Em um projeto, conseguir gerenciar o tempo é um dos principais desafios de um gestor. Não raramente, o grande número de tarefas a serem executadas faz com que o controle de prazos seja deixado em segundo plano.

No entanto, por causa de atraso no cumprimento de marcos contratuais, uma série de prejuízos pode ser ocasionada, como maior consumo de recursos, desgaste da equipe e, em casos mais severos, o cancelamento do projeto.

É válido ressaltar que toda atividade tem seu tempo determinado dentro do fluxo de um projeto. Sendo assim, é preciso criar um planejamento eficaz, que seja capaz de antecipar os riscos e permitir que a execução do empreendimento ocorra sem maiores problemas.

Interessou-se pelo assunto? Então, continue a leitura deste artigo e saiba mais sobre a importância do controle de prazos em projetos. Não deixe para depois, hein?

Controle de prazos e o lado financeiro

O controle dos prazos é fundamental para a saúde financeira de uma empresa. O atraso gerado na entrega de um projeto pode ocasionar multas e outras sanções por parte de seus clientes, além de manchar a imagem da empresa perante o mercado.

Além disso, o controle financeiro é responsável pelo pagamento de todas as contas em dia, evitando que a empresa se torne inadimplente e corra o risco de sofrer algumas penalizações, como restrição de compra, CNPJ negativado, entre outros.

O controle financeiro também fica encarregado de garantir a correta utilização dos recursos monetários, certificando-se do pagamento de débitos, viabilizando verba para capital de giro e propiciando investimentos e crescimento sustentável para o negócio.

Por fim, é válido lembrar que o controle de prazos de um projeto está diretamente ligado a um controle financeiro eficiente, o qual é crucial para que a empresa esteja em dia com toda a documentação para o seu pleno funcionamento (alvarás, licenças etc.).

Equipe mais engajada

Definir um cronograma para a execução das atividades é importantíssimo para promover um maior engajamento da equipe. A melhor maneira para estabelecer um controle de prazos é contar com a opinião dos profissionais envolvidos no projeto.

Assim, todos podem apresentar seu ponto de vista e pontuar as principais dificuldades encontradas nas tarefas. A experiência dos colaboradores é de grande valia para a elaboração de um cronograma mais próximo da realidade.

A inclusão de todos os membros da equipe também torna-se indispensável para facilitar o processo de atribuição de responsabilidades. Logo, toda a empresa sente-se responsável pelo resultado final do projeto, ajudando nas ações de controle de prazos na execução das atividades e garantindo o sucesso do empreendimento.

Resolução rápida de problemas

Outra vantagem do controle de prazos em projetos é a possibilidade de se resolver os problemas rapidamente. Como já destacado, um bom controle de prazos exige um planejamento detalhado.

Para se detalhar um planejamento, é preciso estimar corretamente o uso dos recursos para as atividades e suas respectivas durações. Durante o processo de atribuição dos recursos, é possível conhecer todos os materiais, equipamentos e pessoas que serão necessários para a materialização do projeto.

A partir disto, é possível passar para o planejamento da execução do projeto, definindo os turnos de trabalho, identificando a possibilidade de atividades serem realizadas simultaneamente, entre outras ações.

Portanto, o gestor conhecerá detalhadamente todo o projeto, bem como seus recursos, seus aspectos contratuais e suas características específicas. Dessa forma, torna-se possível resolver os problemas rapidamente, evitando que o prejuízo causado por eles seja muito grande.

Compromissos factíveis

O controle de prazos em projetos também é de fundamental relevância para que a empresa possa assumir compromissos factíveis. Saber a exata duração de cada uma das etapas evita que o gestor assuma prazos inexequíveis, prejudicando o negócio.

Dessa forma, a empresa poderá contar com disponibilidade suficiente para executar suas atividades, tendo tempo hábil para a prestação de um serviço de qualidade, que atenda às expectativas dos clientes.

Com isso, sua imagem é diretamente beneficiada, uma vez que não são repassados prazos desafiadores. A equipe de projetos também sente-se valorizada, já que pode contar com tempo adequado para a realização de suas atribuições, a fim de oferecer a prestação do melhor serviço possível.

Atenção aos riscos

Um processo de controle de prazos eficiente só pode ser realizado se houver uma gestão de riscos poderosa. Em uma obra, por exemplo, determinar a interferência das chuvas é fundamental para o sucesso de um empreendimento.

Independentemente do tipo de projeto, conseguir controlar todos os aspectos e garantir que a realização das atividades ocorra sem nenhum contratempo ou dificuldades é quase impossível. Contudo, todas essas situações podem ser extremamente prejudiciais para o controle de prazos.

Existem ainda outras questões que podem prejudicar o andamento das atividades. Situações mercadológicas e decisões governamentais, por exemplo, são elementos que fogem do campo de atuação do gestor, mas podem ter um impacto significativo.

Pode-se dizer, inclusive, que não é possível ter um controle de prazos eficiente sem gerenciar os riscos. Porém, é válido lembrar que os riscos podem ser situações negativas, que devem ser mitigadas, ou positivas, que necessitam ser potencializadas.

Uso da tecnologia

A tecnologia deve ser vista como uma grande aliada do gestor de projeto. A cada dia, as inovações tecnológicas estão se tornando mais presentes no nosso cotidiano.

Nesse contexto, existem softwares voltados para a gestão que facilitam a administração de um projeto e seu respectivo controle de prazos. O uso desse tipo de programa permite a organização das informações (atividades, prazos, expectativas dos clientes, particularidades do projeto) e a integração dos principais stakeholders, por exemplo.

Além disso, é possível aumentar a produtividade das equipes, prover uma melhor estruturação do processo de gestão de projetos, facilitar o processo de tomada de decisão, otimizar recursos e fornecer dados suficientes para que o gestor tome as ações necessárias visando evitar uma crise ou ações de um risco.

Utilizar esses recursos em um projeto pode ser de grande valia para a empresa, garantindo o correto controle dos prazos e melhorando, consideravelmente, os resultados do negócio. Vale a pena testar!

Então, gostou do nosso artigo? Esperamos que as informações apresentadas sobre controle de prazos tenham sido válidas para você. Caso tenha ficado com alguma dúvida ou está interessado em saber mais detalhadamente sobre as soluções em gestão de projetos que temos para oferecer, entre em contato conosco! Estamos prontos para atendê-lo!