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Como um software de gestão de projetos pode te ajudar a alocar recursos humanos de maneira eficiente

Um dos pontos críticos na gestão de projetos são os recursos humanos – principalmente quando se trata de múltiplos projetos, que compartilham dos mesmos profissionais para trabalhos distintos. Em geral, é a partir de um controle ruim dos seus funcionários que os projetos saem dos trilhos, gerando atrasos e custos desnecessários. A gestão eficiente dos recursos humanos pode ainda reduzir os gastos, promovendo uma gestão mais eficiente, já que você precisará de menos pessoas para realizarem as mesmas atividades, desde que as planeje de maneira correta. Para isto, um software de gestão de projetos tem muito a contribuir. Entenda os motivos:

Tenha um panorama sistêmico sobre a alocação dos recursos humanos

Com um software de gestão de projetos você obtém com facilidade um panorama do uso de todos os recursos humanos da empresa envolvido nos projetos. É possível saber quantas horas de trabalho de cada um dos funcionários estão alocadas, para quais atividades e em quais projetos.

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Com isso, além de saber a disponibilidade de cada profissional, é possível verificar o tempo gasto em cada uma das atividades para obter uma média que auxiliará no planejamento de outros projetos. O sistema ainda mostra a evolução de cada fase do projeto, dando informações sobre prazo e necessidades de recursos para a conclusão de alguma tarefa.

Identificação rápida da disponibilidade dos profissionais

Já que você pode saber como cada um dos seus recursos humanos está alocado, abre-se a possibilidade de identificar rapidamente a disponibilidade dos profissionais para saber quando poderá usá-los em outros projetos ou atividades diferentes dentro do mesmo trabalho.

Este recurso é útil para extrair o máximo de eficiência e produtividade dos funcionários sem a necessidade de contratar novos recursos quando aparecer um novo projeto ou surgir algum problema em outro que está em curso.

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Esta função evita ainda um problema muito comum quando a empresa não utiliza um bom sistema: a sobrecarga do profissional, o que pode não gerar os resultados almejados, incluindo o cumprimento dos prazos. Com um software de gerenciamento de projetos, porém, como você saberá com precisão as horas alocadas para cada funcionário, não existe a possibilidade de alocar o mesmo recurso para várias atividades em períodos coincidentes.

Mesmo que ele realize duas atividades no mesmo período de tempo, você saberá exatamente quantas horas estão alocadas para cada uma, podendo planejar seu trabalho da melhor maneira possível.

Obtenção de métricas de produtividade de cada membro da equipe

Outra possibilidade que um software de gestão de projetos oferece é a mensuração da produtividade dos recursos humanos conforme atividades. É possível medir qual o tempo médio que cada um gasta para uma desenvolver uma tarefa específica, o que é muito útil para projetos que têm prazos mais restritos. Nestes casos, é melhor optar por um funcionário que realize o mesmo trabalho mais rapidamente, ou seja, o que tem maior habilidade no desenvolvimento do que outro, por exemplo.

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Esta função também é útil no planejamento, fazendo com que a capacidade de realização de cada profissional fique mais próxima do que realmente transcorrerá na realidade. Quando se tem conhecimento sobre isto, ou seja, o tempo médio que cada um leva para finalizar cada uma das atividades, fica mais fácil ter uma previsão precisa do tempo final para execução do projeto.

Além disso, o software fornece espaço para o cadastro de informações sobre conhecimentos, habilidades e atitudes de cada um dos recursos humanos. Como cada parte do projeto demanda características específicas, a alocação de membros da equipe fica muito mais precisa e eficiente.

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Um software de gestão de projetos miniminiza as falhas de gestão e alocação de recursos humanos, especialmente quando se trabalha com vários projetos ao mesmo tempo. Com isso, você pode utilizar a mesma quantidade de funcionário para realizar mais trabalho, reduzindo custos e atingindo melhores resultados.

E você, já utiliza um software de gestão de projetos para a alocação de recursos humanos em múltiplos projetos? Quais as grandes dificuldades encontradas nesta tarefa? Compartilhe-as conosco através dos comentários. Elas podem se tornar assunto para um próximo encontro aqui no blog!

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