O sucesso de um projeto depende muito do comprometimento da equipe de trabalho, do gerente e demais pessoas envolvidas nele. Mas é a postura do gestor que leva os outros profissionais e clientes a acreditarem que as ações planejadas serão bem sucedidas e a permanecerem engajados. Ele é o principal responsável por manter a motivação do time.

Neste post, vamos explicar a importância de uma boa equipe para o gerenciamento de projetos e abordar detalhes sobre o comprometimento de todos para alcançar o resultado desejado. Além disso, vamos apontar a relevância da gestão de projetos para o crescimento organizacional, bem como registrar de que maneira é possível montar uma equipe de sucesso para conseguir alavancar os negócios.

Deseja saber mais sobre projetos? Leia este artigo e descubra dicas valiosas para aplicar no seu dia a dia!

A relevância da gestão de projetos em uma empresa

O ambiente corporativo sofreu mudanças significativas nas últimas décadas, de modo que os gestores passaram a desempenhar um papel fundamental para o crescimento das empresas. As relações humanas também se transformaram com a chegada da tecnologia e da possibilidade de as pessoas viverem conectadas à Internet.

Muitos afirmam que esta é a era da transformação digital, a qual sucede a era da informação que proporcionou o aprofundamento dos conhecimentos e a disponibilidade de serviços. Esse cenário apresenta o aumento da competitividade no mundo dos negócios e o crescimento de incertezas para os empreendedores. Os impactos da gestão de projetos são visíveis em todas as áreas.

Os clientes se tornaram mais exigentes e modificaram completamente os seus hábitos. Além da marca, qualidade e preço justo, hoje eles também procuram valores. Sendo assim, o gerenciamento de projetos se tornou indispensável para a sobrevivência das organizações de todos os portes. O trabalho dos gestores de projetos é um diferencial que pode determinar o êxito nas negociações.

A importância do comprometimento da equipe para a gestão de projetos

O comprometimento de todos os interessados é essencial para que as ações sejam realizadas conforme os objetivos pré-fixados e para o alcance dos benefícios da gestão de projetos. O gerente precisa conhecer o perfil dos profissionais envolvidos, as suas habilidades e experiências pessoais. Isso facilita a designação de tarefas e ajuda a manter o time engajado.

Uma equipe comprometida eleva a produtividade após assumir os compromissos de concluir as suas atividades e não mede esforços para atingir as metas. Por isso, é importante selecionar colaboradores que gostem daquilo que deverão fazer, que estejam alinhados com a empresa e cujos objetivos pessoais estejam relacionados ao seu trabalho.

Como montar uma equipe de sucesso

A execução de projetos depende do trabalho da equipe e de todos aqueles que estão envolvidos direta ou indiretamente com ele. Portanto, o conhecimento das competências dos integrantes do time é crucial. Também é preciso conhecer todos os processos, conhecimentos e informações para a elaboração do plano de ação. Veja a seguir dicas para montar a sua equipe!

Identifique as partes interessadas

Os membros do time do projeto, as entidades de fora ou de dentro da empresa e os líderes são os interessados nas ações planejadas. Esse grupo inclui a equipe, o governo, a comunidade, os colaboradores internos, os fornecedores e os clientes.

Todos esses agentes devem ser envolvidos desde o início do projeto até o seu fim. Porém, verifique entre os potenciais candidatos a participarem das estratégias se eles estão alinhados e dispostos a fazer o trabalho visando a excelência e a satisfação do cliente.

Defina a equipe

É atribuição do gestor de projetos analisar o perfil dos candidatos à formação da equipe. Busque dados acerca de outros projetos já realizados e sobre a colaboração de seus membros. Faça uma relação inicial e confira o potencial de cada um. Por fim, reúna os candidatos e procure fazer a identificação daqueles que demonstram maior interesse no assunto.

Faça uma reunião kick off

O desenvolvimento eficaz do projeto depende de uma equipe engajada e que conheça a realidade e os detalhes daquilo que será feito. A reunião inicial serve para motivar e integrar todos os envolvidos com as atividades. Não basta transmitir ordens e designar tarefas; os colaboradores necessitam compreender os motivos de suas atribuições e a importância da sua contribuição.

A reunião kick off vai eliminar a falta de envolvimento antes do início do projeto, visto que nela são apresentadas as diretrizes, os objetivos, as metas, os recursos disponíveis, os riscos, o perfil do cliente e os principais desafios a serem enfrentados. Fale sobre as etapas do trabalho, o que cada integrante precisa realizar e informe os prazos pactuados com os clientes.

A equipe precisa entender o grau de relevância do projeto para a empresa e quais são as expectativas oriundas das ações a serem desempenhadas. Esse encontro poderá durar de 30 minutos até 3 horas, dependendo do caso a ser compartilhado. Explique o contexto e motive o time escolhido, mas procure não prolongar demais a sua fala. No final, abra um espaço para responder aos questionamentos da equipe.

Aponte os requisitos

Apresente para a equipe selecionada os requisitos exigidos pelo cliente e explique o que ele espera do projeto. Não permita a existência de dúvidas entre os participantes, seja claro e dê oportunidade para os integrantes se manifestarem. Aproxime-se dos profissionais e ouça o que eles têm a dizer, pois a comunicação aumenta o comprometimento.

Marque uma confraternização

Esse é um momento relevante que faz parte das primeiras atividades do projeto. Uma celebração com todos os participantes e uma única sala é muito útil para comunicar o início do projeto, colher mais informações e comemorar a conquista. Tenha a certeza de que essa data proporcionará o envolvimento da equipe e os seus integrantes se comprometerão com os resultados.

Como conduzir a equipe durante o projeto

Você não pode executar o seu projeto sozinho; é necessário que os membros de sua equipe trabalhem juntos para atingir o objetivo final com sucesso. Estas dicas podem ajudar você a fazer com que a sua equipe trabalhe em conjunto, mantendo o comprometimento!

Comunicação clara e objetiva

Esclareça com clareza e objetividade como o objetivo e as metas vão beneficiar a organização e os membros individuais da equipe. Depois, levante e enderece questões, preocupações e perguntas de forma imediata e aberta.

Interação entre os participantes

Promova a interação pedindo sugestões e ouvindo os integrantes do time. Envolva os membros da equipe quando estiver desenvolvendo os objetivos, atribuindo as responsabilidades, estimando prazos e recursos necessários e planejando para lidar com os riscos.

Motivação e engajamento

Ajude as pessoas a acreditarem que o trabalho planejado é possível e que a performance bem-sucedida deles pode produzir os resultados desejados. Solicite o compromisso das pessoas com o sucesso do projeto e demonstre o seu próprio compromisso.

Reuniões e Feedback

Ofereça retornos frequentes e significativos aos membros da equipe e outras audiências a respeito de atividades individuais e sobre o progresso geral do projeto. Reconheça e recompense as contribuições das pessoas.

Soluções tecnológicas

Adote um software de gestão de projetos para aumentar o engajamento dos colaboradores com cada demanda atendida. Existem ferramentas completas à sua disposição no mercado. Elas auxiliam no controle financeiro, fornecem relatórios de desempenho, registram as horas de trabalho e muito mais!

Enfim, agora você já sabe como promover o sucesso dos projetos, evidenciando e mantendo o comprometimento da equipe! Seguindo todas as dicas registradas aqui, as chances de ser vitorioso em conjunto com o seu time vão aumentar exponencialmente. Se ainda tiver dúvidas, conte com uma consultoria em gestão de projetos.

Gostou deste conteúdo? Então, siga em frente com a próxima leitura! Descubra como a gestão de projetos ajuda na redução de custos.

A gestão de projetos é utilizada pelas grandes companhias como um diferencial competitivo. Ocorre que as pequenas e médias empresas (PMEs) também podem ser beneficiadas pelo uso das ferramentas e das ações planejadas por profissionais especializados nessa área. Não é necessário contratar grandes equipes nem investir altas somas para ter um projeto bem-sucedido.

Neste post, vamos falar sobre os resultados e sobre a importância da gestão de projetos em PME. Além disso, vamos fornecer dicas de como fazer a gestão de projetos para pequenas e médias empresas e detalhes sobre agilidade, divisão por etapas, comunicação e treinamento dos colaboradores. Aqui, você também vai encontrar informações sobre redução de erros e muito mais.

Deseja saber mais sobre os impactos da gestão de projetos em PME? Siga em frente!

Entenda a importância da gestão de projetos em PME

O gerenciamento de projetos pode trazer vantagens para a empresa se as suas metodologias forem aplicadas da maneira correta. Além dos benefícios monetários, existem outros que merecem destaque, tais como a melhoria no controle das atividades, a eficácia da comunicação interna e a integração entre as unidades do negócio.

Um projeto gera retorno econômico e aprimora a gestão dos recursos com o cumprimento dos prazos e eliminação dos desperdícios do orçamento. A produtividade aumenta pelo ordenamento na execução e pelo estabelecimento de datas de início e fim dos trabalhos. As mudanças recebem respostas ágeis e são gerenciadas com mais facilidade.

