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Entenda a importância da priorização de tarefas e como colocar em prática

 

No trabalho e na vida pessoal, vigora uma máxima inquestionável: para manter a produtividade, correspondendo à alta demanda de atividades e às exigências cotidianas, a priorização de tarefas é uma postura fundamental.

Somente ao identificar prioridades, planejar a execução e focar em resultados fracionados, entregando-os de forma gradual, é possível fazer mais e melhor. Entre os líderes corporativos, a preocupação com a organização de pendências é cada vez maior e mais justificável; afinal, dela depende (direta e indiretamente) o sucesso no dia a dia dos negócios.

Neste post, entenda um pouco mais sobre a importância de estabelecer ordem e coerência nas demandas, principalmente associadas ao trabalho. Além disso, veja algumas dicas valiosas para ordenar tarefas de acordo com as prioridades diárias, ganhando mais tranquilidade e eficiência na rotina pessoal e, principalmente, no trabalho. Boa leitura e bons insights!

Por que a priorização de tarefas é importante?

O volume de estímulos cresce a cada dia. Em função do desenvolvimento da tecnologia — que conecta tudo e todos, desconhecendo fronteiras físicas e emocionais —, é comum observar o crescimento da miríade de informações à disposição das pessoas.

Em um cenário em que diversos fatores brigam pela atenção do indivíduo, não é raro encontrar profissionais imersos em um cronograma extenso e apertado. Quanto mais numerosos os recursos, maiores são, também, as responsabilidades diante deles — e a eficiência tende a ser a primeira prejudicada.

Com o objetivo de manter a produtividade e acelerar as entregas (sem, no entanto, perder a qualidade do trabalho), é importante que os líderes encontrem formas coerentes de priorizar suas atividades, organizando tarefas e melhorando sua capacidade de resolver problemas.

Do contrário, é provável que haja desvios prejudiciais à performance, comprometendo os resultados individuais e afetando a companhia como um todo.

Neste contexto, que é tão volátil quanto desafiador, a relevância das prioridades ganha tons marcantes. Para o gestor, a organização do cronograma representa uma oportunidade de dominar os estímulos e, mais do que isso, de fazê-los trabalhar a favor do alto desempenho. A mudança é urgente, transformadora e absolutamente positiva.

Como é possível criar (e seguir) prioridades no dia a dia de trabalho?

As prioridades são, como o próprio termo sugere, as pendências mais urgentes e essenciais. Tarefas com alto nível de urgência ou com grande potencial de disrupção devem ser tratadas com mais atenção e rapidez, produzindo resultados diferenciados.

No trabalho, é possível criar formas de estabelecer e fixar prioridades, mantendo-se fiel a elas durante o expediente.

Partindo do planejamento diário, que envolve a visualização das atividades em aberto e a consequente identificação de suas especificações (tempo demandado para a execução, grau de importância etc.), os gestores são capazes de formatar sua própria escala de priorização com mais domínio e assertividade.

É natural que, ao deparar-se com as tarefas, o profissional questione suas prioridades. No momento de defini-las, efetivando seu plano de trabalho para o dia, é crucial que se considere, por exemplo:

  • a data-limite de entrega, garantindo o cumprimento de prazos acordados com outros profissionais;

  • o nível de urgência, evitando que oportunidades (internas ou no mercado) sejam perdidas por falta de timing;

  • a complexidade da execução, uma vez que o cronograma tende a delimitar, além da sequência de atividades, também o tempo exigido para que cada uma delas seja concluída com sucesso;

  • o grau estratégico da tarefa, já que, muitas vezes, o que é urgente nem sempre é o mais importante para o desenvolvimento saudável e perene da companhia.

Dessa forma, não seria equivocado afirmar que cabe ao gestor, no exercício de suas funções, a missão de analisar os projetos sob sua responsabilidade e, assim, instituir uma ordem orgânica e coesa de prioridades. Nesse caso, a intervenção externa — tal como pressões de outras áreas e demais profissionais — pode ser prejudicial ao cronograma e, em última escala, às entregas previstas.

Após avaliar todas as variáveis envolvidas em cada demanda, assegurando a firme compreensão de sua importância, o líder ganha mais segurança e autonomia para criar seu plano de prioridades e segui-lo à risca, melhorando sua performance.

Quais ferramentas podem auxiliar na priorização de tarefas?

A essa altura, você provavelmente já está convicto de que é preciso investir em priorização de tarefas. Para validar uma postura mais analítica, estratégica e produtiva, é válido contar com alguns recursos eficazes na gestão de prioridades.

Metodologias e ferramentas robustas estão à disposição dos líderes mais engajados. Conheça algumas das principais e, a partir delas, reconheça gargalos comuns — e que podem ser extinguidos a partir da padronização de tarefas — à sua própria rotina.

Matriz GUT

A sigla que dá nome ao recurso é formada por três palavras relacionadas: gravidade (impactos de fazer e/ou não fazer), urgência e tendência (oportunidade interna ou externa). A matriz, portanto, recomenda a priorização de tarefas de acordo com esses três critérios principais.

Para estabelecer as tarefas mais relevantes, é preciso planilhá-las e, no momento da análise, conceder a cada uma delas uma nota de 1 a 5 para cada fator. Pode ser, por exemplo, que a demanda tenha nota 1 em gravidade, 2 em urgência e 4 em tendência. Ao fim da avaliação, basta somar as notas de cada tarefa e, assim, visualizar quais delas são prioridade.

Matriz RICE

Assim como a metodologia anterior, RICE é um acrônimo para Reach (alcance), Impact (impacto), Confidence (confiança) e Effort (esforço). O processo de análise também se assemelha à Matriz GUT, requerendo a planificação das tarefas e sua consequente pontuação.

Após atribuir notas de 1 a 5 para cada critério (e em cada tipo de tarefa), a equação que mede prioridades é: R * I * C / E. Ou seja: multiplicam-se os três primeiros números e divide-se o resultado pelo último. O valor final implica na visualização das tarefas prioritárias.

Matriz BASICO

Por fim, a Matriz BASICO também desponta como uma forma de estabelecer prioridades. Para aplicá-la, o mecanismo é semelhante aos métodos anteriores: primeiro, disponha as atividades em uma planilha e atribua notas de 1 a 5 para os critérios de:

  • benefício para a organização (B);

  • satisfação do cliente interno (S);

  • investimento requerido (I);

  • cliente externo satisfeito (C);

  • operacionalidade simples (O).

Após a quantificação, é preciso somar os resultados e elencar as tarefas de acordo com a pontuação que receberam. Mais uma vez, as prioridades serão aquelas que receberam as maiores notas.

Como vimos, a priorização de tarefas é uma condição essencial para dominar os estímulos cotidianos e viabilizar as entregas, mantendo a qualidade e a eficácia das soluções. Por isso, é importante dispor de métodos e ferramentas eficientes, capazes de potencializar performances e os resultados.

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Carlos Junior

Carlos Junior, PMP, engenheiro mecânico, mestrando em engenharia mecânica e Sócio da Project Builder. Atualmente atua como diretor de marketing e vendas, e é responsável por todos os conteúdos da Project Builder.

Linkedin: https://www.linkedin.com/in/carlos-d-junior/

Carlos Junior

Carlos Junior, PMP, engenheiro mecânico, mestrando em engenharia mecânica e Sócio da Project Builder. Atualmente atua como diretor de marketing e vendas, e é responsável por todos os conteúdos da Project Builder. Linkedin: https://www.linkedin.com/in/carlos-d-junior/

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