Um grande desafio para as empresas é a criação de dashboard para gestão de projetos e possibilitar que diferentes setores consigam acompanhar a evolução dos resultados segundo as metas estabelecidas e objetivos traçados.

Nesse sentido, uma ótima solução para resolver esse empasse na criação de um dashboard que permita o monitoramento dos resultados. Essa ferramenta reúne informações consolidadas por um período específico ou até mesmo em tempo real, de fácil entendimento e interpretação.

Muitos gestores e empreendedores a utilizam para conferir e analisar o status de diferentes vertentes do negócio que auxiliarão no processo decisório. Neste post, você poderá conferir como um dashboard para a gestão de projetos pode ajudá-lo na tomada de decisões em sua empresa. Acompanhe!

O que é um dashboard?

Dashboard é um termo inglês, que significa painel de bordo, mas que também é chamado de painel de indicadores. Ou seja, dashboard é uma ferramenta de exibição visual de dados que apresenta o status atual das métricas e indicadores de uma empresa, por meio de gráficos e tabelas, facilitando a compreensão das informações geradas.

A ferramenta permite o monitoramento simultâneo de um grande número de informações, facilmente visualizadas em uma única tela. As principais características de um dashboard incluem a capacidade de apresentação inteligente em tempo real a partir de diversas fontes e uma interface personalizável.

Existem várias formas de apresentar informações, contudo, o formato visual simplifica o entendimento de como está o andamento dos resultados, permitindo que qualquer pessoa possa interpretar a informação, desde C-levels até estagiários.

O dashboard exprime um conjunto de especificidades próprias que, atualmente, caracterizam o seu conceito:

• é um instrumento essencial de apoio a tomada de decisão;
• expõe rapidamente os principais indicadores de uma empresa, área, setor, projeto etc.;
• apresenta informação em uma única tela;
• possui uma apresentação gráfica simples, objetiva e dinâmica;
• utiliza técnicas de design para dar maior eficácia na transmissão da informação;
• combina diferentes fatores sobre distintas perspectivas expondo relações que seriam difíceis de reconhecer se analisados separadamente;
• deve possibilitar a interação entre as informações e quem as analise (selecionar, segmentar, customizar, aprofundar etc.).

Como o dashboard auxilia na gestão de projetos?

Em um cenário com competitividade acirrada, clientes exigentes, margens de lucro menores e avanços tecnológicos constantes, a execução de projetos deve ser certeira, uma vez que tudo tem que acontecer em um prazo menor e com menos recursos financeiros.

Gerenciar bem os projetos — seja o lançamento de um produto, a readequação de um processo produtivo, a abertura de uma nova filial ou a implantação de uma nova tecnologia — tornou-se não somente um diferencial competitivo para as empresas, mas, sobretudo uma questão de sobrevivência, já que o gerenciamento de projetos é questão preponderante na otimização de resultados.

Assim sendo, o dashboard é criado para que os gestores e empresários possam ter acesso de forma sistemática às informações mais relevantes sobre o desempenho e a evolução de um projeto. Esse acesso permite o controle de prazos, custos, riscos, de recursos humanos, contratações etc.

Outro ponto muito importante diz respeito à concentração dos esforços e o foco nas informações que realmente são relevantes para a gestão dos projetos, como o tratamento de inconsistências ou demandas que necessitam de atenção imediata.

Uma vez que o painel concentra as informações — até mesmo realizando cruzamentos com outras fontes de dados — proporciona flexibilidade e versatilidade nas consultas e reduz automaticamente o tempo para a realização dessas tarefas. Desse modo, é possível direcionar os esforços estrategicamente para se dedicar ao que é de fato relevante e precisa ser aprimorado.

Por que um dashboard ajuda na tomada de decisões?

A tomada de decisões precisa ser fundamentada em uma análise de dados e informações correta. Por isso, devem estar reunidos e centralizados de maneira segura e prática, visando facilitar a gestão do negócio.

Todas as informações que constam na base de dados de uma companhia não serve de grande propósito se não forem apresentadas aos responsáveis pelo processo decisório de maneira clara e objetiva.