Com a gestão de projetos, os líderes empresariais conseguem aproveitar os conhecimentos e as experiências dos colaboradores para criar ferramentas administrativas que ajudam na alavancagem dos negócios. Contudo, para que tudo funcione perfeitamente, toda a organização deve estar engajada e as resistências superadas.

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Conheça as principais dicas de como fazer a gestão de projetos em PME

Inicialmente, é necessário ser claro e objetivo com os colaboradores que não estão habituados à gestão de projetos. Paradigmas precisam ser quebrados para que a nova metodologia seja aceita por todas as pessoas que trabalham na empresa. O gestor de projetos vai ser responsável por promover a transformação de hábitos e manter os colaboradores motivados e engajados.

O investimento e o esforço dos gerentes somente vão compensar se os novos métodos forem levados a sério e a divulgação for ampla. Evite gastos desnecessários definindo um limite para as despesas, estimulando a redução de custos e fazendo a divisão das tarefas entre os funcionários para não ter perdas financeiras. Veja a seguir outras dicas relevantes!

Seja ágil

Os projetos das pequenas empresas são menos complexos e exigem a participação de um número menor de colaboradores. Aproveite para fazer um gerenciamento ágil sem dispender muito tempo criando o plano de ação. Mantenha o foco na execução das tarefas e no atendimento dos prazos para não sofrer impactos negativos significativos.

Divida um projeto em pequenas entregas

Não se assuste com a complexidade dos projetos. Para facilitar a realização das atividades, divida o projeto em etapas ou em pequenas entregas. Desse modo, os colaboradores vão compreender com facilidade o que precisa ser feito. Organize essas questões e faça um gerenciamento controlando o desempenho de cada participante.

Melhore a comunicação

A comunicação é essencial para o sucesso dos projetos. O gestor precisa se comunicar com clareza e objetividade para que todos entendam os objetivos e as metas a serem atingidas. Ademais, ele cuidará para que todos os envolvidos se comuniquem e estejam em harmonia, trocando as informações necessárias para que o projeto seja um sucesso.

Treine os colaboradores

Caso a ideia seja fazer a implantação de uma cultura de gerenciamento de projetos, saiba que os colaboradores vão ter que passar por treinamentos. Afinal de contas, eles vão utilizar novas ferramentas e aplicar novos métodos nunca vistos antes. Separe um tempo para fazer uma reunião inicial e pedir sugestões de ferramentas que eles, por ventura, já conheçam.

Conte com um software

Existem diversas ferramentas tecnológicas e fáceis de usar ao alcance das pequenas empresas. Um software adequado que não seja complexo demais pode atender às necessidades da organização, facilitar a comunicação, auxiliar para o bom desempenho dos colaboradores, gerar relatórios importantes, apresentar indicadores e agilizar a execução do projeto. Se desejar, conte com uma consultoria ou fale com um especialista e peça a indicação de uma ferramenta adequada.

Descubra quais são os resultados da gestão de projetos em PME

Os resultados da implementação da gestão de projetos na PME não são apenas econômicos. A organização das atividades aumenta a lucratividade e a competitividade no mercado, aperfeiçoa as habilidades dos colaboradores e permite o controle do desempenho de cada um deles. Confira abaixo os principais benefícios da gestão de projetos em PME!

Redução dos erros

Os erros realizados pelos funcionários impactam a longevidade e a saúde financeira do empreendimento. O gerenciamento dos projetos facilita a identificação das falhas, independentemente da área e da função desempenhada pelo colaborador. Dessa forma, se torna possível fazer a correção e evitar que a situação se perpetue, causando prejuízos financeiros desnecessários.

Acaba com o retrabalho

Como você pôde ver, a chance de cometer erros é reduzida ao implantar a gestão de projetos. Consequentemente, o retrabalho é eliminado e as necessidades dos clientes são atendidas de modo satisfatório. As perdas causadas pelo retrabalho simplesmente deixam de existir e os funcionários podem se manter focados no cumprimento de suas atribuições.

Diminui os riscos

Os riscos tendem a diminuir com a conscientização de toda a equipe que trabalha para alcançar resultados. As dificuldades e limitações da empresa são úteis para influenciar a interação entre todos os componentes, para que trabalhem em conjunto pela sobrevivência do negócio. Basta que o gestor dos projetos saiba conduzir as situações e tome decisões acertadas.

Enfim, agora você já conhece os principais resultados e sabe como utilizar a gestão de projetos em PME. Não fique preso ao seu orçamento com receio de enfrentar esse desafio e de investir nessa área. A Project Builder é a melhor solução disponível no mercado, pois se trata de uma empresa referência nacional na implantação de Project Management Office (PMO) ou escritório de projetos.

Ainda tem dúvidas sobre a possibilidade de alcançar os benefícios da gestão de projetos? Entre agora mesmo em contato conosco e receba respostas para seus questionamentos!

Um stakeholder significa uma parte interessada em um projeto ou empresa, que pode afetar ou ser afetada pelo negócio. Trata-se de um indivíduo, grupo ou organização que é impactado pelo resultado de um projeto.

Criada em 1963 pelo filósofo Robert Freeman, a Teoria dos Stakeholders rompe com noções clássicas da administração da época para trazer ideias tão inovadoras que ainda hoje são aproveitadas. A principal delas é a que propõe a extensão da concepção de quem são as peças-chave para uma empresa.

Até então, as formas tradicionais de gerenciar eram focadas nos shareholders, ou seja, proprietários e acionistas. Essa nova visão apontou a necessidade de incluir também todas as pessoas que interferem e são impactadas por uma companhia, inclusive as que não influenciam diretamente.

Como os stakeholders influem nas restrições e nos requisitos que são colocados em prática na gestão de projetos, é importante identificá-los o mais rapidamente possível. Todas as ações devem ser planejadas e efetivadas levando em conta esse conceito. As políticas e as práticas do negócio vão afetar esses grupos ou essas pessoas individualmente, positivamente ou negativamente.

No modelo corporativo stakeholder, a empresa é considerada uma organização social que precisa oferecer algum benefício a todos os que estão interessados. É um modelo de responsabilidade social. O lucro conquistado é dividido proporcionalmente, conforme a participação de cada grupo: proprietários, acionistas, clientes, fornecedores, funcionários e assim por diante.

Para que esses estudos servem no dia a dia? Constatar o que vêm pensando os seus clientes é só um exemplo. Quer saber mais? Então leia nesse post dicas incríveis sobre como a tese pode ajudar no seu sucesso. Confira!

Entenda como o conceito pode valorizar sua marca

A Teoria dos Stakeholders defende que uma empresa deve saber quem são todos os agentes que, direta ou indiretamente, têm ligações com ela. Além de conhecê-los, é preciso monitorá-los.

Exercem esse papel os funcionários, os acionistas, os clientes, a mídia, a comunidade vizinha à instituição, os concorrentes, e várias outras pessoas, que variam de acordo com as particularidades da organização. Depois de identificar quais são esses públicos estratégicos, é possível começar a construir uma relação com cada um deles.

Seja usando a comunicação institucional, ou convidando para eventos, por exemplo. Por que não organizar visitas para que a comunidade local passe o dia na sede e conheça a rotina de produção? Dessa forma, a marca agregará valores, como seriedade e transparência. A imagem corporativa será aperfeiçoada e fortalecida progressivamente.

São muitos os autores que escreveram sobre o tema, sendo que nem todas as versões convergem. De jeitos diferentes, a teoria ajuda a detectar quais públicos merecem prioridade. Assim, estabelece-se um cronograma de ações equilibrado, concernente às demandas.

Os gestores também têm a opção de aproveitar esse público para expandir dados sobre as preocupações sociais, fiscais e ambientais. Ao fazer isso, a companhia demonstrará o seu comprometimento com a ética profissional.

Use os fundamentos para descobrir quem são seus parceiros

Os autores Mitchell, Agle e Wood (1997) dão algumas dicas de como identificar quais são os públicos que devem receber atenção prioritária. Esses escritores aconselham que sejam analisadas três qualidades de cada um dos agentes que têm relações com a firma: a urgência em ser atendido, o poder de afetá-lo e a legitimidade de suas requisições e queixas.

O raciocínio é simples: quanto mais desses atributos um participante acumular, mais precaução e preferência precisam ser dirigidas a ele.

Os teóricos definem como “adormecido” aquele que tem poder, mas não o utiliza. Um tipo de partner que não conta com urgência nem legitimidade. O conselho, no entanto, é que haja sempre monitoramento de todas as categorias, inclusive do adormecido. Isso porque, a qualquer instante, um tipo de parceiro pode conquistar a segunda ou a terceira habilidade. Os sindicatos, quando não estão em campanhas, são exemplos de modelo adormecido.

Outro arquétipo é o do “dependente”, público com legitimidade e urgência, mas sem poder, como uma comunidade vizinha à fábrica. São classificados como “arbitrários” os entes com pleitos ligados à responsabilidade social, que têm somente a legitimidade. Organizações Não Governamentais (ONGs) estão nessa categoria.

Há também o “perigoso”, aquele que tem poder e urgência, e o “dominante”, que tem poder e legitimidade. Por fim, é classificado como “definitivo” o público-alvo da organização, aquele para o qual ela deve dar mais importância. Os definitivos concentram as três características, como os acionistas e os clientes.

