Todos sabemos que a gestão de tempo é um aspecto importante para a qualidade de um projeto. Por isso, procurar alternativas e dicas para melhor aproveitar o tempo, favorecer a pontualidade e melhorar a execução de projetos é imprescindível. Visto isso, seguem aqui sete dicas valiosas para otimizar o seu tempo gerenciando projetos.

1. Organize-se

Faça uma lista das etapas do projeto que estão em andamento e programe o tempo necessário para a execução de cada tarefa. Isso vai ajudar a ter uma melhor distribuição na gestão de tempo e agilizar seus deveres. Mas não se esqueça de estipular, nesse mesmo cronograma, um período de descanso para aliviar o estresse natural do trabalho.

2. Utilize um gerenciador de projetos

Utilizar um sistema gerenciador de projetos, além de colaborar na qualidade do próprio projeto, ajudará na gestão do tempo, pois trará especificidade nas tarefas e no tempo que cada uma levará para ser executada. Escrevemos um artigo sobre como escolher um software de gestão de projetos. Se você ainda não possui um ou está buscando a melhor solução, esse post pode te ajudar.

3. Diga não a procrastinação

Se você tem um sistema de gerenciamento de projetos, conseguiu elaborar uma excelente gestão e já programou todo seu tempo, não existe razão para fugir da responsabilidade. Procrastinar significa deixar para depois o que se deve fazer agora. E as consequências disso serão atrasos significativos nos projetos. Pequenos deslizes são perdoáveis, mas insistir na procrastinação é sinônimo de fracasso em um projeto. Lembre-se que, independente de seu comportamento, a gestão de tempo continua. Você terá que dar conta de tudo em um tempo muito menor caso atrase as coisas. Então o jeito é evitar qualquer tipo de distração e colocar a mão na massa o mais cedo possível.

4. Utilize o PMBOK

O Project Management Body of Knowledge, o PMBOK, é um guia completo que trás todas as etapas de planejamento, execução e acompanhamento de projetos. Seguindo as etapas apontadas pelo livro, e não se utilizando da procrastinação, é possível cumprir qualquer projeto, do mais simples ao mais complexo.

5. Delegue tarefas

Algumas etapas de um projeto podem ser executadas por outras pessoas. Essa atitude poderá fazer com que sobre mais tempo para aquilo que não pode ser delegado a outros. Isso facilita a gestão e economiza tempo.

6. Tenha uma boa comunicação

Uma comunicação eficaz favorece a compreensão dos comandos. No caso de projetos compartilhados, é fundamental que os envolvidos se comuniquem perfeitamente para evitar a perda de tempo. Uma má comunicação pode significar a repetição de uma mesma tarefa ou até mesmo o comprometimento de todo o projeto. Fizemos um post dedicado à esse problema tão comum nas organizações.

7. Faça uma avaliação rotineira

Defina um momento para avaliar o projeto e pensar sobre os obstáculos do percurso. Caso haja algum atraso ou problema grave, deve-se tomar uma atitude para que o projeto seja concluído no tempo determinado. Um sistema de gerenciamento de projetos poderá colaborar para automatizar essas avaliações.

Seguindo estes passos, você tem grandes chances de se tornar um Super Gerente de Projetos. Mas caso ainda tenha alguma dúvida, compartilhe-a com a gente nos comentários abaixo.