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6 soluções para ter mais fluidez na comunicação em projetos

Com a intensidade do fluxo de informações na realidade das empresas de diversos setores, a fluidez na comunicação em projetos é uma necessidade cada vez mais latente.

Uma pesquisa do Project Management Institute (PMI) aponta que as empresas com eficácia comunicativa terminam 80% dos projetos conforme os objetivos traçados no planejamento.

Mas como conseguir que, de fato, o poder da boa interlocução seja vivenciado na prática, alavancando os resultados?

Neste artigo, listamos seis dicas que podem ajudar você a garantir mais fluidez na comunicação durante o desenvolvimento de cada delineamento. Então vamos lá!

1. Crie estratégias de acordo com os stakeholders

Quem quer dar início a uma cultura de produtividade pessoal visando o aprimoramento dos resultados de cada projeto precisa priorizar a comunicação interna já na etapa de planejamento.

A identificação dos stakeholders é um dos primeiros passos na elaboração do seu plano. Listar todas as partes envolvidas com o projeto é importante, sobretudo, para que você estabeleça estratégias comunicativas de acordo com o público específico.

As partes interessadas podem ter perfis completamente diferentes entre si. Cliente, engenheiro, parceiro, arquiteto… Seu papel como gestor do projeto é fomentar o máximo de fluidez na troca de informações.

Uma voz emitida deve ser entendida por todos os destinatários independentemente de qual departamento ou direção venha. Isso significa que o perfil de quem vai receber a informação deve ser muito bem conhecido pelo emissor, facilitando o processo.

Em qualquer posição hierárquica que se esteja, deixar que a diferença de instrução prevaleça na mensagem é um grande erro e pode comprometer o procedimento interno.

Para isso, refletir sobre os tópicos que serão comunicados com cada grupo é o primeiro passo para planejar as melhores formas de ser compreendido.

2. Classifique os itens de comunicação

Uma vez que os temas mais relevantes de interlocução estão decididos junto com os requisitos de cada stakeholder, é hora de trabalhar o detalhamento prático.

Liste e classifique todos os itens de comunicação que interferem no sucesso do projeto. Dentro de um programa, as mensagens costumam se dividir em dois grandes grupos separando as comunicações regulares das eventuais.

Acima disso, é preciso pensar na finalidade da comunicação corporativa. Ela costuma ser divida entre:

  1. coleta de informações: acontece quando a pessoa se comunica para extrair informações;
  2. decisão e ação: acontece quando a pessoa se comunica em busca de uma reação decisiva do receptor;
  3. diálogo: quando as partes interessadas devem interagir para solucionar problemas ou riscos, entre outros casos.

Com metas definidas, você deverá escolher o melhor caminho para alcançar os resultados desejados na interlocução eficiente. Sendo assim, além de definir entre forma verbal, não verbal e mediada, é preciso relevar sobre a atmosfera de comunicação específica.

Vale a pena lembrar que um gestor de projetos preocupado com a transmissão dos dados deve sempre levar em consideração a simplicidade dos diálogos. Esse requisito importantíssimo para a comunicação interna é a base para a boa gestão das referências no cotidiano empresarial.

Por isso, opte sempre por se expressar em uma abordagem clara e acessível, evitando erros das tarefas demandadas.

3. Considere a comunicação ao sinalizar as responsabilidades

Um bom planejamento é aquele que já demonstra quem são os responsáveis pela comunicação em cada passo, conforme o desenrolar de cada situação. A escolha dos profissionais está ligada à frequência das mensagens e ao canal que será utilizado.

Sendo assim, você precisa ter o cuidado de não delegar, por exemplo, tarefas que dependerão de interlocuções diárias para um integrante que só se comunica semanalmente. Da mesma forma, o cuidado se expande para o uso dos meios de comunicação.

Ao alocar as pessoas e responsabilidades por item comunicativo, você terá melhores oportunidades de refletir sobre a forma, o momento, para que e por quem as mensagens serão emitidas.

Já que uma porta leva a outra, aproveite para considerar os recursos disponíveis e o ambiente entre as diferentes situações, priorizando sempre a fluidez da comunicação em projetos.

4. Saiba reconhecer o empenho dos colaboradores

Reconhecer o esforço de cada funcionário é um passo importante para a fluidez na comunicação em projetos. Afinal de contas, dentro de um cronograma, um colaborador depende do outro tanto em prazo quanto em qualidade de execução da tarefa.

Nesse processo, o ato de perceber e elogiar a eficiência alheia pode ser uma verdadeira ferramenta de integração para o time. Como líder, é crucial que você note a importância que existe ao se reconhecer publicamente um colega ou equipe e recompensá-lo pelo seu esforço e resultado positivo.

Experimente criar o hábito de divulgar as pessoas que têm mais destaque, mostrando para o restante da organização o que você espera que seja um comportamento exemplar.

Eventos internos são boas oportunidades para colocar isso em prática, assim como posts na fanpage e nos outros canais comunicativos onde a empresa se relaciona, tanto internamente quanto externamente.

5. Defina as ferramentas comunicativas

Com quais ferramentas você pode contar para que a comunicação seja completa e otimizada? Reflita sobre as opções de mercado levando em consideração as operações do empreendimento.

Se o estilo do seu negócio depende de uma troca de mensagens em longa distância, você poderá pensar a respeito dos dispositivos móveis, valorizando boas práticas por meio de aplicativos úteis.

Em muitos casos, a boa gestão de e-mails já resolve grande parte dos problemas. No entanto, é necessário ter cuidado com alguns detalhes. Priorizar a abertura dos e-mails de acordo com a média de frequência pela qual eles chegam é um fato a se atentar. Além disso, é interessante que a instituição invista em um programa de e-mails com comunicação simples.

Caso a Internet seja um problema em sua empresa, o uso de um sistema de comunicação Intranet pode ser uma alternativa interessante. Nesse caso, vale lembrar que essa solução possui um valor bem mais alto, necessitando de atualizações constantes. Tudo vai depender da estratégia do empreendimento.

Ainda dentro desse tópico, vale dizer que o trabalho do gestor não para por aí. Ele deverá pensar em como as trocas de informação serão registradas para posteridade e avaliação. A ata de reunião é um exemplo de como registrar a comunicação em momentos decisivos para o gerenciamento do projeto.

6. Cuide bem da sua equipe

A comunicação fluída requer que ambos os lados falem e sejam ouvidos. Se você deseja que os stakeholders estejam engajados com o projeto, invista em escutá-los.

Opiniões devem ser recebidas, reconhecidas e consideradas. Lembre-se que o feedback de quem vivencia a operacionalização dos processos é vital para a percepção apurada de falhas e oportunidades para melhoria.

Da mesma forma que escolher o funcionário ideal para a tarefa certa é crucial para o bom desempenho das operações, esconder as novidades ruins e boas dos funcionários pode fazer com que o público interno perca a confiança no gestor.

A transparência no relacionamento com a equipe é um ponto que precisa ser ressaltado do início ao fim. É extremamente importante que os colaboradores não fiquem sabendo de momentos importantes da empresa por fontes externas.

Qualquer tipo de parede que impeça o contato entre as diferentes áreas de uma companhia só instiga a criação de pedaços isolados e a retenção de dados relevantes. Por isso, desburocratize as relações internas trabalhando sempre para gerar integração.

Quer melhorar a fluidez na comunicação em projetos? Nossa especialidade é atuar nesse tipo de gestão, ofertando aos clientes soluções personalizadas que transformarão problemas em oportunidades. Por que deixar para depois se você pode entrar em contato agora?

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