As reuniões de trabalho representam uma boa oportunidade para qualquer funcionário. Você precisa demonstrar preparo, controle da situação e se portar de forma satisfatória para tornar o momento produtivo e também promover o seu desempenho.

É necessário preocupar-se com a própria aparência, com a pontualidade e saber se comunicar bem. Desse modo, vai ser mais fácil conduzir uma apresentação de resultados ou de projetos com mais segurança.

Para que a reunião seja impecável e surpreenda a todos positivamente, você precisa saber o que não deve fazer e como não se comportar.

Nesse sentido, listamos 6 erros que precisam ser evitados a todo custo, com algumas dicas que vão lhe ajudar a se esquivar de cada um deles com sucesso. Será que você comete alguma das falhas? Confira!

1. Não se preparar

Reuniões sem pautas são pouco produtivas. Compartilhe o assunto com os demais participantes antes da reunião. Tenha em mente o que será discutido e quais serão as linhas de raciocínio que objetiva alcançar nos temas propostos.

A pauta é um planejamento do conteúdo a ser tratado tópico a tópico. Ela também vai guiar você durante as abordagens, além de ajudar a gerenciar o tempo e como direcionar cada discussão.

Organize os tópicos considerando o contexto entre eles ou a ordem de importância. Elabore bem a pauta e não esqueça de citar qualquer ponto relevante que possa ser levado para a ocasião.

Isso vai permitir que você consiga conduzir ou participar de uma reunião de forma proveitosa.

2. Não manter o foco da reunião

Não permita que a reunião perca o rumo. É comum que o assunto foco se emende a outros temas diversos. Desse jeito, por mais que tudo esteja preparado, a reunião perde o sentido. A devida reflexão não é atingida. Então, evite a dispersão na equipe.

O tempo estimado para a conclusão é crucial para que o momento seja produtivo e satisfatório. É necessário otimizar as discussões, tornando-as úteis e focadas no tema previamente definido.

Tenha o controle das discussões, afinal, as pessoas pararam as suas tarefas cotidianas para discutir e refletir sobre assuntos realmente importantes.

3. Não participar efetivamente

É importante posicionar-se sobre os pontos que forem abordados. Manter-se isento das discussões importantes e da tomada de decisões pode desapontar os demais gestores ou participantes da reunião. Isso vai fazer com que você pareça desinteressado ou pouco engajado nos assuntos da empresa.

Se você se preparar para a reunião e planejar o que será apresentado, como já dissemos acima, poderá discutir com mais propriedade sobre os assuntos abordados e demonstrar-se mais contributivo ao momento.

4. Não ser receptivo

Interromper os colegas ou não permitir que eles participem por igual na reunião é uma forma de se apresentar como autoritário e intolerante à opinião alheia. As pessoas precisam sentir-se importantes e se fazerem necessárias nas discussões.

Todos fazem parte de um conjunto: a empresa. Logo, se foram convocados à reunião, têm total dever de participarem e o direito de expor opiniões.

O autoritarismo pode aparecer também se você fizer questão de impor todas as regras. Evite conduzir a reunião de forma com que o convidado ou o colega de trabalho não tenha opção de contra-argumentar.

Exponha suas sugestões e aguarde que os colegas também exponham as suas pelo próprio ponto de vista. Caso contrário, não seria necessário convocar uma reunião. Respeite o tom de cada pessoa e procure desenvolver juntos a decisão final.

5. Não se portar bem

O comportamento é o conjunto de várias ações. Algumas delas podem ser consideradas como desleixo com o trabalho. São alguns exemplos:

• atraso;
• excesso de piadas e brincadeiras;
• arrogância;
• usar o telefone;
• não respeitar a hierarquia;
• não ter materiais para anotar os tópicos definidos.

Esses exemplos de conduta indesejável comprometem a qualidade da reunião e a sua credibilidade enquanto profissional. Lembre-se de que você está em um ambiente institucional. Então, esteja atento às normas da empresa, bem como às expectativas dela sobre você.

Demonstrar mau comportamento em uma reunião empresarial expõe uma imagem de total desinteresse aos assuntos da empresa.

Seja pontual, tenha atenção ao que é dito, não contribua para a dispersão, respeite as hierarquias e demonstre compromisso ao que for tratado, contribuindo com soluções para cada problema, mesmo que posteriormente.

6. Não apresentar planos de ação

Em uma reunião, o que se espera são soluções ou meios para se chegar a elas. Por isso, ao fim da apresentação, mostre quais são os seus planos de ação para melhoria de resultados e alinhe com os demais integrantes da equipe.

Não levar uma proposta de intervenção pode dar a impressão de que você não refletiu sobre o problema, não se importa em solucionar ou não entende a situação de fato. Por isso, não deixe de apresentar soluções durante as reuniões de trabalho.

Pense sempre no que pode ser feito para que você consiga reverter possíveis resultados que precisam evoluir, como, por exemplo, os gargalos na produção.

Por que devo me preocupar tanto com esses erros?

É comum algumas pessoas não darem a devida importância aos erros mencionados. O motivo pode estar relacionado a banalização dessas falhas ou pela não consideração do que elas representam para a sua imagem.

Essa é outra falha grave. Garantir que a reunião não tenha os erros acima vai fazer com que ela seja mais produtiva, assertiva e, de fato, imprima soluções. Além disso, também apresentará você como um profissional focado, dedicado e atento às causas da empresa e à sua função enquanto colaborador.

Cuidar para que esses erros não aconteçam é uma forma sutil de demonstrar-se preparado para assumir projetos e ter ainda mais responsabilidades, acompanhadas de reconhecimento profissional.

Como deixar a minha reunião mais produtiva?

Sente-se mais preparado para começar aquela reunião para a qual você estava tão ansioso? Agora que você já sabe os 6 principais erros a serem evitados nas reuniões de trabalho, leia o nosso artigo, que vai ensinar como deixar a reunião ainda mais produtiva.

Dessa forma, você estará ainda mais preparado para conduzir e participar das tão importantes reuniões de trabalho.