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Gestão de projetos: Ágil ou tradicional? Entenda as diferenças

O mundo empresarial tem passado, nos últimos anos, por várias transformações decorrentes de movimentos naturais dos ciclos econômicos, como novos segmentos de mercado, novos modelos de negócio (basta ver o exemplo das startups) e avanço tecnológico ao alcance de todos.

Alguns fatores são, portanto, o caminho para que um negócio prospere nesse cenário: capacidade de se adaptar, agilidade, planejamento voltado para tendências e estratégias de gestão de projetos para viabilizar as metas estipuladas.

Diante dessa realidade, aumenta a cada dia a importância da eficácia dos projetos e, na mesma proporção, a disseminação de conhecimentos que envolvem o gerenciamento de projetos em resposta às exigências do mercado.

Com isso, as empresas já perceberam que é preciso desenvolver um conjunto de habilidades e ferramentas para lidar de forma positiva com as mudanças e a melhor solução para essa necessidade tem sido gerir projetos de forma assertiva.

Uma das ferramentas mais adotadas em todo o mundo quando o assunto é gestão de projetos é o guia PMBoK (Project Management Body of Knowledge), que define que o gerenciamento de projetos nada mais é do que a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para projetar atividades que visem atingir as expectativas das partes envolvidas em um projeto.

Conheça mais sobre o assunto no artigo de hoje!

O guia PMBoK prega organização dos processos que envolvem a gestão de projetos

O PMBoK não deve ser considerado exatamente um framework, mas ele traz as principais linhas mestras para que uma empresa implemente, de forma produtiva, fluxos para condução de projetos.

A forma de organização proposta pelo guia propõe a integração de dez processos que controlam, de forma sistêmica, todo o ciclo de vida de um projeto, definindo que deve haver papéis e responsabilidades bem claros, limites de atuação de cada interveniente e transparência nas comunicações de toda a evolução do projeto aos interessados, os chamados stakeholders.

Em linhas gerais, os dez processos que são a base da gestão proposta pelo PMBoK são:

Integração

Prevê a articulação de elementos do gerenciamento de projetos, que serão identificados e coordenados durante o ciclo de vida do projeto.

Escopo

É o levantamento de todo o trabalho que será necessário para que o projeto seja concluído com sucesso. Deixar claro o limite entre o que será feito e o que não será feito também é fundamental para a concentração adequada de esforços.

Tempo

Organiza datas de início e de fim entre as atividades necessárias à conclusão do projeto, sendo que muitas delas terão interdependência. Ou seja, só serão iniciadas quando outras forem encerradas.

Custo

Refere-se ao controle e à orçamentação dos valores que envolverão a realização do projeto.

Qualidade

Contempla processos que conduzirão o projeto por um caminho que obedeça a padrões e normas de qualidade desejados.

Recursos humanos

Disciplina que organiza e gerencia a equipe do projeto, definindo os perfis dos profissionais, a hierarquia entre eles e o responsável por cada parte do projeto. Também contempla o treinamento da equipe e a geração e disseminação de conhecimento.

Comunicações

Refere-se à geração, coleta, armazenamento, destinação e disseminação das informações do projeto. Um ponto importante é que elas ocorram tempestivamente, de forma oportuna e direcionada a cada público do projeto

Riscos

Todo projeto possui riscos inerentes e essa disciplina os identifica e determina quais representam impactos negativos ao projeto, definindo a forma de tratá-los.

Aquisições

É o mapeamento do que será necessário para o bom andamento do projeto e como será feito o gerenciamento de contratos de aquisição.

Partes interessadas

Gerencia as pessoas envolvidas com o projeto, promovendo o envolvimento desses atores nas atividades e tomadas de decisão do projeto.

Embora bem difundido e aplicado em escala mundial, o guia vem sofrendo um pouco com a evolução do cenário empresarial. Esse avanço forçou uma visão mais crítica sobre os métodos que o mercado vinha adotando, especialmente acerca do tradicional PMBoK, com foco na adequação de iniciativas a tendências irreversíveis na economia, como o avanço da era digital.

Com isso, outras metodologias vêm ganhando força visando a agilização e a flexibilização de projetos, de forma que se tornem mais aderentes à nova realidade. Foi então que o termo “metodologias ágeis” ganhou força e, hoje, o framework mais expressivo e adotado é o Scrum.

