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Como entender melhor a capacidade do seu pessoal em múltiplos projetos

Existem muitos desafios na implantação do PMO, o que acarreta em uma grande taxa de insucesso (já falamos aqui no blog sobre os motivos pelos quais os projetos fracassam). O Business Model Generation resolve o valor e planejamento dos recursos e atividades-chave do PMO. Mas e o projeto de implantação? Para te ajudar na estruturação do PMO criamos este artigo que mostra o passo a passo de como planejar seu escritório de projetos usando a metodologia do Project Model Canvas.

O Project Model Canvas é uma metodologia para planejamento e co-criação de projetos, criado pelo professor José Finocchio, e utiliza conceitos de gerenciamento de projetos, neurociência e design thinking para simplificar a elaboração do Plano de Projeto. Você pode conhecê-lo melhor no livro Project Model Canvas – Gerenciamento de Projetos Sem Burocracia, do Prof. José Finocchio Júnior. Nesse vídeo o autor explica o modelo:

A dinâmica

A dinâmica de construção do Canvas não tem papéis pré-definidos, mas apenas duas regras básicas:

1ª Deve ser feito em equipe;
2ª Uma das pessoas envolvidas deve ter conhecimento básicos de gestão de projetos.

No e-book “GUIA COMPLETO DO PROJECT MODEL CANVAS”, detalhamos o preenchimento de cada um dos quadros do Canvas e explicamos como podemos alimentar o Project Builder de forma a gerar um relatório automático.

Criando o PM Canvas

Na metodologia, os participantes preenchem um Canvas colocando post-its nos 13 quadros que definem, resumidamente: Por quê? O quê? Quem? Como? Quando e Quanto? Essas são as perguntas certas para estruturar o seu planejamento. Para a dinâmica, serão necessários uma boa sala de reunião para a equipe se isolar e os seguintes materiais:

Criando um Canvas com Post-it

a) folha A1 com o Project Model Canvas (Download aqui)
b) post-it grande (98,4×149)
c) fita crepe
d) canetas

Criando um Canvas Digital

Para criar o seu Canvas utilizando o nosso aplicativo mobile será necessário que cada participante baixe o App na Appsotre, para que utiliza IOS, ou na Google Play, para quem utiliza Andorid. Uma televisão ou um projetor, onde será projetado a url do Canvas (nesse vídeo explicamos a dinâmica). O Benefício do Canvas digital é que não necessariamente os participantes necessitam estar na mesma sala, todas as informações ficam salvas digitalmente, e para quem utliza o Project Builder, é possível criar um projeto a partir do seu Canvas.

Preenchendo os 13 Blocos

0 – Pitch:

A maneira mais simples de descrever o seu projeto é usar o mínimo de palavras possível. O Pitch é a primeira parte a ser preenchida do seu PM Canvas. Nele, você deverá resumir seu projeto em apenas uma frase. Exemplo: Escritório de projetos rodando!

Por quê?

Nesse ponto, você deverá responder o porquê da realização desse projeto. Se não conseguir encontrar a resposta, todo o seu planejamento perderá o sentido. Para fundamentar a defesa do seu projeto é importante analisar a situação atual da empresa, identificando quais são suas principais dores, que problemas estão enfrentando com essas dores e quais necessidades é preciso atender. Com o dever de casa respondido, vamos aos post-it.

1 – Justificativa

Coloque os problemas que a organização atualmente enfrenta e quais necessidades não estão sendo atendidas no momento. Exemplo: projetos fora do padrão; insatisfação do patrocinador; gerentes de projetos gastam a maior parte do tempo apagando incêndio; perda de faturamento; perda de cliente.

2 – Objetivo Smart

Coloque nesse post-it o objetivo do projeto de maneira que fique “smart”. Isso significa:

  • Specific (específicos)
  • Measurable (mensuráveis)
  • Attainable (atingíveis)
  • Realistic (realistas)
  • Time Bound (temporizáveis)

Exemplo: Implantar o escritório corporativo de projetos na empresa Acme, responsável por padronizar a gestão de projetos; capacitar os gerentes de projetos na sua metodologia; dar suporte aos projetos estratégicos da empresa até 12 de agosto de 2014, gastando até R$ 80 mil.

3 – Benefícios

Deve descrever o que a empresa irá conquistar após a implantação do projeto. Exemplo: aumento de faturamento; ampliação da satisfação do cliente; redução de custos; melhor qualidade de vida para o gerente de projeto.

