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Ferramenta SWOT Ferramenta SWOT

Como utilizar a ferramenta SWOT em projetos?

A ferramenta SWOT em projetos é uma excelente técnica de diagnóstico para a gestão empresarial como um todo e, especificamente, para a execução dos projetos. Com ela, é possível gerenciar riscos e, assim, otimizar as condições de conquista dos objetivos.

Além disso, a técnica é bastante abrangente, visto que analisa diferentes fatores que interferem no desempenho de uma organização. Ao utilizá-la, é possível ter uma visão muito mais clara do próprio projeto e do ambiente externo de modo geral.

Essa ferramenta foi criada ainda na década de 60, pelo professor Albert Humphrey, da Universidade de Stanford. Desde então, tem sido usada pelas maiores e mais bem-sucedidas companhias do mercado, subsidiando suas atuações estratégicas.

Acompanhe, a seguir, o que significa a ferramenta SWOT e veja como ela pode trazer ótimos resultados para o gerenciamento de projetos!

O que é a ferramenta SWOT?

Você pode encontrar a ferramenta SWOT expressa sob vários nomes, como análise SWOT, matriz SWOT ou, ainda, análise FOFA, na versão em português. Seu nome vem do acrônimo de quatro palavras do inglês. São elas:

  • strength (forças);
  • weaknesses (fraquezas);
  • opportunities (oportunidades);
  • threats (ameaças).

Essa ferramenta é utilizada com frequência no planejamento estratégico das organizações e em projetos específicos, como análise de cenário para lançamento de produtos ou serviços.

Geralmente, a ferramenta SWOT é apresentada em forma de quadrante, em que forças e fraquezas estão relacionadas ao ambiente interno da empresa, enquanto oportunidades e ameaças estão ligadas ao ambiente externo.

Ao final, todas as informações são cruzadas em uma matriz, na qual é possível ter uma visão mais holística de tudo o que está acontecendo e de como o projeto está posicionado. Assim, desenvolve-se uma estratégia de atuação realmente eficiente.

Como analisar os pontos fortes da empresa?

Muitas organizações sequer sabem quais são as próprias forças. Por isso, a análise dos pontos fortes serve para que a empresa identifique essas qualidades e possa torná-las diferenciais competitivos.

Vários podem ser os pontos fortes de uma empresa, como:

  • ter uma história de muitos anos;
  • ser top of mind;
  • ter equipamentos de ponta;
  • dispor de excelente suporte de atendimento ao cliente;
  • contar com profissionais altamente capacitados etc.

Na gestão de projetos, a ferramenta SWOT pode apontar forças específicas da empresa que podem ser muito úteis para conquistar os objetivos planejados.

Como avaliar os pontos fracos da organização?

A análise das fraquezas da empresa é de extrema importância, pois aponta para as áreas em que o negócio pode estar vulnerável e mostra como a gestão deve agir para fortalecê-las. Por serem fatores internos, as fraquezas são passíveis de melhorias vindas da própria organização — inclusive, esse aperfeiçoamento pode ser objetivo do planejamento estratégico.

Assim, ao encontrar uma fraqueza, é indispensável agir corretivamente, objetivando eliminá-la ou, ao menos, neutralizá-la dentro da empresa.

No caso da gestão de projetos, os pontos fracos da empresa podem ser determinantes para a conquista ou não das metas estipuladas. Por exemplo:

  • falta de profissionais adequados para determinada função;
  • falta de capital de giro;
  • capacidade produtiva aquém da necessária para atender a um pedido no prazo etc.

Esses são alguns dos possíveis pontos fracos de uma empresa.

O que são as forças e fraquezas?

É muito relativa a caracterização de determinado recurso como uma força ou fraqueza da companhia. Desse modo, em uma empresa, o nível de expertise dos colaboradores pode ser visto como um ponto forte; já em outra, como um ponto fraco.

Para garantir a otimização dos diversos meios utilizados no projeto, é importante criar uma lista dos recursos-chave que serão utilizados, como:

  • pessoas;
  • matérias-primas;
  • sistemas;
  • máquinas etc.

