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5 erros que devem ser evitados no planejamento de projetos

Por resultar em um trabalho detalhista elaborado de forma coletiva, o planejamento de projetos é uma daquelas áreas onde um erro pequeno pode danificar todo o processo, causando um retrabalho maior do que o esperado ou, até mesmo, a perda da credibilidade como empresa.

É claro que todo projeto tem suas dificuldades de planejamento. É praticamente impossível encontrar um case sem erros ou problemas enfrentados. Afinal de contas, as partes interessadas se dividem em públicos diferentes, compostos por clientes, patrocinadores e membros da equipe.

Ainda assim, finalizar um projeto com sucesso depende do seu nível de preparo para lidar com as circunstâncias. Para escapar dos contratempos, você precisa saber quais são as ameaças contra o seu trabalho.

Por isso, este artigo vai revelar os cinco principais erros no planejamento de projetos e por que eles devem ser evitados. Vamos lá?

1. Falta de planejamento

É claro que não poderíamos começar por outro ponto. O planejamento é uma das etapas mais fundamentais em um projeto. É nesse momento que as responsabilidades, atribuições e atividades são apresentadas aos integrantes do projeto.

E se esse quesito não for levado a sério, as pessoas não entenderão com clareza o papel que precisarão desenvolver, aumentando, assim, as chances de problemas com o prazo.

Como gestor de projetos, você precisa se certificar de que todas as informações estão sendo passadas com clareza. Cada parceiro precisa ter todas as dúvidas sanadas.

Sua responsabilidade é atuar como uma referência, nem que seja preciso desenhar para mostrar ao time qual caminho percorrer em prol do objetivo (aliás, desenhar é um ótimo caminho para a boa comunicação).

Como você deve saber, por mais que você utilize o que aprendeu de experiências anteriores por meio de modelos prontos, cada projeto é único. Características particulares devem ser trabalhadas de forma específica.

Nada de achar que vai dar tudo certo se você aproveitar o planejamento de projetos anteriores. Isso não vai funcionar.

2. Alterações de escopo

Alterações de escopo devem ser aguardadas, pois elas fazem parte do processo. Uma das coisas mais comuns nesse setor é ver cliente solicitar modificações no fluxo que você e sua equipe chancelaram. Dependendo da forma com que você reage a esse fato, na prática, ele pode se transformar em um erro que você precisa evitar.

Como gerente de projeto, mantenha o controle sobre essas mudanças. Se você está na frente do trabalho, cabe a você verificar se as alterações podem ser feitas dentro do prazo e dentro do orçamento já definidos.

Não espere que o seu cliente vá pensar nisso. Aliás, ele vai querer alterar o projeto sem que prazo e custo sejam impactados. E você precisa aprender a balancear esse ritmo.

Uma alteração no escopo impacta um desses dois pontos (quando não os dois). Se você acatar todas as alterações propostas, terá que arcar com as consequências.

Por isso, recomendamos que você tenha senso para analisar o que foi sugerido e pulso firme para tomar a decisão que for melhor para o desenvolvimento do trabalho.

3. Problemas de comunicação com a equipe

Ruídos de comunicação são tipos de erros que podem comprometer o planejamento do projeto, a execução e entrega. A pior coisa que existe nesse ambiente de trabalho é quando o gerente emite uma mensagem que a equipe entende de forma distorcida e vice-versa.

Ruídos contínuos farão com que o seu projeto vá pelo ralo. Invista tempo refletindo sobre as melhores estratégias para manter a comunicação clara no setor. Isso vai garantir que as informações sejam bem geridas e repassadas, evitando o retrabalho.

Um detalhe importante e ignorado por lideranças é que muito se quer falar, mas pouco se quer ouvir. Como responsável pelo projeto, é fundamental que você saiba receber feedbacks das partes interessadas. Você trabalha com pessoas e não precisa (nem deve) tentar resolver tudo sozinho.

Tenha paciência, ouça as sugestões e demandas não apenas durante o planejamento de projetos, mas também na execução. Quanto mais flexível e organizado, mais chances você terá de evitar erros desnecessários e ver seu projeto correr da melhor forma possível.

4. Falta de qualidade

De nada vai adiantar se você desenvolver um cronograma redondo, com prazos interessantes e objetivo na medida, se o projeto não tiver qualidade em si. Um projeto excelente é aquele que atende os requisitos do cliente e funciona de forma perfeita, entregando tudo o que prometeu.

Nesse sentido, a falta de qualidade é um erro grave que só vai trazer problemas a curto, médio e longo prazo. O gestor que entrega um projeto no qual o cliente encontra muitos erros na hora do teste terá problemas ainda maiores gerados pela expectativa não superada.

Como consequência, a fidelização do cliente sofre impacto, sem falar que você precisará empenhar mais tempo para resolver a questão. Horas desperdiçadas, desgaste da equipe e dificuldade na documentação do trabalho são algumas das consequências herdadas.

Para evitar esse tipo de problema, esteja sempre bem atento ao escopo e às alterações solicitadas, sabendo balancear o conjunto de variáveis sem comprometer a qualidade da entrega. Afinal, um erro puxa o outro.

5. Cronograma irreal

Por último, um item que pode conduzir o projeto ao erro ainda na fase do planejamento é a elaboração de um cronograma não condizente com a realidade da empresa.

Um cronograma irreal pode acontecer por diversos motivos, como a falta de conhecimento sobre o ritmo da equipe ou mesmo por pura imposição de velocidade e pressão. Ambas razões só trarão problemas.

Prazos impraticáveis poderão, na verdade, destruir o trabalho que poderia ser incrível se cada período tivesse sido respeitado entre as etapas.

Por mais que você queira impressionar o cliente, segure a empolgação e elabore um cronograma realista. Sempre! As tarefas devem ser concluídas dentro de prazos e custos acordados. Isso envolve esforço, diálogo e comprometimento.

Saiba definir prioridades, delegar as tarefas e distribuir as entregas em curto, médio e longo prazo. Faça o possível para que o cliente acompanhe o seu cronograma de forma agradável, permitindo que ele enxergue os pequenos progressos ao longo do processo.

Assim, você evitará sofrer a pressão do contratante ou a baixa produtividade por pressionar sua própria equipe mais do que o necessário.

Esperamos que este post tenha ajudado você a perceber quais são os principais erros que todo o projeto pode vivenciar e como evitá-los. Com atenção redobrada e alimentando-se de informações relevantes sobre a área, você poderá dar conta do recado e, sempre que possível, fugir das ameaças.

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Carlos Junior

Carlos Junior, PMP, engenheiro mecânico, mestrando em engenharia mecânica e Sócio da Project Builder. Atualmente atua como diretor de marketing e vendas, e é responsável por todos os conteúdos da Project Builder.

Linkedin: https://www.linkedin.com/in/carlos-d-junior/

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