PMBOK prevê a utilização de ferramentas que ajudem na execução de cada tarefa. Só que em vez de selecionar diversos recursos diferentes, é possível investir na tecnologia de maneira estratégica.

Com o apoio de um software de gestão de projetos é possível atuar de maneira centralizada. Todas as informações ficam reunidas e acessíveis, o que garante uma democratização da comunicação.

Ao mesmo tempo, é possível definir níveis e permissões de acesso, o que ajuda a garantir que cada parte interessada acompanhe o que é realmente relevante. Para completar, o software facilita a execução de outras tarefas e ainda ajuda na elaboração de relatórios. Como consequência, é possível executar o planejamento de forma estruturada.

O gerenciamento da comunicação de um projeto, segundo o PMBOK, envolve um planejamento completo para entender quem deve ser comunicado, de qual forma e com quais informações. Com uma atuação estratégica e alinhada

Como ter o apoio da tecnologia é tão relevante, entre em contato conosco da Project Builder e veja como podemos ajudar!

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