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Ociosidade de colaboradores: de que maneira isso interfere na gestão do projeto?

Você já refletiu sobre o que é a relação de trabalho? Sabe o que é a ociosidade de colaboradores? Basicamente, um profissional vende horas de trabalho em troca de um salário. Isso quer dizer que, para o funcionário, a ociosidade é uma coisa boa: ele ganha o mesmo valor, com menos esforço.

Já do ponto de vista da empresa, é um desastre, pois você obtém menos produtividade, com o mesmo custo. E o problema da ociosidade de colaboradores fica ainda maior quando se trata de um projeto, que, por definição, tem prazos para cumprir e data para ser encerrado.

Neste post, vamos explorar quais são os principais efeitos da ociosidade de colaboradores sobre a gestão de projetos e, ainda, apresentar dicas simples para acabar com esse problema.

Os efeitos da ociosidade de colaboradores

Subaproveitamento da capacidade dos membros da equipe

Um funcionário ocioso não é sinônimo de um funcionário ruim. Ele pode ser criativo, cheio de experiência, com uma formação invejável e, mesmo assim, apresentar ociosidade no trabalho. Quando isso acontece, você tem um cenário de subaproveitamento. Em outras palavras, não consegue extrair do profissional todo o seu potencial.

Aproveitando, lembre-se de que a ociosidade nem sempre é causada pelo indivíduo; ela pode ser causada por má organização da equipe, dos processos e do projeto em geral. Nós vamos retomar essa questão mais à frente.

Assimetria na divisão de tarefas

Se alguns colaboradores estão ociosos e, mesmo assim, o projeto continua avançando normalmente, é muito provável que haja assimetria na divisão de tarefas. Isso significa que, enquanto há ociosidade de um lado, há funcionários sobrecarregados do outro.

Nem é preciso dizer que esse tipo de situação é insustentável. Em algum momento, surgirão conflitos entre os membros da equipe, e aqueles prejudicados com a divisão “injusta” vão dar sinais de fadiga que afeta a performance.

Ruídos na comunicação

A ociosidade não afeta apenas a execução do trabalho; ela também pode se refletir na comunicação. Se o ócio está ligado a um problema de atitude do colaborador, ele eventualmente vai negligenciar a troca de informações com seus colegas e com o gestor.

Não podemos esquecer que, em um projeto, o fluxo adequado de informações é crucial para o andamento eficiente das atividades. Portanto, quando a ociosidade dos colaboradores afeta a comunicação entre a equipe, todo o trabalho é prejudicado. O problema sai do âmbito do indivíduo e começa a envolver os demais.

Atraso na entrega

Esse efeito é o mais óbvio, porém, um dos mais graves. A ociosidade pode afetar o cronograma do projeto, causando atraso na entrega. Essa demora, por sua vez, acarreta em custos extras e, em alguns casos mais extremos, a falha em atender o prazo pode até fazer com que todo o projeto se torne inútil.

Como evitar a ociosidade de colaboradores

Adotar um software de gestão de projetos

Os softwares de gestão de projetos são úteis para identificar a ociosidade de colaboradores – que é o primeiro passo para resolver o problema. Como esses softwares permitem acompanhar o progresso de cada etapa, basta um olhar para encontrar aquelas que estão paradas ou avançando muito devagar. Esse são os sinais básicos de ociosidade.

Para completar, é possível identificar o ócio antes que ele atrase definitivamente a entrega do projeto. Portanto, se você entende que prevenir é mais fácil do que remediar, vai querer adotar um software de gestão de projetos.

Entender a origem do ócio

Como já comentamos, existe o ócio que parte do indivíduo e existe aquele que é fruto da maneira como o projeto está estruturado.

Imagine um projeto no qual a Etapa A deve ser completada, antes que a Etapa B possa começar. Além disso, o gestor só permite que cada funcionário se envolva com a etapa que lhe foi delegada. Nesse cenário, é compreensível que o funcionário responsável pela Etapa B tenha que enfrentar um período de baixa produtividade — enquanto aguarda o colega da Etapa A terminar o próprio serviço.

Portanto, uma das maneiras de acabar com a ociosidade causada pelo projeto é criando fluxos de trabalho mais flexíveis e autorizando (ou estimulando) a colaboração entre os funcionários, independentemente das atividades ou etapas pelas quais são responsáveis.

Criar uma lista de atividades prioritárias

As atividades prioritárias são aquelas sem as quais o projeto não pode ser completado. Criar essa lista pode ajudar a manter a ociosidade sob controle porque, se alguma dessas atividades ainda está pendente, nenhum membro da equipe tem o direito de permanecer ocioso.

É uma questão de bom senso: por que o funcionário ficaria parado, quando há uma atividade importante para ser feita?

Dialogar com a equipe

Quando o ócio é resultado de atitudes individuais, o diálogo pode ajudar a resolver. Profissionais mais jovens podem não ter a percepção exata dos prejuízos que causam à empresa quando negligenciam a própria produtividade. Mais do que isso, eles podem não entender como o que é ruim para a empresa acaba, também, sendo ruim para eles mesmos. Se o gestor for transparente em relação aos efeitos da ociosidade, pode obter uma resposta muito positiva.

E se o diálogo não mudar nada? Nesse caso, seus colaboradores têm um problema de atitude realmente grave. Comece a refletir: será que você está realmente contratando profissionais sérios e motivados?

Contratar profissionais especializados

Mesmo que uma empresa tenha um gestor de projetos interno, contar com a ajuda de um profissional externo é uma boa ideia.

Quando a ociosidade de colaboradores se torna um problema, esse profissional — por exemplo, um consultor — garante que as críticas à equipe serão vistas como feedback imparcial. Do contrário, os funcionários que recebem esses feedbacks poderiam interpretar a situação como uma perseguição, como um ataque pessoal.

Partindo de um terceiro, é mais provável que o feedback seja aceito pelo que é: uma provocação para a melhoria.

Neste post, você entendeu quais são os efeitos da ociosidade de colaboradores, e também descobriu algumas dicas para enfrentar e resolver o problema. Gostaria de saber mais sobre gestão de projetos e, claro, sobre soluções em software para essa finalidade? Então, entre em contato com a Project Builder!

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