Autor: Walquiria Lima e San-Thiago

Atualmente, o plano de ação é uma ferramenta muito usada nas empresas, pois apresenta elevada eficiência e é relativamente simples de se elaborar. Basicamente, trata-se de definir as ações que devem acontecer até se atingir uma meta maior. Para isso, a data na qual cada ação deve ser finalizada e quais são os responsáveis por elas são algumas das informações que ele deve ter.

Um bom plano de ação auxilia o negócio a ter um foco maior nos resultados e a garantir que os times possam sempre se planejar da melhor forma possível. Ou seja, ele é fundamental para manter a companhia competitiva e com objetivos bem alinhados. Por isso, é crucial ter um plano de ação robusto, mas muitos gestores têm dúvidas sobre como defini-lo.

Afinal, montar um plano de ação é mesmo importante? Na área da gestão, sempre que podemos aplicar melhorias, o fazemos. Então, como definir um plano que traga benefícios e deixe sua equipe mais eficiente? Isso é o que explicaremos no post de hoje.

Continue lendo e confira!

Qual é a importância de definir um plano de ação?

Ao fazer um plano de ação e realizar tudo que foi posto no cronograma, os gestores conseguem ter mais praticidade no processo de tomada de decisões e, consequentemente, alcançam melhora na produtividade de suas equipes de trabalho. Sem contar que eles conseguem coletar e analisar os dados com maior eficiência, o que é de extrema importância para o bom andamento dos negócios.

Outro ponto importante de se fazer um plano de ação para a empresa é que ele serve para planejar e analisar as ações estratégias, as quais devem ser adotadas no empreendimento. Ainda, existe a possibilidade de incluir indicadores de desempenho (KPIs) no histórico.

O que é um plano de ação?

O plano de ação é um documento que orienta a empresa em busca de cada um de seus objetivos. Ele facilita a orientação de ações, a definição de projetos e as correções conforme os objetivos globais e compartilhados por todas as equipes externas e internas. Desse modo, a empresa pode ter maior foco em resultados e conseguir bater as metas sem dificuldades.

Portanto, um plano de ação contém todos os dados necessários para se chegar a determinados objetivos. Responsabilidades, metas, evolução esperada de indicadores e ferramentas usadas são apenas alguns pontos. Desse modo, os times podem se planejar com mais facilidade e garantir que a empresa chegue a um estágio de competitividade superior ao atual.

Nos projetos corporativos, o plano de ação é usado para facilitar o planejamento de cada etapa. Quando aplicado corretamente, os times podem trabalhar com alta performance e baixo índice de erros. Afinal, todos saberão como orientar as suas ações para atender às expectativas dos envolvidos no projeto.

O que colocar no plano de ação?

O modelo mais comum de plano de ação costuma conter: a ação que será realizada, a data na qual esta deve ser concluída, o responsável por executá-la e o status no qual se encontra, isto é, se ela está pendente, em andamento ou concluída. Esse é um exemplo de como ter uma boa visão do andamento das ações.

Contudo, vale ressaltar que existem diferentes tipos de planos de ação. Portanto, cabe ao gerente do projeto selecionar o que mais se adéqua ao projeto em questão. Nesse sentido, uma excelente alternativa para quem deseja montar um plano eficiente é o modelo Kanban, que se reduz a um quadro contendo o status das tarefas — e que pode se apresentar também no modelo matricial, para controlar projetos diferentes em uma mesma tabela. Normalmente, nesse caso, é usado um grande quadro em um lugar de destaque, visível por toda a equipe.

Qual é a importância de cada ação?

Diante do seu papel estratégico, o plano de ação deve ser pensado com cuidado. Afinal, ele orienta todas as ações dos times durante projetos internos. Portanto, evitar erros e falhas nas definições de objetivos é algo crítico. Em outras palavras, as ações devem ser bem pensadas antes de serem encaixadas no plano. Além disso, cada uma delas deve ter uma boa relevância para que se alcance o objetivo.

Essa tarefa é realmente importante? Vai nos ajudar a chegar onde queremos? É possível realizá-la? Perguntas como essas devem sempre ter respostas claras — daí vem a importância de um líder consciente, que apresente um plano de ação coerente à equipe. Ou seja, o gestor precisa ter uma visão completa sobre o papel do plano de ação nos projetos corporativos.

A reunião de apresentação do plano de ação também é um momento importante. Nela, será possível verificar a aceitação da equipe em relação às tarefas, as datas de entrega e outros detalhes. Por isso, sempre se prepare e faça uma comunicação clara sobre tudo o que levou à formulação do plano de ação e as suas características.

Quanto a isso, não há problemas em prorrogar uma data ou modificar o modo como uma ação deve ser concluída. O importante é que todos os responsáveis tenham conhecimento e estejam de acordo com o plano de ação. Então, depois disso, já é hora de colocar tudo em prática!

Como elaborar um plano de ação?

Uma das vantagens de usar os planos de ação é que eles podem ser feitos por maneiras mais sofisticadas até em uma simples folha de papel. De fato, algumas empresas preferem que o planejamento seja impresso e fique pregado na parede, onde todos possam ver. Por outro lado, há quem prefira aliar-se à tecnologia e ter mais facilidade para acompanhar o andamento das tarefas do seu próprio computador, em casa.

Diante disso, alguns softwares são desenvolvidos para tornar o planejamento mais lúdico e fácil de entender, agregando microações a macroações, montando gráficos do andamento das tarefas de cada setor e até enviando e-mails para cada executor. Assim, essas ferramentas podem ser uma boa opção para melhorar a visão geral que se tem do projeto.

Em todo caso, a elaboração de um plano de ação robusto deve considerar uma série de fatores. Confira os principais, a seguir, e saiba como estruturar um que seja inteligente, alinhado com as demandas internas e capaz de guiar os times em busca de ótimos resultados.

Torne as metas mensuráveis.

Como apontamos, o plano de ação tem um conjunto de metas para orientar as equipes a tomar decisões. Contudo, elas devem ser definidas com cuidado. Afinal, as métricas auxiliam o gestor a avaliar a performance dos times e, assim, identificar se os objetivos foram alcançados. Por isso, sempre crie métricas mensuráveis. Elas também precisam considerar o perfil da equipe. Desse modo, os profissionais poderão otimizar o seu desempenho sem grandes dificuldades.

Defina prazos inteligentes

Os prazos também precisam ser criados com cuidado. Se forem muito curtos, não serão alcançados e podem colocar o time em um fluxo de trabalho mais propenso a erros. Caso sejam muito longos, podem impedir que a equipe alcance os seus objetivos.

Portanto, sempre faça uma avaliação do perfil da equipe e defina prazos de modo inteligente. Identifique as expectativas dos envolvidos e o posicionamento do negócio. Desse modo, o prazo poderá ser definido com facilidade e sem riscos de gerar problemas de qualidade para o negócio.

Elabore planos de mitigação de riscos

Todo projeto eficiente tem riscos e eles contribuem de maneira negativa para que objetivos não sejam alcançados e prejuízos afetem os resultados da companhia. Não é à toa que existem processos de gestão totalmente dedicados a mitigar esse tipo de problema. Na criação do plano de ação, os riscos não devem ser ignorados. Pelo contrário: o gestor precisa estruturar um plano de ação para mitigar cada problema que possa afetar o sucesso do projeto e, assim, maximizar a confiabilidade das suas decisões.

Tenha processos estruturados para caso algo dê errado

Ainda que a prevenção de riscos seja aplicada, problemas podem acontecer. Nesse caso, também é fundamental que a empresa esteja preparada. Quanto mais rápido as correções a problemas forem aplicadas, menos impacto a falha causará no dia a dia do projeto. Portanto, faça um levantamento não só para identificar e prevenir riscos, mas também para eliminar possíveis erros caso eles ocorram. Dessa maneira, será possível manter um fluxo de trabalho contínuo ao longo de todo o projeto corporativo.

Quais erros não cometer ao formular o plano de ação?

