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Como definir prioridades em um ambiente de múltiplos projetos?

Gerir projetos simultâneos já não é das tarefas mais fáceis. Quando se trata de um ambiente de múltiplos projetos, então, onde os recursos e a atenção do gerente são compartilhadas, esta tarefa se torna ainda mais complexa. Isso porque em alguns momentos será necessário definir prioridades, seja de atendimento do GP ao cliente em questão ou mesmo de um profissional da equipe, que possui as habilidades mais indicadas para uma determinada atividade do projeto, mas está alocado em outra tarefa.

A questão é: como agir em situações como esta sem prejudicar nenhum dos projetos em andamento, causar insatisfações nos clientes ou mesmo sobrecarregar o profissional que está a frente da atividade? A resposta para isto está em saber definir prioridades a partir de um melhor conhecimento sobre os projetos, seus clientes, as demandas e, claro, os recursos humanos disponíveis. Entenda melhor como fazer isto em um ambiente de múltiplos projetos:

Realize controles mais rigorosos

Quando você tem um controle mais rigoroso sobre os múltiplos projetos que gerencia, bem como suas atividades e recursos envolvidos, é mais fácil ter uma visão sistêmica do cenário atual. Isso engloba a necessidade de treinamento da equipe para não depender de um profissional-chave, previsão de novas contratações ou mesmo da alocação de recursos ideal para cada tipo de projeto, atividade ou tarefa.

Contudo, para um controle mais efetivo e uma análise mais ágil, depender de inúmeras planilhas para o cruzamento de dados não gera eficiência no trabalho atribulado pelo volume de projetos sob a sua gestão. Tampouco assegura dados condizentes à realidade. Neste contexto, um software para o gerenciamento de múltiplos projetos torna-se fundamental para o ganho de produtividade e para a definição de prioridades conforme a situação atual dos projetos em andamento e dos que estão por vir. Isso porque ele o auxiliará a ter uma visão panorâmica sobre a alocação dos recursos humanos, disponibilidade de profissionais, obtenção de métricas de produtividade da equipe ou por colaborador individualmente, além de permitir um rápido acesso às informações sobre habilidades de cada um destes recursos. Assim, você terá controles mais rigorosos que serão fundamentais para auxiliá-lo na definição de prioridades.

Otimize recursos

Quando você possui um maior controle sobre os recursos disponíveis,é mais fácil associá-los a cada demanda e necessidade dos projetos. Desta forma você saberá exatamente como alocá-los de forma a não comprometer o sucesso do projeto, seja por utilizar um profissional não indicado para determinada tarefa ou mesmo como redistribuir otimizar a distribuição destes recursos para o cumprimento de prazos e objetivos de cada projeto. Escrevemos um post que explica como evitar a sobrecarga da sua equipe e, ao mesmo tempo, realizar mais com menos.

Utilize a margem de segurança definida para os prazos de entrega a seu favor

Durante o desenvolvimento do escopo do projeto, você certamente reservou uma margem de segurança para os prazos de entrega definidos. Use isto a seu favor! Esta margem serve exatamente para respaldá-lo em relação a imprevistos – e que fique claro que estes imprevistos não dizem respeito a feriados, datas comemorativas, férias de funcionários, dentre outras questões que devem ser previamente consideradas. Por isso, esta auxiliará não apenas para o ganho de tempo na resolução de intempéries, mas também na definição de prioridades de alocação de recursos e definição de atividades a cada um deles.

E você, o que faz para definir prioridades em um ambiente de múltiplos projetos? Quais as grandes dificuldades enfrentadas? Compartilhe-as conosco através dos comentários! Elas podem se tornar assunto para um próximo encontro aqui no blog!

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