Depois, analise cada um desses recursos individualmente e profundamente. Caso algum se apresente como uma fraqueza — que pode atrapalhar o sucesso do projeto —, transforme-o em uma força impulsora de grandes resultados.

Para cada ponto encontrado, há uma solução:

  • pessoas desqualificadas podem ser treinadas, tornando-se brilhantes;
  • máquinas ultrapassadas podem ser substituídas ou restauradas, tornando-se excelentes;
  • sistemas defasados podem ser atualizados, tornando-se eficazes para as tarefas.

Transforme as fraquezas em forças!

Como aproveitar as oportunidades?

A ferramenta SWOT, com o auxílio da área de inteligência de mercado da empresa, pode ser muito útil para identificar oportunidades existentes no mercado. Para ficar claro, essas oportunidades representam algo favorável para a execução do projeto.

Por exemplo, a criação de um loteamento em uma cidade pode atrair demanda para os produtos ou serviços. Mudanças no perfil de consumo das pessoas também podem ser fontes de oportunidades, como a contínua troca de produtos analógicos por digitais.

Em projetos específicos, a empresa deve ter um radar bem apurado para otimizar os resultados por meio do aproveitamento das oportunidades. Por exemplo, uma empresa que depende de importação pode utilizar o dólar baixo para tornar o preço final do produto mais competitivo.

Como se prevenir contra ameaças?

Como as empresas são grandes sistemas abertos, em que há trocas entre o ambiente interno e o externo por meio das entradas e saídas dos processos, as organizações estão suscetíveis a ameaças que podem comprometer os negócios.

Mesmo que nem todas as ameaças sejam passíveis de previsão, é importante a empresa ter um plano de gerenciamento de riscos para ocorrências que possam prejudicar o empreendimento. Por exemplo:

  • uma crise econômica;
  • uma mudança na regulação de mercados;
  • problemas de logística e de infraestrutura em geral etc.

Esses pontos podem comprometer significativamente o andamento de projetos e o desempenho da empresa como um todo.

A linha que diferencia uma oportunidade de uma ameaça é muito tênue. Desse modo, mesmo uma ameaça, quando bem aproveitada, pode se tornar algo positivo para o projeto, capaz de impulsionar seu crescimento em relação à concorrência.

Por que subdividir o ambiente externo?

Para facilitar a utilização da ferramenta e a leitura do ambiente externo, é importante entender que o mercado se divide, de maneira a formar o macroambiente e o microambiente — também conhecido como ambiente-tarefa.

O macroambiente

Nele encontram-se todos os fatores que influenciam de forma negativa ou positiva o negócio, mas que estão distantes da empresa. É possível destacar os aspectos:

  • políticos;
  • legais;
  • econômicos;
  • tecnológicos;
  • culturais.

O microambiente

No microambiente, apresentam-se fatores que estão mais próximos da empresa e que se relacionam com ela de forma mais ágil. Entre eles, podemos citar:

  • os concorrentes;
  • os clientes finais;
  • os fornecedores;
  • os órgãos reguladores — como sindicatos, prefeituras etc.

O ambiente externo é muito abrangente e, se não for subdividido, fica mais complexo compreender suas ameaças e oportunidades.

Qual é a importância da precisão das análises?

Para realmente proporcionar resultados para a empresa, a ferramenta SWOT deve ser utilizada de forma precisa. Logo, deve haver uma espécie de pente-fino na organização, ou seja, uma avaliação de todos os setores e de todas as áreas que influenciam os negócios ou os projetos específicos.

Para tanto, é necessário contar com informações confiáveis, de forma que os gestores possam tomar decisões realmente estratégicas. O uso de indicadores, por exemplo, pode ser uma maneira de mensurar o desempenho de várias áreas da empresa.

No caso da gestão de projetos, é importante também fazer acompanhamentos periódicos sobre as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, pois, conforme o contexto, pode haver alterações de cenário frequentes.