O plano de ação é um documento abrangente. Por isso, a empresa deve ter cuidado para que ele não seja feito com problemas. Pois, como apontamos, ele tem um papel de destaque em cada etapa do projeto e, se mal feito, levará os times a trabalharem com baixa qualidade.

Por isso, é importante evitar erros que tradicionalmente ocorrem nesse tipo de processo. A seguir, veja alguns e prepare-se de modo inteligente!

Mudar os objetivos frequentemente

Como apontamos, o plano de ação foi feito para orientar a empresa a atingir certos objetivos. Por isso, é fundamental ter uma uniformidade na definição das metas da empresa. Afinal, se elas mudam regularmente, os times terão dificuldade para executar um trabalho de qualidade.

Quando as metas mudam em uma frequência elevada, o plano de ação também deve ser adaptado regularmente. Isso exige um retrabalho contínuo da equipe de gerenciamento de projeto: novas metas, ferramentas e indicadores de acompanhamento terão que ser aplicados no dia a dia do negócio.

Portanto, sempre evite mudar as metas com alta frequência. Faça uma análise ampla do mercado, identifique o melhor modo de posicionar a empresa e prepare-se antecipadamente. Assim, os times terão mais tempo e cuidado para se orientar em busca dos planos traçados pela empresa.

Não avaliar resultados

A avaliação dos resultados é algo fundamental quando a empresa tem um conjunto de metas para orientar suas ações. Não identificar se os objetivos foram alcançados, nesse contexto, pode levar à perpetuação de más práticas. Além disso, torna mais difícil a otimização das rotinas internas. Portanto, sempre avalie resultados e, se possível, invista em tecnologias de gestão e análise de dados. Dessa maneira, o processo será mais abrangente e eficaz.

Ignorar o perfil da empresa

A definição do plano de ação sempre deve considerar o perfil do negócio. Afinal, o modo como a empresa está estruturada influenciará diretamente as medidas que são tomadas para atingir os objetivos traçados.

Portanto, sempre avalie o posicionamento da empresa ao definir metas e traçar rotinas. Também, tenha em mente as regras do mercado e as falhas existentes. Assim, você poderá tomar decisões mais fáceis de serem executadas e que contarão com alto engajamento da equipe.

Como cobrar as tarefas de cada um?

Uma vez montado o plano de ação, é preciso delegar, monitorar e estar preparado para cobrar o andamento. Ou seja, quando o plano é apresentado e tem boa aceitação, já é hora de ir ao trabalho. Entretanto, muitas vezes, as ações do plano não fazem parte das atividades que os responsáveis estão acostumados a fazer no dia a dia: nesse caso, é preciso cobrar.

Afinal, se cada pessoa aceitou a tarefa que lhe foi confiada e a data a qual esta deveria ser entregue, não há problemas em monitorar, apoiar — se necessário — e cobrar que tudo saia como planejado. Vale lembrar de que o sucesso da empresa pode depender diretamente de um bom monitoramento de ações — só assim é possível chegar aonde se almeja no tempo determinado.

Quais são as principais aplicações dos planos de ação no planejamento e na gestão?

Por se tratar de uma ferramenta de gestão que tem uso simples e que traz objetividade na execução das atividades, o plano de ação é usado em diversas áreas da empresa.

Veja, abaixo, quais são as aplicações no planejamento e na gestão!

Gestão de projetos

Os planos de ação também são muito usados pelos gerentes de projetos para acompanhar as atividades de planos empresariais. Nesses casos, geralmente, é preciso concluir uma etapa para poder iniciar outra. O ideal é seguir um cronograma montado no plano de ação para que o projeto seja bem-sucedido.

Análise de cenários orçamentários

O planejamento orçamentário nada mais é que uma maneira de planejar entradas e saídas futuras da empresa. Com ele, é possível ter uma estimativa de investimentos e custos empresariais. Os planos de ação de análise dos cenários orçamentários são úteis para a empresa evitar riscos e visualizar novas oportunidades.

É preciso fazer planejamentos para cada um dos cenários e simulações que incluam diversos fatores, entre eles estão as seguintes projeções:

• realistas;
• pessimistas;
• otimistas.

Diante das probabilidades de ocorrência desses cenários, é preciso deixar planos de ação engatilhados. Caso um deles se concretize, todos os envolvidos vão saber quais as atitudes tomar.

Planejamento estratégico

O plano de ação serve para tirar o planejamento estratégico do papel. Sendo assim, a ferramenta é usada para fazer os planejamentos e acompanhar as implementações das ações estratégicas, nas quais podem ser incrementados indicadores do histórico e do progresso de todas as ações tomadas.

Planejamento tático

Um dos próximos passos é o planejamento tático. Os planos elaborados por meio desse documento têm foco no médio prazo e contêm muitos detalhes. Nele, as ações são voltadas para orientar as áreas e os departamentos da empresa, sendo que o detalhamento é um meio para atingir os objetivos e as metas do empreendimento.

O período das ações varia de 1 a 3 anos e é nessa fase que são criadas estratégias relacionadas às áreas de marketing, produção e recursos humanos. Todos os objetivos do plano tático devem ser elaborados de maneira que o planejamento estratégico possa ser alcançado. Se você ainda se pergunta quais são esses objetivos, saiba que entre eles estão:

• certificar-se de que os pedidos dos clientes serão atendidos o mais breve possível;
• assegurar que não sejam vendidos produtos defeituosos;
• garantir que a equipe esteja bem treinada.

O planejamento tático deve ser visto como uma conexão entre o estratégico e o operacional, e é um excelente plano de ação.

Planejamento operacional

No planejamento operacional, os planos elaborados são de curto prazo. As definições de métodos e processos geralmente são para 3 a 6 meses. Os planos são mais detalhados e as pessoas envolvidas são selecionadas, sendo que todos recebem suas responsabilidades e tudo o que precisarem, inclusive os materiais para conseguir colocar o planejamento em prática.

O 5W2H é um checklist administrativo que guia os gestores por meio de perguntas, para que sejam tomadas as melhores decisões e para que tudo seja organizado de maneira correta. Entre os principais questionamentos estão:

• what — que significa o que (o que será feito?);
• why — por que (por que tal coisa será feita?);
• where — onde (onde será feito?);
• when — quando (quando será feito?);
• who — por quem (quem vai fazer?);
• how — como (como será feito?);
• how much — quanto (quanto vai custar para fazer?).

O modelo pode ser usado por empresas de todas as áreas, que desejam gerenciar melhor as questões administrativas de seu negócio, e ele não fica restrito a um departamento específico. Por meio do uso dessa ferramenta, fica mais difícil se esquecer de algum detalhe. Entre os objetivos operacionais alcançados com o 5W2H está a implantação de programas de qualidade e de um sistema de separação de pedidos.

Uma dica muito importante e que auxilia gestores, empreendedores, líderes e até mesmo os funcionários é pedir sempre para que outra pessoa revise o processo, pois o que um não vê o outro percebe. Também, não deixe de fazer a construção das respostas aos questionamentos do 5W2H de maneira coletiva. Dessa maneira, as informações estarão mais completas e os objetivos mais alinhados.

Quais são as etapas para se chegar ao sucesso?

Enfim, para seguir um plano, é preciso organização e disciplina. Cada etapa de uma vez e, assim, o objetivo será alcançado. Afinal, todas têm sua importância e não devem, de maneira alguma, ser ignoradas. As etapas são, nesta ordem: início, planejamento, execução, monitoramento e encerramento. No início, um gestor eficiente deve ser capaz de fazer uma boa análise do projeto, identificar possíveis problemas que venham a aparecer durante a execução e, assim, estará apto a definir os prazos e os custos para cada tarefa.

Já o planejamento é uma fase de suma importância, na qual serão definidos o cronograma de andamento do projeto e a participação de cada membro envolvido. A execução é a etapa na qual tudo que foi planejado será materializado. Os recursos e as energias dos executores são gastos nessa etapa e a maioria dos problemas também surge aqui. Portanto, é preciso agir com eficiência e cumprir todos os prazos.

