Para sua empresa realmente dar certo, não basta selecionar os melhores colaboradores para seus projetos e montar equipes fortes que trabalhem bem internamente. Estas equipes precisam conversar entre si, buscando as melhores soluções para o projeto como um todo. A verdade é que, para um projeto desenrolar de maneira eficiente em todas as etapas e ter os melhores resultados possíveis, precisa existir cooperação entre os departamentos.

Pensando nisso, separamos três dicas essenciais para você melhorar a colaboração entre os departamentos da sua empresa, aqui estão elas:

Crie canais de comunicação eficientes

A principal causa para uma cooperação fraca entre departamentos é a falta de comunicação, que pode ocorrer por vários motivos. Primeiramente, os processos de comunicação podem estar tomando muito tempo e, por isso, são deixados de lado por seus colaboradores. Em segundo lugar, as equipes podem simplesmente não ter a percepção da importância dos canais de comunicação.

Os dois problemas podem ser resolvidos com simplicidade. O segundo é solucionado quando se inclui processos de comunicação nos próprios fluxos de trabalho, ou seja, a comunicação entre departamentos passa a fazer parte de cada uma das etapas do projeto. Esta obrigação de conversar com outros departamentos em cada fase permite antecipar-se ao problema.

Por outro lado, o problema do grande consumo de tempo dos processos de comunicação pode ser resolvido ao se criar canais eficientes. São dezenas de exemplos, mas podemos citar a criação de reuniões semanais com pauta definida e tempo máximo de duração, o uso de sistemas de comunicação eletrônica (messengers internos) e o encorajamento do uso de linguagem mais direta nas trocas de e-mail.

Por fim, caso seja possível, uma boa solução é aproximar fisicamente equipes que estejam trabalhando em um mesmo projeto. A proximidade favorece a comunicação, que pode ser feita de modo muito mais rápido e direto quando se está trabalhando na mesa ao lado.

Apresente o projeto global para todos

A falta de cooperação entre os departamentos também pode ocorrer porque as equipes simplesmente não entendem o que fazem as outras e qual é a importância dos seus respectivos trabalhos para o projeto como um todo. Cada equipe está imersa em suas próprias atividades, sem ter conhecimento sobre o que fazem os outros.

Apresente o projeto completo, em cada uma das suas etapas, para todos os seus colaboradores. Também permita que cada um dos departamentos apresente, em todas as fases do projeto, qual será seu papel. Uma outra estratégia eficiente é, quando surgirem novos projetos, encorajar eventuais trocas de membros de um departamento para o outro. Esta prática pode favorecer enormemente o conhecimento do trabalho de outras equipes.

Utilize um software de gerenciamento de projetos

A utilização de um bom software de gestão de projetos pode ajudar muito na cooperação entre departamentos. Nele, seus colaboradores podem enxergar o que cada uma das equipes está desempenhando dentro de cada fase do projeto e como esta atividade impacta em seu próprio trabalho (e nos resultados do projeto como um todo).

Os relatórios também favorecem a identificação, por parte do gerente de projeto, de quais processos de trabalho não estão se comunicando. Um bom software de gerenciamento de projetos permite que se enxergue as atividades de cada um dos membros das suas equipes e de como estão alocando seu tempo. Isso permite um esforço proativo de colocar as equipes para conversarem entre si, antes que essa falta de comunicação comece a gerar problemas ou evite a criação de soluções mais eficientes. Para saber o quanto pode economizar com uma gestão de projetos profissional, utilize a nossa calculadora de ROI da gestão de projetos.

Como já foi dito, o segredo para uma eficiente cooperação entre departamentos é a comunicação, que ocorre quando você a inclui nos fluxos de trabalho de cada uma das fases do projeto. A eliminação de barreiras físicas e a criação de canais simples e diretos também é muito importante. Muitas vezes, a falta de cooperação ocorre porque seus colaboradores não conhecem os trabalhos uns dos outros; isso é resolvido ao se apresentar o projeto global para todos.

Para isso, o PM Canvas se qualifica como uma excelente ferramenta, já que em uma única página é possível avaliar todo o projeto, como um diagrama visual, que integra o escopo, os requisitos, as premissas e outros fatores. Desta forma, todos os times envolvidos têm acesso a uma visualização sistêmica do projeto que colabora, assim, com a integração e com a colaboração em prol de um mesmo objetivo.

As três dicas dadas acima podem ser adotadas individualmente ou, melhor ainda, ao mesmo tempo, otimizando ao máximo a colaboração entre os departamentos. Dessa maneira você diminui os erros provenientes da falta de colaboração e, consequentemente, o dinheiro e tempo desperdiçados na execução de um projeto.

E você, consegue pensar em alguma outra boa solução para a falta de colaboração entre os departamentos da empresa?