Qual é a importância da ferramenta SWOT em projetos?

Como técnica de diagnóstico, a ferramenta SWOT possibilita embasamento para o planejamento estratégico da empresa e a tomada de decisão dos gestores.

Por exemplo, ao utilizar a ferramenta, algumas organizações costumam dar notas para cada item analisado e, a partir daí, estabelecer uma escala de prioridades para as ações que devem ser executadas.

Dessa forma, a empresa pode identificar iniciativas que geram resultado mais rápido ou que são mais importantes para a conquista de determinados objetivos.

Vale lembrar que, no trabalho de análise de cenário e acompanhamento das metas, é recomendado contar com o suporte de um software de gerenciamento, para tornar a execução da avaliação mais ágil e sem perda de informações.

Como definir uma estratégia a partir da matriz SWOT?

A ferramenta requer alguns cuidados para que, durante a sua aplicação, seja possível extrair estratégias relevantes, independentemente de ser aplicada em um projeto específico ou na empresa como um todo. Do contrário, é possível que os brainstormings conduzam a um quadro com informações desconexas e confusas, logo, sem utilidade prática.

Faça a análise cruzada

A primeira dica para gerar conhecimento com a aplicação da matriz SWOT em projetos é relacionar as informações sobre forças, fraquezas, oportunidades e ameaças entre si. Pense no seguinte:

  • as forças da empresa favorecem o combate a quais ameaças ou o aproveitamento de quais oportunidades?
  • E as fraquezas, qual combate ou aproveitamento elas prejudicam?
  • Há ameaças que podem gerar novas fraquezas?
  • Há oportunidades que podem gerar novas forças?

Tais exemplos mostram algumas das muitas interações entre forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Na verdade, existem, até mesmo, comparações que inicialmente pareceriam pouco prováveis, como uma oportunidade evidenciar uma fraqueza. Por exemplo, uma nova tecnologia pode ser a oportunidade de aumentar a produtividade da equipe, mas, ao mesmo tempo, revelar a necessidade de reciclagem dos profissionais.

Nesse sentido, diversas forças podem atuar conjuntamente em favor de certa oportunidade, assim como diversas fraquezas podem se tornar obstáculos. Só para citar um caso, lentidão, burocracia e falta de liderança tornam a equipe presa fácil diante da ameaça de um concorrente com um projeto similar.

Uma forma de visualizar a convergência entre os elementos externos e internos é ligar os pontos do quadro. Ao conectar os fatores que se influenciam, entendemos a situação como um sistema em que as partes interagem entre si e determinam o resultado do todo.

Aplique no momento certo

Usar a matriz SWOT em projetos significa colocar a ponta do pé na água antes de pular na piscina. Não à toa, o uso ocorre nos brainstormings anteriores à definição das estratégias, em que buscaremos compreender os fatores externos e internos. O objetivo é chamar os profissionais à reflexão sobre o cenário.

Além disso, a partir dela pensaremos como os recursos e competências internas precisam ser organizados para atender aos requisitos externos. Tudo isso situa a ferramenta nas etapas de planejamento de projetos, quer seja do plano inicial, quer seja das possíveis revisões a serem realizadas durante o caminho.

Combine com a análise 5C

O principal desafio de aplicar a SWOT em projetos é a ausência de uma resposta pronta, porque a ferramenta fornece informações para que os profissionais reflitam e encontrem uma estratégia, sem definir os rumos a serem tomados. É como se ela fornecesse as peças e nós precisássemos montar o quebra-cabeças.

Nesse sentido, aplicar outras ferramentas pode facilitar a organização das informações extraídas da matriz. É o caso da análise 5C ou análise da situação, que pode ser aplicada em conjunto com o diagnóstico das forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, categorizando as informações.

Conforme o modelo proposto por Vaughan Evans em seu livro Ferramentas Estratégicas: Guia Essencial para Construir Estratégias Relevantes, para entender a situação precisamos fazer uma varredura em cinco elementos:

  • companhia;
  • colaboradores;
  • clientes;
  • concorrentes;
  • contexto.

