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Checklist: 10 itens para verificar antes de começar a implantação do seu PMO

Transformar os gerentes em melhores administradores de projetos é uma das principais metas da implantação do seu PMO. Já para a alta gestão o foco maior está em conseguir o melhor alinhamento entre projetos e estratégia do negócio. Quando se trata de uma implantação de um PMO dentro de uma organização, de qualquer dimensão, impõe-se o desafio de sua execução, até mesmo os mais experientes gerentes de projetos sofrem uma leve “taquicardia” ao analisar as estatísticas de sucesso de iniciativas semelhantes (veja neste artigo).

Um pequeno erro na estratégia de implantação do seu PMO, ou até a não identificação de um stakeholder de grande influência pode levar toda a empreitada ao fracasso. Por isso, sempre se pergunte: Está realmente tudo ok? Eu incluí todas as informações necessárias? A lista de stakeholders está completa? Muitas tentativas de implantação acabam dando errado porque uma lista de pequenas atividades não foram executas corretamente. Perguntas tão simples, mas que uma vez listadas poderiam evitar erros irreversíveis.

Porém, se você tiver uma lista de verificação em que se basear antes de iniciar a implantação, você não precisará se arrepender da ação com o pesadelo de ser incluído na cruel estatística de insucesso da implantação de escritórios de projetos. Esta é a ideia deste post: fornecer um checklist para você rever antes de iniciar a implantação do seu PMO. Para quem já utiliza o Project Builder ou um outro software de gestão de projetos, preparamos este modelo que pode ser utilizado como projeto dentro do seu software.

1 – Alinhamento de expectativas

Verifique quais são as expectativas da organização com a implantação do seu PMO. Segundo Relatorio PM.Survey 2013 em ¾ dos casos de implantação de escritório de projetos a alta administração ainda não está segura de quanto valor o escritório gerará para o negócio. Existe um grande desafio na implantação que é entregar aquilo que se espera, nem mais nem menos. Para o sucesso do PMO é fundamental identificar a expectava do patrocinador do projeto e definir qual será a proposta de valor do PMO.

2 – Identificação dos principais stakeholders dos projetos

Quem pode exercer influência sobre o projeto? Qual é o poder desse stakeholder? Ele é a favor ou contra a implantação do PMO? É fundamental identificar o maior número de partes interessadas e traze-las para perto do Projeto (Falamos disso nesse artigo). Tenha uma especial atenção às áreas que mais demandam projetos e as que mais competem por recursos. Se pergunte quem será impactado pelo projeto, quais áreas verão sua rotina mudar com a implantação do escritório e quem está competindo por investimento e/ ou recursos destinados ao projeto.

3 – Mapeamento e Parecer sobre os controles existentes

Você não precisa de uma auditoria feita por uma empresa de consultoria para identificar os atuais processos e controles existentes, mas no mínimo tenha o conjunto completo dos atuais controles e práticas utilizados pela companhia. Normalmente em nossas implantações encontramos planilhas, templates e algumas áreas, utilizando softwares locais como o MS Project ou soluções gratuitas. Separe o que é processo, ferramentas e modelos.

4 – Mapeamento e Parecer dos Projetos e Solicitações

A regra é a mesma da pergunta acima, mas é importante identificar como as demandas e os projetos nascem dentro da sua organização, quais áreas demandam, qual área analisa, qual área prioriza e onde os projetos são executados e concluídos. A ideia deste checklist é entender o ciclo de vida dos projetos e seu fluxo natural dentro da organização. Ao final desta identificação você deverá responder claramente onde os projetos nascem e onde eles são concluídos.

5 – Criação do Business Model Canvas do PMO

Qual é a proposta de valor do escritório de projetos e como entramos nesta proposta de valor. Nesta etapa você irá fazer um brainstorming junto à sua equipe, percorrendo os 9 Blocos do BMG. Detalhamos melhor esse processo no artigo: Como utilizar o Business Model Canvas para planejar um PMO que gere valor para a organização.