As pessoas que fazem parte da rotina mudam conforme a realidade da instituição. Um bom meio de detectar a identidade delas é utilizar a análise SWOT, que levanta os pontos fortes e fracos da firma, bem como as boas oportunidades e as ameaças externas.

Transforme o público difícil em aliado

Os estudiosos da Teoria dos Stakeholders aconselham cuidado especial com os parceiros perigosos, capazes de causar muitos prejuízos. Com urgência e poder, eles podem ser vizinhos insatisfeitos com o excesso de caminhões nos arredores da fábrica, ou hackers tentando invadir o site de um empreendimento, seja ele fabricante ou vendedor de serviços.

Após identificar quem são as principais ameaças, é recomendável iniciar uma política de aproximação. É bom ter canais abertos de comunicação, tanto para ouvir como para argumentar.

Vale, portanto, aplicar estratégias diversas. Usando newsletters você consegue dialogar com periodicidade e sobre temas específicos, mas o velho olho no olho também tem suas vantagens. Nesses casos, aja com paciência e cordialidade.

Outro aspecto importante na tentativa de reverter o perfil de um público é a agilidade de resposta. A demora abre brechas para mal-entendidos e boatos. Ainda que o assunto seja espinhoso, não perca o timing. Se você não tem como atender à reivindicação, seja sincero. Diga quais são suas razões e demonstre intenção de ajudar.

Aplique a teoria na realidade da empresa

Depois de conhecer um pouco sobre a Teoria dos Stakeholders, que tal empregar seus fundamentos para dar aquela turbinada nos projetos? Agora que você já sabe quem são os envolvidos nas atividades, é hora de pôr a mão na massa e direcionar essas informações a seu favor. Ao desvendar quem são os stakeholders-chave de uma nova atividade e o que eles esperam dela, será dado o primeiro passo para que a iniciativa obtenha êxito. Faça um calendário com total de interesses ligados a ela.

Uma lista decrescente de prioridades contribuirá para encontrar a ordem mais eficiente para o engajamento do pessoal. Comece com os definitivos, dominantes e perigosos. Descubra o que cada um deles enxerga de positivo na nova empreitada. Isso porque eles têm maior condição de influenciar nos planos e metas. Se você vai construir um supermercado, é provável que receba apoio da comunidade local. Se o empreendimento for um aterro sanitário, é quase certo que enfrentará resistências.

Ao fazer essa análise, você estará em contato com os partners mais relevantes, um excelente momento para colher sugestões. É preciso abrir a cabeça e os ouvidos para as críticas. O instante é oportuno também para estabelecer laços e empatia. Lembre-se de que a Teoria dos Stakeholders é dinâmica e os anseios estão sujeitos a mudanças.

Assim que terminar o levantamento, inicie um desenho de como a empresa irá lidar com essas demandas. Repita os procedimentos com os secundários: crie uma hierarquia com aquilo que eles gostam e o que rejeitam na iniciativa.

Para ficar mais fácil, use cartões coloridos com cores que representam um nível de poder de repercussão. Por exemplo: utilize o vermelho, cor quente e chamativa, para verificar os de alta influência e interesse, também chamados de promotores de uma empreitada. Já o cartão verde serviria para os defensores da ideia, que contam com baixo poder de influência, mas são bons aliados.

Não se deve perder de vista os agentes secundários, não tão interessados no investimento assim. Use uma cor sóbria para monitorar os latentes, que dão pouca atenção para o negócio, mas contam com muito poder para paralisá-lo ou mobilizá-lo. Preste atenção nos de baixa influência também: são os que têm pouco poder para algum impacto e que, além disso, não demonstram razões para prejudicar ou auxiliar. Recorde-se, no entanto, que pessoas mudam constantemente.

Faça atualizações constantes

Como os integrantes dessa engrenagem não são estáticos, é bom que as informações passem frequentemente por atualizações. Assim, você evita ser surpreendido com alterações indesejáveis e mantém os planos de ação compatíveis para qualquer um dos entes. No caso de haver modificações no diagnóstico, é evidente que a estratégia para aquele segmento precisará ser revista.

Esses incrementos não são apenas preventivos. É necessário acompanhar o resultado das tentativas de persuasão. Se você em um mês inicia negociação com um agente perigoso ou dominante, no seguinte, precisa saber se houve evolução. Caso nada tenha melhorado, será a hora de reconsiderar mais uma vez.

Bons profissionais estão sempre à procura de aperfeiçoamento. Reuniões periódicas específicas com as pessoas interessadas são uma boa opção para fazer esse upgrade. A fixação do intervalo entre um encontro e o próximo tem de estar de acordo com as motivações da organização e dos próprios envolvidos. Mantê-los agregados em redes virtuais é uma maneira de garantir a reciclagem necessária.

Plataformas específicas ou até mesmo o bom WhatsApp são alternativas para que nada saia dos trilhos na tarefa de efetuar o monitoramento. Assim, o fluxo para o diálogo estará sempre desobstruído.

Dessa forma, um novo projeto será beneficiado porque todas as vontades e contrariedades em torno dele estarão sob permanente vigilância. Isso permitirá o alinhamento dos desejos e insatisfações em prol do empreendimento.

Identifique os stakeholders

Para tornar mais fácil a identificação dos stakeholders, é recomendado fazer um mapeamento dos públicos e no reconhecimento de cada um deles. Considerando a área de comunicação, eles podem ser separados em três graus de influência sobre a organização:

• o grau de dependência: se identificam os públicos dos quais a empresa tem necessidade e que interferem de forma direta na sobrevivência dela (a esse grau pertencem o governo, os colaboradores, os fornecedores, os clientes);
• o grau de participação: se identificam os públicos dos quais a empresa não tem dependência, mas que ajudam a melhorar os processos e a fazer o negócio crescer (esse grau envolve prestação de serviços promocionais, redes de consultoria, redes sindicais, redes setorizadas de comunidade, comunidades que ficam próximas à organização);
• o grau de interferência: se identificam os públicos que podem interferir de forma positiva ou negativa na imagem corporativa e que podem ser divididos em dois subconjuntos: a rede de concorrência, ou seja, as empresas que atuam no mesmo ramo de sua empresa, e a rede de comunicação de massa, ou seja, os veículos de comunicação que podem influir o público sobre a empresa.

O mapeamento dos stakeholders ajuda a reconhecer quais deles merecem maior atenção e aproximação estratégica. É fundamental conhecer todos os interessados, já que se forem bem trabalhados eles poderão ser a chave para o reconhecimento positivo de uma empresa.

Um projeto pode identificar de outra forma os stakeholders, considerando o ambiente de atuação. Assim, temos os internos e os externos.

Os internos são os que têm afiliação mais formal com o negócio. Eles envolvem os gestores, os funcionários, os gerentes, os proprietários e os acionistas. Os externos são as pessoas que, ainda que sejam diretamente afetadas pelos projetos da empresa, não têm nenhuma afiliação com ela. Eles envolvem os clientes, os fornecedores, o Estado, os credores e os investidores, a mídia, as ONGs (Organizações Não Governamentais), os concorrentes, os analistas financeiros e as comunidades. Os sindicatos e até o meio ambiente. Empresas parceiras também podem ser consideradas como grupos de interesse externos.

Neste ponto, vale atentar-se também para um grupo especial: os shareholders. Shareholder se refere a um acionista, ou seja, alguém que tenha parte em alguma empresa. Ele pode ser considerado um stakeholder, inclusive de grande influência. Afinal, pode realizar investimentos de capital, ganhar e perder dinheiro conforme as estratégias de sua empresa ficarem estabelecidas. Uma atitude que não esteja de acordo com suas concepções pode significar menos recursos na empresa.

Para ajudar nesta identificação, também é importante reservar um momento para o brainstorming. Esta, na verdade, deve ser a primeira fase dessa etapa, antes mesmo da classificação. Isso porque todos os setores da empresa participam dele, e nenhuma ideia é descartada, mesmo que não seja utilizada naquele primeiro momento.

É comum que alguns grupos sejam excluídos desse processo para economizar tempo, mas essa é uma decisão de risco. E no universo corporativo dinamismo é essencial. Um stakeholder que não parecia tão importante em um primeiro momento pode vir à tona para um projeto futuro, e ele pode ser lembrado somente se um bom brainstorming for realizado.

Faça o gerenciamento dos stakeholders

Para realizar o gerenciamento de todas as pessoas envolvidas no projeto, identificando quem são elas, a importância de cada um, o grau de influência deles, que pode ser temporário (que é o caso de projetos) ou duradouro (que é o caso de negócios), é importante utilizar a ferramenta chamada de Mapa de Stakeholders. Por meio desse mapa, o gestor consegue identificar os influenciadores positivos, negativos e moderados.

Nesse sentido, há três anéis circundando a empresa e, quanto mais próximo do centro estiver o stakeholder específico, mais importância ele terá perante o projeto. Claro que cada empresa contará com os mesmos elementos em diferentes posições, variando conforme o setor e até a situação econômica.

