Muito se fala sobre como o gerenciamento de cronograma implica no êxito de determinados projetos. É fundamental ter um bom controle do tempo de dada campanha, para que ela de fato seja elaborada e funcione apropriadamente. Mas o que significa, exatamente, ter um plano de gerenciamento de cronograma? Em quais áreas da empresa isso influencia?

Confira aqui os pontos mais importantes para conhecer sobre o tema!

O conceito de plano de gerenciamento de cronograma

O plano de gerenciamento de cronograma diz respeito, basicamente, ao tempo que levará para que todas as etapas de determinado projeto sejam concluídas. Neste sentido, este plano lida diretamente com a criação e a execução de projetos. Por isso, o conceito pode influenciar muito no sucesso de um negócio. Como efeito, ele também influencia diretamente na satisfação que o cliente tem com a sua empresa, uma vez que se entrega o serviço dentro dos prazos estipulados e com uma boa qualidade.

Hoje em dia, há profissionais que trabalham diretamente com tais fatores, os chamados gestores de projeto. Eles trabalham no planejamento, coordenação, execução, análise de projetos, o que consiste em uma boa saída para empresas que precisam colocar seu cronograma em ordem.

O DESENVOLVIMENTO DO CRONOGRAMA

Agora que você já sabe da importância do plano de gerenciamento de cronograma, resta a seguinte questão: como fazê-lo? Existem alguns aspectos a serem levados em conta na hora de fazer este planejamento.

Defina o projeto

Para se criar um plano de gerenciamento de cronograma, obviamente é imprescindível ter uma noção clara da atividade proposta e como alcançá-la com sucesso.

Crie uma planilha

Produzir uma planilha é o primeiro passo para ter um controle de prazos mais eficaz. Anote todas as informações relativas ao projeto — como nome, os objetivos, a descrição e preços.

Depois, faça uma exposição detalhada de todas as etapas que precisam ser feitas para que a campanha em questão seja concluída. Neste ínterim, pode-se pensar em modelos como o planejamento de marketing, um plano financeiro, modelo de negócios e plano estratégico. Desta maneira, fica mais fácil a visualização do projeto, tanto para a empresa quanto para o cliente.

Não se esqueça dos recursos utilizados

Na hora de pensar em datas de entregas realistas para a atividade, é importante ter em mente o tempo hábil para que se tenha acesso aos recursos utilizados. Isto é, a quantidade de material que terá que ser usado (e quanto tempo ele demora a ser entregue), a equipe envolvida no projeto e os equipamentos que serão utilizados para realizá-lo.

Estabeleça prazos

Depois de ter todas estas informações coletadas, é hora de decidir quais são os prazos viáveis para a conclusão de cada uma. Considere projetos antigos da empresa, o ritmo dos funcionários e, claro, a expectativa do cliente.

Como gerenciar seu cronograma?

Alguns macetes podem facilitar a vida de quem está melhorando o plano de gerenciamento de cronograma de uma empresa. Atualmente, com a atitude da equipe e o uso da tecnologia, se tornou mais simples melhorar seu controle de tempo!

Controle os prazos

As datas estipuladas foram criadas para serem cumpridas, certo? Uma vez que tenha certeza que os prazos eram realistas, não tenha medo de cobrar sua equipe por resultados. Na planilha de controle de cronograma, deixe uma aba a ser preenchida sobre o status da tarefa. Assim, você poderá ter uma ideia melhor de qual porcentagem da atividade já foi concluída.

Saiba lidar com atrasos

Apesar de ter um planejamento de cronograma eficaz e uma boa equipe, é inevitável que alguns atrasos aconteçam eventualmente. Como lidar com eles?

O primeiro passo é entender se este atraso aconteceu por causa de uma falha interna do negócio ou externa (o cliente). Depois de feita esta averiguação, parta para a solução do problema: caso o erro tenha acontecido dentro da equipe, procure reelaborar as etapas do projeto, envolvendo todos os profissionais ligados a ele e, se necessário, contrate terceiros para suprir a demanda do cliente. Caso o erro tenha acontecido por fatores externos, o ideal a se fazer é conversar com o cliente de forma clara para que, juntos, estipulem novas datas e expectativas reais.

Use a tecnologia

Todos nós sabemos que a tecnologia veio para ficar, certo? O lado bom disso é que ela, cada vez mais, está facilitando a vida das empresas.
Nos dias de hoje, há softwares reservados aos planos de gerenciamento de cronograma, que podem economizar tempo de seus funcionários, além de darem mais segurança para a empresa.

Estes sistemas podem ser acessados em sua grande maioria por qualquer smartphone ou notebook, o que permite um maior controle da equipe sobre os dados. Além disso, uma vez preenchido, tais programas fazem análises de desempenho daquelas informações. Por isso, estão sendo usados cada vez mais. Não se esqueça de conjecturar sobre a opção quando estiver elaborando seu plano!

Preze pela qualidade de seu serviço

Além de entregar um projeto no prazo determinado, logicamente, é importante garantir a sua qualidade. De nada adianta entregar um produto ruim no prazo correto, não é verdade?

Garanta que a empresa tenha tempo hábil para entregar um serviço satisfatório ao cliente, que supra as suas expectativas. O planejamento de gerenciamento de tempo pode ser um grande aliado neste quesito, já que ele torna muito mais claro quais as etapas a serem feitas para atingir seus objetivos. Assim, a companhia garante a satisfação do cliente, o que pode resultar na sua fidelização e no marketing espontâneo.

Atente-se à burocracia

Existe uma linha muito tênue entre o excesso e a falta de burocracia. Se, por um lado, a falta dela pode ser fatal para a realização dos projetos, muita burocracia também se mostra como um grande empecilho na hora de completá-los.

O ideal é usar experiências anteriores da empresa para montar um planejamento realista, que contenha dados relevantes, mas não etapas, aprovações e autorizações em excesso. Não esqueça que isto pode atrasar (e muito) a realização do projeto, inclusive influenciando no ritmo de sua equipe. É essencial que o plano de gerenciamento de cronograma não se torne maçante para todos os envolvidos — do contrário, pode atrapalhar a performance da empresa.

Os planos de gerenciamento de tempo são muito importantes para a conclusão eficaz das atividades da empresa. Ele pode significar o êxito dela no mercado ou sua estagnação. Mas precisam ser bem pensados e elaborados para que ampliem o potencial do negócio. Gostou do texto? Como você monta seu plano de gerenciamento de cronograma? Conte no blog e deixe seu comentário! Queremos ouvir o que tem a dizer.