O monitoramento também é fundamental para o sucesso de um plano de ação. Nesse sentido, deve ser definida uma estratégia para monitorar o andamento das tarefas e devem constar no cronograma as datas quando isso será feito. Aqui, caso se identifique um problema, é possível reajustar tudo e trabalhar em uma solução. Por fim, o encerramento é a fase na qual tudo que foi feito é documentado e apresentado aos envolvidos de maneira formal.

Como contar com a tecnologia para realizar e definir o plano de ação para sua empresa?

Há tempos, a tecnologia nas empresas era vista apenas como um custo a mais. Entretanto, nos dias atuais, é possível perceber que ela se tornou uma aliada dos gestores nos processos empresariais, assim como na elaboração dos planos de ação. As empresas que conseguem ter uma visão clara sobre os avanços tecnológicos adotam as soluções apropriadas para muitos problemas. Com isso, é possível obter:

• redução de custos operacionais;
• agilidade nos processos internos;
• segurança nas tomadas de decisões.

Por meio do uso da tecnologia, é possível encontrar novas soluções todos os dias, o que é muito importante, além de ser uma necessidade na atualidade, visto que o mercado é volátil. Na definição do plano de ação, a tecnologia se torna peça-chave para o sucesso dos planos traçados.

Como vimos, o plano de ação é uma maneira muito eficaz de organizar o trabalho que será realizado por toda a equipe, desmembrando o planejamento estratégico em várias partes e etapas menores, para que seja mais simples executá-lo sem tantos detalhes. Para isso, as ferramentas que você vai usar podem ser as mais variadas — desde post-its e planilhas no Excel a um software mais completo.

O que realmente importa é que cada um esteja ciente do plano e de suas responsabilidades. Você pode fazer um plano de ação para organizar a festa de aniversário de um funcionário ou para abrir uma nova empresa. O fato é que a criação do plano ajuda a organizar as ideias, as tarefas e a integrar as pessoas envolvidas em prol do sucesso. Se você ainda tem dúvidas sobre como definir plano de ação, conte com o auxílio de uma empresa especializada nesse tipo de serviço para auxiliar. Assim, com certeza, o seu planejamento será um sucesso.

E aí, gostou do post? Então, continue o seu aprendizado e confira nosso post “Veja como elaborar um plano de ação para uma equipe desmotivada”, e fique por dentro de mais esse assunto!

A sua empresa tem uma política de gerenciamento de projetos no setor de TI? Se não é o seu caso, este texto é feito para você. Tal estratégia é fundamental para garantir que projetos consigam alcançar os seus objetivos utilizando poucos recursos e atraindo melhores retornos sobre os investimentos.

Um bom gerenciamento de projetos no setor de TI evita desperdícios e a falta de organização da equipe. Cada profissional terá mais recursos e meios para se organizar e evitar erros no seu trabalho. Assim, torna-se fácil entregar o que foi pedido da melhor forma possível.

Quer saber mais sobre o tema e como uma política de gerenciamento de projetos no setor de TI pode ajudar? Então confira o post a seguir!

O que é uma política de gerenciamento de projetos?

A política de gerenciamento de projetos é um conjunto de estratégias de gestão, normas técnicas e mecanismos operacionais voltados para orientar o fluxo de trabalho de equipes e líderes durante um projeto. Ela é feita considerando fatores como o perfil do projeto e do negócio. Assim, a empresa consegue atingir as suas metas com um fluxo de trabalho bem-orientado e ágil.

Por que essa política é importante?

Uma política de gerenciamento de projetos garante aos profissionais uma visão completa sobre o que deve ser feito e como cada meta pode ser alcançada. As equipes conseguirão avaliar as suas metas, as ferramentas disponíveis e o escopo das etapas. Além disso, poderão identificar metodologias e outras estratégias utilizadas pelo gestor para entregar bons resultados.

Em outras palavras, uma boa política de gestão de projetos facilita a organização dos fluxos de trabalho conforme padrões claros e transparentes. Ainda, dá as bases para todos serem mais ágeis, integrados e eficientes em suas escolhas. Afinal, cada passo do projeto estará mapeado e acessível para os profissionais nele envolvidos.

Quais os benefícios que uma boa política de gerenciamento traz?

O uso de uma política assim no setor de TI pode proporcionar vários benefícios para a área. Especialmente considerando que os projetos executados por esse ramo muitas vezes demandam um investimento elevado. Veja a seguir como essa estratégia pode atrair melhores resultados ao final de cada etapa:

• mais facilidade para atingir metas e objetivos: os times terão um trabalho mais organizado, o que evita problemas causados por falhas na comunicação;
• melhor distribuição de recursos: as equipes terão sempre as ferramentas adequadas para trabalhar com alta performance;
• menos riscos em cada etapa do projeto: o grupo conseguirá aplicar ações preventivas e corretivas mais precisas e eficazes;
• diminuição de custos: a partir da adoção de medidas de gestão mais inteligentes e adequadas para cada etapa.

Todos esses pontos contribuem, juntos, para a empresa ter um maior retorno sobre o investimento no projeto. Afinal de contas, todo mundo estará atuando em um ambiente muito mais robusto e propício para atividades de alta performance.

Como moldar uma política de gerenciamento de projetos para o setor de TI?

Para moldar uma política de gerenciamento de projetos no setor de TI, alguns passos devem ser tomados. Eles garantem que a sua escolha será capaz de entregar os resultados esperados da melhor maneira possível. Confira a seguir alguns passos que podem ser tomados pelo negócio!

Conheça o perfil da equipe

Conhecer o perfil da equipe é fundamental para definir como o projeto será executado. Isso permite a criação de metas alcançáveis e a distribuição adequada de recursos. Ainda, ajuda na integração dos profissionais certos em times multidisciplinares e ágeis.

Defina metas claras

As metas são importantes para orientar o que é prioritário. Ao mesmo tempo, auxiliam os gestores a identificar a qualidade do trabalho realizado. Desse modo, se existirem rotinas mal-executadas durante o projeto, os profissionais poderão receber feedbacks mais precisos.

Pense na metodologia

A metodologia orienta os fluxos de trabalho e o modo como os times são organizados. Por isso deve ser definida com muito cuidado. Afinal, ela terá um impacto direto nos resultados da empresa com o seu projeto!

Adote as ferramentas corretas

Cada projeto demanda ferramentas específicas. Para que as etapas tenham o resultado esperado, a companhia deve sempre entregar as soluções mais alinhadas com as exigências de cada fase. Assim, os times podem fazer um trabalho de ponta continuamente.

Sempre aplique feedbacks

Os feedbacks precisam ser efetuados ao final de cada etapa. Eles podem reforçar boas práticas, mantendo o time motivado. Também, conseguem ajudar os profissionais a corrigirem problemas e manterem um laço profundo com a liderança.

Os projetos de TI fazem parte do dia a dia do setor. Eles auxiliam os profissionais a implementarem novas práticas e sistemas. Além disso, facilitam a criação de novas ferramentas ou a migração para soluções modernas.

Faça a gestão de riscos

A gestão de riscos deve sempre ser utilizada em seus projetos. Com ela, a empresa avalia o que pode prejudicar o sucesso das suas ações. Desse modo, os times conseguem se preparar para prevenir e mitigar falhas em todas as etapas.

A política de gestão de riscos se dá nos seguintes eixos:

• a identificação de riscos;
• a estruturação de mecanismos de prevenção;
• a definição de rotinas para amenizar eventuais problemas da forma mais rápida e econômica possível.

Mas para que cada projeto seja capaz de alcançar as suas metas, é importante que o negócio tenha uma boa política de gestão. Afinal, ela auxiliará os times a identificar prazos, metas e demandas. Além disso, evitará erros causados por uma comunicação pouco eficaz.