Pela necessidade de identificar e dar ao conjunto dos interessados o tratamento mais adequado, surge o Gerenciamento de Projetos das Partes Interessadas. Trata-se de uma área nova, adicionada no Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK), quinta edição.

Essa nova área de conhecimento efetua a identificação, o planejamento, a gestão e o controle das informações sobre as expectativas, os interesses, os relacionamentos, as influências, as necessidades das partes envolvidas. Isso permite antecipar oportunidades, evitar conflitos, adotar medidas pontuais e otimizar a comunicação durante o projeto. Vamos analisar brevemente as etapas:

• identifique os envolvidos: já abordamos essa etapa mais acima, detalhando seus aspectos;
• analise as expectativas e interesses: descreva para os envolvidos quais as expectativas e os interesses deles;
• classifique os envolvidos: também já tratamos esse ponto mais acima, onde as pessoas envolvidas são classificadas conforme o grau de poder, impacto, influência, suscetibilidade, interesse (essas características devem ser cruzadas para ajudar os profissionais responsáveis pelo projeto a priorizar e assegurar a utilização eficiente dos esforços para gerenciar as expectativas dos stakeholders mais importantes);
• crie um plano de abordagem.

Sobre as etapas 3 e 4, vamos fazer algumas considerações mais longas. Alguns modelos de classificação dos envolvidos envolvem graus como: grau de poder x influência; grau de influência x impacto; grau de interesse x poder x suscetibilidade; grau de poder x interesse.

Sobre a criação de um plano de abordagem, é preciso estabelecer para cada grupo qual será a abordagem e o controle das suas expectativas e necessidades. Deve-se procurar a incorporação e a identificação dos mais importantes stakeholders, desde o começo em que se define o escopo do projeto.

O bom gestor não pode deixar de lado o Gerenciamento das Partes Interessadas porque isso tende a provocar atrasos no cronograma, erros no detalhamento do projeto e nos cálculos de gastos e alocação dos recursos exigidos.

Considere a diversidade de tipos de stakeholders

Apesar do que estamos dizendo, há diferentes formas de classificar, de tipificar as partes interessadas. Em alguns casos, a empresa pode considerar o perfil de um stakeholder para realizar um gerenciamento mais personalizado. Por exemplo:

• resistente: aquele que está fechado para aceitar o projeto, geralmente porque ele gera consequências negativas para a parte interessada;
• desinformado: aquele que, por falta de conhecimento, não causa impacto no projeto;
• neutro: aquele que, apesar de não se opor ao projeto, também não o apoia;
• apoiador: aquele que concorda com as transformações e também as estimula;
• líder: aquele que é ativo, que se engaja para assegurar que o projeto tenha sucesso.

Outros tipos podem ser: stakeholders arbitrários (têm legitimidade, mas não têm poder de influenciar), adormecidos (têm poder para impor sua vontade, mas não têm legitimidade), perigosos (são coercitivos e possivelmente violentos, atuando quando não há poder, nem legitimidade).

Tenha atenção para a questão do impacto

Como está claro, os stakeholders são diretamente impactados pelas decisões de sua empresa. Entretanto, o caminho inverso também deve ser avaliado. A satisfação desses indivíduos ou organizações também impacta em seus resultados e objetivos.

Dessa maneira, é essencial garantir que todas as partes que abrangem os stakeholders estejam satisfeitas e engajadas com o trabalho feito. Cada um deles têm um valor elevado para sua empresa, e devem ter desejos e demandas levados em consideração.

Em relação a isso, o grande desafio para a gestão que tem uma cartela variada de stakeholders é justamente encontrar um ponto em comum entre todos eles. Somente dessa maneira é possível que o crescimento da companhia seja saudável e inteligente.

Diante disso, o impacto de um stakeholder é enorme, e é preciso ter atenção a isso. Alinhar expectativas é fundamental para o sucesso esperado, mas também é importante que as metas da empresa estejam inclusas nessa avaliação. E não se esqueça: o comportamento de um grupo de stakeholders pode influenciar também no de outro grupo, porque todo estão conectados.

Saiba como encarar eventuais conflitos

Caso algum stakeholder influente apresente uma situação de conflito, tenha algumas cartas estratégicas na manga para usar. Se você se planeja para possíveis impasses, consegue solucioná-los mais rapidamente, com classe, e sem colocar o projeto em risco, o que é mais importante.

Isso pode ser feito com uma análise do perfil do interessado. O gestor pode listar alguns pontos interessantes que podem ser usados para evitar embates desnecessários. E, dessa forma, dificultar o andamento do projeto, que poderia até ser encerrado em caso de desentendimentos muito grandes.

Aqui estão algumas sugestões práticas nas quais você pode investir nesses casos, lembrando que elas não são regra.

Trabalhe a comunicação

Dedique-a planejar a forma como você vai se relacionar com cada stakeholder. Tenha uma boa estratégia de comunicação para aumentar o engajamento e também para conseguir obter um feedback satisfatório.

Controle o envolvimento dos stakeholders

Existem stakeholders mais entusiasmados, aqueles que realmente compraram a ideia. Eles devem ser sempre a prioridade, pois serão os motivadores para as outras partes interessadas.

Assim, aqueles que são mais resistentes podem aderir com mais facilidade a mudanças. Estabeleça fortes relações e alianças para deixar bem claro até que ponto o envolvimento deles é necessário, sem que se torne excludente.

Por fim, lembre-se de que a relação com stakeholders é importante para as duas partes. Portanto, prepare-se para ceder também, quando julgar necessário e conveniente.

Não deixe de se preocupar com stakeholders

Como ficou claro até agora, identificar stakeholders de uma empresa, negócio ou projeto é essencial para a estratégia de qualquer setor. Uma vez que são grupos ou pessoas sinceramente interessadas ou afetadas pelas ações, devem ser sempre levadas em consideração.

Porém, a preocupação com esses grupos é relativamente nova no mundo corporativo. Então, é comum que muitas empresas acabem deixando de lado a preocupação com eles, algo que não pode acontecer. É importante ter em mente que a evolução dos métodos de consumo está cada vez mais acelerada. Por esse motivo, uma empresa precisa, de qualquer maneira, ter um papel mais social.

Isso significa muito para a imagem da empresa, o que vai muito além de lucros e questões financeiras. Sendo assim, quanto mais completa for sua análise de grupos afetados, melhor serão seus resultados.

Em relação a tomadas de decisões, estar atento aos stakeholders permite uma visão mais amplificada de vantagens, riscos e aliados de determinados projetos. Assim, fica mais fácil fazer parcerias de sucesso que podem ser o estímulo crucial para o potencial da empresa.

Invista em ferramentas que colaborem com a gestão de stakeholders

Não se esqueça de que, quanto mais otimizados forem seus processos internos, mais tempo você terá para avaliar com cuidado seus stakeholders e garantir uma boa gestão deles. Diante disso, conte com ferramentas que colaborem de forma contínua com esse resultado.

Utilize, por exemplo, softwares de gerenciamento para controlar as etapas de seus projetos e negócios. Afinal, trazer um retorno específico ao stakeholder é fundamental para mantê-lo interessado, e somente um histórico detalhado e registrado por um sistema pode apresentar a evolução de maneira clara e objetiva.

Além disso, esse é um excelente meio de poupar tempo entre processos e de evitar falhas humanas. O que pode atrasar bastante entregas e demandas e, por sua vez, afetar a satisfação do grupo de stakeholderes. Um software também é ideal para formalizar comunicação, ter controle dos colaboradores e mensurar recursos investidos nos projetos.

Para completar, ter todo esse controle prático é uma maneira de ajudar até mesmo na definição do escopo, da estruturação da equipe de trabalho e da criação de projetos. Sendo, então, uma mão na roda para agilizar a definição de possíveis stakeholders, já que todo o detalhamento daquele projeto será mais palpável e poderá ser devidamente materializado para os envolvidos.

No fim das contas, será também mais fácil registrar ali o compartilhamento de lucros, as determinações de cada participação de acordo com os projetos, e o impacto final causado por eles.

A Teoria dos Stakeholders, portanto, não foi elaborada para ficar parada, mofando e amarelando dentro de um livro. Pelo contrário. Com inteligência e criatividade, ela ajuda a identificar as mais variadas gamas de pessoas e de expectativas capazes de envolver um novo projeto. Detectando quem são os partners, é viável alinhar todos esses interesses de maneira sinérgica a proveito da organização: amplificando o que é positivo e neutralizando aspectos negativos.

E você, gostou do assunto? Percebeu como é fácil usar uma Teoria dos Stakeholders na prática? Aproveite o momento para continuar a se atualizar sobre outros assuntos importantes para sua empresa. Cadastre-se em nossa newsletter e receba conteúdo diretamente em seu e-mail!

O papel de um líder nos dias atuais é muito mais complexo que apenas delegar funções. Em alguns casos, esses profissionais sentem a necessidade de ir além e colaborar efetivamente com o desenvolvimento de seus colaboradores. Se essa é a sua situação, talvez seja o momento de descobrir como se tornar um mentor para seu time.

