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Quando contratar? Qual a alocação ideal dos meus funcionários em múltiplos projetos?

A necessidade de mão de obra para múltiplos projetos pode representar um custo elevado para muitas empresas de diferentes setores. Em função disso, a gestão adequada dos recursos humanos envolvidos nessas iniciativas é fundamental para que a empresa consiga fechar contratos vantajosos para seus clientes e que, ao mesmo tempo, não comprometam a rentabilidade da empresa.

Quando um negócio lida com múltiplos projetos, a contratação de novos membros para a equipe é um desafio ainda maior a ser vencido. Por isso, saiba qual é a alocação ideal de funcionários em múltiplos projetos para evitar gastos desnecessários:

Alocação ideal

Identificar o momento exato de contratar novas pessoas para a equipe pode parecer uma missão impossível para muitos gestores.

No entanto, uma regra ajuda nessa tarefa: o ideal é que a equipe atual esteja com 80% de alocação em todos os projetos que estão sendo executados. Esse indicador significa que a produtividade da equipe atual é plena, mas está praticamente no limite de sua capacidade.

Como agir

Quando sua empresa está na fase de negociação ou fechamento de um novo contrato para a execução de um projeto, será necessário avaliar se, com o início das atividades, a alocação da equipe continuará próxima aos 80%.

Caso o número encontrado ultrapasse esse valor, é chegada a hora de buscar novos membros para a equipe para não comprometer os projetos que já estão sendo desenvolvidos.

Oportunismo

Ainda que o mercado esteja cada vez mais dinâmico e acelerado, alguns processos, como o recrutamento e seleção de pessoal, ainda levam certo tempo para serem concluídos com qualidade e eficácia.

Por isso, o ideal é que a empresa conheça a alocação da equipe com antecedência para evitar que, após o fechamento de um contrato, comece uma corrida desenfreada para conseguir novos membros para o time.

Caso o processo de recrutamento e seleção seja acelerado, poderá implicar na escolha de pessoas inadequadas para a função. Além disso, caso esta urgência não propicie que os novos colaboradores sejam contratadas a tempo, será necessário aproveitar recursos de outros projetos. Isso significa horas extras com custo elevado ou atraso e falta de qualidade nas entregas de alguns dos projetos, algo inaceitável para gerentes que buscam sempre melhorar o desempenho das equipes.

Vale ressaltar que além do processo seletivo há ainda a fase de treinamento, que pode não ser curta a depender da complexidade do trabalho. Por isso, caso a curva de aprendizado de seu produto ou serviço seja longa, é fundamental ao Gerente de Projetos uma atenção ainda maior sobre o timing de contratações.
Identificando tendências

Uma boa forma de evitar esse tipo de problema é analisar se as contratações a serem feitas devem ser definitivas ou temporárias. Para isso, é preciso que a empresa conheça a previsão dos negócios a serem fechados no futuro próximo, evitando sobrecarga da equipe atual ou corridas apressadas em busca de novos profissionais.

Aproveitando a tecnologia

Para conseguir entender a alocação da equipe de forma mais precisa, também é indispensável contar com uma solução para gerenciamento de projetos que ofereça um retrato preciso e atualizado da realidade. Dessa forma, será possível planejar a alocação de pessoas com maior antecedência e tomar decisões mais assertivas sobre recursos humanos para cada um dos projetos.

Lembre-se de que, ao usar uma ferramenta como essa, sua empresa pode descobrir que, em vez de contratar novas pessoas, o que ela precisava era conhecer melhor a capacidade de execução da equipe atual.

E você, como controla a alocação dos recursos humanos de sua equipe em múltiplos projetos? Quais as grandes dificuldades encontradas?Compartilhe-as conosco através dos comentários. Podemos auxiliá-lo com dicas valiosas para o ganho de produtividade e melhor gerenciamento de recursos para os projetos em sua empresa.

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