Portanto, sempre busque formular uma política de gerenciamento de projetos no setor de TI adaptada às demandas do seu negócio e à sua área de atuação. Trabalhe lado a lado com equipes para definir a estratégia mais adequada para cada etapa. Assim, você reduzirá riscos e conseguirá atingir os melhores resultados possíveis.

O gerenciamento de riscos é uma parte fundamental do dia a dia do gestor. Saiba no nosso blog como manejar riscos pode trazer melhores resultados para as suas estratégias!

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Prince2 ou Projects in Controlled Environments é um padrão desenvolvido pelo governo do Reino Unido que, atualmente, é utilizado no setor privado e em mais de 150 países. As metodologias de gerenciamento de projetos são fundamentais para o sucesso de uma organização. Por isso, é preciso encontrar métodos que desenvolvam as ações e garantam a eficiência — e o Prince2 é um deles.

Essa metodologia flexível permite que o gestor navegue por meio de todos os elementos essenciais para a execução de um projeto, deixando a equipe mais focada e trazendo melhores resultados. Além disso, ele pode ser utilizado em todo tipo de processo ou segmento, tornando-o bastante popular.

Se você quer entender melhor essa metodologia e sua aplicação ao gerenciamento de projetos, leia nosso texto!

O que é a metodologia Prince2 e como ela funciona?

A metodologia Prince2 surgiu em 1989 no Reino Unido e até hoje é aprimorada por especialistas em gerenciamento de projetos tanto de organizações do setor público quanto privado. Como resultado, ao longo dos anos e evoluções, aprimorou-se uma ferramenta com as melhores práticas genéricas, suficientemente flexíveis para se adaptar a qualquer processo e organização.

Essa ferramenta é de domínio público e oferece recursos que estruturam a equipe de projetos, abordam o planejamento do produto, dão ênfase na divisão do projeto em estágios gerenciáveis e controláveis, e flexibilizam as ações em níveis adequados.

O método é dividido em 7 princípios, 7 temas e 7 processos. Entenda.

7 princípios do Prince2

Todas as tarefas devem ser desempenhadas seguindo esses princípios.

1. Justificativa continuada de negócios: é preciso existir uma razão com justificativa para a execução e gerenciamento do projeto. Caso contrário, é preciso encerrá-lo;
2. Aprendizado com a experiência: as equipes de projeto que utilizam o Prince2 precisam aprender continuamente com as experiências anteriores;
3. Responsabilidades e papéis bem definidos: a estrutura organizacional precisa ser bem clara e envolver as pessoas certas em cada tarefa;
4. Gerenciamento por etapas: os projetos precisam ser planejados, monitorados e controlados por etapas;
5. Gerenciamento por exceção: as pessoas devem receber uma quantidade definida de autoridade para trabalhar efetivamente em seu ambiente;
6. Foco nos produtos: o objetivo do Prince2 é se concentrar no produto, preocupando-se com a entrega e qualidade dele;
7. Adequar a metodologia ao ambiente: o Prince2 deve ser adaptado para atender as necessidades de qualquer ambiente, segmento, complexidade, tamanho, risco ou importância do projeto.

7 temas do Prince2

O planejamento e a execução devem ser averiguados e reiterados por esses temas.

1. Business Case: é preciso criar e manter um registro da justificativa comercial do projeto;
2. Organização: estruturação dos papéis e responsabilidades individuais de todos os envolvidos;
3. Qualidade: definir quais serão os requisitos e padrões de excelência do projeto;
4. Planos: estágios necessários para desenvolver os planos com a explicitação de como, onde e quando as demandas serão entregues;
5. Risco: identificação dos riscos e análise de como controlar os possíveis problemas;
6. Mudança: como o gerente avalia que as mudanças devem ser realizadas;
7. Progresso: avaliação da execução e desempenho e progresso de cada etapa.

7 Processos do Prince2

Os processos descrevem as etapas do ciclo de vida, desde a ideia inicial até o fechamento do projeto. Cada etapa deve ter lista de atividades verificadas, responsabilidades e orientações.

1. Início do projeto;
2. Direcionamento das atividades;
3. Implementação do projeto;
4. Controle de cada estágio;
5. Gerenciamento da entrega de produtos;
6. Gerenciamento dos limites;
7. Fechamento do projeto.

Como utilizar o Prince2 no gerenciamento de projetos?

Segundo o Prince2, projeto é uma organização temporária que tem o propósito de entregar um produto de acordo com o Business Case aprovado. Assim, é preciso ressaltar que o projeto tem início e fim definidos e que não deve ser confundido com os processos.

Como já abordamos, essa metodologia é genérica e pode ser utilizada em qualquer setor. Além disso, ela permite a análise dos elementos essenciais, o que dinamiza a avaliação. Essa metodologia fornece um maior controle de recursos e dá mais capacidade ao líder para gerenciar negócios e projetar riscos com mais eficácia.

Dessa forma, os gerentes de projeto conseguem delegar com mais autonomia e os colaboradores entendem melhor sobre essa metodologia e conseguem colocar em prática as suas atribuições. O Prince2 também pode ser utilizado com outras metodologias ágeis, como o Scrum, para o desenvolvimento de produtos.

Na prática, o gestor deverá definir o Business Case, as responsabilidades, os envolvidos, estabelecer limites de tempo e gasto e possíveis riscos, por exemplo. Depois, ele precisa controlar as entregas e fechar o projeto com as devidas análises de melhoria contínua.

Quais os benefícios dessa metodologia?

Essa metodologia beneficia não só a empresa como os líderes e colaboradores. Afinal, ela desenvolve habilidades diversas dos integrantes de cada equipe e traz hábitos mais eficientes para o gestor de projetos.

Outro benefício é que o método está em constante evolução, garantindo às empresas a utilização das melhores práticas. Outro ponto importante é sua flexibilidade que permite que o Prince2 seja utilizado desde o setor público até o desenvolvimento de softwares.

Veja outros benefícios.

• Facilitação na prestação de contas;
• utilização do gerenciamento de exceção que ajuda na gestão de problemas;
• melhor controle do uso de recursos;
• revisões regulares do Business Case com o que está sendo aplicado;
• análise das lições aprendidas;
• incorporação de práticas de governança;
• foco no produto;
• stakeholders representados em diversos níveis;
• boa comunicação entre equipe e gestor;
• melhora na tomada de decisão.

Portanto, podemos definir o Prince2 como uma metodologia para fazer o projeto certo, no momento certo, pelas razões certas. Ele é estruturado pela existência de temas, princípios e processos, sendo que os temas e princípios permeiam os processos e cada processo contém uma atividade com os papéis e responsabilidades definidos.

Ao utilizar o Prince2 no gerenciamento de projetos, você fará um gerenciamento controlado das mudanças, análise de investimento em relação ao retorno, sendo adaptável a qualquer situação ou circunstância. Se você se interessou sobre esse tema e quer se aprofundar nessa metodologia, baixe agora o nosso e-book sobre Prince2 e aprenda a colocar na prática esse método.

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Toda empresa realiza projetos para atender a demandas externas ou mudar o ambiente de trabalho. Contudo, para que não existam desperdícios, uma boa política de gestão é fundamental. Ela garante aos times a habilidade de executar todas as suas atividades e, ao mesmo tempo, ter uma boa redução de custos operacionais em comparação a um fluxo de trabalho mal gerenciado.

Em outras palavras, a política de gestão de projetos não serve apenas para garantir que os resultados sejam alcançados. Ela também facilita a busca por um ambiente de trabalho robusto e livre de desperdícios. Por isso, deve ser adotada de modo abrangente, reduzindo as chances de gastos desnecessários.

Quer saber mais sobre como isso pode ser feito? Então, confira as dicas deste post e saiba como utilizar a gestão de projetos para promover a redução de custos operacionais.

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O que é a política de gestão de projetos?

A política de gestão de projetos é um conjunto de estratégias que gestores utilizam para garantir a entrega de resultados dentro do esperado ao término de um projeto. Ela combina fluxos de feedback, métricas e ferramentas para maximizar a performance das equipes. Tudo isso considerando possíveis riscos e fatores que possam prejudicar a qualidade do trabalho executado.

