A gestão de custos e receitas é um dos maiores desafios de gestores durante a execução de projetos corporativos. Fatores como erros operacionais, desperdício de recursos e atrasos podem comprometer o orçamento do negócio e prejudicar o retorno que é obtido sobre o seu investimento.

Nesse cenário, os processos preventivos são fundamentais para que o gestor possa preparar-se para lidar com cada problema e, assim, garantir o sucesso de uma iniciativa.

Quando falamos de gastos excessivos, a prevenção de desperdícios é feita por meio dos processos de gestão de custos e receitas. Esse conjunto de estratégias reduz riscos, evita desperdícios e garante que o orçamento seja seguido a risca. Se você quer saber mais sobre o tema, continue a leitura!

A importância da gestão de custos e receitas

Projetos corporativos podem ter problemas ocasionados por um grande número de fatores. O excesso de gastos, por exemplo, pode ser um dos mais graves. Quando ele ocorre, a companhia estoura o seu orçamento e diminui a sua capacidade de adaptar-se a mudanças.

Em outras palavras, sem um autocontrole de custos, os projetos de um negócio podem não atingir os resultados esperados. Os recursos necessários para executar as etapas ausentes, em muitos casos, podem faltar. Assim, o retorno obtido com a iniciativa cai, prejudicando a competitividade da companhia.

É nesse cenário que surgem os processos de gestão de custos e receitas. Eles são estruturados para que empresas possam identificar a viabilidade de uma iniciativa, reduzir desperdícios e manter as finanças equilibradas. Além disso, o custo final do projeto cai, dando ao negócio mais margem para investir em novas soluções e ofertar serviços mais fáceis de serem adquiridos.

Política de controle de custos

Uma política de controle de custos é feita a partir de três bases. Juntas elas permitem ao negócio ter um planejamento mais abrangente e eficaz. São elas a definição das estimativas de custos, a determinação do orçamento base e a aplicação dos processos de controle de gastos, que podem ser definidas da seguinte forma:

• no cálculo de estimativas, o negócio levanta informações sobre tudo o que será necessário para a execução do projeto, inclusive os custos para lidar com os riscos identificados;
• a determinação de um orçamento transparente, objetivo e direto;
• a aplicação e o monitoramento de estratégias para controle de gastos.

A primeira etapa facilita a identificação de pontos de atenção e fatores de riscos que possam comprometer o sucesso do projeto. Muito focada em análise de dados, ela dá ao gestor as bases para que ele tenha uma visão abrangente sobre todos os custos que podem influenciar os gastos da empresa.

Na definição do orçamento, a colaboração é um ponto chave. Com ela, o gestor conseguirá definir a quantidade (e o destino) de recursos necessária para atingir os objetivos da iniciativa.

Mas lembre-se que essa etapa sempre deve ser feita tendo como base os dados levantados no cálculo de estimativas. A empresa deve utilizar tais informações como um fator estratégico para calcular a quantidade de recursos necessária em cada etapa e, assim, evitar a falta de verba para a compra de materiais.

Por fim, a aplicação das estratégias de gestão de custos deve ser vista como um processo contínuo. Quando ela ocorre, a equipe consegue trabalhar com mais qualidade, corrigindo erros rapidamente. O gestor terá um forte controle dos fatores que influenciam o sucesso do projeto e já terá medidas prontas para atacá-los.

Vantagens de se possuir uma boa política de gestão financeira

Uma boa política de gestão de custos e receitas pode trazer uma série de vantagens para a empresa. Confira as principais e saiba porque adotar essa estratégia em seus projetos pode ser uma boa ideia!

1. Maior controle da rentabilidade do negócio

Toda empresa busca maximizar a sua rentabilidade. E eliminando desperdícios por meio de uma boa gestão de custos, o negócio pode aumentar o retorno sobre os seus investimentos facilmente, uma vez que gastos imprevistos ou desnecessários serão evitados.

2. Possibilidade de resolver rapidamente contratempos

A gestão de custos e receitas trabalha com a criação de uma série de mecanismos de controle. Dessa forma, se algum erro ou imprevisto ocorrer, os profissionais terão como solucionar as ocorrências de maneira rápida, evitando o aumento dos prejuízos.

3. Rotinas de tomada de decisão mais eficazes

Quando o planejamento é otimizado, a companhia pode otimizar as suas rotinas de tomada de decisão. Os gestores terão dados mais precisos e atualizados sobre todos os fatores que envolvem a lucratividade de cada etapa. Assim, eles podem desenvolver projetos com mais qualidade e precisão, adotando as melhores estratégias para atingir os objetivos esperados.

4. Diminuição de riscos

O controle de custos aplicado à gestão de projetos reduzirá grande parte dos riscos que podem impedir o seu sucesso. A empresa saberá exatamente todos os fatores que influenciam na lucratividade da iniciativa e, assim, conseguirá fazer um planejamento orçamentário de alta qualidade. Dessa forma, os riscos de imprevistos afetarem os seus processos será muito menor.

Utilizando a tecnologia para otimizar processos de gestão de custos e receitas

No ambiente corporativo, a tecnologia pode ter um papel chave para que empresas consigam otimizar as suas políticas de gestão de custos e receitas. Ferramentas de gestão de projetos permitem que o gestor acompanhe com alta precisão os gastos de todas as áreas, evitando erros e gargalos operacionais. Além disso, desperdícios são encontrados com mais facilidade e exatidão, evitando prejuízos.

Com softwares de comunicação e armazenamento de dados na nuvem, a empresa também pode eliminar parte dos seus gastos operacionais. A troca de informações estratégicas será mais ágil e precisa. E com erros de comunicação sendo menos frequentes, os índices de retrabalho caem.

Além disso, as soluções para monitoramento e distribuição de tarefas auxiliam gestores a acompanhar a evolução de cada rotina em tempo real. Os processos serão distribuídos com mais agilidade e precisão, evitando falhas no dia a dia da companhia. Assim, a empresa pode atingir os seus resultados com maior facilidade, sem comprometer o seu orçamento.

Além das práticas citadas, existem uma série de outras estratégias que podem ser implementadas para otimizar os processos de gestão de custos e receitas. Conheça as melhores no nosso blog!