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Saiba como ser mais estratégico na criação de projetos

A criação de projetos corporativos passa por vários momentos. No planejamento de uma nova iniciativa, o gestor deve reunir recursos, pessoas e ferramentas para garantir que todos trabalhem da melhor maneira possível, sem que erros ocorram e os riscos sejam baixos. Isso garante que a companhia conseguirá atingir os seus objetivos sem grandes dificuldades, além de maximizar os resultados atingidos.

Nesse sentido, há uma série de estratégias que podem ser empregadas para otimizar o planejamento, garantir uma melhor distribuição de recursos e impulsionar fatores que melhoram o resultado final do projeto.

Neste artigo, vamos falar sobre as seis mais importantes. Acompanhe o texto e veja o que pode ser feito no seu projeto.

1. Tenha uma liderança previamente definida para cada etapa do projeto

Durante a criação de projetos, defina um líder para cada etapa. Ele deve ser um profissional experiente, com habilidades alinhadas ao perfil dos processos que serão executados naquele momento e uma boa relação com os times.

Essa liderança também deve ser responsável por auxiliar na distribuição de recursos e na forma como cada rotina será feita. Assim, você pode descentralizar as rotinas de gestão e garantir mais qualidade para o dia a dia do projeto.

2. Utilize as lições tiradas de projetos e etapas anteriores

Toda etapa e projeto corporativo pode dar lições aprendidas para a empresa. O trabalho executado pelos profissionais em um projeto deve ser visto como uma fonte para que o gestor possa identificar quais práticas podem ser replicadas, quais devem ser eliminadas e os riscos que a companhia pode lidar. Portanto, invista em uma análise contínua sobre tudo o que pode ser reaproveitado ao final de cada etapa e cada projeto corporativo.

Esse é um processo que vai da criação de projetos até o término dos mesmos. A empresa deve catalogar o que ocorreu de errado, quais foram as soluções adotadas e medidas empregadas para evitar a ocorrência de falhas. Além disso, boas práticas também devem ser registradas para que elas possam ser incentivadas quando for necessário.

Não deixe de realizar reuniões para coletar dados com os envolvidos no projeto. Trabalhe para que os profissionais também possam compartilhar experiências. Assim, o aprendizado será muito mais amplo.

3. Adote uma solução para gestão de projetos

Já é conhecido no ambiente corporativo a importância que a tecnologia possui para que empresas possam reduzir custos, otimizar as suas atividades, gerar mais performance e mobilidade. Nos projetos internos, as soluções de TI dão a base para que a empresa consiga melhores resultados, incorporando novas práticas e tornando a sua rotina mais flexível. Isso vale, especialmente, para a integração das ferramentas de gestão de projetos.

Esse tipo de solução de TI permite a profissionais encontrar uma maneira mais prática e ágil para solucionar demandas e acompanhar a evolução de cada etapa. O gestor consegue distribuir rotinas com mais qualidade, manter-se em dia com os prazos e trazer mais agilidade para o trabalho executado diariamente.

Além disso, os profissionais terão um ambiente centralizado para comunicarem-se e trocarem experiências. Isso torna o trabalho de todos mais integrado e ágil. Consequentemente, caso problemas apareçam ou mudanças sejam aplicadas, o time poderá adaptar-se rapidamente e evitar atrasos.

4. Implemente a metodologia correta

A metodologia escolhida pela empresa também é um ponto importante. Ela direciona a forma como os trabalhos são executados, a flexibilidade das rotinas e, naturalmente, os resultados finais. Portanto, já durante as etapas iniciais de criação de projetos, o gestor deve trabalhar com os líderes para escolher sempre o mecanismo de gestão mais adequado ao perfil da iniciativa.

Hoje, existem dois tipos de metodologias que são populares no ambiente corporativo: as ágeis, como a Kanban e a Agile, que focam em flexibilidade e capacidade de resposta a mudanças; e as tradicionais, como as que seguem o PMBOK, que dão as bases para um trabalho com estrutura robusta e bem direcionada.

Identificar qual é a mais alinhada com os seus objetivos é um processo crítico. A escolha de uma metodologia que não é a ideal pode ter um impacto muito grande nos resultados obtidos.

O trabalho terá mais erros e não será capaz de atingir as expectativas de quem está envolvido. Portanto, esteja atento e faça a escolha certa.

5. Padronize processos

A padronização de processos permite ao negócio ter um fluxo de trabalho com uma definição bem estruturada e capaz de entregar os resultados esperados pela equipe.

O gestor conseguirá aplicar um nível de qualidade contínuo entre todos os times envolvidos no projeto mais facilmente e, assim, evitar que erros ou conflitos apareçam no dia a dia de cada etapa. Além disso, será mais fácil executar correções e replicar boas práticas.

Portanto, trabalhe para que todas as rotinas possuam um padrão de trabalho bem esquematizado, documentado e conhecido por todos. Também garanta que os times tenham conhecimento sobre o que é deles esperado, assim como o padrão de qualidade mínimo para cada atividade.

Nesse sentido, a empresa deve investir em treinamentos, ter um fluxo de comunicação bem implementado, garantindo que feedbacks e correções possam ser divulgadas rapidamente. Com uma documentação clara e objetiva, a companhia também pode criar uma estrutura em que todos terão um material inteligente para consultar a forma como uma atividade deve ser feita e, assim, evitar falhas.

6. Mantenha times integrados

A integração entre times é uma das técnicas mais importantes para tornar o fluxo de trabalho mais ágil. Durante a criação de projetos, não deixe de implementar uma política de gerenciamento que trabalhe incentivando esse fator, uma vez que ele pode impulsionar drasticamente os resultados obtidos.

Para integrar times, a empresa pode criar equipes multidisciplinares, escolher uma metodologia voltada para esse foco ou mesmo ter uma solução de comunicação mais flexível e abrangente. A computação em nuvem também pode ser escolhida: serviços de cloud storage tornam a troca de dados mais rápida e segura, ampliando a comunicação estratégica entre times.

Tenha em mente que, com as ferramentas corretas, o time pode manter-se integrado mesmo que os profissionais não estejam no mesmo ambiente.

Ferramentas de videoconferência e cloud computing são dois exemplos de tecnologias que, mesmo em ambientes de alta mobilidade, podem ser implementadas para unificar processos de trabalho e ampliar a troca de informações. Dessa forma, os resultados obtidos com o projeto serão muito maiores.

Ter um software de gerenciamento de projetos, PPM, também ajuda na integração dos times e na área estratégia.

A criação de projetos é um processo complexo. Mas, feito da forma correta, a empresa pode evitar riscos e garantir que os seus resultados sejam alcançados por meio de um ambiente de trabalho integrado e de alta qualidade. Se você quer saber como isso pode ser feito, com o apoio de um parceiro estratégico, fale com a gente!

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