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Como utilizar o Business Model Canvas para planejar um PMO que gere valor para a organização

Um PMO (Escritório de Projetos) muito se assemelha a uma startup, que nascem com o objetivo de resolver um problema de um público especifico. Quanto melhor o PMO resolve esse problema, atendo as reais necessidades de seus clientes, maior será a sua percepção de valor. Alexander Osterwalder no livro “Business Model Generation” criou um modelo que ajuda as empresas nascentes a conceber um modelo de negócio inovador. Agora, como aplicar o conceito vencedor do Business Model Canvas dentro da nossa organização para potencializar a capacidade de gerar valor do nosso PMO?

Preparamos esse artigo com o objetivo de te ajudar a criar esse Canvas. Aí vão as dicas:

Criando o Canvas

O Business Model Canvas é uma ferramenta de gerenciamento estratégico que permite desenvolver e esboçar modelos de negócio novos ou existentes. É um mapa visual pré-formatado contendo nove blocos do modelo de negócios. Foi inicialmente proposto por Alexander Osterwalder. Neste vídeo o criador explica como utilizá-lo

#1 Segmentos de Clientes do PMO

Começamos preenchendo o bloco Segmentos de Clientes (Customers Segments), buscando mapear para quem o PMO irá criar valor e quem são os potenciais clientes internos para os objetivos pretendidos. Exemplos de segmentos de clientes são: Alta Gerência, Gerentes de Projetos, Equipe de GP e Gerentes Funcionais. Use cores de post it diferentes para cada segmento cliente.

Segmento Cliente
Alta Gerência
Gerentes de Projetos
Equipe de GP
Gerentes Funcionais
Toda a companhia

#2 Proposta de valor do PMO

No bloco Proposta de Valor (Value Proposition) são criadas propostas que atendam a determinadas necessidades dos potenciais clientes internos, sempre tendo os objetivos de negócio norteando a dinâmica. No quadro da proposta de valor você deve inserir os problemas que o PMO resolve para cada segmento cliente existente dentro da sua organização. Dentre as Proposta de Valor (serviços existentes) destacam-se os respectivos possíveis segmentos clientes:

Proposta de Valor Segmento Cliente
Informar o status dos projetos Alta gerência
Desenvolver e implementar a metodologia padrão de GP Gerentes de Projetos e equipe de GP
Desenvolver as competências dos profissionais Gerentes de Projetos
Implementar e operar sistemas de informação Gerentes de Projetos e Gerentes Funcionais
Coordenar e integrar projetos de um portfolio de projeto Alta gerencia
Promover o gerenciamento de projetos dentro da organização Toda a companhia

#3 Canais do PMO

Uma vez que já se tem uma prévia de clientes potenciais e propostas de valor, é necessário pensar em como fazer com que estes dois elementos fundamentais se encontrem. Logo, são definidos e sugeridos os Canais (Channels), como entrega em domicílio. Site de conteúdo, Newsletter, atendimento presencial, entre outros, através dos quais será possível distribuir e entregar as propostas de valor.

Canais de Distribuição Segmento Cliente
e-mail, Software de gerenciamento de projetos, Intranet, Wiki, Reunião Mensal Alta gerência
e-mail, Software de gerenciamento de projetos, Intranet, Wiki, reunião semanal, treinamento, chat, documentos Gerentes de Projetos
e-mail, Software de gerenciamento de projetos, Intranet, Gerentes Funcionais
e-mail, Software de gerenciamento de projetos, Intranet, Wiki e treinamento Equipe de GP

#4 Relacionamentos com os Clientes do PMO

Também é preciso entender como se dará os Relacionamentos com os Clientes (Customer Relationships) do PMO, que deve ter o propósito de fortalecer o envolvimento do cliente com os serviços prestados. São exemplos de relacionamentos com clientes:

Relacionamentos com os Clientes Segmento Cliente
Pessoal e Auto atendimento (dashbord) Alta gerência
Auto atendimento (software) e Pessoal Gerentes de Projetos
Auto atendimento (software) Gerentes Funcionais
Auto atendimento (software) Equipe de GP

 #5 Fontes de Receita do PMO

Por fim, na dimensão direita, temos as Fontes de Receita (Revenue Stream), que registram como o PMO gera valor para organização. Pode ser evidenciado com aumento de produtividade, redução de custos, redução de projetos em atrasos e com os serviços propriamente prestado pelo PMO (horas de capacitação, horas de consultoria) que deixaram de ser contratados externamente. Alguns exemplos:

Fontes de Receita
Redução de Custos
HH de serviço prestado
Ampliação da Capacidade produtiva

A imagem abaixo mostra os elementos fundamentais da dimensão direita do Canvas.

Na dimensão esquerda do Business Model Canvas encontramos algumas definições mais objetivas, que irão sustentar os elementos do PMO mapeados na dimensão direita.

#6 Recursos-chave do PMO

Os Recursos-chave (Key Resources) são os recursos ligados diretamente ao funcionamento do modelo de negócio, ou seja, que elementos você necessita para colocar o PMO para funcionar. Alguns exemplos são:

Recursos-chave

Gerente do PMO
Equipe do PMO
Software de Gerenciamento de Projeto
Sala de Reunião
Templates

 #7 Atividades-chave do PMO

As Atividades-chave (Key Activities) são todas as atividades que necessitam ser executadas com maestria para atender as propostas de valor, construir os canais necessários e manter os relacionamentos. Podem ser atividades-chave desde acompanhar a evolução dos projetos até construir uma sala de guerra para gerenciamento de crises.

Atividades-chave do PMO

Distribuir informação
Capacitar gerentes de projetos
Desenvolver / Evoluir a metodologia de gestão de projetos
Prover ferramentas

 #8 Parceiros-chave do PMO

Já os Parceiros-chave (Key Partners) são todos aqueles que podem contribuir tanto com as Atividades-chave quanto com os Recursos-chave. Algumas parcerias, como as de Fornecedores de Tecnolologia, área de TI da organização, patrocinadores, entre outros. Outras parcerias podem contribuir com pessoas ou realizando diretamente alguma das Atividades-chave, como capacitar os gerentes de projetos.

Parceiros-chave do PMO
Fornecedor de Software
Área de TI
Área de Recursos Humanos
Alta Diretoria

#9 Estrutura de Custos do PMO

Representando os custos necessários para se manter e construir toda a solução proposta, há o bloco Estrutura de Custos (Costs Structure), que indica, por exemplo, a necessidade de se pagar a manutenção dos equipamentos, os pagamentos dos parceiros contratados, o custo recorrente de infraestrutura, o custo das equipes envolvidas, e assim por diante.

Estrutura de Custosdo PMO
Infraestrutura
Software
Salários dos Recursos Humanos

Para finalizar

A aplicação do Business Model Canvas pode facilitar muito a concepção do PMO e a estruturação de seus serviços através do exercício e estudo de seus nove elementos fundamentais. Também possibilita divergir e convergir opiniões, criando assim, um entendimento comum entre os envolvidos e gerando indicadores fortes para a inovação estratégica.

Quer ver como ficou o nosso Canvas? Disponibilizamos o A0 em branco aqui!

Modelo de Negócio do PMO from Project Builder

E você já fez seu Canvas? Compartilhe conosco sua experiência com a utilização do Business Model Canvas na criação do PMO.

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