project builder

Uma grande empresa costuma ter processos complexos e que exigem maior fluidez. Essa era uma das demandas da Klabin, a maior produtora e exportadora de papéis do Brasil. Porém, essa questão pôde ser solucionada com a padronização proporcionada pelo software de gestão da Project Builder (PB).

Com uma parceria que dura desde 2015, a ideia foi simplificar as atividades e fornecer uma visão ampla para todos os colaboradores. Até então, cada profissional trabalhava em um portfólio de projetos, o que deixava a área de pesquisa e desenvolvimento com pouca sinergia no trabalho realizado.

A partir da instituição de um único gerente corporativo para as duas frentes de pesquisa, foi necessário encontrar uma solução que se ajustasse às necessidades. Foi aí que apareceu o PB, que se mostrou um software de fácil utilização, bom custo-benefício e uma equipe técnica no Brasil para atender a qualquer ocorrência.

Neste post, vamos entender melhor como essa parceria funciona, por que é um case de sucesso e quais são os resultados obtidos. Então, vamos lá?

Como a Klabin encontrou a Project Builder?

A Klabin é uma empresa que produz embalagens e caixas de papelão e trabalha com diferentes produtos cuja origem é a celulose. Nesse caso, a matéria-prima é vendida para outras empresas, que produzirão papel e outros materiais. Na prática, a cadeia produtiva é bastante grande e variada.

Por isso, há uma unidade de negócios de celulose. Dentro dela, existe a área de pesquisa e desenvolvimento, que engloba os ramos florestal e industrial. O primeira foca a elaboração de materiais genéticos, principalmente de eucaliptos e pinus, e o segundo é voltado para o recebimento da madeira e transformação em celulose. O objetivo é aprimorar as características de ambos os produtos para obter mais qualidade.

Apesar de os dois setores atuarem com projetos, a padronização era inexistente. Cada pesquisador gerenciava seus projetos conforme achava melhor. Em 2013, a instituição de um único gerente corporativo exigiu a padronização dos trabalhos. Mas como alcançar esse equilíbrio se os projetos da área florestal podem durar 30 anos, enquanto os da industrial são de, no máximo, cinco anos?

Foi nesse contexto que a Klabin encontrou a PB. Segundo a especialista em Gestão da Inovação, Arlete Tavares Almeida, “o que chamou a atenção do PB é que, à primeira vista, era um software amigável, de fácil utilização e também tinha a questão do custo. Acho que o fator determinante para escolhermos o PB foi o custo, e também por eles terem uma equipe técnica no Brasil para nos atender no caso de qualquer dúvida ou problema”.

Na prática, a consultoria fornecida pela Project Builder era fundamental para implementar a cultura de gestão de projetos na Klabin. Assim, poderiam ter mais previsibilidade e garantir o cumprimento de algumas restrições, como escopo, tempo e custo.

Como os problemas foram identificados?

O primeiro passo foi realizar uma rodada de implementação para chegar a uma estrutura analítica para cada natureza de projeto. Além disso, foram determinadas as responsabilidades para que cada pesquisador tivesse a sua tarefa bem definida a cada momento do projeto.

Em seguida, foi sentida a necessidade de fazer uma avaliação mais próxima, com uma observação interna do próprio CEO da PB, Luiz Braun, durante uma semana. Ele conversou com cada usuário sobre o processo e o sistema. Assim, conseguiu estabelecer algumas definições.

Uma delas foi trabalhar com indicadores de desempenho clássicos para a gestão de projetos: SPI (Schedule Performance Index) e CPI (Cost Performance Index). No Project Builder, os gestores puderam visualizar esses índices e ter acesso a uma visão mais ampla, que permitiu identificar a situação.

Ao mesmo tempo, a ideia foi fornecer visões mais gráficas para os gestores. Por isso, eles elaboraram alguns esboços, que estão sendo estudados para implementação customizada no software.

Apesar de terem surgido algumas resistências ao longo do processo, o escritório de projeto apoiou a empreitada desde o início. Ao mesmo tempo, as melhorias foram identificadas, como a maior organização da área e da empresa e a possibilidade de consultar informações precisas de maneira autônoma.

Porém, foi altamente necessário adotar essa postura de controle, porque a Klabin é usuária da lei de incentivos fiscais para inovação, a famosa Lei do Bem. Na prática, os benefícios também foram bastante importantes. Se em 2013 a elaboração de um relatório financeiro levava aproximadamente duas semanas para o levantamento de informações, hoje os dados podem ser acessados a qualquer momento.

Como os objetivos foram alinhados?