Uma política de gestão de projetos, em outras palavras, permite ao negócio reduzir as chances de erros acontecerem. Ela também dá para as equipes as bases para que elas apresentem um desempenho uniforme durante as suas atividades. Assim, combinando uma metodologia alinhada com o perfil da empresa e novas tecnologias, a satisfação de todos ao fim do projeto será elevada ao máximo.

Por que ela é importante para o sucesso das suas iniciativas?

Como apontamos, a política de gestão tem como foco entregar os melhores resultados possíveis sem atrasos ou problemas de performance. Ela faz isso regulando o modo como os trabalhos são executados, assim como os prazos e as demandas existentes. Dessa maneira, busca-se reduzir conflitos e erros de modo abrangente.

Para atingir os seus objetivos, o gestor do projeto utiliza um conjunto de estratégias. Elas são definidas a partir do planejamento de cada etapa e o perfil dos envolvidos. Além disso, consideram ponto como as demandas e as expectativas dos líderes do projeto.

Com os prazos, o escopo e as responsabilidades definidas, a política de gestão de projetos será responsável por guiar os times continuamente. Ela deverá, também, buscar eliminar riscos e mitigar erros. Assim, os prejuízos são reduzidos e os times poderão focar mais na entrega de demandas estratégicas.

Como gerir projetos para reduzir custos?

A gestão de projetos pode ser utilizada para garantir a redução de custos operacionais ao longo do projeto. Veja a seguir como esse trabalho é feito!

Identifique todos os gastos envolvidos no projeto

Uma forma simples de buscar a redução de custos no seu dia a dia é identificar quais são os gastos de seus projetos. Por isso, faça uma análise completa do orçamento, identificando o que é realmente necessário e quais gastos podem ser eliminados. Faça isso regularmente ao longo do projeto, reajustando a distribuição de valores conforme o necessário.

Treine a equipe

A capacitação da sua equipe também é uma forma de eliminar gastos. Afinal de contas, um time com bons conhecimentos pode definir melhor o plano de ação para atingir as metas da companhia. Além disso, consegue ser mais produtivo e inovador.

Portanto, sempre trabalhe na capacitação dos seus profissionais. Faça cursos e treinamentos para que eles possam incorporar novas metodologias e estratégias em seu dia a dia. Assim, as equipes sempre trabalharão com os melhores padrões de funcionamento do mercado.

Desenvolva metas

As metas são importantes para auxiliar os times a executarem um trabalho dentro dos padrões esperados. Com o uso de indicadores, gestores podem identificar problemas e avaliar a performance de todos continuamente. Assim, pontos que necessitam de melhorias são identificados rapidamente.

Por isso, utilize métricas em todos os seus projetos para avaliar a quantidade de gargalos e desperdícios existentes. Faça uma análise contínua sobre o que é feito e quais pontos podem ser otimizados. Assim, você conseguirá reduzir desperdícios e manter todos os fluxos de trabalho dentro do que é esperado para a empresa.

Determine as suas prioridades

Para direcionar de forma mais eficaz os recursos existentes, a empresa deve adotar uma visão estratégica sobre o seu orçamento. Isso incluirá a prática de definir quais são as prioridades de cada etapa. Desse modo, tudo o que for mais relevante para o projeto será executado com mais cuidado pelas equipes.

Gerencie o escopo de cada etapa do projeto

O escopo é um ponto crítico para o orçamento do seu projeto. É fundamental que o gestor saiba exatamente qual é o limite de cada etapa. Assim, ele pode reduzir as chances de alguém executar um trabalho não necessário ou ir além das suas principais responsabilidades.

Aposte na tecnologia

A tecnologia pode ter um papel de destaque entre os meios que podem reduzir custos. Um bom software de gestão de projetos torna mais fácil e prática a aplicação de todas as medidas listadas acima. Afinal, ele pode ser utilizado para rotinas como:

• acompanhamento de indicadores;
• avaliação de prazos;
• compartilhamento de dados;
• avaliação dos recursos disponíveis;
• distribuição de tarefas e responsabilidades.

Se você executa projetos, ter uma gestão qualificada é um bom ponto de partida para garantir que eles sejam executados conforme os padrões esperados. Ela dará mais agilidade e eficiência para cada etapa. Além disso, evita que os times fiquem perdidos diante das suas demandas diárias, priorizando o que for mais importante a cada dia.

Entretanto, a gestão de projetos também pode ser utilizada para buscar a redução de custos. A partir do momento que os times têm o seu trabalho melhor organizado, o aproveitamento de recursos será maximizado. Como consequência, os gastos serão reduzidos e a lucratividade de cada projeto ampliada.

Por isso, não deixe de buscar ferramentas e estratégias que possam tornar a gestão de projetos uma forma de garantir a redução de custos operacionais da empresa. Trabalhe lado a lado com as suas equipes e acompanhe as tendências do mercado. Assim, os resultados obtidos em cada etapa sempre estarão dentro do esperado!

Quer saber mais sobre como boas soluções de gestão de projetos podem ajudar você? Então, confira as ferramentas da Project Builder!

A sustentabilidade é um dos conceitos mais difundidos atualmente e tem a ver com a necessidade de uma utilização adequada dos recursos disponíveis. Às empresas, cabe buscar formas de também colocar isso em prática, até para obter seus benefícios. É por isso que vale a pena falar de gestão de processos e sustentabilidade.

A união entre esses dois elementos faz a diferença para a garantia de resultados melhores. Inclusive, tem a ver com a continuidade da empresa e do ecossistema em seu entorno. Como sua execução depende de um bom equilíbrio, é preciso investir em um planejamento robusto.

Na sequência, confira qual é a ligação entre gestão de projetos e sustentabilidade, e entenda os pontos positivos!

Como uma boa gestão favorece a sustentabilidade?

O gerenciamento adequado dos projetos não serve apenas para garantir um bom retorno ou lucratividade. O foco no “tripé da sustentabilidade” permite desenvolver resultados positivos do ponto de vista social, econômico e ambiental. Ou seja: é uma forma de gerar um impacto positivo completo. Contudo, afinal, como isso realmente se manifesta no cotidiano?

A seguir, veja como gestão de projetos e sustentabilidade estão conectadas!

Redução dos desperdícios

Um dos pontos mais importantes tem a ver com a redução dos desperdícios nos processos. Em termos operacionais, isso significa não gastar matéria-prima ou suprimentos de maneira desnecessária. No entanto, também se relaciona a outros aspectos, como desperdício de energia elétrica.

Vamos imaginar um projeto voltado para o lançamento de um produto. Se as tarefas não forem bem planejadas, podem ocorrer erros, que levarão ao retrabalho. Isso significará um uso maior de componentes variados, como de energia ou transporte. Com isso, a sustentabilidade fica em baixa. Já uma metodologia eficiente reduz esses riscos e diminui os desperdícios.

Melhor aproveitamento de recursos

Se há menos gastos desnecessários, então, ocorre um aproveitamento melhor dos recursos, em diversos sentidos. Há um uso adequado do dinheiro disponível, bem como do capital humano e até dos recursos que geram impactos ambientais.

Isso é importante, inclusive, para atender a outros aspectos da sustentabilidade que vão além da natureza. Se um projeto acontece dentro do previsto pelo orçamento e pelo cronograma, ele se torna mais efetivo e viável, o que ajuda a empresa a alcançar a sustentabilidade econômica. Nota como é relevante?

Consideração ampla sobre impactos

A gestão de projetos também se relaciona à sustentabilidade pela capacidade de prever, de maneira ampla, os possíveis impactos. Essa é uma forma de compreender o que pode ser gerado a partir de certas ações, o que leva à melhor decisão. Em vez de agir por impulso, portanto, há a chance de considerar melhor todas as necessidades e suas prováveis consequências. Além de evitar os desperdícios, como citamos, é um meio de atingir o melhor desempenho.

Quais as vantagens de investir em ações sustentáveis?

