A cada novo projeto de implantação, encontramos clientes que buscam uma forma de melhorar sua gestão por intermédio de boas práticas, metodologias e padrões de gerenciamento de projetos.

Já falamos aqui no blog sobre como preparar a sua empresa para a implantação de uma metodologia de gestão de projetos e listamos os 7 passos para você fazer isso com sucesso.

Nesse processo, muitas dúvidas surgem, tendo em vista a grande variedade de opções sobre padrões de gerenciamento de projetos e bibliografias existentes.

Para facilitar a vida de nossos clientes e leitores, que buscam implantar um padrão de gerenciamento de projetos, criamos um resumo das principais práticas.

Veja quais são as mais utilizadas e entenda o funcionamento delas a seguir. Boa leitura!

Project Management Body of Knowledge (PMBOK)

É um conjunto de conhecimentos gerenciado pela organização Project Management Institute (PMI), e tornou-se um padrão, de fato, em diversas indústrias. De maneira resumida, o PMBOK é visto como a mais importante bibliografia de gestão de projetos da atualidade.

Mais conhecido como “PMBOK Guide”, é de autoria do Standards Committee (Comitê de Padronização) do Project Management Institute – PMI e procura contemplar os principais aspectos que podem ser abordados no gerenciamento de um projeto genérico.

Não se trata de uma metodologia de gerenciamento de projetos e, sim, de uma padronização que identifica e nomeia processos, áreas de conhecimento, técnicas, regras e métodos. O guia foi reconhecido, em 1999, como um padrão de gerenciamento de projetos pelo ANSI – American National Standards Institute.

O PMBOK é um manual que descreve o universo de conhecimentos para o gerenciamento de projetos. Todavia, por sua imensa importância internacional, se transformou num padrão que é fonte de inspiração para quase todas as metodologias existentes.

Ele é um dos caminhos mais rápidos para quem deseja uma gestão altamente profissional e com ótimos resultados. Porém, é importante tomar cuidado com a flexibilidade deste elemento, que não é tão elevada. Se é necessário atender a questões muito específicas, o melhor é associar o PMBOK a alguma outra metodologia, de modo a balancear o gerenciamento.

Áreas de Conhecimento

Conforme padronização do PMI, os processos citados anteriormente abordam 10 áreas de conhecimento, que são:

1. Gerenciamento de Integração

2. Gerenciamento do Escopo

3. Gerenciamento do Tempo

4. Gerenciamento de Custos

5. Gerenciamento da Qualidade

6. Gerenciamento de Recursos Humanos

7. Gerenciamento de Comunicações

8. Gerenciamento de Riscos

9. Gerenciamento das Aquisições

10. Stakeholders (Nova área de conhecimento lançada na 5ª edição, com o objetivo de gerenciar melhor os stakeholders, identificando e endereçando suas necessidades para mantê-los engajados.

ISO 10006: 1997, Quality management – Guidelines to quality in project management

ISO 10006:2003, Quality management; Guidelines to quality in project management é um padrão internacional, desenvolvido pela ISO, específico para o gerenciamento de projetos.

A orientação na qualidade de processos, entre outros objetivos, busca assegurar que:

• as necessidades dos clientes sejam entendidas e entregues;

• as necessidades dos stakeholders sejam compreendidas e avaliadas;

• a política de qualidade seja incorporada à gerência da organização, tendo como norte os objetivos estratégicos e a busca de resultados, e que possa ser aplicada em projetos de complexidade variada.

A norma ISO 10006 aborda o gerenciamento de projetos, mas como a própria diz, não é um guia. Reúne diretrizes que devem ser usadas para manter a qualidade em projetos. Essas diretrizes, no entanto, podem ser adaptadas para um projeto particular.

Isso traz uma importante versatilidade, fazendo com que a possibilidade se encaixe em diferentes necessidades. Ao mesmo tempo, é preciso ter cuidado porque, como não funciona como um guia, exige uma estruturação complementar.

Para a ISO, um projeto deve ser realizado em um determinado espaço de tempo, enquanto o PMBOK enfoca a criação de um produto, serviço ou algo cujo resultado possa ser mensurável. A ISO 10006 aborda o processo que leva a este resultado.