Logo, um dashboard bem elaborado cumpre a missão de reunir e centralizar todas as informações importantes sobre os projetos, o status das tarefas desenvolvidas, os recursos disponíveis, atividades previstas, prazos estabelecidos etc. e auxiliará os responsáveis pela empresa, por uma área, por um determinado setor ou, simplesmente, por um projeto.

Assim, Numa mesma empresa podem coexistir diferentes dashboards aplicados em diferentes níveis da organização. Ele deve ser implementado sempre que existir a necessidade de monitorizar. E seguramente é um instrumento imprescindível para transmitir os principais números e resultados do desempenho da atividade organizacional.

Como criar um dashboard eficiente?

Como já mencionado, o objetivo dos dashboards é possibilitar o monitoramento dos resultados de uma organização por meio de diversos indicadores. Porém, Para chegar a esse nível é necessário responder algumas perguntas fundamentais para ter as respostas desejadas. Se você não souber o que perguntar, também não será possível elaborar um dashboard verdadeiramente útil e eficiente.

Para elaborar as perguntas corretas, é essencial compreender as reais necessidades da companhia e definir as métricas de indicadores chave de desempenho (KPIs) para acompanhamento. É preciso ter me mente que em um primeiro momento, não serão elaboradas perguntas perfeitas, pois as circunstâncias para alcançar o objetivo podem mudar a cada momento, sendo isso determinante para as próximas etapas.

Com a definição das métricas de acompanhamento — ou seja, os meios a serem empregados para que as metas sejam cumpridas e, consequentemente, os objetivos alcançados — fica bem mais fácil seguir para a próxima fase na criação de um dashboard.

O layout visual dos dados e informações apresentados pode ser considerado uma grande vantagem do painel. Geralmente, os gráficos são usados para representar as informações, por serem de fácil leitura e interpretação. O principal aspecto de um painel de indicadores deve estar concentrado na sua capacidade de comunicar a informação de maneira rápida e eficiência.

Ao pensar em elaborar um dashboard, é preciso considerar também a utilização de técnicas e conceitos de experiência do usuário para criar uma visualização de simples compreensão para os diversos tipos de públicos que farão uso das informações diretamente ou indiretamente.

Para não errar no painel de indicadores é fundamental fazer as perguntas a seguir:

Qual informação a empresa quer evidenciar?

Quando tudo é prioridade, nada é prioridade. Portanto, pense desde o princípio quais informações são mais importantes e precisam ser evidenciadas.

Se muitas informações são visualizadas ao mesmo tempo, pode causar confusão e é passível a tomada de decisões erradas. Mesmo que as informações sejam separadas em outros painéis, não contribuirá de maneira efetiva.

Qual a melhor forma para receber a informação?

Levando em consideração a experiência do usuário, pense na melhor forma para que todos recebam a informação. Em alguns casos, a visualização em texto é melhor aplicável que gráficos. Por haver essas particularidades com as informações, é preciso buscar a melhor maneira de visualizar uma informação, tendo como princípio fundamental a tomada de decisão rápida e acertada.

Quanto tempo a informação leva para ser explicada?

Existe uma premissa para a visualização de um dado. De acordo com essa teoria, se levar mais de 15 segundos para explicar como ler uma informação, possivelmente, existe outra maneira mais eficiente de fazê-lo.

Isso, é claro, depende muito de cada pessoa, porém, se a explicação de como ler uma informação demorar mais do que 30 segundos, reflita e analise melhores formas de apresentá-la.

Quais decisões podem ser tomadas com essa informação?

Ao elaborar um dashboard, pense que, se não é possível tomar uma decisão com a informação apresentada, ela está apenas ocupando espaço no painel. Atente-se a esse princípio, ao contrário o dashboard perderá todo o seu propósito.

Outro ponto importante está relacionado ao quanto a decisão impactará em seus resultados. Por isso, defina as informações que serão evidenciadas com prioridade, baseando-se no quanto ela impacta nos resultados em uma tomada de decisão.

Quais os principais pilares para a criação de um dashboard?