Para cada um desses pontos, identificaremos forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Por exemplo, ao projetar um novo produto, as demandas dos clientes podem exigir novas competências ou direcionar o uso dos recursos, revelando fraquezas nas práticas atuais.

Proponha diferentes soluções

A matriz SWOT fornecerá o cenário interno e externo para a equipe de projetos, mas, como visto, não dará respostas prontas. Assim, após organizar e compreender as informações com as análises cruzadas e a 5C, os profissionais precisam ir atrás das soluções.

Para isso, o primeiro passo é definir um objetivo claro. Em um planejamento inicial, ele coincidirá em grande parte com os fins do próprio projeto. Por exemplo, se uma equipe é designada para reduzir custos de um serviço prestado pela empresa, as ferramentas utilizadas também estarão voltadas para essa meta.

No entanto, também é possível que o diagnóstico vise entender um problema ou aprimorar uma estratégia já em curso. Em qualquer caso, sem saber aonde queremos chegar, não teremos uma referência clara sobre o que precisa ser feito agora.

Após apresentar o cenário e o objetivo para os profissionais, o ideal é levantar diferentes opções. Aqui, embora seja possível realizar um brainstorming e coletar ideias em conjunto, dividir as equipes em grupos de trabalho pode ser uma alternativa para buscar soluções relacionadas às forças, fraquezas, oportunidades e ameaças.

A vantagem desse procedimento é ganhar subsídios para tomar decisões e verificar a viabilidade das estratégias. Em vez de analisar com base em estimativas feitas na hora, permite-se que os profissionais trabalhem nas propostas e pensem em soluções mais concretas, dentro de um prazo determinado.

Por fim, com o conjunto de objetivos e estratégias, é preciso fixar metas para executar o que foi decidido, além do respectivo cronograma.

Como implementar a estratégia definida?

Nenhum planejamento estratégico, por si só, vai interferir positivamente no lançamento de um projeto. É preciso tirá-lo do papel e garantir que sua execução seja leal às expectativas iniciais. Assim, grandes resultados poderão ser conquistados.

Para isso, é importante criar um plano de atuação. Esse plano deve funcionar como um passo a passo para o alcance do objetivo maior, definindo os diversos recursos, prazos e pessoas que estarão envolvidas no trabalho.

Para tanto, é indicado usar a ferramenta 5W2H, representada por 7 perguntas em inglês, que são:

  • what: o que será feito?
  • Why: por que isso precisa ser feito?
  • Where: onde ocorrerá?
  • When: quando será realizado?
  • Who: quem fará?
  • How: como será feito?
  • How much: quanto vai custar?

Para a correta implementação do plano e sucesso do projeto, também é importante contar com um bom software de gerenciamento dos projetos. Com ele, é possível controlar de forma eficiente as equipes, os prazos e os recursos e monitorar os indicadores de sucesso.

Além disso, pode ser interessante revisar os planos para corrigir erros e aprimorar práticas. Para isso, uma alternativa é estruturar um processo de gestão baseado em ciclos, como é o caso do PDCA. Assim, a função da SWOT em projetos também estaria relacionada à melhoria contínua do plano de ação, contribuindo com informações sobre as mudanças de cenário.

Quais são os principais benefícios da ferramenta SWOT em projetos e empresas?

Sun Tzu, o general e escritor do livro A Arte da Guerra, certa vez disse: “se você conhece o inimigo e conhece a si mesmo, não precisa temer o resultado de cem batalhas”. Isso porque, ao ter uma visão clara, é possível atuar de forma realmente eficaz.

No mundo dos negócios, essa visão límpida é essencial. Muitas vezes, ela é um fator-chave para a permanência da empresa no mercado. Muitas companhias têm fechado suas portas, e um dos principais motivos é a falta da leitura — além de, consequentemente, falta de adaptabilidade aos seus mercados de atuação.

