O gerenciamento de riscos é uma das áreas de conhecimento do PMBOK. Ele prepara a equipe, norteia metodologias laborais, previne acidentes e atrasos na entrega final ou na conclusão das fases, além de ser fundamental na prevenção de problemas externos.

A análise diminui ameaças, evidencia oportunidades e reduz a probabilidade de impactos negativos na empreitada. Tempo, recursos, materiais, orçamento e objetivos podem ser afetados, razão pela qual você precisa estar preparado.

Que tal se precaver para evitar surpresas e fazer da sua empreitada um caso de sucesso? Siga a leitura para descobrir como efetivar essa importante área de conhecimento divulgada pelo PMI (Project Management Institute).

O que é gerenciamento de riscos?

O gerenciamento de riscos é um conjunto de ações tomadas a partir da constatação de possíveis impactos (positivos ou negativos) no projeto. Além de identificar as influências em potencial sobre os objetivos traçados, a medida em questão ainda as quantifica, oferecendo respostas e orientando a equipe contra incertezas.

Imagine: você trabalha em uma fábrica de café e a diretoria o incumbiu de lançar um novo produto nas prateleiras. Chuvas em excesso podem prejudicar a colheita e afetar a produção, talvez insumos importados sejam encarecidos com a alta do dólar e diminuam a margem de lucro estimada.

Ainda, há a possibilidade de que os testes com os grãos vão além da data prevista a fim de atender a qualidade estabelecida e um lançamento semelhante pela concorrência é capaz de comprometer suas vendas. O gerenciamento de riscos ajuda você a lidar com esses possíveis percalços.

Peculiaridades desta área do PMBOK

Muitos gerentes veem os riscos como elementos negativos, mas eles também podem ser positivos. O alto conhecimento técnico e a experiência da sua equipe atuam a favor do projeto, acelerando a definição de como o grão deve ser processado e acertando no design da embalagem após uma pesquisa eficiente com o mercado consumidor.

Nem todos os eventos impactantes podem ser previstos, mas os qualificados e quantificados já contribuem grandemente com as estratégias do gestor. Assim, evitam-se atrasos na entrega, desperdício de materiais, orçamento estourado, definição de meios comunicativos inadequados e projeções fora da realidade.

Quais são os processos do gerenciamento de riscos?

Segundo o PMBOK, são 5 e falamos sobre cada um deles na sequência. Os quatro primeiros são de planejamento, enquanto o último diz respeito a monitoramento e controle. Atente-se às etapas para não deixar de cumprir tarefas necessárias à realização do projeto dentro dos moldes esperados, de forma a manter os objetivos traçados.

Planejamento do gerenciamento de riscos

Como tais questões serão abordadas e executadas? Aqui, há de se pensar em metodologia, orçamento e categorias de ameaças e oportunidades. Também é preciso ter em mente como elas serão definidas, como a estrutura analítica de riscos será montada e como isso será transmitido aos colaboradores.

Identificação dos riscos

Obras normalmente requerem licença ambiental, que podem ser negadas ou demorar além do esperado para serem concedidas. A entrega de uma casa nova também atrasa se houver períodos de chuvas contínuas, devendo ser considerada a localização geográfica do imóvel na elaboração do cronograma.

O mapeamento dos riscos orienta o gerente no cumprimento do escopo porque evita o comprometimento de questões orçamentárias e otimiza a gestão do tempo.  

Análise qualitativa de riscos

Quais deles devem ser priorizados? A resposta considera a probabilidade de ocorrência e o impacto esperado. A linha de base do escopo conduz a avaliação feita nessa etapa porque contém a EAP, ou seja, admite a visualização dos processos e identificação de eventuais influências no fluxo desenhado.

A análise qualitativa evidencia riscos urgentes, os quais precisam ser quantificados e listados em categorias, com agentes químicos, físicos e ergonômicos — capazes de influenciar na segurança dos colaboradores.

Análise quantitativa de riscos

Aqui falamos de números e da necessidade de mensurar o quanto o impacto influencia o projeto. Por exemplo: a chuva atrasa a entrega da obra, mas não atrapalha em nada o desenvolvimento de um aplicativo para celular. Um dia chuvoso equivale a quantos dias de atraso na entrega do imóvel?

A análise quantitativa contabiliza os riscos de acordo com o escopo: por exemplo, a construção de prédios luxuosos prioriza a qualidade dos materiais e da mão-de-obra, enquanto o mais importante para um conjunto habitacional do governo é não estourar o orçamento.

Planejamento das respostas aos riscos

Essa fase se encarrega de gerenciar crises, consertar falhas, eliminar causas, prever e mitigar impactos negativos. Há de se ressaltar: nem todas as ameaças podem ser solucionadas, inclusive por falta de recursos financeiros.

Retomando o exemplo da fábrica de café, ela pode ter plantio próprio ou depender 100% de uma cooperativa da região. O atraso do fornecedor na entrega dos grãos, uma vez quantificado, ajuda o gerente a decidir se vale a pena trocar de parceiro e pagar a mais pela matéria-prima para ter pontualidade, por exemplo.

Controle de riscos

Você deve estar sempre pronto para otimizar processos e metodologias laborais, razão pela qual é necessário avaliar constantemente se as ameaças e oportunidades identificadas estão sendo bem administradas.

Avalie se os riscos certos estão sendo priorizados, se as ações tomadas estão surtindo efeito, se existem gargalos no projeto pela falta de identificação de um fator de impacto e promova os devidos ajustes.

Quais ferramentas utilizar no gerenciamento de riscos?

A análise SWOT é altamente recomendada porque avalia as forças (strengths), fraquezas (weaknesses), oportunidades (opportunities) e ameaças (threats) enfrentadas na sua missão. Assim, fatores internos (qualidade dos materiais) e externos (cenário econômico e concorrência) são avaliados, orientando seu posicionamento no mercado.

A matriz de probabilidade de impacto os classifica de “raros” a “quase certos” e especifica sua influência no projeto de “nenhuma” até “gravíssima”. O cruzamento dos dois parâmetros determinam se os riscos são baixos, moderados, elevados ou extremos. As cores utilizadas ajudam na quantificação e no estabelecimento de prioridades.

Mensurar uma oportunidade ou ameaça também é tarefa passível de ser desenvolvida com a árvore de decisão e a simulação de Monte Carlo na análise quantitativa. Também são úteis: auditorias, checklists e o  PFMEA (Process Failure and Effective Analysis), que analisa o potencial de um processo de falhar e as consequências disso.

Notou quantas informações precisam ser consideradas? O gerenciamento de riscos é facilitado quando você tem um software de gestão que admite a visualização das tarefas e gera relatórios precisos e atualizados. Munido dos dados, suas estratégias são melhor definidas, você pode se precaver de ameaças e aproveitar as oportunidades.

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