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A importância da tecnologia para acompanhar tarefas e gerir a equipe

De fato, a tecnologia de gestão de equipes facilita, e muito, aos gerentes a comunicação entre os membros de uma equipe, reduzindo o tempo e as despesas associados ao trabalho grupal.

As ferramentas de conferência, por exemplo, fornecem uma interação em tempo real entre os colegas de trabalho, em vez de usarem e-mails de ida e volta, que podem levar a confusão e frustração.

Enfim, hoje a tecnologia conecta pessoas em todo o mundo. E dá também aos proprietários de pequenas empresas a capacidade de gerenciar melhor os seus funcionários.

Por outro lado, embora seja verdade que ela é bastante poderosa, isso não significa que o gerenciamento de equipes e funcionários possa ser feito de forma simples. Na verdade, ele deve ser aprendido e bem planejado.

Diante disso, no post de hoje veremos, com mais detalhes, qual é a importância da tecnologia para a gestão de equipes, e ainda 8 tipos de ferramentas que podem auxiliar nesse processo. Continue lendo e confira!

Como a tecnologia potencializa a gestão de equipes?

De modo geral, a gestão de equipe deve ser alinhada em quatro dimensões cruciais: a cultura da empresa, a produtividade, as pessoas certas e a comunicação. Assim, com a tecnologia adequada em seu fluxo de trabalho diário, é possível manter todos os funcionários produtivos e conectados ao longo do dia.

Utilizando tecnologias corretas, é possível definir, priorizar e acompanhar tarefas e atividades, bem como gerir a equipe eliminando muitos conflitos de programação e erros de comunicação.

Em outras palavras, isso permite aos gestores comunicar mais facilmente a sua estratégia de negócios e criar metas mensuráveis para os funcionários, que suportarão os objetivos globais da empresa.

Também permite uma maior visibilidade, garantindo que os funcionários vejam todo contexto e compreendam melhor como os objetivos individuais se encaixam nos objetivos comerciais da empresa. Criando empregados energizados e envolvidos, aumenta-se a produtividade do negócio, como um todo.

As tecnologias de gestão de equipes ainda permitem que os gerentes rastreiem mais facilmente o progresso durante cada fase de conclusão de metas, e ofereçam reforço ou treinamento imediato para manter o desempenho e os prazos finais. Com recursos avançados de relatórios, pode-se definir ou redesenhar a estratégia.

Enfim, com todo o desenvolvimento tecnológico atual, caso não acompanhem as tendências as empresas podem ficar para trás e perder para a concorrência. E a única maneira de evitar isso é usar a tecnologia certa.

Vejamos agora, então, 8 tipos de tecnologias que auxiliam a gestão de equipes a otimizar a produtividade e a comunicação:

1. Mensagens instantâneas

Para que a comunicação flua, a equipe pode utilizar uma plataforma de serviço de bate-papo. Esse será um lugar para discutir assuntos comerciais sérios, mas também para interagir com os colegas de equipe.

2. Ferramentas de relatórios

As ferramentas de relatórios de status da equipe ajudam a equipe a colaborar e obter uma visão geral rápida sobre o que qualquer um está trabalhando atualmente, e o que ainda precisa ser atendido.

Além disso, elas são úteis para empresas que têm funcionários trabalhando em tempo parcial, que não estão online todos os dias da semana. Os relatórios de status lhes darão uma visão clara do que aconteceu enquanto estavam ausentes.

3. Software de Gerenciamento de Projetos

Pode-se aprimorar a capacidade da equipe de monitorar e rastrear um projeto à medida que ele avança usando o software de gerenciamento de projetos.

Dependendo do programa selecionado, é possível inserir estimativas, orçamentos, agendamentos e outros aspectos do processo. E diferentes membros da equipe podem atualizar suas áreas específicas no software, permitindo que todos vejam as mudanças que o projeto progride.

Geralmente, esses programas vêm com um componente de calendário para ajudar a manter os projetos em trilha.

4. Videoconferência

Outra ferramenta útil para reuniões em grupo é a videoconferência. Usando plataformas públicas ou privadas, ela permite que as pessoas se vejam durante uma chamada em grupo. Isso permite que um funcionário ou gestor faça apresentações visuais, compartilhe gráficos, amostras de produtos e outras informações.

A videoconferência pode economizar em custos de viagens e acomodações, bem como perda de produtividade quando os trabalhadores viajam.

5. Computação em nuvem

Grosso modo, a utilização de uma plataforma de computação em nuvem permite aos membros da equipe acessar uma central de dados e documentos de forma fácil e simples, e de qualquer lugar

As informações e dados são hospedados em uma área segura da Web — que exige uma senha para ser acessada —, podendo ser sincronizados em diferentes meios de acesso, como computador, telefone, conta online, entre outros.

6. Webinars

Outro método para realizar uma reunião em grupo é o webinar, que permite aos participantes ouvir e acompanhar uma apresentação usando o seu navegador da Internet. Alguns webinars permitem a comunicação de áudio, enquanto outros oferecem mensagens de texto em tempo real.

7. Telefones em nuvem

Por ser baseado na nuvem, esse sistema de telefonia comercial exige pouco hardware (além dos próprios telefones).

Dessa forma, não há a necessidade de se preocupar com a compra, a manutenção e a atualização de equipamentos, ou mesmo com o software (como acontece, por exemplo, com uma central telefônica PABX).

8. Compartilhamento de tela

Esta ferramenta é excelente quando se tem pessoas de diferentes escritórios que precisam colaborar em um mesmo projeto. Com o compartilhamento de tela, o usuário pode mostrar à outra parte o que está vendo e fazendo em seu monitor.

Em outras palavras, é como se uma pessoa estivesse olhando diretamente para a tela da outra, observando cada movimento. E o interessante é a possibilidade de entregar os seus controles para a outra parte, para que ela possa mostrar como algo é feito ou trabalhar em conjunto com você.

Enfim, a oportunidade de explorar um mercado global de profissionais nunca foi mais possível no mundo em que vivemos.

São mesmo várias as tecnologias à disposição, portanto, para construir um negócio bem-sucedido em uma economia de escassez de talentos, a gestão de equipes deve treinar e proporcionar as melhores ferramentas de trabalho para seus membros.

Então gostou deste post? Agora, se quiser saber como melhorar o alinhamento do seu negócio e o desempenho das pessoas para gerar resultados inovadores na sua gestão de equipes, entre em contato conosco!

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