Ter acesso à informação é algo tão importante que essa garantia já virou lei no Brasil. Esse respaldo é importante para que os cidadãos e as empresas tenham acesso a dados relativos aos governantes e às instituições públicas, podendo exigir mais transparência e objetividade nas atividades.

Assim como o setor público gera e disponibiliza dados, as empresas e indústrias privadas também precisam aprender a gerenciar e acessar essas informações para desenvolver processos e melhorar a gestão de projetos de uma equipe.

Se você está interessado em entender qual a relação da informação com a melhora na gestão de projetos, continue lendo este conteúdo.

Conceito de gerenciamento de dados e informações

O Data Management Association — DAMA — define o conceito de gerenciamento de dados como ” o desenvolvimento, execução e supervisão de planos, além das políticas e programas que controlam, protegem, entregam e aumentam o valor dos ativos de dados e informações.

Essa técnica começou a ser utilizada nas empresas na década de 1950 e foi se desenvolvendo. Atualmente, com a ascensão das tecnologias, a complexidade dos dados aumentou, bem como o número de informações disponíveis.

Assim, só é possível realizar um gerenciamento efetivo quando as informações estão fáceis de serem acessadas e organizadas.

A importância do gerenciamento da informação

A informação se tornou um ativo importante para as empresas. É a partir dela que gestores conseguem montar previsões, reestruturar processos e perceber mudanças dentro e fora do ambiente organizacional. Portanto, é preciso que haja uma captura e gerenciamento da informação dentro das organizações para que se alcance os objetivos.

É por meio da informação que há desenvolvimento científico e evolução gerencial. Contudo é preciso construir um sistema de gerenciamento que seja capaz de suprir grandes demandas, em que várias frentes de trabalho operam ao mesmo tempo. Dessa forma, diminuiu-se a chance de o fluxo conter falhas de informação.

Por isso, trabalhar com um sistema de gerenciamento de projetos (SGP) ou com um sistema de informações de gerenciamento de projetos (SIGP) facilita a disponibilização de informações, tanto para os executivos e líderes, que realizam o controle de desempenho, quanto para os gerentes de setores, que auxiliam no planejamento e organização do time.

Benefícios para a gestão com o acesso à informação

Empresas que utilizam a informação a seu favor conseguem se posicionar melhor frente aos concorrentes, além de melhorar a organização no seu âmbito interno. Veja alguns benefícios.

Organização dos fluxos informacionais

Ao dispor de informação de maneira prática e rápida, é possível construir fluxos informacionais bem organizados. A consequência disso é que o gestor e toda a equipe conseguem ficar mais bem informados criando oportunidades e insights baseados nos dados acessados.

Além disso, o acesso aos dados e a organização dos fluxos deve ser realizada de maneira automatizada, a fim de manter as informações atualizadas e garantindo que o compartilhamento seja realizado em tempo hábil para a tomada de decisões.

Otimização do trabalho

O acesso à informação também auxilia na otimização do trabalho. Quando um gestor utiliza um SIGP, ele consegue manter projetos organizados e a equipe engajada. Assim, procedimentos, informações sobre equipamentos, recursos, armazenamento e andamento de projetos ficam organizados em um só lugar, otimizando o trabalho.

Minimização de erros operacionais

Não é possível mensurar erros ou acertos sem uma base de dados robusta. Por exemplo, não há como contabilizar o número de produtos perdidos na fabricação por erro, se esses dados não forem organizados diariamente em um sistema.

Portanto, ao acessar as informações certas e organizá-las, o gestor do projeto identifica não só locais com falhas na produção, bem como os colaboradores responsáveis por cada etapa.

Tomada de decisões estratégicas

Em uma empresa, a capacidade de tomar decisões estratégicas é um grande diferencial de um líder. Para realizar escolhas rápidas e precisas, é preciso ter qualidade de informação e acessá-las com uma certa velocidade.

Além disso, ter acesso à informação não significa que todos esses dados devem ser públicos. De fato, muitas informações e dados devem ser disponibilizados tanto pela empresa quando pelo nicho atuante, a fim de construir pesquisas e relatórios do setor.

Contudo informações mais corporativas, que podem influenciar o mercado e a concorrência, devem ficar acessíveis apenas aos gestores responsáveis.

Padronização nos processos

O acesso à informação facilita no controle dos processos bem como sua padronização. Por exemplo, por meio das informações é possível criar padrões de compra com fornecedores, venda para clientes B2B e B2C e fluxos organizacionais. Além disso, a longo prazo, essas informações podem servir como base de dados para uma pesquisa do setor ou sobre os hábitos dos clientes.

Surgimento de oportunidades

Ao acessar e organizar dados, é possível identificar oportunidades e nichos que antes não eram explorados ou não eram conhecidos pela sua empresa. Portanto, aquele que acessar essas informações primeiro estará em vantagem competitiva frente às demais instituições.

Ademais, ao disponibilizar esses dados para equipe, você aumentará as chances de que alguém encontre alguma informação importante no meio de dados dispersos. Dessa forma, novas soluções podem surgir, inclusive novos produtos.

Software no gerenciamento dos dados

Antigamente, o volume de dados e informações de uma empresa era menor e produzido de forma mais lenta. Assim, era viável manter esses dados anotados em papéis e armazenados em espaços físicos. Mas sabemos que hoje a realidade é outra.

A tecnologia disponibilizou um número infinito de informações e é impossível que um gestor encontre e organize tudo que é necessário sem um software apropriado para ajudar na gestão de informações.

Um bom software auxilia na transparência, pois centraliza o local das informações e rastreia todas as tarefas e acessos, mostrando quais as pessoas envolvidas no processo.

Além disso, um sistema específico pode auxiliar no engajamento e comunicação entre os envolvidos. Assim, informações como alteração de prazos, novas demandas e mudanças de responsáveis podem rapidamente serem comunicadas.

Por fim, um software pode auxiliar nos planejamentos futuros e previsões do setor, haja vista que todos os dados estarão armazenados e documentados. Essas informações mostram o que pode funcionar ou não, o que já foi testado e o que deve ser abandonado.

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