O mentor é aquela pessoa que vai guiar o colaborador para desbravar o universo profissional, ajudando-o a superar dificuldades e encontrar oportunidades interessantes. Ele dá conhecimento de carreira e, em troca, recebe mais produtividade e bastante aprendizado sobre como lidar melhor com essa nova geração de talentos.

Quer saber o que é necessário para se tornar um gestor mais eficiente? Confira algumas dicas!

Alinhe objetivos

Antes mesmo de começar os ensinamentos da mentoria, é preciso que ambos os lados deixem claro o que esperam ensinar e aprender durante esse tempo. Dessa forma, você evita que as metas estejam fora de sintonia, o que pode causar uma resistência maior do funcionário em aceitar seus conselhos.

Essa conversa sincera também vai trazer uma clareza maior sobre a personalidade de cada colaborador, para que você busque as melhores ferramentas para orientá-lo. Assim, o desenvolvimento da equipe é mais eficiente, já que você entende o que o motiva e quais valores podem ser usados no processo de convencimento.

Ensine e aprenda

O processo de mentoria é baseado em uma relação em que os ensinamentos são trocados, e não concedidos apenas por uma parte. Durante essa fase, você pode se surpreender com tudo que aprenderá com profissionais mais novos.

Para isso, é preciso perder aquela atmosfera de “chefe” que circunda as pessoas em cargos de liderança. O respeito é necessário, mas você deve ser uma pessoa acessível e aberta a compreender novas formas de dar e receber conhecimentos.

Tenha comprometimento

Oferecer mentoria para alguém é uma grande responsabilidade. Se você deseja se colocar nessa posição, esteja comprometido a auxiliar essa pessoa, mesmo que isso signifique ter que se esforçar um pouco mais na rotina de trabalho para ajudá-la a se desenvolver nos campos necessários.

Saiba ouvir

Uma das principais tarefas do mentor é saber ouvir tudo o que o colaborador tem a dizer. Faz parte da função entender o que seu aprendiz está passando e, para isso, é preciso deixar que ele desabafe e passe um panorama completo da situação.

Muitas vezes, enquanto divaga nas próprias dúvidas e reclamações, o próprio funcionário consegue reorganizar suas ideias e chega à solução para os problemas. Isso é uma mentoria eficiente: ensinar a pessoa a encontrar as respostas dentro de si.

Tenha seu próprio mentor e um bom network

Ser um profissional de ponta na atualidade exige excelentes conexões e alguém para contar em situações difíceis, se possível. Como isso vale para os seus funcionários, também serve para você.

Cultive bons relacionamentos com líderes do mesmo setor de atuação e até mesmo de segmentos totalmente diferentes do seu. Procure outros chefes dispostos a atuar como mentores e troque ideias. Dessas conversas podem surgir estratégias interessantes para alavancar a produtividade da sua equipe.

Tenha a mente aberta

Lidar com profissionais mais jovens pode ser um processo disruptivo para um líder. Para aceitar formas de pensar diferentes das suas, no entanto, é preciso estar preparado. Haverá momentos em que será necessário entender profundamente quais os objetivos, desejos e sentimentos daquele profissional. E, muitas vezes, esses objetivos podem ser contrastantes com os seus.

Então, para conseguir criticar ou sugerir alguma mudança de uma maneira que ela seja bem aceita, é fundamental se colocar no lugar daquele profissional, sem preconceitos. É por isso que a compaixão e a empatia são características essenciais para ser um bom mentor.

Se necessário, antes de dar conselhos, tire um tempo de reflexão e avalie se está aceitando de uma boa forma as expectativas dos seus aprendizes.

Melhore sua inteligência emocional

Ser mentor se assemelha muito a ser pai. Às vezes, você vai dar conselhos, e os profissionais do seu time não vão segui-los. Ou, então, eles insistem nos mesmos erros, ainda quando você alerta sobre as consequências. Faz parte do processo de amadurecimento profissional, e pode ser muito cansativo para o mentor, exigindo paciência.

Por isso é tão importante que o mentor saiba controlar seus sentimentos, algo que a inteligência emocional proporciona. Além disso, você pode aproveitar outras vantagens desse conhecimento e trazer resultados para a mentoria, como ler a linguagem corporal, fazer as perguntas certas e até ajudar o aprendiz a controlar sua impulsividade no trabalho.

Dê o exemplo

Para ser um bom mentor, nada é mais vital do que ser uma pessoa admirável. Esse tipo de conexão sentimental vai trazer a confiança necessária para o processo, e agir de forma correta e ética durante sua atuação no trabalho pode ensinar mais do que todos os conselhos dados.

Por isso, em sua profissão, sempre aja de acordo com o que você ensina para seu time. Ser um modelo de atuação é um elemento instigante, que acaba trazendo benefícios para os dois lados. Tanto você vai se sentir estimulado a dar sempre o melhor de si, como a sua equipe será inspirada a seguir seus passos e ensinamentos no dia a dia.

Celebre os resultados

O processo de aprendizagem da sua equipe também precisa de motivação. Não deixe que a sua atuação seja focada apenas no lado negativo do profissional. Faz parte do processo encarar melhorias e reconhecê-las, mesmo quando pequenas. Esse tipo de incentivo premia a dedicação do funcionário e o ajuda a enxergar as dificuldades com mais positividade.

Sempre que seu time conseguir algum resultado importante ou evoluir em questões relevantes, celebre. Não é necessário premiá-los ou oferecer benefícios. Na mentoria, um parabéns e o reconhecimento pelos objetivos superados já são eficientes.

Evite alguns erros

O verdadeiro mentor deve conhecer e evitar alguns erros que podem comprometer sua liderança e interferir nos resultados. Vamos apontar alguns deles nos tópicos a seguir.

Não permitir que o mentorado erre

Todos os profissionais são passíveis de falhas, o próprio mentor não está livre delas. Se o líder se julga acima dos outros em relação a isso, ele estará fadado ao fracasso, pois os profissionais não o perdoarão quando ele cometer algum equívoco. Por isso, o mentor não precisa ser um tirano, já que o tirano cobra dos outros o que ele mesmo não é capaz de fazer.

É preciso ser tolerante com os erros do mentorado, agir com flexibilidade, mas sem perder o domínio da situação. Quando o líder é fraco, deixa-se controlar pelos outros e relaxa sua administração, o que gera um caos no trabalho e na produção. Há erros que podem ser relevados; outros não. É fundamental discernir entre estes e aqueles.

Infelizmente, entre um líder tirano e um relaxado, o primeiro ainda é melhor, porque, apesar de usar meios errados, ele consegue controlar a maior parte das situações; já o relaxado é facilmente dominado. O ideal é encontrar o meio-termo. O mentor deve agir como um parceiro que está à frente de uma equipe e, como tal, precisa ser compreensivo com ela, ensinando e agindo com certo nível de tolerância e flexibilidade.

Não desenvolver um relacionamento salutar com o mentorado

Não há nenhum programa de mentoria que substitua um relacionamento genuíno e interpessoal entre o preceptor e o aprendiz. É importante que o líder seja capaz de ajudar, e isso só é possível quando ele mentora algo em que acredita. Daí em diante, fica mais fácil se identificar com o processo e manter um relacionamento sólido com o mentorado.

Assim, é um grande engano tentar mentorar em um terreno desconhecido, sobre um assunto do qual se tem pouco conhecimento ou com o qual não se identifica. Dificilmente, a pessoa conseguirá desenvolver uma relação saudável com a equipe. Poderá atuar de forma mecanizada, o que não costuma surtir bons resultados.

Também é um erro evitar o bate-papo, limitando-se a mostrar diagnósticos e soluções totalmente prontas a partir da análise empresarial. A descoberta dos problemas e de suas soluções faz parte do programa de mentoria. É preciso entender o porquê das coisas.

Concentrar-se mais na competência que no caráter

A mentoria não é um treinamento. Por isso, não se deve atentar exclusivamente ou de forma exagerada na aquisição de novas skills. Os grandes líderes vão além da linha voltada para o aperfeiçoamento de competências e buscam definir o caráter, a empatia e os valores.

É importante contribuir para que os indivíduos desenvolvam sua autoconsciência. A longo prazo, as soft skills (habilidades mais subjetivas que técnicas) são mais relevantes que o aprimoramento de algumas qualidades puramente profissionais.

Confundir coaching com mentorado

Não trate o mentorado como uma tarefa de natureza acadêmica. Os mentores transmitem seus conhecimentos respaldados em suas experiências. Não se trata de uma assessoria guiada, nem de uma capacitação. É algo mais espontâneo. Nesse sentido, é um trabalho de longo prazo e é possível construir um vínculo para toda a vida.

Não pense que sua liderança como mentor é igual ao coaching. O coaching está associado a um modelo previamente oferecido, com a necessidade de alcançar um determinado objetivo em um período específico. É algo mais parametrizado que o mentorado.

Conheça os benefícios da mentoria

O líder precisa saber quais são os benefícios que a mentoria oferece, pois assim ficará mais motivado a efetuar seu trabalho, com a certeza de que ele tende a trazer vantagens para a empresa. O verdadeiro líder se engaja com a organização, sentindo-se como parte dela, entendendo que sua ação pode influir de forma positiva ou negativa sobre o negócio.