O “agile” é mais que uma metodologia, é uma filosofia de trabalho

O chamado “Manifesto Ágil” é uma compilação da essência que se deseja de métodos ágeis, especialmente voltados para o desenvolvimento de softwares, mas totalmente adaptáveis e aplicáveis a projetos de qualquer natureza.

Na atualidade, a concretização dessa visão de métodos ágeis está muito presente nas empresas, na forma do framework Scrum. Conheça um pouco mais sobre esse modelo agora.

O que é o Scrum

A mais simples definição de Scrum resume bem a contribuição que ele pode trazer a uma empresa: trata-se de uma metodologia ágil para que equipes trabalhem juntas para atingir um objetivo comum. A forma de materializar essa proposta é considerando que pequenas entregas de valor individual agregam valor ao objetivo coletivo. Mas como isso se dá na prática?

Para que o objetivo comum seja alcançado, o framework propõe que as equipes evoluam para uma autogestão, de forma que cada colaborador tenha responsabilidade pelas ações sob sua condução e empenhe os recursos necessários para viabilizá-las proativa e autonomamente.

Para favorecer esse tipo de atitude, o método prevê que seja dada visibilidade a todas as atividades em andamento ou já mapeadas no planejamento para estimular o engajamento dos envolvidos e o acompanhamento por parte de toda equipe, não só do gerente.

Isso se dá com o uso de quadros, no qual está explícito o andamento das atividades, o que já está pronto e o que ainda falta ser feito. É o famoso Kanban, que anda colorindo os espaços onde são realizadas reuniões rápidas, realizadas diariamente, para não perder de vista cada detalhe que poderá ser fator de risco no projeto.

Uma outra premissa relevante do Scrum é o estabelecimento de prazos curtos e plausíveis, de forma que semanalmente (se possível) entregas sejam concluídas e comunicadas para a equipe, como se todos trabalhassem na mentalidade de “um passo de cada vez”.

A flexibilidade é outra característica de destaque, com a teoria de que é fundamental se adaptar permanentemente às mudanças. Assim, no Scrum os planejamentos são menos engessados e mais aderentes à realidade em constante mutação dos projetos empresariais.

Existem diferenças entre ágil e tradicional, mas o foco de otimizar projetos as une

Em métodos tradicionais de gestão, entende-se que o produto só faz sentido quando é entregue em sua totalidade, ou seja, apenas com 100% do projeto cumprido é que o cliente perceberá algum valor.

Por outro lado, métodos ágeis podem ser usados em projetos que permitem que um conjunto mínimo de funcionalidades já servirá para solucionar parte da necessidade do cliente e, ao ser entregue em parte, já representa uma diferença valorosa para ele.

Outro ponto importante entre os dois métodos é que, no ágil, quando combinado que o projeto irá entregar as funcionalidades mínimas, o cliente nem sempre tem noção do custo total do produto. Já nos métodos tradicionais, o valor é fechado junto com o escopo, o que sugere que não estão previstas alterações significativas nesse quesito durante o andamento das ações.

Em termos de fluxo de processos há uma distinção importante entre os dois modelos. Os ágeis descartam a estrutura em silos prevista nos tradicionais, da mesma forma em que reduz as passagens de mão e o foco no gerenciamento de orçamento e tempo em detrimento do acompanhamento de perto da entrega em si.

Essa questão da esteira de trabalho se reflete nas estruturas que suportam cada tipo de método de gestão de projetos nas empresas. No tradicional, conforme previsto nas premissas do PMBoK, são implementadas estruturas formais para guardar os padrões de gerenciamento de projetos na empresa, atuando como agente de governança, e também orquestrando as ações para que as fases do projeto sejam cumpridas dentro do planejado — são os chamados Project Management Office (PMO).

Já nos modelos ágeis, as equipes são enxutas, multidisciplinares e atuam de forma autogerida. Assim, cada colaborador se sente um gerente responsável pelas ações a ele delegadas, mesmo havendo definição de papéis específicos na metodologia.

Cada membro da equipe torna-se capaz de aumentar o valor do produto, assume decisões de como fazer o trabalho e não pensa mais que “aquela parte não faz parte do meu trabalho” — afinal, todas as partes são igualmente importantes para o resultado.