Também, é importante entender que desenvolver e implementar ações ligadas à sustentabilidade traz resultados positivos. É uma forma de estabelecer uma nova maneira de atuar e de consolidar o desempenho. Ao conhecer quais são as vantagens de seguir por esse caminho, será mais fácil compreender por que adotar essa proposta. A seguir, veja quais são as possibilidades!

Redução dos impactos socioambientais

Quanto maior é a preocupação com a sustentabilidade, melhor é o uso do que está disponível e menores são os impactos causados no ambiente e na comunidade. Quando a empresa se preocupa com isso, portanto, passa a ter uma atuação muito mais responsável. A grande vantagem é que esses impactos são cumulativos. Então, quanto mais a sua empresa se preocupar com isso, maior é a ajuda que ela oferece para o meio ambiente.

Aumento da qualidade

Além disso, a preocupação com o bom uso dos recursos e o melhor aproveitamento tem a ver com a garantia de qualidade. É possível obter resultados mais interessantes e com melhor retorno, o que faz toda a diferença para os projetos futuros. Inclusive, é uma forma de criar uma relação positiva com o público e, assim, de conseguir mais fidelização e confiança por parte das pessoas.

Reforço da imagem do negócio

Quando a empresa investe em ações sustentáveis, é possível apostar no “marketing verde”. Essas são atitudes de responsabilidade que são bem-vistas e, por isso, ajudam a reforçar a imagem do negócio. Ao se posicionar como uma empresa preocupada com esses aspectos, há como ganhar a preferência do público e se destacar em relação aos concorrentes.

Conquista de certificações verdes

Para reforçar ainda mais os impactos positivos, há como levar a união de gestão de projetos e sustentabilidade ainda mais longe. Uma atuação consistente e de alta qualidade permite obter as chamadas certificações verdes. A adoção das práticas indicadas e a aprovação nas auditorias faz com que o negócio passe a ser reconhecido como uma opção sustentável. Assim, é possível agregar ainda mais valor às suas operações e, é claro, à imagem.

Como achar o equilíbrio entre gestão de projetos e sustentabilidade?

Não existe uma fórmula pronta para ser sustentável e é necessário começar com uma análise completa da situação, dos resultados esperados e dos riscos envolvidos. Parece familiar? Pois é, isso também tem tudo a ver com o que acontece ao elaborar e comandar um projeto. É por isso que há a chance de equilibrar esses dois aspectos, de modo a obter os melhores resultados. Para não ter dúvidas, veja como encontrar o balanço entre gestão de projetos e sustentabilidade.

Reforce o planejamento e a visibilidade

Tudo deve começar com um bom planejamento sobre o projeto e sobre como incorporar a sustentabilidade nisso. É preciso estabelecer os objetivos de realização, quais são as prioridades e o que não pode ficar de fora.

Também, é essencial estabelecer quais serão as ações sustentáveis implementadas e quais são os impactos que devem ser evitados — como a perda de prazo ou os gastos acima do previsto. Para caprichar no controle, o gestor de projetos precisa ter bastante visibilidade, como por meio dos relatórios e dos dados coletados. É o momento de planejar todos esses aspectos.

Transforme a mentalidade

Depois de colocar tudo no papel, é preciso transformar a maneira como as pessoas enxergam a execução de projetos. Somente com a mudança de tecnologia é possível garantir que o time esteja preparado para aproveitar as oportunidades e encarar os desafios. Vale reforçar a cultura da empresa e as boas práticas que devem ser aplicadas. Dessa maneira, pode-se fazer com que todos atuem de forma sincronizada, em busca de um nível ampliado de sustentabilidade.

Aproveite o potencial da tecnologia

Já que um dos objetivos é utilizar melhor os recursos disponíveis, é interessante aproveitar a tecnologia na união entre gestão de projetos e sustentabilidade. Um software de gerenciamento, por exemplo, é muito bem-vindo e leva a melhores resultados. Graças à automação, há menos erros e retrabalhos, além de haver mais visibilidade. A tomada de decisão e a execução das tarefas são as principais favorecidas, o que permite atender às necessidades específicas.

A parceria entre gestão de projetos e sustentabilidade é ótima para a empresa, para a comunidade e para a natureza. Passe a adotar essas boas práticas em seu cotidiano e aproveite todo potencial dessa abordagem!

Como a tecnologia tem um papel crucial, entre em contato conosco da Project Builder e conheça a nossa solução!

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Com um mercado cada vez mais dinâmico e inovador, preocupar-se com a engenharia de produto é necessário para manter uma estratégia competitiva e desenvolver a empresa. Para isso, os gestores precisam lidar com os desafios e gerenciar equipes, por isso, a gestão de projetos é tão importante.

Com consumidores cada vez mais exigentes, a eficácia, a eficiência e a produtividade são palavras de ordem dentro de um processo produtivo. Portanto, para não ultrapassar custos ou perder prazos, cada etapa do desenvolvimento deve contar com métricas e dados para subsidiar as decisões.

Dessa forma, toda a engenharia de produto deve ser gerenciada, integrada e coordenada, garantindo que todas as fases sejam completadas com sucesso. Se você quer entender melhor sobre esse tema, continue lendo este texto.

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Importância da gestão de projetos na engenharia de produto

A engenharia de produto é a área responsável por desenvolver e manter um produto em operação. São os responsáveis por esse setor que analisam as necessidades da empresa, bem como a de seu público e buscam soluções que caibam dentro do orçamento da equipe e atendam às principais características procuradas pelos clientes.

Já a gestão de projetos permeia todos os setores de uma empresa. Por meio dela, os conhecimentos são aplicados e as ferramentas e habilidades são colocadas em prática para que os objetivos sejam atingidos. Em resumo, essa gestão possibilita que estratégias se tornem resultados.

Nesse sentido, só é possível desenvolver novos produtos com excelência se todas as áreas estiverem integradas, garantindo a sinergia dos processos. Por isso, utilizar a gestão de projetos na engenharia de produtos é fundamental.

Além disso, a gestão possibilita que todas as etapas sejam seguidas e que os feedbacks sejam recorrentes, evitando a continuidade de erros e falhas. Veja os principais estágios propostos por Cooper na metodologia stage-gate para engenharia de produtos:

1. investigação preliminar: rápida análise e definição do escopo inicial do projeto;
2. investigação detalhada: pesquisa minuciosa, resultando na definição e justificativa do projeto com plano de negócios;
3. desenvolvimento: criação do desenho e produção do novo produto;
4. teste e validação: provas que validem o produto e verifiquem sua efetividade para o cliente;
5. produção e lançamento: montagem em ampla escala e lançamento comercial do produto com foco no marketing e vendas.

Por isso, cada etapa do desenvolvimento exige um planejamento detalhado e equipes aplicadas naquele processo. Dessa forma, o gestor deve ter esse controle para gerenciar as atividades e propor mudanças.

Erros comuns na gestão de projetos durante a criação de produtos

Desenvolver novos produtos é um desafio e traz vários riscos. Caso o produto não seja bem desenvolvido ou a demanda não seja real, há grandes chances de a empresa criar produtos que nunca serão lançados ou que fracassem nas vendas, por falta de pesquisas mais apuradas.

O primeiro erro muito comum é acreditar que quanto mais a equipe trabalhar, melhor serão os resultados. É verdade que os colaboradores precisam estar engajados nos processos, mas o aumento da produtividade nem sempre está associado ao maior número de horas de serviço.

Na criação de produtos, toda redução de custo faz diferença. Portanto, muitos gestores optam por comprar muitos insumos e produzir grandes lotes para economizar em grande escala, mas a verdadeira economia ocorre em pequenos lotes, pois é possível verificar falhas e realizar ajustes mais rapidamente.

A gestão de projetos é importante, mas ela não deve limitar o gestor. O plano traçado deve servir de base para as ações, mas não precisa ser seguido à risca durante todo o processo. Afinal, é importante que alterações sejam realizadas ao longo do projeto para garantir a máxima qualidade.