A contribuição para que o funcionário deixe a zona de conforto

A mentoria não deve ser confundida com uma consultoria. A diferença entre elas está exatamente na retenção do conhecimento. Na consultoria, a empresa contrata um profissional especializado que faz uma avaliação do negócio e depois entrega ao gestor um relatório completo, mostrando o que deve ser efetuado.

Na mentoria, há uma transferência de conhecimentos para o mentorado, ou seja, para a equipe de funcionários. Com esses conhecimentos, os colaboradores podem se responsabilizar pelas transformações dentro da empresa. Dessa maneira, o líder instiga os profissionais à ação, à aplicação dos conhecimentos obtidos, saindo da zona de conforto.

A zona de conforto é aquela em que o funcionário se sente mais seguro e, por isso, não deseja sair dela, receoso de se expor aos riscos e mudanças. Ter medos é normal. Se o profissional não agir com prudência, poderá cometer graves erros. Mas não é aconselhável relaxar, isto é, acomodar-se e atuar sempre da mesma forma, fechar-se para as atualizações, para as transformações. O medo das mudanças é natural, mas é preciso ajustar-se a elas quando necessário.

O aumento da rede de contatos

Por contar com um mentor, a empresa tende a aumentar sua rede de contatos, assim, ela consegue melhorar seu networking. Ampliando a rede de contatos, a empresa encurta caminhos e cria parcerias. Também fica mais fácil conseguir a ajuda de investidores.

A redução de gastos com treinamentos

Outro benefício em contar com um mentor é a diminuição de gastos com treinamentos, pois o próprio mentor se responsabiliza por transmitir os seus próprios conhecimentos à equipe. Ele também poderá treinar os profissionais em determinadas ocasiões, tornando-os aptos a enfrentarem situações diversas, especialmente aquelas que envolvem problemas críticos.

Para as empresas que estão começando, isso é de muita relevância, já que os custos com treinamentos podem consumir uma quantia considerável do orçamento. Economizar recursos é uma regra para todas as companhias e, para aquelas que estão iniciando, uma orientação ainda mais valiosa a seguir. É inegável que ter capital disponível para sustentar o negócio e fazê-lo crescer é fundamental. Daí, a minimização de despesas é uma necessidade básica para garantir a sobrevivência e o desenvolvimento de uma startup.

O aumento da produtividade

O aumento da produtividade gera mais potencial competitivo, pois nem toda organização consegue manter os funcionários trabalhando de modo a alcançar um nível de produção muito elevado. A mentoria contribui para o aumento da produtividade empresarial, considerando a ajuda na retenção de conhecimentos, na ampliação do networking e na diminuição de despesas.

Seguindo as orientações que trouxemos neste texto, você não só descobre como se tornar um mentor para seu time, como também se desenvolve profissionalmente e traz resultados eficientes para a empresa. Então, não deixe de aproveitar essa importante ferramenta de crescimento na profissão.

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A gestão de projetos é algo que demanda muito cuidado do líder empresarial. No entanto, com o apoio de tecnologias como o software de projetos, essa prática pode ser feita de modo moderno e flexível.

Apoiando-se em um software de projetos, a empresa pode cortar prazos e reduzir erros. Haverá menos gargalos e atrasos na entrega de resultados. Junto a isso, as equipes se beneficiarão de meios para serem ágeis e alinhadas com as demandas de clientes e parceiros comerciais.

Quer saber mais sobre o tema e como um software de projetos pode ajudar você a ter uma gestão de equipes mais inteligente? Então, leia o post a seguir!

O que é uma política de gestão de equipes?

Em projetos corporativos, a política de gestão de equipes se constitui de um conjunto de rotinas e metodologias voltadas para garantir que os times trabalhem lado a lado com o máximo de performance possível. Ela também foca em medidas que reduzam o nível de risco operacional e os erros causados por falhas na comunicação. Desse modo, todos podem trabalhar mais integrados e com os meios necessários para atingir os objetivos de cada etapa.

Em outras palavras, a gestão de equipes é responsável por manter times alinhados e com a capacidade de trabalhar dentro de um elevado padrão de qualidade. Todos os profissionais envolvidos em cada etapa terão uma orientação transparente e objetiva. Desse modo, as suas rotinas ganharão qualidade e atingirão os seus objetivos facilmente.

Por que a comunicação é importante para a gestão de equipes?

Um dos fatores mais importantes para quem trabalha com a gestão de equipes em projetos é a comunicação. Quando há um ambiente com a troca de informações precisa e robusta, os times evitam erros e garantem mais continuidade para as operações. Afinal, as medidas ficarão mais alinhadas entre todos, evitando erros de planejamento.

Em outras palavras, quando a comunicação da equipe é bem estrutura, a empresa terá um fluxo de trabalho livre de gargalos. Todos estarão integrados e com o direcionamento das suas metas alinhados. Da mesma maneira, a taxa de erros cairá, evitando atrasos e a perda de produtividade.

Como consequência, o projeto terá resultados e escolhas mais inovadoras. Afinal, mais habilidades serão combinadas na hora de tomar decisões. Vale destacar, também, que a correção de falhas será feita com mais agilidade, reduzindo o prejuízo causado por erros.

Como a gestão de equipes pode ser otimizada com o apoio de um software de gestão de projetos?

O uso de ferramentas de TI pode causar grandes mudanças no modo como o negócio estrutura as suas políticas. O apoio da nuvem, assim como ferramentas de desenvolvimento, por exemplo, torna a criação de softwares mais ágil e segura. Já as soluções de gestão de projetos podem reduzir gargalos e melhorar o trabalho de toda a equipe.

O profissional de gestão, por exemplo, terá menos dificuldades para organizar a equipe e garantir que todos trabalhem dentro dos prazos definidos. As responsabilidades serão distribuídas com agilidade, evitando erros. Como consequência, o tempo necessário para planejar as operações de cada etapa será menor.

O time terá, também, o seu trabalho monitorado de modo centralizado. Além de facilitar a identificação de atrasos, isso também melhora a aplicação de indicadores. Afinal, mensurar a performance de cada pessoa será algo simples.

A troca centralizada de dados evita que a empresa tenha erros na execução das suas rotinas. Ao mesmo tempo, facilita a criação de um fluxo de trabalho mais inovador, inteligente e dinâmico: as rotinas terão elevado nível de colaboração e integração, evitando atrasos e tornando mais simples a comunicação entre pessoas.

Em conjunto, todos esses fatores que envolvem o uso de sistemas de gestão facilitam a criação de uma política de gerenciamento de equipes moderna e robusta. Em cada projeto, os profissionais terão pouca dificuldade para identificar o que deve ser feito e como cada decisão pode contribuir para o sucesso da empreitada. Dessa maneira, ficará mais fácil para a equipe estruturar um projeto alinhado com as expectativas de todos os envolvidos.

Por que é importante ter o apoio de um bom sistema de gestão de projetos?

Para investir em tecnologias para o gerenciamento de projetos, a empresa deve sempre buscar um parceiro especializado. A capacidade de fazer um melhor aproveitamento dos recursos e aproveitar os seus impactos em potencial vai além de uma boa escolha. Também é importante que o gestor encontre um sistema que seja desenvolvido com bases robustas.

A escolha do sistema de gestão de projetos, quando bem feita, afeta rotinas como a busca por suporte e a aplicação de correções de segurança. Um bom desenvolvedor de sistemas mantém um time de apoio preparado para lidar com as demandas dos usuários. Além disso, tem um ciclo de atualizações inteligente e capaz de garantir que o sistema sempre tenha o menor número de vulnerabilidades possível.

Portanto, sempre trabalhe para encontrar o sistema de gestão de projetos que seja adequado às suas demandas para o gerenciamento de times. Para melhorar o seu processo de escolha, tome medidas como:

• conheça o perfil operacional da empresa;
• identifique como os projetos são normalmente estruturados;
• avalie as metodologias de trabalho disponíveis no mercado e como elas dependem da tecnologia;
• identifique o tipo de suporte que o desenvolvedor entrega para os usuários;
• faça uma análise do perfil da aplicação e suas principais funcionalidades;
• conheça os recursos de segurança e proteção de dados;
• avalie quais são as possibilidades de integração com a sua infraestrutura.

A gestão de projetos é um trabalho complexo. O responsável por essa rotina precisa combinar expectativas e demandas para sempre entregar um bom resultado. Além disso, precisa gerenciar riscos continuamente, reduzindo as chances de os resultados não serem alcançados.

Para evitar que problemas aconteçam e a gestão deixe de entregar o que é esperado, a equipe deve se apoiar em boas soluções tecnológicas. O uso de um software de projetos facilita a execução de tarefas dentro do prazo e a comunicação entre times. Com isso, o negócio terá mais meios para se manter competitivo e com um grande número de projetos de sucesso.

Quer saber mais sobre como um software de projetos pode ajudar? Então, veja o video de demonstração do Project Builder!

