Diante da grande importância de um gerenciamento eficaz de projetos, a opção de investir e escolher um software de gestão de projetos na área se insere como a alternativa mais viável e vantajosa para otimizar o processo e garantir os resultados. A partir daí, sua empresa só tem a ganhar: os benefícios em eficiência e produtividade são enormes e irão gerar mais lucros para seus negócios. No entanto, antes de usufruir de tantas vantagens, uma questão se faz necessária: com tantas opções no mercado, como fazer a escolha do melhor sistema?

 De fato, existem algumas características e funcionalidades essenciais que não podem faltar em um bom software de gestão de projetos. Confira quais são elas a seguir e certifique-se de seguir o checklist na hora de eleger um sistema confiável e de qualidade para sua empresa e descubra como escolher um software de gestão de projetos!

Opte por um sistema de armazenamento em nuvem e ganhe mobilidade

Hoje, não há razão para você optar por um sistema instalado internamente, a menos que a sua empresa seja de grande porte e/ou necessite de uma solução muito específica para a realização dos processos. Neste sentido, um software que funcione e armazene os dados em nuvem trará uma série de vantagens para sua empresa.

Em primeiro lugar, você não precisará investir em hardware e em uma equipe de TI para a manutenção dos seus servidores e do sistema, o que implica em uma redução substancial dos custos, principalmente no que diz respeito às suas despesas iniciais. Quando feita internamente, a instalação deste tipo de software é cansativa e muito cara. Em segundo lugar, ao optar por um sistema em nuvem, será possível adequar a capacidade do software às necessidades do negócio: assim, se você precisa de poucos recursos, pode investir menos,  aumentando o investimento de acordo com as demandas da sua empresa.

E, por último, assinalamos aquela que é uma das principais vantagens de um sistema em nuvem: a mobilidade. Bons sistemas instalados remotamente permitem que você tenha acesso aos dados de qualquer dispositivo móvel (PC, notebook, tablet, smartphone, dentre outros), mantendo a gestão de projetos ao alcance a todo o tempo. Com este recurso, você conseguirá obter informações importantes em situações adversas como uma viagem ou reunião de negócios, ganhando muito em agilidade e eficiência.

Dê preferência a softwares de uso simples e intuitivo

Não se engane: a simplicidade é a chave para um bom sistema de gestão de projetos. Assim, é importante buscar por um software que forneça todas as soluções que você precisa da forma mais simples e intuitiva possível. Tenha em mente que você e os outros membros da equipe não podem ficar presos a um sistema complexo, que oferece uma série de soluções mas demanda um vasto conhecimento técnico para ser operado.

Porém, fique atento: simplicidade não é o mesmo que falta de recursos. Os bons sistemas trazem diversas soluções de gerenciamento para os seus projetos, mas também agregam funcionalidade e design simples para poderem ser facilmente operados por você e seus colaboradores. O sistema ideal é aquele que facilita e otimiza os processos, e não um que consuma tempo e esforços mentais!

Valorize o controle da produtividade

Nem todos os softwares da área possuem um bom controle de produtividade, mas esta é uma função indispensável que distingue os sistemas de qualidade – e faz toda a diferença para uma gestão eficiente. Um bom software deve mostrar, de maneira simples e precisa, como estão sendo gastos seus recursos em cada uma das atividades que sua empresa está desenvolvendo no momento.

Estes recursos incluem os gastos financeiros (diretos e indiretos), horas trabalhadas de cada um dos funcionários, horas extras e gastos de insumos. Ao obter um resumo geral das atividades do seu negócio, será possível saber como alocar seus recursos com mais eficiência, além de cortar gastos e aumentar a produtividade.

Prefira um sistema que permita a redução de custos

Um bom software de gestão de projetos contribui, automaticamente, para uma redução significativa dos seus gastos. Como reforçamos, um sistema eficiente será aquele que não demandará despesas desnecessárias com licenças de software, hardware, mão de obra técnica especializada e manutenção de servidores. Neste tópico, vale também ressaltar a importância de um software que traga resultados imediatos para a gestão de projetos da sua empresa – fuja das soluções complexas, caras e que exijam um longo tempo para serem implementadas!

Qualidade não é sinônimo de preço alto

Recapitulando, o ideal é priorizar um software de gestão de projetos que favoreça a mobilidade, seja simples e eficiente e habilite o controle da produtividade dos seus negócios. Um sistema que reúne estas características trará, com absoluta certeza, ganhos importantes para a sua empresa a médio e longo prazo. Mas talvez você se pergunte: um sistema deste tipo – inteligente e eficiente – custa muito caro? Não necessariamente!

Não confunda preço alto com qualidade. É possível buscar excelentes softwares, de empresas com tradição e nome no mercado, que não demandam um alto investimento. Busque soluções que simplifiquem o processo de instalação e manutenção, que é a etapa que consome mais recursos. Lembre-se: um bom software de gestão deve ser um que atenda às suas necessidades sem exigir gastos exorbitantes!

E você, está mais preparado para escolher um bom sistema a partir das nossas orientações?