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Gestão eficiente: 6 critérios para avaliar propostas de projetos

O gestor de projetos tem a responsabilidade de decidir quais deles vão sair do papel e quais precisam esperar ou, simplesmente, serem colocados para sempre na gaveta.

Porém, essa decisão não deve jamais ser tomada ao acaso! É necessário que ele tenha critérios objetivos para avaliar propostas de projetos; isso também vai colaborar para o sucesso daqueles que recebem o sinal verde.

Neste post, além de entender como funciona uma proposta de projeto, você descobrirá seis critérios de uma gestão eficiente que podem estar na base da sua avaliação. Boa leitura!

O que é uma proposta de projeto?

A proposta de projeto é um documento preliminar que deverá especificar as três características mais importantes de qualquer projeto: escopo, data de início e data de finalização. Lembre-se de que, sem esses elementos, não podemos dizer que isso se trata realmente de um projeto.

Entretanto, além dessas três características, a proposta de projeto ainda precisa informar qual é a visão que o motiva e quais são os benefícios que ele trará para a organização.

Para completar, outras informações essenciais que a proposta traz em seu interior são:

  • o custo estimado;
  • os riscos previstos.

Muitas vezes, essas informações ainda não são 100% precisas. Afinal, estamos falando apenas de uma proposta, e não do planejamento do projeto. Mesmo assim, elas devem ser estimativas inteligentes, para que o gestor não seja induzido ao erro na hora de tomar sua decisão.

Qual é a importância de avaliar propostas de projeto para uma gestão eficiente?

Quando a avaliação das propostas de projetos não faz parte das prioridades do gestor, corre-se o risco de que a empresa dê início a projetos “furados”. Por exemplo:

  • projetos que não será possível levar ao fim;
  • que, mesmo completados, não trarão qualquer benefício;
  • que vão apresentar uma relação custo-benefício desvantajosa;
  • que não estão alinhados com a visão estratégica da empresa;
  • que apresentam riscos que não será possível gerenciar com eficácia.

A avaliação, portanto, funciona como um filtro. Ela garante que a empresa só vai investir em projetos que apresentem uma alta probabilidade de sucesso.

Por outro lado, quando a palavra final é “não”, isso não significa que o projeto está reprovado para sempre. As razões que levaram a essa decisão podem indicar quais pontos precisam ser revistos, para que a mesma ideia seja aprovada em um outro momento.

Os 6 critérios para avaliar propostas de projetos

Finalmente, chegamos ao que interessa. Então, quais são os critérios que você, gestor de projetos, deve levar em consideração na hora de aprovar uma proposta? Bem, aqui estão as seis perguntas que você precisa fazer.

1. Existe um escopo?

É surpreendente quantas vezes as pessoas acham que estão apresentando uma proposta de projeto, mas, na verdade, não estão. O motivo? Não existe um escopo definido.

O seu primeiro critério, portanto, deve ser esse. Se o escopo for vago e mal delimitado, a pessoa que apresentou a proposta precisa voltar à sua mesa de trabalho e tentar de novo. Simples assim.

2. O escopo é relevante?

Se a proposta apresenta um escopo bem definido, o segundo critério que você precisa utilizar na avaliação é sua relevância em relação ao planejamento estratégico da empresa.

Para entender melhor, imagine que você recebeu uma proposta para reformar (com propósitos estéticos) todo o prédio da organização; entretanto, nesse período, a prioridade definida pelos gestores é economizar o máximo possível. Obviamente, esse projeto não está alinhado ao momento que a empresa está vivenciando. Sinal vermelho para ele!

3. A duração prevista é razoável?

Um problema comum nos projetos é a duração. Projetos que se estendem durante muito tempo podem esbarrar em um obstáculo sério: o desempenho da equipe.

É natural, especialmente para equipes de alta performance, que não seja possível manter o ritmo de trabalho exigido por um projeto de forma prolongada. Por isso, normalmente associamos os projetos a corridas de 100 metros — e não a maratonas.

É claro que não existe uma regra sobre qual é a duração máxima ideal para um projeto: isso depende do escopo. Mas pergunte a si mesmo se uma equipe conseguiria trabalhar com ritmo forte do começo ao fim do prazo proposto. Se a resposta for não, talvez a proposta mereça a mesma resposta.

4. O objetivo do projeto é realista?

Todo projeto tem um objetivo principal, seja a implementação de um software, o desenvolvimento de um novo produto, a abertura de uma filial ou qualquer outro. A questão é até que ponto esse objetivo é realista.

Objetivos irreais surgem quando alguém dentro da empresa quer inovar, mas não tem uma verdadeira compreensão do processo envolvido para concretizar essa inovação. Você, como especialista no assunto, é quem precisa apontar a insubstancialidade da proposta.

Além disso, não se esqueça de que o objetivo, tomado sozinho, pode parecer totalmente aceitável. Porém, você deve levar em consideração quais são os prazos e os custos apresentados na proposta. Muitas vezes, é aí que está o problema: quem fez a proposta está otimista demais em relação a esses fatores e, portanto, o projeto como um todo passa a ser inviável.

5. Qual é o custo-benefício?

Todo projeto tem um custo e exige um investimento. Não tem problema, mesmo que esse valor seja alto — desde que o retorno obtido através do projeto seja ainda maior.

Infelizmente, na grande maioria dos casos, é impossível definir com precisão qual será o retorno obtido com um certo projeto antes que ele esteja finalizado. Mesmo assim, como já vimos antes, a proposta deve trazer estimativas.

É importante que essas estimativas não sejam pessimistas, mas sim conservadoras. Trabalhe sempre com o pior cenário na hora de avaliar as propostas de projetos.

6. Qual é a equipe requerida para a execução?

O gestor de projetos não tem uma equipe fixa. Suas equipes são formadas conforme as demandas específicas de cada projeto. Por isso, a equipe requerida para executar uma proposta é um dos critérios que você deve ter em mente na hora de aprová-la (ou não).

Por que isso é importante? É possível que um certo projeto requeira a participação de um profissional que não está disponível no momento, que não pode ser liberado de suas funções principais para essa atividade. Nesse caso, talvez seja melhor adiar o projeto temporariamente.

Aí estão os seis critérios que você deve levar em consideração na hora de dar carta branca e alavancar a sua gestão eficiente. Agora que você já sabe como avaliar propostas de projetos, que tal dividir essa dica com outros gestores? Compartilhe este post com seus contatos nas redes sociais!

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