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Além da conversa: como dar feedback mais eficiente para seus colaboradores

É pouco provável que algum gestor, na época em que vivemos, não reconheça a importância de dar um parecer sobre a performance dos colaboradores. O problema é que, ao mesmo tempo, muitos ainda não sabem como dar um feedback de maneira mais eficiente — isto é, tendo como resultado uma verdadeira melhoria no desempenho do funcionário, aumentando sua motivação.

Ainda existe uma falsa impressão de que feedback é simplesmente uma conversa. Você já deve ter percebido aonde queremos chegar, não é mesmo? O feedback precisa ir bem mais fundo para trazer resultados, e é sobre isso que vamos falar neste post. Acompanhe o texto e esclareça sua dúvida.

O que é feedback, de verdade?

Vamos à raiz da palavra feedback. Ela vem do inglês e é formada por “feed”, que significa alimentar, e “back”, que significa de volta. Resumindo, a tradução ao pé da letra seria “retroalimentar”. No contexto de uma empresa, você tem o colaborador, que alimenta os negócios com seu trabalho, e o gestor, que retroalimenta o colaborador com críticas (positivas ou negativas) sobre esse trabalho desenvolvido.

Perceba, portanto, como o feedback cria um ciclo. O trabalho não é mais uma via de mão única, porque o gestor precisa estar atento ao colaborador, realizar uma análise e devolver um parecer. E esse parecer vai influenciar a maneira como o colaborador se comporta no futuro. Esse ciclo se repete continuamente.

Vale a pena ressaltar que o parecer do gestor não precisa — nem deve — apontar somente os momentos em que o colaborador ficou abaixo das expectativas. Apesar de o termo “crítica” ser muito usado quando falamos nesse assunto e isso gerar uma associação negativa, na verdade existem três tipos de feedback.

O primeiro tipo é o positivo. Ele consiste justamente em apontar o que o colaborador fez de melhor. O efeito que ele gera é o desejo (do próprio colaborador, bem como de seus colegas) de reproduzir o resultado para obter mais reconhecimento no futuro.

O segundo tipo é o negativo. Ele precisa ser evitado, pois, em geral, causa apenas frustração. Afinal, ele simplesmente aponta falhas e repreende a equipe. Não gera motivação e não fortalece o vínculo do colaborador com a empresa.

Então, temos o terceiro tipo: o construtivo. Ele também é aplicado quando o colaborador age de maneira errada ou não atinge uma determinada meta. Porém, em vez de abordar a situação com um olhar acusador, ele é focado em entender por que aquilo aconteceu e ajudar o colaborador a superar o obstáculo.

Quais são os benefícios dos feedbacks construtivos?

A essa altura, você provavelmente já percebeu que saber diferenciar os feedbacks construtivos dos negativos é a chave para promover o crescimento e identificar talentos nas equipes, não é mesmo? Tudo bem, mas quais seriam os desdobramentos concretos dessa ideia? Confira!

Gerar aprendizado

Se o objetivo é produzir mudanças, os feedbacks não podem simplesmente apontar falhas de desempenho ou comportamento. Por isso, a primeira vantagem de um retorno construtivo é auxiliar o entendimento dos porquês, ou seja, de como o colaborador chegou ao ponto em questão.

Resumidamente, o líder deve fornecer um mínimo de referências sobre o caminho certo, em vez de focar exclusivamente nos nãos. Até porque a gestão de pessoas não é um jogo em que as cartas precisam ficar escondidas: as expectativas devem ser colocadas na mesa.

Alinhar objetivos gerais e individuais

Ainda hoje, muitos trabalhadores veem o empregador como antagonista, e a comunicação negativa só reforça essa ideia. Você certamente quer contar com profissionais engajados na sua empresa, não é mesmo? Então, isso precisa mudar.

O feedback construtivo representa também uma maneira de transmitir a mensagem de que, quer seja o capitão, quer seja o marujo, ninguém se beneficiará se o grupo não chegar ao seu destino. Assim, o líder deixará mais claro que a cobrança é realizada para o interesse do colaborador.

Reduzir conflitos

A recorrência de feedbacks construtivos torna a relação entre líderes e equipes mais amena. Isso porque uma comunicação negativa forma uma bola de neve que logo instalará um conflito. Não corra o risco de perder um bom colaborador desgastando a relação.

As avaliações de desempenho serão encaradas de uma maneira mais positiva se buscarem a melhoria em vez da crítica. Embora ninguém fique feliz com um mau desempenho, a forma de lidar com o problema será mais racional do que emocional se soubermos como dar um feedback construtivo.

