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Como usar BI para melhorar a produtividade da sua equipe de implantação?

Em épocas passadas, muitas das empresas que investiam recursos em Business Intelligence (BI) acabavam não logrando êxito em suas operações. As constantes queixas dos usuários sobre a má qualidade das informações e a dificuldade em lidar com os sistemas e as ferramentas de BI eram prova mais que suficiente disso. Mas a verdade é que esses problemas eram acarretados por detalhes nos projetos de implementação. Na prática, quando o BI é bem implantado, torna-se uma ferramenta de valor inestimável no gerenciamento de projetos.

Vale dizer que o BI não se baseia apenas na instalação de aplicações tecnológicas para automatizar processos, mas sim em uma forma de captar dados consolidados, capazes de oferecer ao gestor condições de colocar em prática uma série de análises e projeções antes de tomar qualquer decisão. Com tamanho amparo tecnológico, o BI consegue otimizar os trabalhos de todo o time enquanto acompanha e sinaliza sobre possíveis problemas. Não parece ideal? Então acompanhe os tópicos seguintes e veja como melhorar a produtividade da equipe de implementação!

ESTABELECIMENTO DE REQUISITOS

Dada sua importância, e partindo do pressuposto que foram bem determinados, o BI deve começar pela definição dos KPIs (ou indicadores-chave de desempenho), que são o cerne de qualquer software de Business Intelligence. Afinal, esses indicadores acabam sendo traduzidos nas informações de negócios mais relevantes para empresa.

Nesse cenário, toda a equipe (composta majoritariamente por colaboradores do setor de TI, mas também por outros departamentos especializados) deve determinar quais dados devem ser tratados pelas aplicações de BI, quando é necessário que estejam disponíveis e em que formato. Dessa maneira, a eficiência dos trabalhos tende a ser muito maior.
Definição dos usuários

Deve-se dedicar especial atenção à determinação dos usuários do BI. Dessa forma é possível evitar conflito de papéis, problemas referentes ao sigilo de informação e ruídos na comunicação. A equipe do projeto deve, portanto, determinar quem serão os utilizadores da solução, que podem ser divididos, basicamente, em três grupos:

• Usuários gerais de relatórios;
• Produtores e analistas que estudam os dados;
• Gestores que estipulam os objetivos.

Com a correta organização dos usuários (quem são, quais informações devem receber e quais são suas respectivas responsabilidades), a produtividade do time como um todo é otimizada.

Envolvimento dos utilizadores

Ainda no que se refere aos usuários, a TI deve desenvolver um protótipo simples da solução. Dessa forma, pode-se fazer revisão a fim de garantir que os requisitos fundamentais sejam contemplados desde o início. No decorrer da implantação de um projeto de BI, os membros dos setores especializados devem sempre ser considerados (até porque, futuramente, serão eles os que trabalharão com as aplicações). Por isso, dependendo do resultado do teste do protótipo, serão esses os colaboradores que determinarão se o projeto atende ou não às necessidades, se deve ou não haver mudança.

Apoio da gestão

Assim como em qualquer tipo de projeto, a equipe deve poder contar com o apoio da alta gestão. Assim, os objetivos corporativos de curto e longo prazos têm grandes probabilidades de serem alcançados. Isso quer dizer que a alta cupula da empresa não deve atribuir o sucesso ou o fracasso da iniciativa somente ao gestor, afinal, ela mesma tem grande influência nesses resultados e na performance de todo o time.

Confiabilidade dos dados

A confiabilidade dos dados é essencial para o sucesso de um projeto de Business Intelligence. Para tanto, a equipe deve determinar como as informações serão disponibilizadas e como os dados devem ser acessados. Para o caso de informações atualizadas em tempo real, por exemplo, o acesso direto é a melhor opção. Se o fornecimento de dados brutos não for suficiente, o tratamento deverá ser aprimorado por meio de software apropriado para seu gerenciamento.

Padronização dos processos

Logo na iniciação de um novo projeto, é necessário estudar se as ferramentas anteriormente utilizadas devem ou não continuar para o projeto vigente. Caso a organização não conte com uma padronização de BI, é fundamental que dê início a esse processo a fim de garantir dinamismo e produtividade, evitando retrabalhos.

Escolha do software

Antes que a empresa efetivamente escolha a solução que pretende utilizar, é importante rascunhar quais são suas necessidades e o que espera de um software de BI. Munida dessas informações e, é claro, com o apoio da equipe de projeto, deve decidir qual a ferramenta mais adequada. Com isso, a probabilidade de a organização escolher a melhor solução para o negócio aumenta significativamente. A propósito, a Project Builder conta com BI em sua solução de gerenciamento de projetos, viu?

Limitação do tempo

Quando se está implementando um novo projeto de BI, os esforços dos departamentos especializados devem estar concentrados em dar passos claros e muito bem definidos. Um bom parâmetro é determinar que os primeiros módulos estejam executáveis e operacionais depois de dois ou três meses, no máximo.

Ferramenta de comunicação

Não se pode ignorar o fato de que a aplicação de uso do BI deve ser explorada em todo o seu potencial de ferramenta de comunicação. Afinal, a solução possibilita gerenciar a tramitação de dados de diferente formas e até ajustar o modo de apresentação de resultados de acordo com as partes interessadas. Logo, dentro da estratégia de comunicação, o uso do Business Intelligence é mais uma alternativa para os gestores na apresentação de relatórios de resultados e no acompanhamento do andamento do projeto de forma dinâmica e transparente.

Finalmente, é interessante dizer que a implementação de BI é um processo. Por se tratar de um projeto interno, os requisitos da organização podem mudar constantemente, refletindo diretamente na aplicação de BI. Isso significa que todas as ferramentas de Business Intelligence precisam ser desenvolvidas e aprimoradas continuamente. Do contrário, seria impossível cumprir todas as demandas de cada departamento.

Como você viu, dentre as mais variadas funções que o BI pode realizar dentro de uma empresa, destacam-se o controle, o monitoramento e a comunicação, instrumentos extremamente relevantes e carentes de soluções tecnológicas eficientes. Logo, com a devida atenção aos trabalhos da equipe de implantação, os resultados só demonstram o quão versáteis são as aplicações de BI no mundo corporativo e seus impactos significativos no aumento da produtividade.

Deseja saber mais sobre Business Intelligence? Então não deixe de conferir nosso guia para dobrar sua inteligência em negócios e saber tudo sobre o tema!

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