Uma das formas mais eficientes e populares de controlar e visualizar o orçamento de uma empresa é o budget e o forecast de projetos. A ideia é baseada em um orçamento estático, que traça os objetivos de uma companhia dentro de um período de tempo. Esse orçamento é ajustado por meio de forecasts, uma planilha elaborada pela gestão e que compara os valores do budget ao que foi, de fato, gasto no mês.

Essa é uma forma bastante utilizada para que as previsões de gastos e receitas sejam condizentes com a realidade da empresa. Isso proporciona mais segurança no dia a dia empresarial e facilita a visualização de novas metas. Quer saber como seus projetos podem se beneficiar do forecast? Confira o post e turbine sua gestão!

O que é forecast de projetos?

O forecast de um projeto é o orçamento de uma empresa já ajustado. A finalidade é se certificar de que as metas do orçamento inicial serão cumpridas conforme planejado. A esse orçamento, dá-se o nome de budget, que faz uma análise das vendas, custos e despesas que uma organização terá por certo tempo.

As empresas, em geral, elaboram o budget de um ano, mas você pode adequar de uma forma que seja mais benéfica para a sua realidade. Feito isso, os gestores realizam mensalmente a análise de sua realidade contábil, de forma a ver a relação entre o que foi previsto e o que aconteceu na prática.

Depois da análise mensal, é feito um ajuste de orçamento, chamado de forecast. Nesse ajuste, as metas finais são comparadas ao que foi previsto. Isso é necessário para que todos os valores mensais sejam adequados ao que foi feito até o momento para que os objetivos sejam alcançados. É traçada, então, nova meta para os meses que ainda restam do ano.

Como posso utilizar o budget e o forecast em minha empresa?

Vamos imaginar que uma organização planeje gastos de R$ 3 mil ao mês com alguma despesa específica, totalizando R$ 36 mil ao ano. Passados quatro meses, o gestor diagnostica que, em vez dos R$ 12 mil previstos, a empresa desembolsou R$ 24 mil. Será necessário, portanto, tomar alguma atitude para manter o controle das finanças e, ainda assim, cumprir a meta estabelecida inicialmente.

Para isso, é necessário elaborar a planilha de forecast, que vai calcular quanto a organização poderá gastar ao mês até o fim do ano para atingir seus objetivos. No exemplo citado, podemos ver que sobram somente R$ 12 mil para os oito meses restantes, fazendo com que a previsão de despesa, no mesmo item analisado, seja de R$ 1500 ao mês. Caso isso não aconteça, o orçamento ou budget será estourado e causará muitos incômodos à gestão.

Para aplicar o budget e o forecast na sua empresa, portanto, é preciso traçar uma meta anual e analisar mês a mês se os gastos condizem com o que foi previsto. Caso tudo esteja dentro do orçamento, mantenha o ritmo. Se as despesas forem maiores, será necessário elaborar o forecast de acordo com o que foi analisado no início do período.

O que são o rolling budget e o rolling forecast?

Alguns setores precisam de mais rapidez nas mudanças dos processos, como as empresas que entregam produtos com ciclo de vida pequeno. Nesses casos, o budget tradicional pode não ser muito indicado, sendo necessária a elaboração de rolling budget e rolling forecast. Esses são tipos de orçamento mais flexíveis e contínuos, que permitem que as despesas e recebimentos sejam previstos em intervalos predeterminados ao longo do processo.

Essa prática não é a mesma que o ajuste do budget por meio do forecast. A diferença entre elas é que o orçamento estático analisa um prazo fixo e sua prática trata dos meses restantes como uma contagem regressiva. No caso do rolling budget, a cada análise de orçamento, o prazo é renovado, fazendo com que todos sempre durem conforme a previsão inicial que, como dissemos, é, em geral, de 12 meses.

Como fazer a gestão de custos?

Faça uma estimativa dos gastos

Nessa primeira etapa, é necessário que o gestor consulte o plano primário do projeto, em que vão constar os materiais necessários, os gastos com consultoria e contratações e qualquer outra despesa para sua execução. Feito isso, o gestor do projeto entra em contato com fornecedores a fim de levantar os preços.

Outra análise recomendada é consultar o histórico de projetos semelhantes. Embora os preços se alterem com a inflação ou com a incidência de outros índices, é possível adaptar os valores para o momento atual.

Estipule o orçamento

Agora é a hora de fazer o planejamento financeiro. Preveja quais os gastos, os ganhos e os investimentos que deverão ser feitos. Essa análise é extremamente necessária para que os custos não saiam do controle e para que o orçamento não estoure.

Essa etapa é especialmente importante para que a organização tenha uma base de comparação, fazendo com que esses valores sirvam de referência para o futuro e para verificar se as atividades estão custando o que foi planejado.

Controle os gastos

Nesse passo, o gestor precisará acompanhar continuamente se o orçamento previsto está em congruência com o que acontece na prática. É fundamental que o forecast de projetos seja elaborado no andamento dessa análise do orçamento, a fim de que as despesas não fujam do que foi estipulado pelo gestor no início do projeto.

Ter controle sobre o que acontece nas finanças de uma organização durante o andamento de um projeto é essencial para a saúde de uma empresa. É a única forma de assegurar que os produtos ou serviços estão sendo lucrativos e que a empresa caminha conforme foi traçado.

Entendeu a importância do forecast de projetos para sua gestão? Como vimos até aqui, o conhecimento dos números e das etapas que fazem parte de um trabalho são muito importantes para um trabalho de qualidade. Para facilitar a tarefa, conte com um software de gestão de projetos que ofereça todas as ferramentas necessárias para garantir os melhores resultados.

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