Uma forma de resumir alguns pontos de diferenciação entre a gestão de projetos tradicional e a voltada para métodos ágeis é:

  • Mais do que ferramentas e processos, a interação entre os colaboradores é o que faz a roda de projetos girar.
  • Documentação é importante, mas o primordial é o pleno funcionamento do software ou de qualquer tipo de entrega prevista no projeto.
  • Contratos formalizam os acordos, mas o que garante bom andamento do previsto e o ajuste de caminhos quando necessário é a colaboração com o cliente.
  • Planejamentos organizam as ações, mas responder rapidamente às mudanças é prioritário.

A escolha entre modo tradicional e ágil não precisa ser um conflito

Não existe uma máxima que defina que uma empresa precisa adotar um ou outro modelo de gestão de projetos. É preciso entender a diferença entre eles e analisar o projeto que será iniciado para enquadrar a metodologia que melhor atenderá aos seus objetivos.

Vejamos o exemplo: para o atendimento de um edital de licitação, no qual há um escopo muito bem definido em entregas da primeira versão de um software, pode não ser adequado adotar um método que não enxerga a entrega em sua totalidade. Com isso, escopo e cronograma correm mais riscos, além de que aumentam as chances de surgirem custos imprevistos.

Outro ponto a ser considerado quando está se decidindo por métodos tradicionais ou ágeis é a cultura da empresa. Muitas vezes, mesmo quando cabe no projeto um gerenciamento ágil, não será possível porque os agentes envolvidos não estão acostumados com essa forma de trabalho de entregas rápidas e percepção de valor antes do produto final. E realmente não há problema nisso.

Quando o Scrum não se aplica por se tratar de projetos que não se adequam em sua totalidade à metodologia de entregas contínuas, incrementais e frequentes, e a expectativa do cliente seja de uma entrega completa de uma só vez ao final do cronograma, aí cabe focar nos processos sugeridos pelo PMBoK.

Da mesma forma, quando o cliente declara que tem menos tempo para a entrega do que seu próprio planejamento exigiria, não seria o caso de seguir à risca o fluxo complexo de gestão de projetos tradicional e o ideal seria partir para as possibilidades oferecidas por métodos ágeis.

Assim, o importante é estabelecer uma forma na qual as duas características sejam aliadas, valorizando as especificidades de cada uma. Seria um raciocínio no qual se teria à disposição da empresa toda a organização do PMBoK, em termos de processos, técnicas e ferramentas, atuando em conjunto com a simplificação do método ágil (o Scrum, por exemplo).

A expressão “o que abunda não prejudica” cabe bem quando a dúvida é sobre a necessidade de optar por uma ou outra metodologia. O que precisa ser considerado é a adoção complementar delas, já que cada método agrega valor à sua maneira.

O cuidado que se deve tomar é apenas o de não tentar transformar uma metodologia na outra, trazendo burocratização ao Scrum ou simplismo ao PMBoK. O respeito às premissas de cada modelo é importante, assim como saber escolher a dedo o que cada uma pode agregar aos objetivos de cada projeto.

Como sugere o e-book “Gerenciamento Ágil de Projetos com Scrum + PMBOK“, as duas metodologias podem andar lado a lado, de forma que uma apoie a outra. Por exemplo, o Guia PMBoK sugere tudo que pode ser realizado para gerenciar um projeto do início ao fim, mas não diz como isso pode ser feito. Para apoiar esse ponto fraco do Guia PMBoK é sugerido o Scrum.

Ambas abordagens são excelentes, mas não perfeitas, e possuem fraquezas em áreas específicas ou em determinados tipos de aplicações em projetos distintos. No entanto, quando aplicadas em conjunto, podem fortalecer uma a outra.

Analise os pontos positivos e negativos desses métodos de gestão de projetos e reconheça em quais projetos ele se aplica e quais projetos deverão ser conduzidos em um método ou em outro. O que importa é que a qualidade do projeto nunca seja deixada de lado!

Sua empresa tem conseguido aliar os dois métodos? Comente aqui e ajude-nos a ampliar a discussão sobre essa que pode ser a nova tendência no gerenciamento de projetos!

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