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Como alinhar o time de vendas e a equipe de implantação de sua empresa para facilitar a gestão de múltiplos projetos

O foco da equipe de vendas de qualquer empresa é sempre vender mais em busca do crescimento da organização. O problema é que, quando se trata de empresas que lidam com múltiplos projetos, como as software houses, por exemplo, nem sempre os recursos estão disponíveis para entregar cada vez mais demandas, conforme é negociado pelos vendedores. Neste caso, o cenário pode ser bastante desfavorável, gerando conflitos entre quem gerencia as equipes de implantação (GP) e os que vendem. Como o gerente de projetos deve resolver este impasse, sem ter que contratar sempre mais funcionários ou colocar a reputação da empresa em “xeque” pela falta de disponibilidade no cumprimento dos prazos definidos?

Entenda no post a seguir, o que o gerente de projetos deve fazer para alinhar a equipe de vendas com a equipe de implantação de projetos para obter melhores resultados em múltiplos projetos:

Promova a comunicação e a cooperação entre as áreas

A equipe de vendas precisa de autonomia, mas ao mesmo tempo, não pode ser uma área que trabalha de forma individual, ignorando o escopo do restante da empresa. Este problema pode acontecer principalmente quando os vendedores ficam obcecados apenas com os próprios números e metas, tentando a todo custo, sem se importarem com a infraestrutura atual da equipe, vender mais! Por isso, é importante a participação dos vendedores nas reuniões de projetos e a criação de um espírito de equipe em toda a empresa – principalmente quando se trata da visualização da alocação dos recursos humanos atuais para conciliar os projetos atuais e os novos.

Com isso, cria-se também uma cultura da cooperação, do compartilhamento de conhecimentos e experiências no ambiente empresarial. A equipe de vendas terá a dimensão do trabalho de quem implementa e vice-versa. Mais importante do que vender uma série de projetos, é ter a certeza de que eles serão entregues com qualidade e dentro do prazo, o que aumenta a credibilidade da empresa e, consequentemente, as suas vendas.

Muna os vendedores com informações sobre a realidade atual da infraestrutura

Além das reuniões, o ideal é que a sua equipe de vendas tenha sempre acesso à informações sobre a disponibilidade de recursos para a negociação de novos projetos. Além das reuniões e canais de comunicação que destacamos anteriormente, é importante que os vendedores consigam visualizar as possibilidades de prazo pra atendimento ao novo cliente bem como as limitações da equipe.

Isto pode ser feito com o auxílio de um software de gerenciamento de projetos que possibilite o acesso a estes dados através de um dispositivo móvel. Desta maneira, o vendedor saberá, em tempo real, as possibilidades para negociar novos projetos sem prejudicar clientes, equipes ou mesmo a sua empresa.

A importância da flexibilidade

Quando ambas as equipes estão trabalhando em sincronia, é possível adotar práticas mais flexíveis. Dessa forma, o gerente de projetos entenderá que talvez precise priorizar certas tarefas quando estiver prestes a ser realizada uma venda importante para a empresa. Da mesma maneira, os vendedores saberão quando será necessário negociar um prazo maior ou sugerir mudanças no projeto ainda na fase das negociações para as vendas.

Adote a gestão de múltiplos projetos

Para alinhar as equipes de vendas com a de implantação, é fundamental que se tenha uma dimensão de todos os projetos que estão sendo tocados simultaneamente na empresa. Esta é a única forma para o gerente de projetos saber exatamente como estão disponibilizados seus recursos humanos e quais são as possibilidades para executar novos projetos sem a necessidade de contratar novos profissionais – ou, mesmo que haja esta necessidade, ele conseguirá identificar previamente o momento ideal da contratação para treinamento e outros fins que assegurem a qualidade da execução da atividade.

Neste contexto, um software para a gestão de múltiplos projetos torna-se fundamental. Isto porque, com o auxílio da ferramenta, o gerente pode alocar adequadamente seus consultores de acordo com as atividades ou fases de implantação do software em cada um dos projetos, assim como suas especificidades e prazos de entrega. Dessa forma é possível otimizar o uso dos recursos disponíveis ao criar um planejamento de acordo com as habilidades de cada um dos funcionários ou necessidades do projeto em questão.

A partir de indicadores, é possível também saber antecipadamente como evitar problemas como gargalos de tempo e recursos, bem como priorizar as atividades essenciais.

O ponto-chave para alinhar as equipes de vendas com a de implantação é a informação. Ambas as equipes precisam compreender os respectivos trabalhos e suas dificuldades, o que é conseguido através da criação de uma cultura da cooperação e da adoção da gestão de múltiplos projetos. Assim, o gerente de projetos saberá como alocar seus recursos humanos, terá sempre a dimensão real das possibilidades e limitações para novas vendas.

Você já adota um software para a gestão de múltiplos projetos na sua empresa? O que faz para que a equipe de vendas esteja alinhada à de implantação? Quais as grandes dificuldades encontradas e conflitos gerados? Compartilhe suas experiências e dúvidas conosco através dos comentários. Podemos auxiliá-lo a encontrar a melhor opção para mediar estes problemas!

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