No desenvolvimento de novos produtos e serviços, o assunto ganha contornos ainda mais dramáticos. Estima-se que entre 80% e 90% dos projetos inovadores falhem, possivelmente pela falta de leitura do mercado ou gerenciamento devido.

Desse modo, a ferramenta SWOT não só contribui para a fundamentação de uma estratégia eficaz, capaz de abrir mercados e potencializar os resultados; ela também auxilia na permanência de novos projetos no mercado, garantindo que os esforços para sua melhoria sejam realmente úteis e promovam sua diferenciação.

Quais são as principais fases de um projeto?

Um projeto é composto por algumas fases diferentes. Dependendo da etapa, é possível utilizar a ferramenta SWOT para alcançar resultados diversos. Veja as principais etapas, segundo o PMBOK (Project Management Body of Knowledge, ou corpo de conhecimentos da administração de projetos):

1. Iniciação

Primeira fase, na qual uma determinada necessidade é identificada e transformada em um problema que deve ser solucionado.

Nela, a análise SWOT pode ser útil para avaliar a viabilidade do projeto, analisando se a empresa tem condições para executá-lo e sua relação com o ambiente externo.

2. Planejamento

Fase responsável por definir como o problema será solucionado, identificando as metas, os prazos e os recursos envolvidos.

Nela, a análise SWOT contribui para realizar uma leitura eficiente do mercado, identificando as diversas oportunidades e ameaças que podem ser aproveitadas e evitadas, respectivamente.

3. Execução

Representa o momento de colocar a mão na massa, materializando aquilo que foi planejado anteriormente.

Nela, erros não podem ser cometidos. Assim, a análise SWOT pode contribuir para uma execução mais eficiente, identificando e eliminando qualquer gargalo que comprometa os resultados finais.

4. Monitoramento e controle

Encontra-se entre o planejamento e a execução do projeto, buscando acompanhar aquilo que está sendo realizado. Com a ferramenta SWOT, é possível manter o projeto alinhado às forças da empresa.

5. Finalização

Representa o encerramento do projeto. Nela, a análise SWOT pode contribuir para avaliar se os pontos fortes e fracos internos foram bem utilizados e se as oportunidades e ameaças externas foram antecipadas. Assim, é possível manter um processo de melhoria contínua.

Quais são os riscos de não analisar cenários?

Já imaginou fazer uma viagem sem checar todos os itens de seu carro? É preciso conferir:

  • a manutenção do veículo;
  • as condições da estrada;
  • a distância do percurso;
  • os gastos durante o trajeto etc.

Seria um grande risco não observar isso, não é mesmo? Na gestão empresarial — especificamente na gestão de projetos — não dispor de uma análise de cenário confiável pode significar prejuízos de várias ordens.

Afinal, com o uso da ferramenta SWOT, é possível descartar a realização de um projeto que se mostre inviável em determinada realidade da empresa. Dessa forma, a organização não precisará mobilizar uma série de agentes e recursos para algo que tem muitas chances de dar errado.

Além disso, a análise de cenário serve para a empresa se proteger de pontos fracos e possíveis ameaças e, assim, aumentar as possibilidades de êxito nas atividades.

Como a tecnologia pode ajudar a entender cenários e planejar com eficiência?

Tudo o que foi apresentado até aqui requer a gestão da informação. Afinal, precisamos não só entender os elementos externos e internos, como também acompanhar o andamento das estratégias relacionadas a cada projeto.

Vale ressaltar que, muitas vezes, as forças e fraquezas não se apresentam de maneira clara. Os gestores precisam aplicar uma série de indicadores para, de fato, conhecer os atributos das equipes e dos projetos, bem como cruzar informações.

A tecnologia, portanto, se revela um elemento essencial. Somente um bom software de gestão de projetosserá capaz de transformar o volume de informações em relatórios compreensíveis, com informações concretas para tomada de decisão.

Sendo assim, agora que você sabe como utilizar a matriz SWOT em projetos, o mais importante é buscar uma solução digital que dê o suporte necessário para aplicar a ferramenta aos projetos da sua empresa.

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