A gestão de projetos é crucial para o sucesso. Se ela for bem feita, ajudará na economia de recursos e na consolidação de resultados adequados. Mas nem sempre é possível otimizá-la por conta própria e, por isso, contratar uma consultoria em gestão de projetos pode ser a melhor saída.

Com a ajuda de uma equipe capacitada e multidisciplinar, fica mais fácil compreender quais pontos precisam ser trabalhados, eliminados ou mantidos. Ao final, sobrevém uma atuação focada na estratégia e na eficiência.

Mas vale dizer que nada disso é possível ao contratar a consultoria errada. Para que você não cometa esse erro, veja a seguir como fazer para escolher a melhor possibilidade para o seu negócio!

Priorize o que é realmente importante

Uma consultoria em gestão de projetos deve ajudar o seu negócio a conseguir resultados satisfatórios e rentáveis.

Para que isso seja viável, ela deve estar alinhada aos objetivos estratégicos, ter os recursos técnicos adequados e possuir uma atuação muito bem estruturada.

Todos esses elementos correspondem ao que, de fato, é importante e fará diferença. O preço, por outro lado, é um fator a ser considerado, mas que não deve ser decisivo ou prioritário: ao contratar a consultoria que é simplesmente a mais barata, há riscos para a consolidação de efeitos desejados.

Sendo assim, é fundamental que a gestão entenda a importância de priorizar as coisas certas.

Como a consultoria precisa oferecer efeitos diferenciados, é importante priorizar aquilo que permitirá que tudo isso seja alcançado — em vez de levar apenas o preço em consideração.

Avalie experiências e certificações

Uma das questões importantes para que a consultoria atue da maneira esperada é a experiência que ela possui. A fórmula é simples: quanto maior for o número de projetos com o qual a equipe já lidou, maior a experiência.

Eventualmente, isso faz com que seja mais fácil identificar falhas e gargalos e selecionar as soluções adequadas.

O ideal é que a consultoria tenha experiências de sucesso. Procure conhecer o que a equipe já gerou para antigos clientes, como diminuição nos custos ou aumento na assertividade das decisões. Isso demonstrará que os profissionais são capazes de atender a expectativas e necessidades dos negócios.

Olhe, também, para as certificações. Elas garantem uma atuação padronizada e altamente eficaz, além de transmitir maior segurança. Uma consultoria amplamente certificada, em geral, é capaz de oferecer uma atuação melhor.

Conheça as ferramentas disponíveis

Outro elemento que não pode ser desconsiderado é o conjunto de ferramentas utilizado pela consultoria para que cada cliente atinja os efeitos desejados. Um dos pontos, nesse sentido, diz respeito à tecnologia.

Se a equipe utiliza boas ferramentas para a gestão de projetos, como sistemas robustos, os resultados são dinâmicos, seguros e efetivos. Por outro lado, uma empresa que falha em dar esse apoio aos clientes provavelmente não será a melhor escolha.

As ferramentas ainda incluem os métodos de observação e avaliação, de implantação de mudanças, e assim por diante. Um conjunto completo e, principalmente, adequado à realidade do seu negócio é especialmente destacável.

Entenda como ocorre a gestão do conhecimento

De certo modo, a consultoria corresponde a um negócio externo que olha para o seu empreendimento, encontra falhas e possibilidades de otimização e atua sobre esses pontos. Tudo isso melhora as saídas de processo e ajuda a atingir os objetivos.

Porém, essa transformação não pode ser apenas pontual. Não adianta ter uma boa gestão de projetos graças à consultoria e, com futuras mudanças, já não ser capaz de manter tudo otimizado.

Por isso, o ideal é que a consultoria estabeleça uma transmissão de conhecimento. Não apenas ela dirá o que fazer, mas ajudará a sua organização a descobrir como identificar e resolver problemas daqui em diante.

Sendo assim, não deixe de compreender como é a gestão de conhecimento e quais os esforços que a equipe realiza nesse sentido. Quanto melhor for essa etapa, melhores serão os resultados em longo prazo.

Busque a opinião de outros clientes

Além de olhar para todos esses pontos, é fundamental não deixar um aspecto de lado na hora da decisão: a opinião dos outros clientes. Conversar com quem já contratou os serviços da consultoria em gestão de projetos dará uma visão bastante clara de sua atuação, o que oferece maior segurança.

Procure clientes e ex-clientes e pergunte a eles sobre a satisfação com a contratação, os resultados obtidos e outras curiosidades sobre o trato com a empresa. Dessa maneira, é possível ter uma ideia bastante concreta de como o negócio age.

Aproveite e verifique, também, os comentários e as opiniões em redes sociais. Caso elas sejam majoritariamente positivas, é possível continuar com o processo de avaliação.

Realize entrevistas com os consultores

Depois de passar por todas essas etapas de avaliação, é chegada a hora de falar diretamente com os consultores. Fazer essa avaliação prévia ajuda na triagem e a entrevista é indispensável para formar uma opinião adequada.

Prepare-se para essa reunião e pense quais são as perguntas relevantes para fazer sobre a atuação da empresa. Isso tornará o encontro muito mais produtivo e colaborará para a tomada de decisão.

Nesse momento, avalie questões como a postura dos consultores, o conhecimento sobre as suas necessidades e a atuação de mercado e assim por diante. Entenda se a solução se encaixa no seu negócio e se a sua gestão de projetos será, realmente, favorecida.

Desconfie de soluções pouco realistas

As entrevistas com os consultores são determinantes para a tomada de decisão, mas não é improvável que eles façam promessas em busca de fechar negócio. Isso é completamente normal e esperado, mas é preciso tomar cuidado com aquelas que parecem boas demais.

Se o consultor prometer soluções mágicas — como as muito rápidas ou com garantia total de sucesso completo — é melhor desconfiar. Nenhuma empresa poderá garantir nenhum efeito para seu negócio até que avalie a fundo seus processos, então leve isso sempre em consideração.

Desconsiderar essas soluções pouco realistas ajuda no alinhamento de expectativas e, principalmente, auxilia na contratação de uma equipe comprometida.

Levando todos esses pontos em conta, ficará simples escolher a melhor consultoria em gestão de projetos. Como consequência, sua organização vai se beneficiar de processos melhores e estruturados, gerando efeitos positivos para todo o negócio.

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