A ISO fornece nove etapas para o processo estratégico:

• Foco no Cliente

• Liderança

• Envolvimento das Pessoas

• Aproximação dos Processos

• Sistema de Aproximação com a Gerência

• Melhoria Contínua

• Aproximação Casual para Tomada de Decisão

• Relacionamento Mutuamente Benéfico com Fornecedor

PRINCE2™: Projects IN a Controlled Environment

O PRINCE2™ é um método não proprietário para gerenciamento de projetos. É adaptável a qualquer tipo ou tamanho de projeto e cobre seu gerenciamento, controle e organização. Um projeto PRINCE2™ tem as seguintes características:

• Controle e organização do início ao fim;

• Revisão de progressos baseado nos planos e no business case;

• Pontos de decisão flexíveis;

• Gerenciamento efetivo de qualquer desvio do plano;

• Envolvimento da gerência e das partes interessadas em momentos-chave durante toda a execução do projeto;

• Bom canal de comunicação entre o time do projeto e o restante da organização.

O PRINCE2™ foi lançado como um método para gerenciamento de projetos pelo governo britânico em 1996. Foi criado em 1989 a partir do PROMPTII, o qual, por sua vez, surgiu em 1975 e foi adotado em 1979 como padrão para gerenciamento dos projetos de sistemas de informações governamentais.

Hoje, o PRINCE2™ é adotado como padrão para todos os projetos do governo britânico e amplamente utilizado pela iniciativa privada, não só no país, mas também em outros lugares como Europa, África, Oceania e Estados Unidos.

Considerado o método de gerenciamento de projetos mais utilizado no mundo, conta com mais de 250 mil profissionais certificados, sendo que, aproximadamente, 1.500 pessoas prestam, mensalmente, os exames de certificação Foundation e Practitioner.

Existem mais de 120 centros de treinamento credenciados PRINCE2™ pelo mundo, os quais proveem treinamento em 17 idiomas sobre as 59 ferramentas de gerenciamento de projetos desenvolvidas com base no método. No Brasil, a metodologia PRINCE2™ já vem sendo utilizada em algumas organizações, e é crescente a procura por informações a respeito do assunto.

IPMA: International Project Management Association

A International Project Management Association (IPMA®) é uma organização sem fins lucrativos, reconhecida por seu trabalho no desenvolvimento internacional da gestão por projetos, programas e portfólios, e na disseminação das melhores práticas aplicadas em organizações públicas e privadas.

A IPMA foi criada em 1965 com o nome de International Network INTERNET, a partir de um grupo de gestores de projetos que tinham como objetivo, nos primórdios da gestão de projetos, discutir os benefícios do Método do Caminho Crítico na gestão de projetos internacionais, com influências e dependências complexas de diferentes disciplinas técnicas.

A associação cresceu e desenvolveu-se como um fórum internacional de troca de experiências entre gestores de projetos. O primeiro congresso mundial foi realizado em Viena, Áustria, em 1967. O 26º em outubro de 2012 na Grécia e, em 2014, o Brasil receberá o 28º Congresso Mundial.

A IPMA é formada por associações nacionais de gestão de projetos. São mais de 50 associações de todo o mundo com o propósito específico de desenvolver a gestão de projetos, respeitando a cultura e as características de cada país, mas unidas através de uma rede que estabelece as diretrizes de gestão e técnicas para seu desenvolvimento e aperfeiçoamento.

Essa é uma maneira bastante adequada de conseguir gerenciar projetos que trabalham com uma pluralidade de culturas. Multinacionais que desejam implantar um mesmo projeto em diferentes áreas pode utilizar as boas práticas definidas pela organização para conseguir os melhores resultados específicos.

Scrum

O Scrum é um método ágil de desenvolvimento e gerenciamento de projetos, considerado o mais importante de sua categoria. Ele é muito bem aceito pelo mercado e pode ser aplicado em processos de diferentes tamanhos e setores.

Atualmente, é um modelo que faz todo o sentido devido à necessidade crescente de os processos serem melhores e mais eficientes, sem perda de tempo ou de recursos. Essa metodologia foi fundada em 1986 por uma dupla de profissionais japoneses. Não demorou muito até que ela se expandisse e evoluísse na forma como hoje é aplicada.