As novas relações de trabalho e toda a mudança comportamental vivenciada pelas indústrias nos últimos anos têm exigido a criação de um novo modelo de gestão de pessoas em projetos.

Pode parecer longe demais, mas a realidade é de urgência. As pessoas são vistas como peças fundamentais nas organizações, pois são capazes de influenciar diretamente o índice de sucesso nos projetos e conduzir o gerenciamento para um lugar de destaque.

Apesar disso, ainda é comum encontrar gestores despreparados para lidar com tais aspectos, atraindo resultados negativos ao tentar colocar um planejamento em prática.

Neste post, vamos mostrar as principais razões para que você dê mais atenção a esse tipo de investimento. Afinal, a gestão pode ser o seu melhor aliado na hora de manter o cronograma em dia. Acompanhe!

A importância da gestão de pessoas em projetos

Não há dúvidas de que o talento humano já é visto como um dos maiores fatores de competitividade nas empresas, se não o maior. Essa transformação em escala mundial abre caminho para a renovação do modelo de gestão, exigindo um tratamento diferenciado das pessoas, como recursos necessários em ambientes de projetos.

A gestão de pessoas em projetos busca acrescentar produtividade às relações entre o capital e o trabalho, reduzindo conflitos e favorecendo o clima organizacional. A mão de obra humana equivale a conhecimentos, competências e habilidades, ajudando a estabelecer os principais fundamentos na construção de um projeto.

Para quem tem dúvidas sobre o conceito dessa administração, basta pensar que se trata de um resgate do papel do ser humano no ambiente de trabalho, focando na valorização que traz benefícios para ambos os lados.

É ao analisar a gestão por esse aspecto que, hoje, podemos observar as organizações adotarem esse modelo de gerenciamento e saírem à frente. Quando o gestor dessa área passa a gerir sua equipe com um olhar nesse prisma, todo o trabalho desenvolvido passa a ser acompanhado mais de perto, assim como os índices de crescimento e desenvolvimento pessoal e profissional.

As vantagens da gestão de pessoas em projetos

Dentre os benefícios desse tipo de gestão, podemos citar:

• capacitação interna;
• valorização do feedback;
• monitoramento da produtividade;
• acompanhamento pessoal efetivo;
• adequação das pessoas ao projeto;
• maior importância no cumprimento das metas;
• aumento do percentual de cumprimento das atividades;
• evolução do profissional no desenvolvimento das tarefas;
• promoção de uma cultura de incentivo e reconhecimento do esforço.

Como implementar a gestão de pessoas em projetos

Saiba gerenciar conflitos

Um gerente de projetos preocupado com a gestão de pessoas deve desenvolver habilidades que o possibilitem tratar os conflitos de forma independente. Um cronograma pode se tornar muito apertado quando os confrontos não são bem resolvidos, comprometendo a qualidade do serviço em geral.

Em vez de tomar partido de alguém, coloque o objetivo do esboço acima de tudo, buscando um consenso de forma equilibrada, rápida e conciliatória. A boa gestão de conflitos é uma chave para quem quer fugir dos problemas pessoais entre as etapas do trabalho, reduzindo a margem de erro.

Prepare as pessoas para mudanças

Uma equipe responsável pelo desenvolvimento de um projeto precisa estar, mais do que nunca, preparada para mudanças. Um planejamento não passa de uma intervenção organizada que visa adequar processos e produtos da organização para o mercado.

Nessa linha, trata-se de um trabalho que requer a necessidade de adaptação, seja nas mudanças do próprio mercado, ou na solicitação do cliente, prazos perto de vencer e em toda a grande ocorrência de imprevistos que podem fazer com que uma equipe despreparada chegue a surtar.

O gerenciamento de projetos inclui o cuidado com os aspectos humanos e emocionais em ambiente de mudança organizacional, sendo fundamental para tempos de prosperidade e crise. É esse tipo de cuidado que auxilia no alcance dos resultados esperados. Portanto, teste o seu time e tente manter sua equipe engajada e pronta para transformações.

Lidere para tornar cada pessoa mais bem-sucedida do que você

Em diversos segmentos, muitos gestores se sentem ameaçados por pessoas mais inteligentes e preparadas. Em vez de abraçar os talentos da equipe, esse tipo de administrador perde tempo ao não delegar tarefas e extrair o melhor da própria equipe.

Se você tem um funcionário em ascensão por perto, ajude-o a dar o próximo passo. Dê a ele um pouco de autonomia e oportunidades para que ele possa assumir a liderança no momento certo.

O desenvolvimento perfeito de um projeto depende de pessoas trabalhando bem e em prol do mesmo objetivo. Se a sua equipe for bem sucedida, você também será.

Não perca tempo rastreando os funcionários e cobrando com pressão. Passe a informação com clareza, atribua a responsabilidade, dê liberdade e colha o resultado dentro do prazo estipulado.

Se houver algum problema, analise junto com o colaborador, buscando a solução de forma integrada.

Priorize o alinhamento das partes interessadas

Certifique-se de que todos entendam para onde se está caminhando e por quê. Toda a equipe do projeto precisa ter a plena certeza de quais são os marcos do esboço e as metas do programa. Isso vale tanto para a sua equipe, quanto para o cliente, consultores, contratados, gerentes de projeto etc.

Não se trata apenas de todas as partes interessadas entenderem seus papéis, mas estar em sincronia com a visão, cronogramas e objetivos.

Quando os membros da equipe não se sentem envolvidos nas etapas do que está sendo realizado, a tendência é que sejam cada vez menos produtivos. Eles sentem como se o navio estivesse sem rumo, sem destino à vista, ou que suas contribuições são limitadas ou sem impacto.

Esteja à frente das mudanças e busque conduzir todas as reuniões com cuidado, fazendo atribuições assertivas e inclusivas.

Como você deve ter percebido, quando o ser humano é o recurso de maior valor dentro de uma empresa e de um projeto, a motivação e o entrosamento fazem parte do sucesso dessa área. Portanto, não deixe esse assunto passar batido. Pelo contrário, transforme suas operações em uma rotina mais eficiente e um ambiente de trabalho favorável para a produtividade e qualidade dos processos.

Se você gostou de saber mais sobre a gestão de pessoas em projetos, compartilhe este post em suas redes sociais!

Promover e consolidar a integração de times é algo que toda empresa deve se preocupar em fazer.

Quando negócios possuem um alto nível de colaboração, a resolução de problemas passa a ser mais ágil e a companhia terá índices de inovação maiores. Dessa forma, os serviços do empreendimento terão um alto nível de qualidade e performance.

Mas, afinal, como garantir que todos os times trabalhem lado a lado no dia a dia? Quais são as melhores estratégias para promover um alto nível de colaboração no ambiente corporativo?

Confira as dicas para essas e outras questões neste post!

1. Mantenha uma política de comunicação eficaz

A comunicação é um dos pontos-chaves para que a empresa consiga manter times integrados. É por meio dela que profissionais trocam dados, evitam conflitos e garantem que o fluxo de trabalho seja mais ágil e seguro.

Portanto, faça investimentos em soluções de comunicação corporativa que vão além de serviços de e-mail. Elas servirão como uma forma mais eficiente e precisa para profissionais se comunicarem em uma estrutura com múltiplos canais e alta disponibilidade.

Os serviços de videoconferência, por exemplo, são ideais para negócios que possuem times alocados em diferentes locais. Esse tipo de ferramenta facilita a execução de reuniões em ambientes corporativos: todos os profissionais conseguirão trocar dados independentemente da sua localização, reduzindo custos, erros e o prazo para solucionar demandas.

A videoconferência também auxilia a empresa a vender mais. Ao apresentar projetos e novos produtos a parceiros comerciais, não será necessário que todos se desloquem até o mesmo ambiente para conhecer as novidades. Basta acionar a solução de videoconferência para que a apresentação seja exibida com a imagem dos profissionais que fazem parte da conversa.

Da mesma forma, a empresa pode investir em ferramentas de troca de mensagens instantâneas para o ambiente corporativo.

As principais soluções do mercado possuem mecanismos para integração com outros serviços, o que torna mais fácil o compartilhamento de links e dados estratégicos. Assim, os times podem manter-se em contato mesmo que os profissionais estejam trabalhando em locais diferentes.

2. Defina metas em conjunto

A definição de metas faz parte do dia a dia de qualquer empresa. Quando negócios possuem objetivos claros conhecidos por todos, o planejamento de processos pode ser mais eficaz: todos os profissionais conseguirão preparar-se para atingir objetivos em comum, evitando erros, atrasos e falhas no fluxo da companhia.

Portanto, sempre trabalhe para criar metas de médio e longo prazo com todos os líderes de cada área. Definindo objetivos em conjunto, a empresa poderá desenvolver soluções e estratégias para atingi-los em conjunto. Além disso, todos conseguirão identificar a melhor forma de alcançar as metas lado a lado, dando espaço para mais inovação e qualidade no dia a dia.

3. Tenha uma infraestrutura de TI bem estruturada

Quando o negócio possui uma infraestrutura de TI mal alinhada com as suas metas e objetivos de médio e longo prazo, o compartilhamento de dados e o trabalho de todas as áreas torna-se mais complicado. Portanto, é fundamental que todos os setores possuam soluções que “conversem entre si” e um conjunto de ferramentas unificado.

