A expansão de negócios é um dos principais objetivos de boa parte dos empreendimentos. Sendo concretizada, corretamente, garante mais faturamento, maior segurança e um desempenho otimizado.

Por ser tão importante, exige uma atenção ampla e que precisa ser muito bem estruturada. Nesse sentido, a gestão de projetos é de grande ajuda. Além de ser usada externamente para atender melhor aos clientes, por exemplo, ela também pode ser empregada internamente com êxito.

Para entender como ela ajuda, continue lendo e entenda o papel desse elemento no sucesso.

Afinal, para que serve a gestão de projetos?

A gestão de projetos inclui metodologias de planejamento e acompanhamento de execução de vários processos. O objetivo principal é concluir um projeto dentro do prazo e do orçamento, oferecendo qualidade e os efeitos desejados.

Ou seja, ela é uma forma de controle para gerar economia, evitar desperdícios e garantir o máximo de atenção ao que é realmente importante. Sem ela, é muito comum que o escopo passe por várias modificações e que o resultado não seja nem sequer parecido com o que era originalmente esperado.

Graças a todas essas características, a gestão gera o melhor aproveitamento de recursos técnicos, financeiros e intelectuais da equipe responsável.

Qual a relação com a expansão de negócios?

Mas o que isso tem a ver com o crescimento do seu empreendimento e a conquista de novos patamares? É simples: a ampliação é um dos maiores projetos que a empresa pode executar e, como tal, precisa do acompanhamento certo.

Imagine abrir uma filial, tornar-se uma franqueadora ou ampliar a capacidade de atendimento do negócio, sem qualquer direcionamento. As chances de essa tarefa consumir mais recursos do que o desejado sem oferecer o resultado certo são imensas.

Por outro lado, com uma boa metodologia de ação é possível garantir que todos chegarão ao efeito esperado: um estabelecimento maior, mais robusto e com capacidade aumentada. Ou seja, para ter sucesso na expansão, recorrer à gestão de projetos é especialmente importante do ponto de vista da segurança e da confiabilidade.

Quais são os principais métodos de gerenciamento?

Dependendo do tamanho, do tipo e dos objetivos do escopo, ações diferentes devem ser executadas. É nesse sentido que surgem as várias metodologias de gestão de projetos. Conhecê-las é o primeiro e mais relevante passo para selecionar a mais adequada para o empreendimento. Assim, os principais métodos utilizados incluem:

Scrum

Trata-se de uma metodologia ágil que divide o projeto em ciclos, conhecidos como Sprints. Essas tarefas menores são incrementais, ou seja, acumulam-se e são avaliadas conforme tudo ainda está acontecendo.

As reuniões são curtas e diárias, de modo a alinhar o que foi feito e o que será realizado no dia seguinte. No processo de expansão, ela pode ser executada na avaliação de riscos ou até na implementação de um novo espaço, por exemplo.

Project Management Body of Knowledge (PMBOK)

Não se trata de uma metodologia consolidada mas, sim, de um conjunto de conhecimentos, práticas e padrões. Essa bibliografia forma uma espécie de manual com as ações que devem ser executadas para conseguir os resultados desejados.

É uma ótima opção para lidar com riscos, recursos humanos e comunicação, por exemplo, gerando uma visão completa sobre toda a etapa de expansão dos negócios.

Projects In a Controlled Environment (PRINCE2)

Também é um padrão de gerenciamento de projetos que é facilmente adaptável às diferentes necessidades. Especialmente útil para tratar de desvios do plano, favorece uma tomada de decisão que se adapta mais facilmente.

É muito indicado diante da necessidade de criar um canal de comunicação robusto, além de acompanhar os progressos das ações com máximo de controle e de confiabilidade.

Kanban

Essa é outra metodologia ágil e de grande visualização e acompanhamento. Entretanto, tende a funcionar melhor com etapas menores do projeto de ampliação, como a análise inicial da viabilidade ou a elaboração do planejamento estratégico para consolidar o aumento do empreendimento.

Nele, há uma divisão em colunas que indicam o status de uma tarefa. Pode ser o caso de criar colunas como “A executar”, “Sendo executadas” e “Finalizadas”. Conforme há a evolução de um processo, o cartão muda de posição entre os espaços.

Ela garante visibilidade sobre o que falta ser executado e o que está pronto, melhorando a comunicação e o acesso à informação.

Como a metodologia de gestão é implementada?

Além dessas citadas, há várias outras metodologias que podem ser aplicadas com sucesso, dependendo das características da expansão. Independentemente da escolha, a implementação precisa ser feita corretamente. Isso significa, em primeiro lugar, selecionar quem serão os responsáveis por gerenciar os processos e a forma como ocorrerá a divisão de tarefas.

Também é importante fortalecer a comunicação e garantir que todos reconheçam os objetivos e as maneiras de executar as etapas. Todos devem estar em equilíbrio com os pontos da metodologia, de modo que ela possa ser executada.

Para tornar tudo mais fácil, é altamente recomendado empregar a tecnologia. Por meio de um software de gestão de projetos, é possível garantir que a ampliação comercial aconteça de um jeito estruturado e com um excelente gerenciamento. Além disso, ela permite melhor avaliação dos riscos, o que é totalmente fundamental para evitar imprevistos catastróficos no futuro.

Todas as ações precisam ser padronizadas, gerando maior facilidade na hora de acompanhar os resultados. No caso de ser necessário tomar decisões não previstas no escopo, os critérios devem estar bem definidos. Se houver alterações, todos os envolvidos devem ser comunicados para que a metodologia não saia perdendo.

Além de tudo, é indispensável definir métricas e indicadores de desempenho. Por meio de sua medição, é viável identificar quais pontos estão divergentes em relação ao escopo, por exemplo. Ou seja, a implementação é um processo contínuo, que envolve acompanhamento e alinhamento de resultados de modo que o efeito obtido seja o de empresa expandida e robusta.

Graças a uma boa gestão de projetos, a expansão de negócios acontece da maneira certa, com os custos e prazos controlados. Assim, são duas ações que se relacionam diretamente para o sucesso do empreendimento.

Agora que você já sabe o que é importante sobre a gestão de projetos, que tal compartilhar o post e contribuir para que sua rede de contatos também fique bem-informada sobre o assunto?