Vantagens de utilizar o gerenciamento para a engenharia de produtos

Para inovar de forma rápida e aumentar as taxas de sucesso de novos produtos, as empresas buscam soluções que facilitem a condução do projeto. Veja as principais vantagens da gestão de projetos aplicada à engenharia de produto.

Realização da gestão de custos

Umas das métricas de viabilidade de produtos é o preço de custo de sua produção. Assim, a gestão auxilia nos impactos e receitas, facilitando inclusive a identificar o retorno esperado sobre o investimento. Com menos falhas e retrabalhos, os custos diminuem e o trabalho é entregue com agilidade, evitando desperdícios de dinheiro e tempo da equipe.

Facilidade para visualizar o cronograma

Um dos grandes problemas na criação de novos produtos são os atrasos na entrega de cada fase do processo. Seja por falta de organização, seja por imprevistos nas etapas, é imprescindível que o gestor consiga visualizar o cronograma com facilidade, para poder fazer alterações que dinamizem o desenvolvimento. Um processo bem gerenciado e com previsibilidade facilita o sucesso de um novo produto.

Mensuração de acertos e erros

Só é possível mensurar acertos e erros quando se faz uma boa gestão. Nesse caso, é importante que o gestor utilize softwares e plataformas que facilitem a identificação desses dados, para armazenar tudo em um só lugar e poder compartilhar o desenvolvimento do produto e possíveis gargalos com a equipe.

Melhora nas tomadas de decisão

Durante a engenharia de produto, muitas decisões precisam ser tomadas, como mudar o projeto, cortar custos, remanejar a equipe e até desistir do produto. Por isso, é preciso utilizar métodos, como a gestão de projetos, que sejam eficientes e permitam tomadas de decisões mais acertadas e ágeis.

Maior engajamento do time

O gerenciamento de projetos também permite que o gestor esclareça todas as expectativas para a sua equipe e qual a responsabilidade e prazo de cada colaborador dentro do projeto. Com a divisão de tarefas e a facilidade de visualização de dados, o time fica mais unido e, consequentemente, engajado, colocando o projeto em prática com muito mais qualidade.

Portanto, lembre-se de que o alinhamento das informações, organização e comunicação são preponderantes para um resultado positivo na engenharia de produto. Além disso, com a complexidade dos projetos e aumento de pessoas envolvidas, é preciso utilizar softwares e recursos tecnológicos que facilitem essa criação.

Se você se interessou por este conteúdo e quer ver, na prática, como um software pode ajudar na gestão, entre em contato conosco e converse com um de nossos consultores.

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Para muita gente, prever o futuro parece algo impossível. Mas não é preciso bola de cristal para conseguir identificar incertezas prováveis que possam afetar o desempenho de um projeto. Para isso, basta um bom gerenciamento de riscos em projetos.

Nem mesmo o melhor gerente de projetos consegue determinar com exatidão no seu planejamento tudo o que vai ocorrer durante a execução, especialmente quando o escopo é grande, a complexidade alta ou a duração é longa.

Diante disso, algo que pode ser feito é a avaliação dos riscos que envolvem essa atividade e a preparação para as prováveis consequências. Neste artigo, explicaremos como isso é feito no gerenciamento de riscos em projetos. Acompanhe.

O que é um risco em um projeto?

Antes de começar a entender o gerenciamento de riscos em projetos, é importante compreender melhor o que é exatamente o significado desse termo.

Riscos são todos os componentes de incerteza que podem afetar o resultado final de um projeto, de forma negativa ou positiva. Ou seja, além das ameaças que são capazes de prejudicar a execução, também são chamados de riscos as oportunidades que podem ser aproveitadas ao longo do caminho para se conquistar um desempenho melhor.

Um risco é incerto, mas não exatamente imprevisível. Afinal, é possível quantificar e qualificar o risco, determinando sua probabilidade e impacto, preparando-se para a eventualidade de que ele se concretize.

Logo, mais do que a simples preocupação com perigos que rodeiam o projeto, o gerenciamento de riscos é de fato uma forma de conhecer, administrar e se preparar para todos elementos incertos que fazem parte dele.

Quais são as principais fontes de risco?

As fontes de risco estão ligadas a diversos fatores externos e também internos, relacionados ao gerenciamento de projetos e seus processos interdependentes. Veja a seguir.

Fatores externos

Dentro desse nicho, temos alguns fatores imprevisíveis e outros previsíveis. No primeiro campo, estão inclusos requisitos regulamentares que não foram previstos, desastres naturais e outros efeitos colaterais da produção.

Os previsíveis podem ser tidos como riscos operacionais, sociais, interferências de comunicação e riscos financeiros. Os fatores técnicos como evolução da tecnologia também cabem neste ponto, assim como riscos legais, que envolvam a execução correta da legislação de trabalho ou das condições dos envolvidos no projeto.

Fatores internos

Entre os fatores internos causadores de riscos mais comuns estão o excesso de projetos sendo desenvolvidos ao mesmo tempo e um cronograma mal feito, que impede a execução da proposta em tempo hábil.

O fato de que o projeto não passa por um controle adequado ou não acompanha as mudanças desejadas pelo cliente também influencia bastante nesse ponto. Além de quando as prioridades das etapas entram em conflito ou para o caso de o responsável não conseguir realmente manejar o necessário para que o projeto ocorra.

Como planejar o gerenciamento de riscos em projetos?

O planejamento do gerenciamento dos riscos é a primeira etapa da gerência de riscos, segundo o PMBOK (Project Management Body of Knowledge). O objetivo desse processo é definir como esses riscos serão abordados, qual metodologia será utilizada e quem serão as pessoas nele envolvidas.

Com a técnica certa, o gerenciamento de riscos pode ser feito até no papel, mas ele fica mais preciso, veloz e confiável quando tudo é organizado e assegurado por um programa de computador adequado. Por isso, a dica aqui é contar com um software especializado em projetos para essa atividade.

Com as ferramentas, equipes e técnicas determinadas, é hora de partir para o próximo passo, que é a identificação dos riscos. Esse é o momento de listar todas as incertezas que podem afetar de forma significativa o resultado do projeto.

Para executar essa etapa, é possível se valer de premissas, dados históricos, conversas com especialistas e qualquer outra informação confiável que seja útil. É importante notar que todos os riscos devem ser catalogados nesse mapeamento inicial. Isso é claro, desde que sejam relevantes para o projeto.

Uma probabilidade de chuva forte, por exemplo, é um risco de alta relevância para um projeto de engenharia civil, mas normalmente não entra no mapeamento de riscos de um projeto de um novo software (talvez, apenas o risco de uma descarga elétrica).

Como fazer a avaliação e priorização dos riscos?

Uma vez que os riscos estejam identificados, é hora de determinar quais deles são mais importantes para o projeto e devem ser priorizados. Isso usualmente é feito em duas etapas, sendo que a primeira delas é análise qualitativa dos riscos enquanto a segunda é a quantitativa. Veja mais detalhes abaixo.

Análise qualitativa dos riscos

A análise qualitativa dos riscos consiste em determinar o impacto e a probabilidade de um risco e com base nisso saber qual é o seu valor para um projeto. Mais uma vez, isso é feito com base em estatísticas históricas, conversas com especialistas e dados confiáveis.

No método mais comum de análise, a probabilidade é estabelecida como um valor de porcentagem e o dano ou ganho financeiro desse risco é o seu impacto, que deve ser escrito em uma moeda qualquer, como o real brasileiro, por exemplo. O escore do risco, ou ES, é obtido com a fórmula de ES=P*I, sendo que P é probabilidade e I o impacto.

Com isso, no exemplo da chuva forte em uma obra, por exemplo, o gerente de projetos pode descobrir em suas pesquisas que a probabilidade de ela acontecer no período de execução estabelecido para o projeto é de 40% e que isso causaria, hipoteticamente, um prejuízo de R$ 300.000,00 em atrasos, materiais danificados e salários pagos para funcionários com produtividade comprometida pelo evento natural. Colocando essas variáveis na equação, chegamos à conclusão que o ES é de R$ 120.000,00.