Para que a metodologia seja executada, o processo é dividido em ciclos temporais conhecidos como Sprints. Eles correspondem a um momento em que determinadas atividades devem ser executadas e, com base nisso, serem observadas para dar continuidade ao processo.

A partir da criação de um Sprint, há uma reunião com o principal interessado no projeto, definindo as prioridades de execução. A partir daí, devem ser feitas reuniões diárias — mas rápidas — de acompanhamento. A intenção é garantir que todos na equipe conheçam o andamento das tarefas para aquele Sprint, permitindo organização e atendimento às expectativas.

Uma vez que o Sprint seja finalizado, ele passa para a avaliação do product owner, que oferece feedback sobre o que deve ser modificado ou o que precisa ser feito no futuro. Isso ajuda a diminuir retrabalhos e favorece a identificação de erros.

Ao finalizar um Sprint, esse framework determina o recomeço das iterações, até que o projeto esteja inteiramente finalizado. No geral, é uma forma bastante eficaz de diminuir o tempo gasto na execução de tarefas, permitindo o aumento de capacidade da equipe.

Design Thinking

O Design Thinking é um conceito que surgiu em 2003, cunhado e divulgado pela empresa IDEO. O interesse principal dessa abordagem é buscar soluções para problemas antigos de maneira inovadora, alinhada e altamente integrada. Originalmente, ele servia para o design, propriamente dito, mas tornou-se uma forma consagrada de resolver problemas.

Como a gestão de projetos envolve imprevistos e um equilíbrio muito delicado entre diversos elementos, o Design Thinking surge como uma metodologia bastante útil para realizar todas as etapas conforme o esperado.

Para esse tipo de gestão, o Design Thinking surge como uma possibilidade ao permitir a entrada da criatividade, inovação e intuitividade nas etapas. Isso gera mais aproximação, integração e engajamento com essa questão, levando os projetos a um desenvolvimento mais adequado.

Ele é especialmente útil para projetos ligados à experiência humana, de modo a criar um resultado que seja condizente com as expectativas e necessidades do usuário. Porém, é importante compreender que não se trata de uma metodologia de gerenciamento de projetos e nem possui práticas definidas nesse sentido.

Com isso, ele não deve ser utilizado sozinho se a intenção é obter os melhores efeitos. Em vez disso, vale aplicar as técnicas de Design Thinking de maneira flexível e associada a uma metodologia considerada tradicional. O resultado é a diferenciação e o possível aumento do valor agregado.

Kanban

Para um projeto que visa à repetição de tarefas e ao incremento de resultados, o Kanban é uma boa metodologia a ser aplicada. Ele tem origem japonesa, na década de 60. A Toyota, que também foi a criadora dos processos Lean, começou a utilizar esse recurso altamente visual para aumentar a produtividade.

Basicamente, o Kanban ajuda na criação e na visualização dos fluxos de trabalho, favorecendo e ampliando a comunicação entre equipes.

Para que isso seja possível, o projeto é dividido em várias fases sequenciais e cada passo recebe um cartão. Conforme as tarefas forem sendo executadas, o cartão é movido para as etapas seguintes, até que tudo esteja na área de “concluído”.

Imagine, por exemplo, que um processo passa pela execução de quatro etapas diferentes. Nesse caso, o cartão deverá ser movido entre as quatro colunas, até que tudo esteja finalizado. Trata-se de uma forma de reconhecer, imediatamente, o que já foi feito e o que ainda precisa ser realizado.

Como a metodologia aprimora a comunicação, até mesmo por uma questão visual, a produtividade tende a ser elevada. Ao mesmo tempo, o melhor é que esse método esteja associado a práticas formais, como o PMBOK, de modo a garantir que cada etapa seja concluída conforme o desejado.

Independentemente da sua escolha, estar apoiado em uma metodologia de gerenciamento de projetos será decisivo para o sucesso dos seus projetos, sejam eles projetos pontuais ou até um grande plano, como um projeto de implantação de um PMO, por exemplo.

Para conseguir os melhores resultados, é importante ficar sempre atualizado. Por isso, nos acompanhe no Facebook, Twitter, LinkedIn, Google+ e Youtube para ter acesso a conteúdo de qualidade relacionado à temática de soluções de gerenciamento!