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Como estruturar uma planilha 5W2H?

É fundamental empregar metodologias para a gestão de projetos e da empresa como um todo. Ao mesmo tempo, não é necessário se dedicar apenas a opções complexas, pois há escolhas práticas e funcionais. Um dos exemplos é a planilha 5W2H, baseada em sete perguntas simples.

Ao executar essa planilha, a empresa tem uma ferramenta completa para cuidar de ações específicas, mantendo controle, visibilidade e excelente comunicação. Mas para que todos esses efeitos sejam consolidados, ela precisa ser estruturada corretamente e no momento adequado.

Veja neste artigo tudo o que você deve fazer a fim de consolidar uma excelente utilização de uma planilha 5W2H.

Quando usar a planilha 5W2H?

Acima de tudo, uma planilha 5W2H é uma ferramenta que dá sustentação ao plano de ação. Com isso, ela é empregada em qualquer momento que peça uma abordagem ativa do negócio. Se a intenção é estruturar o crescimento do empreendimento, por exemplo, a planilha pode ser usada. Em questões como ampliação da competitividade, realização de investimentos e até no começo da empresa, seu uso também é indicado.

Por ser uma ferramenta muito simples, ela é utilizada em várias questões do empreendimento, atendendo às diversas exigências de momentos específicos. Inclusive, ela é empregada com sucesso em projetos. Assim, é elaborada para cada ação exigida para a conclusão de uma etapa, sendo desmembrada conforme a necessidade.

Isso auxilia, até mesmo, a execução de metodologias ágeis de projeto, além de melhorar o controle e a comunicação. Como resultado, os resultados consolidados são muito favorecidos e obtidos com maior facilidade.

Por que ela é importante?

O fato de essa planilha não exigir uma abordagem muito técnica faz com que ela seja uma ótima escolha para qualquer empresa, em diferentes momentos. A sua versatilidade, portanto, garante uma grande facilidade de uso.

Outro ponto importante é que ela favorece a colaboração, e pode ser elaborada e acompanhada em conjunto, permitindo que a atuação seja integrada e com maiores chances de sucesso. Além de tudo, é um elemento que ajuda a reduzir custos, a aumentar a eficiência e a garantir melhor qualidade, dependendo dos interesses. Com isso, trata-se de um ponto que fortalece a gestão, sem dificultar o processo.

Como estruturar essa planilha?

A planilha 5W2H segue uma metodologia específica, baseada em perguntas e respostas que dão uma visão completa da etapa. Ao responder a cada uma das questões, é estabelecido um passo em direção ao objetivo de atuação.

Para melhorar a capacidade dessa planilha, o ideal é começar reunindo o time. Para um projeto, por exemplo, vale a pena ter os principais responsáveis e envolvidos para desenvolver essa planilha. Uma boa sessão de brainstorming aumenta a robustez desse elemento e ajuda a criar uma atuação mais estratégica. A partir disso, a elaboração da planilha passa pela resposta das seguintes questões:

O quê? (What?)

O objetivo principal com a ação é a primeira pergunta a ser respondida nessa metodologia. É fundamental estabelecer claramente o que deve ser feito para que a planilha seja usada com sucesso. É o caso de definir o interesse no aumento das vendas, na diminuição dos custos ou na ampliação da lucratividade. Cada objetivo dará origem a uma nova planilha.

Onde? (Where?)

Essa questão refere-se ao local ou setor da empresa em que essa ação acontecerá. Apesar de a atuação ser progressivamente integrada, é fundamental ter visibilidade sobre qual é a área mais afetada. Buscar melhorar a taxa de entrega, por exemplo, faz com que a logística seja a área da empresa onde as modificações acontecerão.

Por quê? (Why?)

Qualquer ação ou investimento de um negócio tem que ser justificado. Isso garante que as atuações tenham sempre um cunho estratégico, permitindo o melhor aproveitamento de recursos — humanos, técnicos e financeiros.

Assim, o objetivo deve ter o apoio de uma justificativa. Ações de diminuição de custos, por exemplo, são justificadas pela possibilidade de aumentar a competitividade, de ampliar a margem de lucro e de diminuir os riscos.

Quando? (When?)

Para garantir a eficiência e a produtividade, as ações devem seguir um cronograma. Desse modo, é possível evitar atrasos ou a perda de timing, ao mesmo tempo em que tudo é feito no momento certo. Assim, as metas devem vir acompanhadas de prazos e/ou períodos de atuação. Para exemplificar, isso tem a ver com definir que o aumento de receita de 10% deve acontecer em seis meses.

Quem? (Who?)

Definir responsáveis pelo processo é fundamental, garantindo que todas as questões sejam assumidas corretamente. A delegação de tarefas, portanto, é parte crucial no alcance de objetivos. Na planilha 5W2H, estipule quem será o responsável por determinada ação. Pode se tratar de uma só pessoa, como um líder ou profissional específico, ou de toda uma equipe.

Como? (How?)

Para que tudo saia conforme o esperado, a execução de tarefas precisa seguir parâmetros específicos. Quanto mais bem definidos eles estiverem, melhor é o controle e maior é a praticidade.

Desse modo, a metodologia determina que deve ficar explícito como as tarefas serão executadas. No caso da redução dos custos, é possível estabelecer como métodos a maior conscientização sobre o uso da energia, a troca do serviço de telefonia e a diminuição dos desperdícios.

Quanto? (How much?)

Toda ação na empresa tem um gasto — se não for de dinheiro, é, no mínimo, de tempo. Portanto, é fundamental saber quanto uma etapa custa até mesmo para se antecipar à questão do retorno de investimento. Assim, é preciso responder quanto custa cada tarefa. Se for necessário contratar um serviço ou profissionais, esse será o valor abordado.

Imagine que o objetivo é aumentar as vendas e, para isso, um dos métodos é realizar uma campanha de marketing. Nessa parte da planilha, devem estar incluídos todos os custos com essa abordagem.

Também é viável incluir elementos de acompanhamento na planilha 5W2H, embora eles não integrem a metodologia “original”. Com algumas métricas, como porcentagem concluída de determinada tarefa, é possível acompanhar a etapa com maior facilidade.

Vale ressaltar que, quando é aplicada a projetos, essa abordagem pode ser associada a metodologias tradicionais, maximizando o potencial da gestão e da equipe.

Para obter o melhor dessa ferramenta, aproveite e veja como usar o 5W2H, inclusive para melhorar a sua produtividade.

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