Motivar o colaborador

Em diversos casos, o colaborador tomará uma providência independentemente de o feedback ser negativo ou construtivo. Afinal de contas, as pessoas precisam manter seus empregos. No entanto, são justamente esses casos que nos iludem.

Mesmo que seja possível identificar uma evolução após um feedback negativo, haverá uma diferença fundamental em relação à percepção do colaborador sobre a empresa e seus líderes.

A comunicação construtiva é uma maneira de, sem esquecer da questão pontual, considerar os efeitos de longo prazo. Você verá equipes muito mais engajadas e motivadas com o passar do tempo.

Criar uma cultura de feedbacks

Ao repetir uma prática no dia a dia, paulatinamente os líderes consolidam novos hábitos e costumes nas equipes. Logo, a cultura organizacional sofrerá uma transformação no longo prazo.

Não por acaso, muitas empresas consolidam um ambiente voltado para o aprendizado e a melhoria contínua. Isto é, saber como dar um feedback provoca mudanças profundas no modo de ser da empresa.

Reter talentos

Os objetivos, além de convergirem para um aumento da produtividade, serão importantes para manter os profissionais mais qualificados na empresa. Você criará um ambiente mais fértil para que as pessoas desenvolvam seus potenciais, e isso interessa aos mais talentosos.

A ideia é oferecer uma proposta de valor para o colaborador que não esteja embasada apenas no aspecto financeiro. O ambiente, o clima e a cultura gerada pelos feedbacks construtivos, tudo isso conta para atrair e reter os profissionais de alta performance.

Como dar um feedback?

Se fornecer um feedback não significa apenas conversar, então, o que mais o gestor pode fazer? Como fazê-lo de maneira mais eficiente? A sugestão que vai ser abordada aqui é ousada: adotar ferramentas específicas.

Sim, talvez você nem saiba, mas já foram desenvolvidas ferramentas voltadas para otimizar o feedback. Vamos conhecer algumas delas.

Feedback 360º

Também conhecido como avaliação 360º ou método 360º, o grande diferencial dessa ferramenta é que ela tira o feedback das mãos do gestor. Em vez disso, cada colaborador é avaliado por uma série de pessoas: gestor, colegas de equipe, subordinados (se tiver) e clientes.

Ao incorporar a visão de todos que estão envolvidos no feedback, o colaborador recebe uma avaliação mais abrangente e, também, mais justa.

Feedback Burger

O nome, que remete ao hambúrguer, está ligado ao fato de que, assim como o lanche, essa ferramenta também é desenvolvida em camadas. Elas são:

  • elogio;
  • pergunta;
  • ação.

Na primeira camada, o elogio serve como um quebra-gelo entre as partes. Ele tem o objetivo de deixar o colaborador mais receptivo às sugestões que o gestor vai apresentar, já que muitos ficam na defensiva na hora do feedback e saem da sala sem absorver as oportunidades de melhoria que foram apresentadas.

Na segunda camada, a pergunta traz possibilidades para que o colaborador lide melhor com certas situações, mas faz isso de maneira não autoritária. Em vez de dizer “faça isso”, o gestor pergunta: “e se você fizesse isso?”.

Na terceira camada, a ação é um compromisso entre o gestor e o colaborador. Pode ser o agendamento de um novo feedback futuramente, por exemplo. É importante também que o colaborador receba um incentivo, que pode ser o reconhecimento pelos seus esforços.

Feedback canvas

feedback canvas é a ferramenta ideal para avaliar colaboradores quando o trabalho deles é desenvolvido em equipe — esse é um aspecto muito importante porque é preciso entender o papel do profissional dentro do contexto, em vez de focar apenas no desempenho individual. Assim, sua proposta central é permitir que todos os colegas participem desse processo.

Para isso, é usado um quadro no qual a equipe (inclusive o próprio colaborador) vai determinar qual é o nível de perícia em uma escala de 1 a 7, quais são os pontos positivos e negativos e quais são as ações de melhoria.

O aspecto mais importante é que todo o processo é realizado de maneira aberta. Não existe necessidade de que as avaliações sejam “anônimas”. Afinal, como se trata de uma equipe em que o resultado final depende fortemente do desempenho de todos, a comunicação é essencial. Ela deve ser direta e transparente.

Feedback wall

Essa é uma das ferramentas mais simples. Porém, ela também é muito poderosa, porque inverte a relação que vimos até agora: é o trabalhador que oferece feedback à organização.