O quê?

Quais necessidades serão atendidas? Nessa etapa, serão listados quais produtos, serviços ou resultados serão entregues ao final do projeto.

4 – Produto:

O produto é o resultado final do projeto. Um projeto pode também gerar um serviço ou um resultado único. Exemplo: escritório implantado e operando na empresa Acme.

5 – Requisitos:

Definem a qualidade que o produto (serviço/resultado) precisa apresentar para ter valor para o cliente. Exemplo: deve ter fluxograma da gestão de projetos; deve ter a metodologia padrão de gestão de projetos; deve ser aplicado o treinamento padrão da metodologia de gestão de projetos; deve ser implantado um software de gestão de projetos; deve ter uma festa de encerramento no final do projeto.

Quem?

Define quem participa do projeto. Inclui os stakeholders, os membros da equipe e o gerente do projeto.

6 – Stakeholders

Podem ser stakeholders externos ou fatores externos.
Stakeholders externos – são os envolvidos que não estão subordinados ao gerente de projeto.
Fatores externos – que podem afetar o projeto e devem ser listados.
Exemplo: consultoria em gestão de projetos; fornecedor do software de GP; diretorias da Acme; gerentes funcionais da Acme.

7 – Equipe

Todos os participantes que são responsáveis por produzir as entregas do projeto. Exemplo: gerente do projeto; analista do PMO; consultor de projeto; analista de processos; instrutor.

Como?

Nessa etapa, respondemos como o trabalho será entregue no projeto. Para que o projeto ocorra naturalmente é importante definir quais são as entregas e quem são os responsáveis; suas premissas e restrições.

8 – Premissas

São suposições dadas como certas sobre o ambiente e os fatores externos ao projeto, que não estão sob controle do gerente de projeto. Exemplo: 90% dos gerentes de projetos vão aderir ao projeto; o software de gestão de projetos será implantado até 12 de agosto de 2014.

9 – Grupos de entregas:

São os componente concretos, mensuráveis e tangíveis que serão gerados pelo projeto.
Exemplo:
1 – Estratégia de implantação
4 – Apresentação do Processo
2 – Processo de GP
5 – Aplicação do Treinamento
3 – Implantação do PB
6 – Festa de Encerramento

10 – Restrições

Nesse quadro serão descritas as limitações do projeto, de qualquer natureza e origem, que impactam no desenvolvimento do trabalho da equipe. Exemplo: os gerentes funcionais não podem se ausentar por mais de 8 horas de suas funções; não poderá ser gasto mais de 20% do orçamento com serviços externos; a equipe de TI interna não dará suporte à nova aplicação.

Quando e Quanto?

Em seguida, definimos quando o projeto será concluído e quanto custará para a organização. Mesmo sabendo de toda incerteza do planejamento, o gerente de projetos deverá dar uma estimativa de custo e de prazo para entregar os trabalhos do projeto.

11 – Riscos:

Riscos são eventos futuros e incertos que têm relevância para o projeto. Nessa etapa identificamos e analisamos os riscos do projeto e, para os mais relevantes, devemos buscar e implantar as respostas. Exemplo: gerência funcional não adere ao método de GP; baixa qualidade do treinamento realizado internamente; atraso na implantação do software.

12 – Linha do tempo:

Nesse momento definimos quando vão ocorrer as entregas do grupo de entregas. A metodologia PM Canvas sugere que o prazo do projeto seja dividido em 4 períodos definidos pela equipe do projeto.

Exemplo: linha do tempo

13 – Custos

Quanto será gasto para concluir esse projeto? É importante distribuir os custos pelos grupos de entregas pré-definidos.

Exemplo:

1 – R$ 800
2 – R$ 2 mil
3 – R$ 5 mil
4 – R$ 1,2 mil
5 – R$15 mil
6 – R$ 4 mil

Conclusões

A aplicação do PM Canvas pode facilitar muito o planejamento do PMO e a estruturação das entregas necessárias através do exercício e estudo de seus treze blocos fundamentais. Ele também possibilita divergir e convergir opiniões, criando assim, um entendimento comum entre os envolvidos e gerando indicadores fortes para a criação de um projeto de sucesso.

Agora você já pode começar a planejar a implantação do seu PMO! O que achou? Compartilhe conosco nos comentários!

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