Os projetos de sua empresa, quando bem delineados, têm seu prazo de conclusão definido logo no desenvolvimento do escopo. Contudo, quando analisamos a realidade, é comum nos depararmos com muitos projetos que nunca acabam. Os motivos para isso são diversos: má definição dos objetivos, mudanças de mercado durante o desenvolvimento, um novo posicionamento estratégico pela empresa, falta de recursos, dentre vários outros fatores.

Se identificou com esta realidade e não sabe como resolver este problema? Então você não pode perder este post com 5 dicas para encerrar aqueles projetos que nunca acabam!

1) Redefina um prazo final conforme as variáveis necessárias para a conclusão

Existem dois tipos de projetos: os de prazo determinado e os de caráter contínuo. Os do segundo tipo são mais raros. Por isso, para a maioria dos projetos é necessário definir uma data para que ele se encerre. Caso os objetivos não tenham sido alcançados, reavalie, faça modificações e crie um novo prazo, levando em consideração os fatores que impediram a conclusão com sucesso. Para isso, evite manter tarefas abertas por “tempo indeterminado”. O prazo permite planejar os recursos que serão investidos e as prioridades da empresa.

2) Estabeleça metas intermediárias

Mesmo definindo um prazo final para o seu projeto, a equipe pode acabar se perdendo no meio do caminho. É isto o que, geralmente, acontece quando há constante revisões de prazos. Neste caso, o prazo não vale de nada porque não é cumprido. Para evitar este problema, defina metas intermediárias e também dê prazos para a conclusão delas.

Com esta definição você consegue saber exatamente em que ponto está o projeto, onde serão necessários ajustes e o que precisa ser feito para que ele seja concluído dentro do prazo estimado. Se a equipe conseguir cumprir todas as metas intermediárias, você saberá que o objetivo final será cumprido dentro do prazo estabelecido. Na situação inversa, você visualizará uma oportunidade para a definição de um plano de ação que contribua para reverter o caso.

3) Crie maneiras de medir o desempenho

Além de criar as metas intermediárias, é preciso também desenvolver maneiras de medir o desempenho de sua equipe no projeto. Quantas horas estão sendo gastas em cada atividade por cada um dos funcionários? Elas estão de acordo com o planejado? Quantos recursos estão sendo investidos em cada parte do projeto? Ele está sendo suficiente para a conclusão dos objetivos?

A partir destes e de outros dados você conseguirá realocar os recursos sempre visando o cumprimento das metas intermediárias e do prazo final. Nesta questão, um software para o gerenciamento dos projetos é a melhor ferramenta para fazer essas medições de forma rápida e integrada com outros processos.

4) Mantenha vivo os canais de comunicação

A falta de comunicação é uma das principais raízes de problemas de todos os tipos nas empresas. Não seria diferente em relação aos projetos que nunca acabam. Um gerente de projetos deve favorecer ativamente os canais de comunicação entre os funcionários e com ele próprio, para que a equipe possa apresentar suas dificuldades e cooperar para buscar soluções para os problemas. Trabalhar de forma colaborativa é uma excelente estratégia para manter o time mais envolvido e comprometido com as entregas!

5) Reavalie as necessidades

Muitas vezes o problema de projetos que nunca acabam é de solução bastante fácil: simplesmente termine-o. Alguns projetos, especialmente os de caráter contínuo, vivem indefinidamente quando não há sequer necessidade que eles existam. Por isso, é preciso fazer uma avaliação contínua sobre a real função de cada um dos projetos abertos para os objetivos da empresa.

Mesmo que um projeto não tenha cumprido seus objetivos originais, muitas vezes a melhor solução é simplesmente encerrá-lo ou mesmo considerar a reavaliação de necessidade e prioridades. A economia de tempo, dinheiro e a possibilidade de focar no que realmente importa são compensadoras.

Como vimos, com exceção dos que possuem caráter contínuo, todos os projetos devem ter um fim. Caso contrário, serão consumidos muitos recursos e o objetivo não será alcançado de maneira satisfatória. Para evitar este problema, sempre estabeleça um prazo final e metas intermediárias. Também tenha maneiras de avaliar o desempenho e recursos gastos em cada etapa do projeto, além de manter vivo seus canais de comunicação. Por fim, sempre esteja aberto para encerrar projetos que já se estenderam por tempo demais, mesmo que eles não tenham cumprido seus objetivos ou rever todas as questões que os envolvem, visando maneiras de concluí-los com excelência.

E você, já se deparou com este tipo de situação? O que fez para resolver estas questões? Complemente nossas dicas através dos comentários abaixo!