6 – Criação do Project Model Canvas do PMO

Enquanto na pergunta anterior você define o que o PMO irá fazer, nesta etapa você irá planejar como será a implantação. A construção do Canvas é obrigatoriamente colaborativa, logo será importante convidar para a dinâmica os stakeholders identificados na pergunta 2, assim como, os outros membros da equipe do projeto. Caso existam dificuldades geográficas na reunião, uma boa alternativa é usar o PM Canvas APP (IOS ou Android) Ele permite que pessoas que estão separadas geograficamente co-criem, sendo necessário apenas um canal de voz (Skype, Hangout e etc.) e uma tela para projetar o Canvas web. Para entender melhor o App veja este vídeo.

7 – Definição da metodologia / processos / métricas

Para realizar a gestão de um projeto eficiente é preciso adotar uma metodologia que padronize os processos e métodos. Nesta etapa seu desafio será refletir pensando em todos os levantamentos realizados. Não adianta construir uma metodologia completa se sua empresa está começando a gerenciar projetos, tão importante quanto adotar um método de gestão de projetos é ter um método que que combine com a sua empresa (entenda melhor neste artigo). Quanto à indicadores, nesse primeiro momento tenha em mente que eles irão possibilitar um entendimento de maneira mais rápida de como está o projeto e como ele irá evoluir, assim como, a antever crises e minimizá-las.

8 – Criação dos Modelos de forms / Templates

A utilização de templates é um passo que auxilia sua adoção na metodologia de gestão de projetos pelo fato de simplificar o sequenciamento dos principais processos da gestão de projetos. Cada metodologia irá demandar seus templates, com campos e requisitos específicos, a grande maioria utiliza estes templates que publicamos recentemente. Para quem é cliente Project Builder, esses documentos são gerados em forma de relatório naturalmente conforme seus projetos são criados e ao longo do seu ciclo de vida.

9 – Definição das ferramentas de suporte a gestão de projetos

Para aumentar a produtividade da equipe e as chances de sucesso dos projetos que conduzem, os gestores recorrem às mais variadas soluções, que prometem tornar a complexa execução das atividades em processos mais claros e controláveis. Nesse momento é que entra a definição de qual software de gestão de projetos será adotado. Para saber qual das alternativas disponíveis no mercado se adequa melhor à realidade do seu negócio e às demandas de gerenciamento de projetos, é fundamental compará-las entre si com base na contribuição que irão trazer para a empresa. Nesta etapa crie uma lista das opções e uma matriz de comparação entre as funcionalidades que sua metodologia demanda e as opções identificadas no mercado. Crie uma nota de avaliação que classifica cada opção como: muito aderente, aderente, pouco aderente e não aderente. No artigo “Como escolher um software de gestão de projetos” explicamos um pouco mais como fazer essa comparação. Dependendo da complexidade do seu processo e da sua organização pode ser necessário criar um RFP (Request for Proposal).

10 – Criação do comitê de projetos

O comitê de projetos é composto normalmente pela alta administração e sua principal função é garantir o alinhamento entre portfólio de projetos e o planejamento estratégico. Dentre suas funções estão: avaliar as propostas de projetos, selecionar as mais relevantes para a estratégia de negócio da empresa, assim como, priorizar investimentos e recursos. Um segundo nível de comitê que algumas organizações possuem é composto por executivos que têm a função de acompanhar os projetos em andamento, as solicitações de mudança e auxiliar os gerentes de projetos em problemas, além de seu escopo de atuação. Nesta etapa seu objetivo será criar um comitê coeso composto por executivos experientes e membros da alta gestão envolvidos diretamente com a visão de longo prazo da empresa.

Esperamos que você faça bom proveito deste checklist na implantação do seu escritório de projetos.
Boa sorte nas iniciativas, e não se esqueça de passar por aqui sempre que tiver alguma dúvida. Aproveite para fazer o download do checklist dinâmico, que irá te ajudar a não esquecer os pontos aqui citados e até alguns que não falamos neste post. Para quem já é cliente Project Builder separamos um modelo pronto que pode ser importado para o Project Builder.

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