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7 Templates gratuitos para quem está Implantando um Escritório de Projetos (PMO)

Uma importante decisão quando uma organização busca elevar a maturidade em gestão de projetos é quando se está implantando um Escritório de Projetos, ou em inglês, Project Management Office (PMO). O PMO pode se adequar de forma a abranger a carteira de projetos, programas e portfólios, de acordo com o porte dos projetos que a organização necessita administrar, assim como sua atual maturidade.

De acordo com a necessidade de serviços a serem prestados (falamos sobre isso nesse artigo) e com a disponibilidade de recursos para investir enquanto se está implantando um escritório de projetos, a empresa irá estruturar o Objetivo S.M.A.R.T do PMO e os benefícios que se espera conquistar após sua implantação (falamos disso nesse artigo). Para organizações mais maduras, o objetivo do escritório de projetos poderá ser: alinhar a estratégia às iniciativas em andamento na busca do crescimento sustentável. Já em empresas com baixa maturidade o foco maior do PMO poderá ser: apoiar aos gerentes de projetos em suas atividades por meio do desenvolvimento de treinamentos, metodologias e ferramentas que usam as melhores práticas da própria organização e do mercado, aumentando assim, as chances de sucesso dos projetos.

Na definição de uma metodologia de gestão de projetos (falamos disso nesse artigo) um passo que auxilia sua adoção é a utilização de templates, que em um primeiro momento pode estar em uma planilha ou documento, mas que no médio prazo demandará um software que facilite sua atualização e seu compartilhamento.

Dentre os diversos modelos existentes, identificamos 7 que são essenciais para todos os escritórios de projetos e que vão te ajudar.

1. Termo de Abertura

Este documento tem como objetivo autorizar formalmente o início de um projeto e contém informações necessárias para o entendimento do projeto, fornecendo uma visão macro do produto a ser desenvolvido.

2. Plano de Projeto

O objetivo do plano de projeto é apresentar como o fluxo de interações irá prosseguir durante a criação do projeto de maneira completa e clara. Este documento servirá de referência básica para o decorrer da criação do produto, na qual, todo o projeto está relacionado.

2.1 Linha do tempo do Projeto

Cronograma Resumido do Projeto

3. Status Report

Este documento tem como objetivo informar aos envolvidos a evolução do projeto e suas ocorrências.

4. Ata de Reunião

Tem como objetivo registrar todos os assuntos tratados em uma reunião. Dessa forma, os assuntos abordados durante este evento não serão esquecidos e poderão ser retomados, se necessário.

5. Lista de Ocorrências

Este documento tem como objetivo listar todos os problemas ou situações não previstas enfrentados durante o projeto e como foram solucionadas.

6. Aceite da Entrega

Este documento tem como objetivo formalizar o aceite do Projeto, considerando-o entregue integralmente.

7. Lições Aprendidas

Documentar as lições aprendidas de modo a aperfeiçoar os envolvidos e os processos de gerenciamento de projetos.

Estes templates são a espinha dorsal de uma metodologia de gestão de projetos. Para quem utiliza um software corporativo de gestão de Projetos, como o Project Builder, essas informações são geradas automaticamente ao logo do projeto. Para quem ainda não utiliza um software de gestão de projetos e está começando a implementar o PMO, separamos templates profissionais que vão ajudar muito nesse momento; mas, conforme a metodologia cresça em toda empresa, ficará difícil atualizar esses documentos de acordo com o número de projetos e envolvidos.

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