A reunião para planejar o sprint é um momento fundamental para o projeto, pois ela vai definir quais tarefas vão entrar neste determinado sprint e a prioridade delas. Engana-se quem acredita que a metodologia ágil elimina o planejamento e parte para a execução de maneira cega. Tudo é acompanhado, mas de forma otimizada, pois não temos tempo a perder!

Neste post, vamos falar em como funciona as reuniões para como planejar o Sprint para que estas não sejam mais longas do que devem (a metodologia é ágil, lembre-se disso) e todos saiam satisfeitos e com clareza do que devem produzir a seguir.

PRÉ-PLANEJAMENTO

Uma dica que serve para toda a reunião é uma boa preparação prévia. O Product Owner deve estar afinado com as necessidades do projeto e a equipe (assim como o Scrum Master) devem ter a real noção d capacidade de produção do time. Uma vez alinhados é hora de partir para a reunião de planejamento dos sprints propriamente dito.

A reunião

A reunião para planejar o sprint tem na verdade duas partes. Na 1ª, é definido as demandas para a equipe e a presença do Product Owner é imprescindível pois ele irá descrever um conjunto de estórias desejadas do produto e prioridade entre elas para a equipe. O objetivo é fornecer as informações suficientes para o time traçar as tarefas necessárias para a criação da funcionalidade desejada.

Vale lembrar que só equipe é capaz de definir o que ela é capaz de realizar no próximo Sprint. O Product Owner não deve fazer nenhuma pressão para incluir algum item e é função do Scrum Master, o mentor e facilitador do time, zelar para que a equipe compreenda o que deve ser fazer e que somente aceite tarefas e prazos que consiga cumprir.

Já na 2ª parte da reunião, o foco é como a equipe irá realizar as funcionalidades desejadas, como as tarefas serão executadas, aqui a presença do Product Owner é opcional, mas ele deve estar disponível para tirar qualquer dúvida da equipe. Nessa etapa é definido o sprint backlog, a lista de estórias e tarefas a serem concluídas durante o sprint.

Uma dica importante é dedicar 1h em cada uma das partes para cada semana planejada, assim, se o seu sprint é duas semanas, sua reunião vai durar aproximadamente 4h (2h da 1ª parte e mais 2h da 2ª parte).

Resumindo: ao final da reunião de planejamento do sprint, teremos:

• A meta do sprint.
• Data e local definidos para a reunião diária.
• A relação dos membros do time envolvidos e seu nível de comprometimento.
• O sprint backlog (lista de estórias que serão trabalhadas neste determinado sprint).
• Data de apresentação do sprint.

E se o planejamento do Sprint falhar?

O carácter incremental e iterativo da metodologia ágil diminui as falhas de planejamento, pois alia contato constante entre os envolvidos e planejamento com tempo delimitado e meta clara como resultado. Porém, diversos fatores podem aparecer para alterar o planejamento feito para uma determinada sprint ou até mesmo cancelá-la!

Má avaliação da prioridade dos itens do backlog, da real capacidade da equipe em atender certa demanda e até mesmo o surgimento de uma funcionalidade pelo cliente que não estava prevista. O gerente de projetos precisa estar atento e ser capaz de realizar as mudanças necessárias para não prejudicar os prazos e nem permitir que surjam atrito entre equipe e Product Owner.

A forma mais fácil de fazer as correções necessárias é buscar as estórias impactadas pelo problema e alterá-las, com isso buscar aproveitar o máximo do que já havia sido acordado durante a reunião de planejamento de sprint. Outra alternativa é substituir estórias que ainda não haviam sido iniciadas por aquelas criadas a partir das novas necessidades do projeto. O objetivo aqui é evitar atraso no prazo anteriormente estipulado.

Agora, caso a meta da sprint já não faça sentido com as novas premissas do projeto ou o que iria começar a desenvolvido simplesmente já não faz mais parte do escopo do projeto, não resta outra coisa a se fazer a não ser cancelar a sprint. Mas não se preocupe, pois essa é uma medida extrema e raramente necessária.

E aí, preparado para realizar sua reunião de planejamento de sprint? Conte como você e sua equipe organiza seus sprints!