Como implementar uma ferramenta de colaboração em projetos?
Atualmente, trabalhar já não significa apenas “cumprir a sua função”. É preciso integrar-se a várias áreas — ainda mais quando o assunto é a execução de projetos. Por isso, contar com uma ferramenta de colaboração — ou com um conjunto delas — é um passo importante para aliar tecnologia e trabalho em equipe.
Ao mesmo tempo, não basta apenas escolher uma ferramenta famosa ou bem avaliada. É preciso que ela faça sentido para a realidade do empreendimento e que seja incorporada da maneira adequada. Para não ter erros nessa tarefa, veja como fazer essa implementação e quais passos devem ser seguidos!
Confira o post de hoje e saiba mais!
Por que a colaboração é tão importante?
Em um mercado cada vez mais competitivo, a informação é um item mais relevante do que nunca. Os seus concorrentes podem até imitar seus produtos ou tecnologias, mas o uso da informação que você possui fará uma grande diferença para a consolidação dos resultados.
Nesse sentido, como uma ferramenta de colaboração garante a troca de informações, ela é fundamental para trazer robustez ao empreendimento. Do ponto de vista dos projetos, é ainda mais necessário que todas as equipes tenham uma visão global do que está sendo feito.
Com isso, o fortalecimento da colaboração gera diversos efeitos positivos, como a diminuição de erros e retrabalhos. Sem ruídos de comunicação, todos conseguem se manter alinhados, de modo a cumprir com o objetivo do projeto.
Também há questões ligadas à produtividade: um trabalho feito com a ajuda de várias pessoas torna-se mais aprofundado sem que ninguém fique sobrecarregado. Na execução de um projeto, a colaboração de vários trabalhadores e equipes garante que os objetivos sejam alcançados com maior facilidade.
Isso leva, portanto, a um ganho de qualidade de execução. Como resultado, fica mais fácil ater-se ao escopo do projeto, cumprir com o prazo e com o orçamento programados e elevar a qualidade das entregas.
Como preparar a equipe para a adoção de uma ferramenta de colaboração?
Para que isso seja possível, o time precisa compreender a importância do trabalho colaborativo. Em muitos casos, isso significa uma mudança de paradigma, já que ainda é muito comum que profissionais e equipes trabalhem individualmente para construir o resultado completo.
Portanto, é preciso preparar o terreno de modo que a transformação seja bem recebida e executada dentro do esperado. Para tanto, vale a pena começar a fazer pequenas integrações entre grupos menores e em projetos menos ambiciosos.
Isso ajuda a estimular o hábito e favorece a conquista dos resultados pretendidos. Também é fundamental alinhar a visão e a atuação de todos os envolvidos, pois a ferramenta de colaboração serve apenas para dar um empurrão e não pode fazer o trabalho sozinha.
Ao fazer com que cada colaborador compreenda a importância do próprio trabalho e como todos podem ser beneficiados com a colaboração, o resultado tende a ser muito mais satisfatório.
Como implementar essa ferramenta?
Depois da etapa de preparação, é hora de colocar a ferramenta em prática. Esse processo deve ser estruturado, de modo a contribuir verdadeiramente para a execução dos projetos. Afinal, a ideia é simplificar os processos, certo?
Nesse sentido, algumas das recomendações mais importantes são:
Identifique as necessidades dos projetos
Nem sempre a ferramenta da moda ou a mais barata dará conta do recado. Dependendo das características dos seus projetos e das exigências das equipes, uma função é mais relevante do que outra.
Com isso, tudo começa com um mapeamento do que é, de fato, indispensável para uma boa colaboração. Enquanto alguns projetos exigem a comunicação em vídeo, outros podem solicitar o compartilhamento descomplicado de documentos ou o acesso a dados e a relatórios.
Para tornar tudo ainda mais fácil, pergunte diretamente aos futuros usuários quais recursos seriam úteis e o que eles esperam de uma abordagem desse tipo.
Use ferramentas aprovadas pelos colaboradores
Quanto mais familiarizadas as pessoas estiverem com uma ferramenta de colaboração em projetos, melhor tende a ser a sua implementação. Por isso, não desconsidere selecionar uma opção que já seja conhecida ou aprovada pelos usuários.
Mesmo que a melhor escolha seja uma ferramenta que não está disponível ao grande público, opte por uma de uso intuitivo e que tenha uma mecânica ao menos parecida com a de outras ferramentas mais famosas. Isso garante o máximo interesse por parte das pessoas e também facilita a conquista de ótimos níveis de produtividade.
Crie um workflow otimizado
Depois de selecionar a melhor opção vale a pena estabelecer um workflow que leve em consideração as melhores formas de usar os recursos que estão disponíveis.
Ao cruzar as funcionalidades com as necessidades de cada projeto, é possível até identificar novos usos para elementos já consagrados, como o compartilhamento de arquivos. Criando um fluxo de trabalho você garante que tudo seja usado corretamente e da melhor maneira possível, de modo a ajudar os usuários.
Contemple um período de adaptação
Por mais que as pessoas conheçam a ferramenta ou que ela seja intuitiva, a implementação dessa mudança ainda exige uma fase de adaptação. É necessário que os colaboradores se acostumem a incorporar as novas funções à rotina de trabalho. Por isso, estabeleça um período de adaptação.
Com a devida orientação, permita que os indivíduos incorporem a ferramenta ao ambiente de trabalho. Nesse momento é provável que surjam dúvidas e dificuldades — estas devem ser resolvidas conforme aparecem. Ao final dessa etapa as pessoas estarão adaptadas ao novo modelo e se tornarão mais colaborativas.
O que fazer após esse processo?
O processo de implementação não acaba quando a ferramenta já estiver sendo usada. Boa parte do caminho já foi percorrida, mas ainda é preciso garantir que essa mudança está gerando os resultados desejados.
Por isso, não abra mão de fazer um acompanhamento de indicadores de desempenho. Veja se a ferramenta de colaboração em projetos está cumprindo o seu papel e ajudando verdadeiramente as equipes envolvidas. Caso apareça alguma incongruência ou gargalo, faça otimizações e adaptações para extrair o melhor desse recurso.
Ao seguir esses passos, implementar uma ferramenta de colaboração em projetos torna-se uma tarefa menos complicada. Como resultado, os projetos se tornam melhores e a produtividade atinge novos níveis.
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