É possível se aprofundar na análise qualitativa com mais técnicas, ou simplesmente acrescentando outras variáveis à fórmula do ES. Mas o importante de se saber aqui é que ela sempre será subjetiva, ainda que seja uma subjetividade bem esclarecida por dados reais e opiniões especializadas.

Análise quantitativa dos riscos

A segunda etapa dessa avaliação é a análise quantitativa dos riscos. Não vamos entrar em detalhes aqui, pois ela envolve números mais precisos e simulações de cenário, normalmente com técnicas mais avançadas.

Nem todo projeto conta com uma análise quantitativa e, quando isso acontece, normalmente apenas os riscos priorizados pela análise qualitativa são contemplados, pois esse processo costuma envolver um investimento maior de recursos para ser efetivo.

Em projetos com escopo pequeno ou baixa complexidade, a análise quantitativa não costuma ser feita, assim como naqueles em que os riscos identificados na análise qualitativa são pouco expressivos.

Como monitorar, controlar e responder aos riscos?

Com os riscos identificados, priorizados e qualificados, é possível traçar um plano de resposta para eles. Sobretudo, cada risco deve ser encarado de uma maneira diferente pelo gerente de projetos, mas em essência, existem quatro maneiras básicas de lidar com eles.

A primeira é evitar o risco sem nenhum tipo de custo ou consequência direta ao resultado do projeto, o que nem sempre é possível. A segunda é a tentativa de transferir esse risco para terceiros, algo que até acontece em alguns setores, mas também é incomum. Já a terceira forma é a alternativa mais usual quando se fala em gerenciamento de riscos em projetos: mitigar o risco, o que significa reduzir a probabilidade de que ele aconteça ou o valor do seu impacto.

Por fim, o gerente de projetos pode assumir um risco, o que é recomendável apenas quando o seu impacto ou ES é muito baixo ou quando a tentativa de mitigar não compensa sob o ponto de vista financeiro. Retomando mais uma vez o exemplo da chuva forte que ameaça uma construção, não é possível evitar nem transferir o risco. Assumir um risco com um ES tão alto também não é uma boa opção, logo, o caminho pode ser mitigar.

Uma forma simples de mitigar esse risco, seria alterar as datas de começo da execução da obra, evitando a estação chuvosa e reduzindo a sua probabilidade. Se isso não for possível, investir em equipamentos ou mais recursos humanos para aumentar a produtividade poderia ser outra alternativa a ser considerada para reduzir o valor do impacto.

Tipos de respostas para riscos

Para eliminar, evitar o prevenir riscos, o plano de gerenciamento precisa ser alterado para que a questão seja solucionada em primeira instância. Outra possibilidade é a transferência, em que o risco é repassado para terceiros, bem como a responsabilidade sobre suas respostas.

Essa é uma iniciativa que não necessariamente elimina o risco, mas apenas visa a redução do impacto. Outra resposta para riscos negativos é a mitigação. Ela se dá por meio de ações que diminuem a quantidade de ocorrências, assim como suas consequências. Um exemplo prático desse item é a trava do carro: ela não exclui as chances de roubo, mas sim as diminui.

Por último, mas não menos importante, existe a aceitação de riscos. Se nenhuma medida é realmente assumida diante de um risco, é preciso aceitá-la. Nesse caso, é fundamental estruturar uma reserva para contingência. Como não haverá tempo para decidir ações, é papel da equipe administrar o retorno conforme ele aconteça.

Não se deve esquecer que também existem riscos positivos, ou seja, aqueles que podem ser transformados em oportunidades. Primeiro, eles precisam ser explorados, para que essa oportunidade fique clara. Em um segundo momento, a ideia é melhorada e compartilhada para ser analisada. Caso aprovada, é a hora de maximizar seus impactos positivos e finalmente aceitar os frutos que poderão ser colhidos através dela.

Por que fazer o gerenciamento de riscos é tão importante?

Em primeiro lugar, toda decisão tomada em relação a um projeto envolve algum nível de risco. Isso quer dizer que sempre existirá alguma chance de que um impasse surja e interfira de forma negativa em alguma etapa ou atividade, o que pode afetar o resultado final ou o prazo de entrega.

Normalmente, quando as consequências são pequenas, é possível fazer algo a respeito com relativa calma e tempo. Mas também existem aqueles problemas praticamente irreversíveis, como a perda de documentos virtuais de um sistema ou a urgência em encontrar uma peça defeituosa bastante específica. Tais exemplos são considerados como catastróficos e a partir disso percebe-se a importância do gerenciamento de riscos na gestão de projetos.

Para completar, acompanhar riscos ajuda tanto na definição de valores de seu projeto quanto em outros detalhes de planejamento e prática. Sendo assim, é possível definir essa questão como a base para o sucesso de seu trabalho, inclusive financeiro.

Quais os principais erros a serem evitados no gerenciamento de riscos?

Por fim, é indispensável também se dedicar a evitar alguns erros no gerenciamento de riscos. Dessa forma, você consegue otimizar seus processos e garantir que tudo ocorra conforme o esperado. Aqui estão os principais problemas que acontecem com frequência e suas respectivas soluções!

Registrar ricos em excesso

É fundamental que você preserve a qualidade de sua lista de riscos. Evite registrar itens corriqueiros e de simples resolução. O foco deve ser apenas naquilo que realmente demonstra relevância e influencie na concepção do projeto.

Decidir resolver todos os riscos

Seja qual for o tamanho da sua lista de riscos, tente priorizar ao máximo aqueles que poderão impactar mais a sua empresa e seu projeto. Talvez não seja possível resolver tudo que foi listado, mas tirar o mais grave do caminho é essencial.

Usar o gerenciamento de riscos apenas na etapa de planejamento

Esse é um erro bastante comum entre gestores de projeto. Lembre-se, porém, de que riscos evoluem, e a maneira com a qual eles foram previstos durante o planejamento se modifica ao longo de seu desenvolvimento. Por isso, faça reuniões regulares para acompanhar essa questão.

Deixar de envolver todos os participantes do projeto

Um gestor jamais pode centralizar o gerenciamento de riscos para si. Essa é uma responsabilidade conjunta, que deve ser analisada por etapa e por setor. Até mesmo para facilitar a resolução dos impasses, visto que é impossível fazer tudo sozinho e delegar tarefas é a melhor opção.

Como um bom software pode ajudar nesse tipo de gerenciamento?

É interessante também contar um bom software de gerenciamento de riscos. Esses sistemas, em geral, são capazes principalmente de ajudar na identificação do risco. Contudo, também pode quantificá-lo e gerar um relatório completo de qual será o verdadeiro impacto dele no projeto.

Com isso, classificá-lo como aceitável ou inaceitável se torna uma tarefa mais clara. O software é capaz de confirmar a aceitação ou recusa de um risco e incentivar o gestor a analisar qual é o nível de tolerância dessa questão em relação à etapa em que esse processo se encontra.

Existem inúmeras alternativas e ferramentas para isso no mercado. Para escolher a melhor, vale a pena levar em conta os principais aspectos de seu negócio, bem como as restrições e opções que o sistema oferece, para que haja uma incorporação adequada e para que se tenha bons resultados.

Como você pôde acompanhar até aqui, prever o futuro com exatidão pode até ser impossível, mas com o gerenciamento de riscos em projetos é possível estar preparado para eventualidades, evitar prejuízos e aproveitar oportunidades.

Ainda assim, tenha em mente que o gerenciamento de riscos em projetos não termina com a elaboração desse planejamento de resposta. Depois disso, é importante estabelecer formas de controlar e monitorar esses riscos durante a execução, evitando ser pego de surpresa.

Gostou de saber um pouco mais sobre este assunto tão importante, mas ainda quer uma ajuda profissional para lidar com incertezas? Não se preocupe! Basta entrar em contato conosco, que vamos ajudar você.