Para criar um dashboard, que seja de fato eficiente é necessário também considerar os três pilares fundamentais:

• qualidade dos dados – Isto é, as informações devem ser oriundas de fontes confiáveis, organizadas e homologadas para aquele determinado fim. Os painéis de indicadores mais eficazes e eficientes têm dados atualizados em tempo real;
• facilidade de acesso – os painéis devem ser acessados facilmente por notebooks, monitores ou televisores de acompanhamento, assim como por dispositivos móveis como smartphones e tabletes;
• design – o layout deve ser apresentado de forma clara e objetiva, com bons gráficos e corretos padrões de cores.

Dessa forma, os dashboards para a gestão de projetos tornam-se importantes ferramentas de gerenciamento empresarial.

Como uma solução tecnológica pode otimizar o dashboard?

Um software de gestão de projetos com interface simples que agregue como principal funcionalidade o dashboard permite implementar o conceito Business Activity Monitoring (BAM), expressão do Inglês que significa Monitoramento de Processos de Negócio.

Assim, ao passo em que as informações vão sendo inseridas, o sistema reuni as informações, realiza o seu cruzamento delas e o painel de indicadores é atualizado em tempo real, evitando erros por inserção manual e aumentando a celeridade na tomada de decisão.

Além disso, contar com uma ferramenta tecnológica que garante a integração e cruzamento das informações, otimiza o compartilhamento de metas e resultados, possibilitando o acesso rápido e simples para toda a equipe. Dessa forma, atingir os objetivos fica bem mais fácil e o trabalho da equipe se torna ainda mais eficiente.

O que não fazer em um dashboard?

A criação de um dashboard exige alguns cuidados para que ele não se torne uma ferramenta obsoleta e inútil. Segue abaixo algumas dicas do que não fazer quando da elaboração de um dashboard:

• não deixe de estabelecer o objetivo de um dashboard – sem um objetivo definido a ferramenta perde sua funcionalidade;
• não deixe de determinar o público-alvo do dashboard – ao definir quem consumirá as informações transmitidas fica muito mais fácil desenvolver o painel e escolher as informações necessárias;
• não insira muitas cores – as cores são importantes, porém precisam dar um visual agradável;
• não adicione muitos efeitos visuais – muito efeitos podem estressar os usuários e comprometer a eficácia da ferramenta;
• não utilize imagens desnecessárias – muitas imagens podem deixar o painel confuso tirando o foco e desviando a atenção dos usuários;
• não trabalhe com dados e informações irrelevantes ou desnecessárias – foque no principal objetivo do dashboard e no seu público-alvo para não comprometer as tomadas de decisões;
• não use gráficos inadequados – repetir o mesmo formato de gráfico fica cansativo, além de não refletir todos os tipos de resultados a serem apresentados;
• não utilize barra de rolagem nos painéis – o ideal é ter todas as informações disponíveis em uma única tela.

Todas essas observações são fundamentais para construir um dashboard que atinja sua principal função que é a de fornecer o acesso aos dados e informações dos processos de forma conclusiva, auxiliando gestores, coordenadores e supervisores de equipes que executam os processos.

Com quem compartilhar o dashboard?

Com o objetivo de cumprimento das metas, bem como os resultados é fundamental que os indicadores sejam compartilhados com toda a equipe que deve ser envolvida para melhor desempenhar suas atividades.

Os dashboard são customizáveis e devem atender as peculiaridades do negócio ou projeto. É preciso levantar e considerar as necessidades de cada área, quais os indicadores devem ser acompanhados e quais informações são de uso comum para que seja elaborado um painel que possa ser compartilhado e atender a todos.

A utilização de dashboards podem trazer ganhos significativos para as empresas, uma vez que neles podem ser refletidos todos os indicadores que contemplam o desenvolvimento e os resultados de uma organização.

Eles permitem, ainda que as companhias possam estruturar sua fonte de dados para que o processo de trabalho de gerar informações seja completamente confiável para utilização.

Gestores e lideres conseguem de maneira prática, ágil e móvel analisar as informações que refletem se os resultados estão sendo obtidos ou não o que é imprescindível para tomadas de decisão acertadas.

E então, gostou desse conteúdo? Ele foi esclarecedor? Quer entender ainda mais sobre esse assunto? Confira também o nosso post Por que dashboards ajudam a atingir mais resultados nos projetos!