Escolhendo essa abordagem, o negócio tornará o compartilhamento de informações mais simples e dinâmico. Os profissionais de todas as áreas poderão desenvolver processos com uma estrutura compartilhada, alta colaboração e performance.

Ao investir em novas soluções de TI, elas podem ser utilizadas por todo o negócio. Esse é o caso, por exemplo, dos sistemas de gestão de projetos, que possuem um importante papel para que empresas possam reduzir custos, melhorar a sua performance e promover a integração de times.

Também chamados de PPM, esse tipo de ferramenta dá ao gestor a capacidade de acompanhar a evolução do projeto de maneira precisa e abrangente. Como consequência, a companhia poderá evitar uma série de riscos, eliminando gargalos, tornando a distribuição de atividades mais precisa e agilizando rotinas.

A empresa terá um ambiente centralizado para organizar todos os dados do projeto. Informações como as atividades que devem ser executadas, o cliente, os envolvidos, os custos e até mesmo a documentação serão acessadas com precisão. Isso será crucial para que a empresa possa planejar cada etapa dos seus projetos da melhor forma possível.

Por ser uma ferramenta flexível, o PPM pode ser utilizado em negócios de pequeno, médio e grande porte. Todas as pessoas atuarão de maneira integrada na resolução de demandas, priorizando os fatores corretos e garantindo que as metas sejam atingidas facilmente.

4. Integre equipes de áreas diferentes durante o projeto

A promoção da integração de times pode ocorrer também durante projetos internos e nas atividades diárias do negócio. Trabalhar para criar equipes que envolvam várias áreas em um mesmo grupo pode ter um grande impacto nos resultados do projeto: não só os profissionais trabalharão em um ambiente mais fácil de unificar estratégias, mas também será mais prático encontrar soluções inovadoras para as demandas do mercado.

É importante, portanto, que a comunicação seja bem trabalhada. Todos devem atuar lado a lado com o apoio de ferramentas capazes de evitar conflitos na troca de informações sobre o projeto. Assim, as chances de falhas ocorrerem serão muito menores.

5. Invista na nuvem como ferramenta estratégica

A computação na nuvem pode ser vista como uma das principais soluções para que empresas possam atender a demandas externas com alto nível de performance e integração. Uma das maiores tendências de TI dos últimos anos, a nuvem tem se destacado pela sua flexibilidade e capacidade de criar um ambiente de trabalho pronto para lidar com o mercado atual.

Com o apoio da nuvem, o negócio pode criar ambientes de armazenamento de arquivos com alto controle. A empresa poderá enviar e receber arquivos facilmente, além de criar documentos de forma colaborativa, ainda que todos os profissionais estejam em ambientes diferentes. Dessa forma, a companhia terá mais tempo para focar nos seus processos críticos e no atendimento ao consumidor.

A computação na nuvem, além de promover a integração de times, também auxilia o empreendimento a ter mais produtividade. Se você busca outras soluções para esse problema, não deixe de baixar o nosso guia!

Você já refletiu sobre o que é a relação de trabalho? Sabe o que é a ociosidade de colaboradores? Basicamente, um profissional vende horas de trabalho em troca de um salário. Isso quer dizer que, para o funcionário, a ociosidade é uma coisa boa: ele ganha o mesmo valor, com menos esforço.

Já do ponto de vista da empresa, é um desastre, pois você obtém menos produtividade, com o mesmo custo. E o problema da ociosidade de colaboradores fica ainda maior quando se trata de um projeto, que, por definição, tem prazos para cumprir e data para ser encerrado.

Neste post, vamos explorar quais são os principais efeitos da ociosidade de colaboradores sobre a gestão de projetos e, ainda, apresentar dicas simples para acabar com esse problema.

Os efeitos da ociosidade de colaboradores

Subaproveitamento da capacidade dos membros da equipe

Um funcionário ocioso não é sinônimo de um funcionário ruim. Ele pode ser criativo, cheio de experiência, com uma formação invejável e, mesmo assim, apresentar ociosidade no trabalho. Quando isso acontece, você tem um cenário de subaproveitamento. Em outras palavras, não consegue extrair do profissional todo o seu potencial.

Aproveitando, lembre-se de que a ociosidade nem sempre é causada pelo indivíduo; ela pode ser causada por má organização da equipe, dos processos e do projeto em geral. Nós vamos retomar essa questão mais à frente.

Assimetria na divisão de tarefas

Se alguns colaboradores estão ociosos e, mesmo assim, o projeto continua avançando normalmente, é muito provável que haja assimetria na divisão de tarefas. Isso significa que, enquanto há ociosidade de um lado, há funcionários sobrecarregados do outro.

Nem é preciso dizer que esse tipo de situação é insustentável. Em algum momento, surgirão conflitos entre os membros da equipe, e aqueles prejudicados com a divisão “injusta” vão dar sinais de fadiga que afeta a performance.

Ruídos na comunicação

A ociosidade não afeta apenas a execução do trabalho; ela também pode se refletir na comunicação. Se o ócio está ligado a um problema de atitude do colaborador, ele eventualmente vai negligenciar a troca de informações com seus colegas e com o gestor.

Não podemos esquecer que, em um projeto, o fluxo adequado de informações é crucial para o andamento eficiente das atividades. Portanto, quando a ociosidade dos colaboradores afeta a comunicação entre a equipe, todo o trabalho é prejudicado. O problema sai do âmbito do indivíduo e começa a envolver os demais.

Atraso na entrega

Esse efeito é o mais óbvio, porém, um dos mais graves. A ociosidade pode afetar o cronograma do projeto, causando atraso na entrega. Essa demora, por sua vez, acarreta em custos extras e, em alguns casos mais extremos, a falha em atender o prazo pode até fazer com que todo o projeto se torne inútil.

Como evitar a ociosidade de colaboradores

Adotar um software de gestão de projetos

Os softwares de gestão de projetos são úteis para identificar a ociosidade de colaboradores – que é o primeiro passo para resolver o problema. Como esses softwares permitem acompanhar o progresso de cada etapa, basta um olhar para encontrar aquelas que estão paradas ou avançando muito devagar. Esse são os sinais básicos de ociosidade.

Para completar, é possível identificar o ócio antes que ele atrase definitivamente a entrega do projeto. Portanto, se você entende que prevenir é mais fácil do que remediar, vai querer adotar um software de gestão de projetos.

Entender a origem do ócio

Como já comentamos, existe o ócio que parte do indivíduo e existe aquele que é fruto da maneira como o projeto está estruturado.

Imagine um projeto no qual a Etapa A deve ser completada, antes que a Etapa B possa começar. Além disso, o gestor só permite que cada funcionário se envolva com a etapa que lhe foi delegada. Nesse cenário, é compreensível que o funcionário responsável pela Etapa B tenha que enfrentar um período de baixa produtividade — enquanto aguarda o colega da Etapa A terminar o próprio serviço.

Portanto, uma das maneiras de acabar com a ociosidade causada pelo projeto é criando fluxos de trabalho mais flexíveis e autorizando (ou estimulando) a colaboração entre os funcionários, independentemente das atividades ou etapas pelas quais são responsáveis.

Criar uma lista de atividades prioritárias

As atividades prioritárias são aquelas sem as quais o projeto não pode ser completado. Criar essa lista pode ajudar a manter a ociosidade sob controle porque, se alguma dessas atividades ainda está pendente, nenhum membro da equipe tem o direito de permanecer ocioso.

É uma questão de bom senso: por que o funcionário ficaria parado, quando há uma atividade importante para ser feita?

Dialogar com a equipe

Quando o ócio é resultado de atitudes individuais, o diálogo pode ajudar a resolver. Profissionais mais jovens podem não ter a percepção exata dos prejuízos que causam à empresa quando negligenciam a própria produtividade. Mais do que isso, eles podem não entender como o que é ruim para a empresa acaba, também, sendo ruim para eles mesmos. Se o gestor for transparente em relação aos efeitos da ociosidade, pode obter uma resposta muito positiva.

E se o diálogo não mudar nada? Nesse caso, seus colaboradores têm um problema de atitude realmente grave. Comece a refletir: será que você está realmente contratando profissionais sérios e motivados?

Contratar profissionais especializados

Mesmo que uma empresa tenha um gestor de projetos interno, contar com a ajuda de um profissional externo é uma boa ideia.

Quando a ociosidade de colaboradores se torna um problema, esse profissional — por exemplo, um consultor — garante que as críticas à equipe serão vistas como feedback imparcial. Do contrário, os funcionários que recebem esses feedbacks poderiam interpretar a situação como uma perseguição, como um ataque pessoal.

Partindo de um terceiro, é mais provável que o feedback seja aceito pelo que é: uma provocação para a melhoria.

Neste post, você entendeu quais são os efeitos da ociosidade de colaboradores, e também descobriu algumas dicas para enfrentar e resolver o problema. Gostaria de saber mais sobre gestão de projetos e, claro, sobre soluções em software para essa finalidade? Então, entre em contato com a Project Builder!