Basta encontrar uma parede em branco (ou algo que a substitua, como um quadro branco, por exemplo) e transformar esse espaço em uma área para que os próprios colaboradores expressem suas opiniões positivas ou construtivas.

Existem algumas variações no formato do feedback wall. Em versões mais simples, o espaço é dividido em duas partes: uma com uma carinha feliz, para que os trabalhadores registrem algo positivo, e outra com uma carinha triste, para que registrem algo que precisa melhorar.

Em versões mais elaboradas, o espaço é dividido em etapas de um processo, que vão desde o fato negativo até o positivo, passando por “definindo”, “trabalhando” e “feito”. Com isso, há uma ordem bem definida para que as críticas sejam usadas como base para melhorias reais.

Kudos

Kudos, ou Kudo Cards, são uma ferramenta voltada principalmente para o feedback positivo. Elas são usadas como uma forma de reconhecimento. Basicamente, são cartões com um tipo de cumprimento por alguma contribuição do colaborador para a equipe ou para a empresa.

Os cartões não precisam ser entregues somente do gestor para seus subordinados; eles podem também ser trocados entre colegas ou, até mesmo, entregues pelo subordinado ao gestor.

A ideia por trás dos Kudos é que eles oferecem algo público e visível como reconhecimento. Sempre que alguém passar pela mesa de um colaborador, poderá ver todos os cartões que ele já recebeu. É uma forma de incentivo similar à entrega de medalhas.

Como dar o feedback construtivo?

Manter o aspecto construtivo é, por si só, um desafio tão grande quanto dar um feedback eficiente. Os gestores precisam tomar uma série de cuidados com a linguagem utilizada e com a percepção do colaborador para evitar mal-entendidos. Veja seis dicas para realizar uma avaliação adequada.

Planeje com antecedência

Escreva os tópicos que precisam ser abordados com o colaborador e pense na melhor forma de conceder o feedback. Ao planejar, evitamos as falas inadequadas em um momento sensível, que são comuns no improviso.

Foque no diálogo

Procure não transformar o feedback em um discurso sobre o desempenho do colaborador. O objetivo é transmitir as informações de maneira clara, direta e concisa, bem como ouvir o ponto de vista do avaliado.

Estimule a reflexão

Utilize questões para estimular a reflexão sobre o desempenho mais do que a culpabilização. Pergunte o que o colaborador faria de diferente, como ele chegou às decisões tomadas, como a empresa poderia contribuir para melhorar o desempenho etc.

Tenha foco

Entenda que a reunião de feedback não é uma retrospectiva do tempo de serviço do colaborador, mas sim um momento para abordar e buscar melhorias em tópicos específicos. Por isso, seja breve na abordagem e evite avaliações genéricas.

Contribua com ideias e exemplos

Informe o colaborador sobre as iniciativas que já deram resultados na empresa. Você pode utilizar as práticas dos profissionais mais bem-sucedidos, por exemplo. Seja propositivo.

Estabeleça um plano

Firme compromissos com o colaborador e defina metas individuais para melhoria do desempenho. Assim, a reunião terá um encaminhamento concreto e critérios para analisar o desenvolvimento do profissional.

Qual é o papel da tecnologia?

Atualmente, em qualquer processo empresarial, a tecnologia exerce um papel importante, simplificando atividades e agregando novos recursos. Então, que tal conhecer algumas soluções para facilitar a concessão de feedbacks? Veja o que separamos a seguir.

Gestão de time

As ferramentas de gestão de times permitem a centralização das informações sobre o desempenho durante projetos ou atividades. Assim, o gestor pode acompanhar o histórico do profissional e realizar pesquisas internas para ter um embasamento mais sólido ao conceder feedbacks.

Construtores de hábitos

Como o feedback construtivo visa promover mudanças, a indicação de aplicativos para facilitar a criação ou o abandono de hábitos pode ser importante. A ideia é que o assunto não morra na reunião entre líder e colaborador, mas ganhe um direcionamento prático.

Gestão de tarefas

Um terceiro recurso são as ferramentas que oferecem condições para que o líder acompanhe a evolução das atividades no dia a dia. Assim, no momento da avaliação, ele terá o quadro geral, e não apenas um número com os resultados do período.

Sendo assim, agora que você já sabe como dar um feedback construtivo, procure ferramentas que possam auxiliar a gestão de pessoas e contribuir positivamente para que as avaliações auxiliem o desenvolvimento das equipes.

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