A ideia foi atender às demandas imediatas da Klabin, considerando as particularidades de cada área de desenvolvimento de projetos. Também foi possível estabelecer uma integração com o SAP. Nesse caso, as informações de cunho financeiro são atualizadas periodicamente pela exportação dos dados do software de gestão financeira.

Com isso, o sistema de gestão de projetos, o Project Builder, é alimentado e os gastos são automaticamente associados a cada projeto. Assim, há um repositório centralizado com acesso distribuído, o que é uma grande vantagem.

Outro ponto positivo é a consistência das informações. Antes, elas ficavam fragmentadas, por exemplo, em e-mails, planilhas, documentos de texto etc. Agora, estão diretamente conectadas aos seus objetos. Ou seja, existe uma tarefa, que tem seu histórico de ocorrência, e este está conectado àquela atividade do projeto.

Em relação à equipe, os objetivos foram alinhados devido ao maior engajamento dos colaboradores (entre 35 e 40 pessoas). Esse resultado demorou aproximadamente um ano para ser alcançado, mas apresentou resultados imediatos.

A consequência foi conseguir responder como os recursos (pessoas, dinheiro e tempo) estão sendo alocadosa partir de uma visão gerencial da carteira de projetos da área de pesquisa e desenvolvimento.

Como a Project Builder foi importante para a melhoria de resultados e conquista do sucesso da Klabin?

Além de aumentar o controle e o monitoramento dos dados, a parceria fechada foi essencial para implementar a cultura de gestão de projetos. Isso porque foi possível avaliar a equipe e suas necessidades e, então, mostrar a importância do software dentro desse contexto.

Isso permitiu que as equipes compreendessem a utilização da ferramenta, em vez de apenas trabalharem com os dados de forma operacional. A aproximação também é positiva para descobrir gargalos, identificar demandas não atendidas, obter feedbacks e implementar melhorias no cliente que utiliza o Project Builder.

Mais que isso, o suporte por telefone e e-mail — com atendimentos de primeiro, segundo e terceiro níveis — e a metodologia Kaizen, que prevê a melhoria contínua, são dois fatores cruciais para o sucesso, já que a busca pela evolução e pela excelência é permanente.

Assim, a ideia da Project Builder é otimizar os resultados de seus clientes constantemente. Por isso, a implementação do software foi um sucesso para a Klabin e também pode ser para sua empresa.

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método do caminho crítico

Quem trabalha com gestão de projetos enfrenta desafios o tempo todo. Normalmente, alguns dos principais estão relacionados à administração dos prazoscustos e qualidade. Em um mundo empresarial tão dinâmico, gerenciar bem os recursos disponíveis — como o tempo e dinheiro — é fundamental para assegurar boas entregas e cumprir os objetivos estipulados.

Nesse contexto, cada vez mais vemos metodologias sendo criadas com a intenção de facilitar a gestão de projetos. Uma delas é o Método do Caminho Crítico (CPM), que você passará a conhecer melhor a partir de agora. Descubra o que é essa estratégia, conheça os benefícios e veja como aplicar tudo na prática!

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projeto inovador

Lidar adequadamente com a gestão da documentação é uma das tarefas fundamentais para o sucesso dos projetos de uma empresa. Isso porque, além de facilitar a realização de tarefas, os registros constituem um mecanismo de controle relevante. Atualmente, a melhor forma para gerir os papéis é por meio de softwares específicos. Assim, facilita-se a condução e acompanhamento de processos.

Ocorre que, apesar de ser tão relevante, em diversos casos, os profissionais não priorizam essa atividade. Consequentemente, o armazenamento, o compartilhamento e o uso dos dados são conduzidos e arquivados sem padrões de comportamento bem definidos e com tecnologias ineficientes.

Neste artigo, listamos seis benefícios de realizar uma boa gestão da documentação. Não deixe de conferir!

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lições aprendidas de um projeto

Todos os profissionais que trabalham com a gestão de projetos sabem que cada etapa fornece grandes oportunidades para que o time possa criar um fluxo contínuo de melhorias.

Nesse sentido, saber trabalhar com as lições aprendidas de um projeto é crucial para reduzir riscos e manter as equipes com a melhor performance.

Em projetos corporativos, experiências e conhecimentos podem ser ferramentas de grande importância. Quando combinadas, elas ajudam a reduzir riscos, gerar mais performance e inovação. Assim, cada time terá mais facilidade para atingir suas metas.

Mas como aplicar as lições aprendidas de projetos em novas iniciativas? Qual o real impacto de documentar erros e avaliar a melhor forma de evitá-los no seu dia a dia? Veja a seguir!

