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Por que você precisa fazer benchmarking em gestão de projetos?

No universo corporativo seria bastante interessante que todos tivéssemos mentores, pessoas mais experientes que orientam, direcionam e nos fazem refletir sobre nossas práticas. Mas como nem sempre isso é possível, existem outras práticas que podem contribuir para o nosso aperfeiçoamento, como é o caso do benchmarking em gestão de projetos.

Benchmarking é uma estratégia que visa identificar as melhores práticas do mercado e trazê-las para a realidade da nossa empresa, adaptando o aprendizado para que ele se torne um diferencial competitivo. Na gestão de projetos, ele é fundamental para que você aprimore a performance da sua equipe continuamente, tornando seus projetos mais eficientes e elevando a qualidade das entregas realizadas. 

Benchmarking em gestão de projetos: por que fazer?

Ter uma metodologia própria de gestão de projetos não garante que todos os processos, ações e decisões serão sempre os mais acertados. Pode haver outros profissionais, inclusive dentro da sua própria empresa, desenvolvendo maneiras mais efetivas de fazer aquilo que você tem dificuldades. Por isso, podemos observar quatro tipos de benchmarking:

  • Interno: quando você observa melhores práticas de outros setores dentro da própria empresa;
    Competitivo: quando você observa seus concorrentes e o que fazem de melhor;
    Processual: quando você compara determinado processos entre setores ou empresas;
    Genérico: quando você compara suas práticas às melhores práticas de outras empresas, mesmo que elas não sejam do mesmo ramo.

O objetivo final é sempre aprender com outras experiências e transformar este aprendizado em insumo para melhorar a própria performance dos seus projetos, levando em consideração as características da sua empresa e dos clientes finais.

Com este aprendizado, que deve ser contínuo e sistemático, você será capaz de rever processos e otimizá-los; conhecer seu mercado e seus concorrentes; aperfeiçoar a atuação da sua equipe; elevar a produtividade e reduzir custos. Também contribuirá fortemente para que sua equipe se sinta motivada e capaz de superar desafios, já que outros setores ou empresas já conseguiram.

Os problemas de gestão de projetos que podem ser resolvidos com benchmarking

Todo projeto tem determinadas dificuldades que acabam por impactar o trabalho da equipe. O Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos 2010, por exemplo, traz como as principais dificuldades das empresas:

  • Cumprimento de prazos (60,2%);
    Mudanças constantes no escopo (43%);
    Comunicação (40,1%);
    Escopo não definido adequadamente (39,5%);
    Não cumprimento do orçamento (28,3%).

A lista de dificuldades continua, mas vamos nos ater aos cinco principais desafios enfrentados pelas organizações em gerenciamento de projetos para que você entenda como o benchmarking pode ser uma prática saudável para sua empresa e, é claro, para os seus projetos.

Cumprimento de prazos

Se sua empresa nunca consegue entregar os projetos no prazo ou ainda entrega, mas a qualidade se vê afetada, é hora de parar para analisar o que está acontecendo. Você pode usar o benchmarking para comparar as ferramentas utilizadas pela sua equipe e por outras equipes para controlar os cronogramas de projetos; pode reavaliar sua metodologia de gerenciamento de projetos com base nas metodologias usadas por seus concorrentes; e pode também rever como sua equipe está se organizando para realizar as atividades. Muitas vezes o sucesso está bem próximo, você só precisa mudar o seu ponto de vista sobre determinada prática, o que o benchmarking em gestão de projetos ajuda a fazer com bastante eficácia.

Mudanças constantes no escopo

Alterações constantes no escopo podem ser fruto de um projeto complexo, inserido em um ambiente de constantes mudanças, o que exige um tratamento diferenciado para que você não se veja em situações difíceis de serem tratadas. Para quem costuma desenvolver projetos em cascata e passa por este problema, uma boa alternativa seria adotar metodologias ágeis de gerenciamento de projetos. Mas, antes de mudar completamente sua atuação, você pode se utilizar do benchmarking para ver como seus concorrentes estão desenvolvendo os mesmos tipos de projetos, quais metodologias utilizam, quais ferramentas e como se posicionam frente às dificuldades.

Comunicação

Processos comunicacionais são um problema para a maioria das empresas, mas existem algumas que conseguem se sair esplendidamente com isso. Se você tem problemas em otimizar a comunicação em seus projetos, fazer com que as pessoas alimentem e retroalimentem os sistemas de comunicação, pode lançar mão do benchmarking genérico, ou seja, buscar as melhores práticas de qualquer empresa do mercado que tenha níveis ótimos de excelência em comunicação. Pode aprender sobre melhores canais de comunicação com stakeholders, como transformar a informação de modo que ela seja facilmente compreendida e como monitorar o entendimento das pessoas sobre o que está sendo comunicado.

Escopo inadequado

Problemas de mudança de escopo também podem ser resultado de um escopo mal definido. E isso quer dizer que você – e sua equipe – não entenderam realmente o que o cliente final precisa. Neste sentido, você pode realizar benchmarking para entender como outras empresas ou setores da sua empresa conduzem os processos de elaboração de escopo. A adoção de um checklist, de entrevistas com os clientes, de pesquisas mais aprofundadas sobre os problemas do seu público podem fazer toda a diferença na definição de escopo, e certamente há alguém no mercado que faz isso com muita qualidade.

Não cumprimento do orçamento

Este problema não impacta somente o projeto, mas a credibilidade da sua equipe junto aos clientes. Quando você dimensiona os custos de um projeto e passa o orçamento para o cliente, ele espera que esses valores sejam realistas e calculados da forma correta. Quando sua promessa não é cumprida, o cliente deixa de confiar em você. Por isso é fundamental que você encontra melhores formas de fazer a orçamentação dos projetos, utilizando ferramentas mais precisas, estimando os custos com maior assertividade e baseando-se em dados confiáveis.

O benchmarking pode servir para que você encontre projetos semelhantes, dentro e fora da sua empresa, e com base neles faça estimativas mais coerentes. Além disso, você pode descobrir metodologias de cálculo mais precisas, ferramentas auxiliares e até profissionais ou empresas especializadas que estejam dando suporte para estas práticas no mercado.

Há quem pense que benchmarking é uma ferramenta do marketing, exclusiva para identificar melhores práticas na promoção e divulgação de produtos e serviços. Mas ele é muito mais do que isso, é um instrumento de melhoria contínua que pode e deve ser utilizado no gerenciamento de projetos para que você encontra um roll de melhores práticas que sejam totalmente adequadas ao seu negócio.

Você já faz benchmarking em gestão de projetos? Quais benefícios sua equipe ganhou até agora? Deixe seu comentário!

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