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planejamento estratégico de projeto

Como consolidar um planejamento estratégico de projeto? No dia a dia do gestor, muitos desafios podem surgir. E saber como criar uma estrutura de rotinas e etapas bem direcionadas é um dos passos básicos para evitar que um risco afete a qualidade dos resultados obtidos.

Justamente por isso que muitos gestores ficam atentos à importância do planejamento estratégico de projeto. Crucial para mitigar riscos e melhorar a estrutura operacional de cada etapa, ele otimiza rotinas e coloca os times em uma posição única, em que as metas e prazos são fáceis de serem alcançados. Quer saber como isso é feito? Continue a leitura!

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o que está faltando

A criação de projetos corporativos passa por vários momentos. No planejamento de uma nova iniciativa, o gestor deve reunir recursos, pessoas e ferramentas para garantir que todos trabalhem da melhor maneira possível, sem que erros ocorram e os riscos sejam baixos. Isso garante que a companhia conseguirá atingir os seus objetivos sem grandes dificuldades, além de maximizar os resultados atingidos.

Nesse sentido, há uma série de estratégias que podem ser empregadas para otimizar o planejamento, garantir uma melhor distribuição de recursos e impulsionar fatores que melhoram o resultado final do projeto.

Neste artigo, vamos falar sobre as seis mais importantes. Acompanhe o texto e veja o que pode ser feito no seu projeto.

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gestão de lições aprendidas

Nas empresas, é comum que os diretores ou líderes coordenem diversos projetos no dia a dia. Nesses processos, naturalmente ocorrem erros e acertos — e é por isso que investir na gestão de lições aprendidas é tão importante para as organizações.

Ainda assim, muitos empresários têm dúvidas sobre esse tipo de gestão. E foi pensando nisso que desenvolvemos este artigo. Ao longo do texto, vamos falar sobre o que é o processo de lições aprendidas, como ele funciona, o que é preciso para implementá-lo nas companhias e os benefícios que são proporcionados.

Ficou interessado e quer saber mais sobre o assunto? Então, continue com a gente e esclareça suas dúvidas!

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project builder

A gestão de projetos é uma tarefa complexa e exige a administração de várias etapas. Por isso, é preciso contar com uma parceria de sucesso, ou seja, uma empresa que ofereça um software de gerenciamento de projetos, programas e portfólios, como a Project Builder (PB).

Foi assim que a Valid melhorou seus resultados. Por trabalhar com soluções de segurança e sistemas associados — como certificados digitais, SSL e de uso específicos, além de assinaturas e credenciais —, a empresa precisava aprimorar os processos internos.

Para isso, a companhia optou pela ferramenta de gerência de projetos da PB. O objetivo foi implementar um programa de melhoria contínua, com a consequente monitoração dos projetos de desenvolvimento de software na Valid.

Para entender melhor esse contexto, neste post apresentamos como funciona essa parceria, que começou há um ano e trouxe bons resultados. Acompanhe!

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alocação de colaboradores

No contexto empresarial, nada é mais produtivo do que ter as pessoas certas trabalhando nas funções mais adequadas ao seu perfil. Quando um funcionário tem a chance de desenvolver atividades que gosta e que estão dentro de seu conjunto de habilidades, tudo flui de maneira natural. Automaticamente, o desempenho melhora e os resultados aparecem.

Por outro lado, quando um profissional não está atuando no lugar correto, surgem diversos problemas, como falta de motivação, queda de produtividade, estagnação, atrasos e sobrecarga. Para solucionar essas questões é imprescindível utilizar a alocação de colaboradores de forma estratégica.

Neste artigo, vamos compartilhar com você cinco dicas para alocar melhor os seus funcionários dentro do ambiente organizacional. Confira a seguir!

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controle de custos

O controle de custos deve ser uma preocupação primordial entre os gestores engajados no crescimento do negócio. Não basta, porém, limitar-se a uma análise rasa e cortar aquilo que parece excedente: eliminar despesas também exige conhecimento e estratégia!

Para se certificar de tomar as decisões mais adequadas, garantindo que a qualidade do produto (ou da prestação de serviço) continue a mesma, é imprescindível que o gestor disponha de ferramentas consistentes para avaliar e mensurar seu cenário de atuação.

Se você busca mais informações sobre o assunto, este artigo é para você! Ao longo do texto, você entenderá um pouco mais sobre os impactos perigosos do descontrole de custos em seus projetos. Além disso, também saberá como é possível reduzi-los sem correr riscos.

Boa leitura e bons negócios!

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