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Gestão de prazos e escopo: como o software Project Builder pode ajudar

Se você é gerente do escritório de projetos (PMO), sabe que a gestão de prazos e escopo é um dos grandes desafios do cargo. O alto volume de informações e as reuniões frequentes muitas vezes tornam o cenário caótico, o que exige agilidade e precisão. É nesses aspectos que a Project Builder (PB) ajuda seu negócio.

A empresa oferece software de gerenciamento de projetos, programas e portfólios, totalmente adequado a negócios de pequeno, médio e grande portes. Com a solução apropriada, você conquista diferentes benefícios.

Porém, há muitas questões a considerar, como fatores que potencializam a falta de controle e visibilidade de prazos e diferenciais oferecidos. Neste post, apresentaremos essas e outras informações para você entender por que deve fazer a escolha certa para sua empresa.

Vamos lá?

Quais fatores potencializam a falta de controle e visibilidade da gestão de prazos em projetos?

Toda atividade gerenciada pelo PMO exige monitoramento constante. Porém, na prática é comum ocorrerem atrasos nas atividades. Consequentemente, os prazos são descumpridos e a ausência de controle de uma etapa impacta diretamente a próxima.

Para mudar essa situação, é imprescindível conhecer os fatores que a ocasionam. Conheça os principais deles adiante.

Descentralização das informações

A falta de consolidação dos dados dificulta o acompanhamento por parte do gestor, que precisa procurar as informações em vários lugares. Assim, as cobranças aos stakeholders são menos precisas e a identificação de obstáculos é reduzida.

Esse contexto também contribui para a falta de previsibilidade e controle da execução das atividades. O resultado? Os gargalos se acumulam e pode haver interrupção das atividades.

Falta de comunicação

O brasileiro tem uma cultura de evitar o monitoramento constante. Essa atitude gera lacunas no preenchimento de informações, que dificultam ainda mais o acompanhamento das atividades. A falta de alimentação do sistema também interfere na eficiência das etapas.

Com o software da Project Builder, há uma notificação automática por e-mail ou no ambiente do sistema indicando quando alguma tarefa foi esquecida. Assim, o gestor consegue visualizar o atraso e verificar o que está acontecendo, realizando uma gestão de prazos e escopo com eficácia.

Ausência de planejamento adequado

O gestor e os colaboradores precisam analisar os prazos com clareza para que o planejamento seja seguido. Também é possível gerar um histórico de aprendizados e modelos predefinidos de projetos, que auxiliarão nas próximas etapas.

Qual a importância da gestão de prazos e de escopo em um projeto?

O gerenciamento de projetos foca três elementos principais: qualidade, lucratividade e satisfação do cliente. Esse tripé pode ser trabalhado a partir da metodologia tradicional ou da ágil. No primeiro caso, o plano é voltado para empreendimentos grandes e complexos. Por isso, é fundamental fazer uma estimativa inicial dos prazos.

A Project Builder trabalha com esse viés por meio da ferramenta PM Canvas. A solução consiste em um framework que permite ao gestor integrar a equipe para contribuir nas etapas, desde a montagem das premissas até a determinação dos prazos de entrega.

Por meio do Canvas, o gestor visualiza as atividades necessárias e reúne os stakeholders para o cumprimento das etapas dentro da previsibilidade de riscos. É o caso, por exemplo, de uma mineradora que explorará uma mina em Manaus. O volume de chuvas na região é elevado entre janeiro e março, e essa informação deve constar no planejamento. Caso contrário, as obras tendem a atrasar.

Nesse cenário, é válido compreender que o escopo reúne todas as atividades. Já os prazos determinam o começo e o fim do escopo. Por isso, existem casos em que o projeto cumpre o período de execução, mas está atrasado em relação ao outro viés.

Essa situação exige um replanejamento. Isso pode ser feito com a ferramenta da Project Builder de gestão de mudanças ou pendências, que integra a equipe e avisa sobre o atraso. Isso evita o impacto nos custos e no cronograma, problemas destacados pela PMI ao abordar a gestão eficaz de escopo do projeto.

De que maneira a Project Builder atua para melhorar e qualificar essas questões?

Manter um software de gestão de projetos traz vários benefícios ao seu negócio. Uma pesquisa divulgada — e disponibilizada em artigo do LinkedIn — destaca que as melhorias obtidas são bastante significativas.

Os dados indicam que houve um aumento significativo na taxa de sucesso em termos de prazo, orçamento, lucratividade, satisfação dos clientes e da alta administração:

  • Lucratividade: aumento em 49% dos projetos;
  • Conclusão dentro do prazo:  62% dos projetos;
  • Orçamento dentro do previsto: 43% dos projetos;
  • Entrega do escopo previsto: 100% dos projetos;
  • Satisfação dos Clientes: 60% dos projetos;
  • Satisfação da alta administração: 70% dos projetos.

Essas informações comprovam que, sem uma ferramenta adequada, a metodologia é ineficiente. Da mesma forma, torna-se inviável ter a solução sem o método. Ambos são complementares e levam ao sucesso.

Nesse contexto, os benefícios na gestão de prazos e escopo apresentados pelo software apropriado são:

  • centralização dos dados;
  • visualização macro de todos os projetos;
  • redução de custos, porque a empresa deixa de pagar multas por atrasos na entrega, por exemplo;
  • melhoria na qualidade dos entregáveis;
  • aumento da satisfação dos clientes;
  • integração maior da equipe, porque há uma previsibilidade de atrasos com a compreensão dos motivos reais para essa situação;
  • registro de todas as etapas do projeto;
  • facilidade em reportar dados para outras áreas.

Resumindo, as entregas são realizadas dentro do escopo e do prazo. Com isso, a empresa consegue aumentar seu retorno sobre o investimento (ROI). Também é relevante para algumas questões específicas, como:

Gestão de marcos do projeto

Esses pontos significativos devem ser reportados aos stakeholders para aumentar a visibilidade do cumprimento das etapas. Eles podem ser executivos, financeiros ou marcos-chave, que se referem ao fim do planejamento, disponibilização de recursos, conclusão do design etc.

Acompanhamento do trabalho

O gráfico de Gantt é um recurso bastante recomendado, porque segmenta as tarefas, distribui responsabilidades, define prazos, gera interdependência de atividades e controla o desenvolvimento. Assim, é possível verificar as predecessoras do projeto e avaliar seu andamento.

Geração de insights para a estratégia empresarial

A ferramenta de Business Intelligence (BI) facilita a coleta de dados estruturados e não estruturados para facilitar as tomadas de decisão estratégicas. Também é possível verificar como o trabalho impacta as métricas de negócio, como aumento de faturamento, ROI, ciclo de inovação e redução de custos operacionais.

Edição com a Estrutura Analítica de Projetos (EAP)

Essa funcionalidade simplifica o planejamento de projetos. Assim, é possível decompor a estrutura analítica, criar dependências e definir datas para as atividades, agilizando todo o processo.

Quais diferenciais o Project Builder oferece?

A PB trabalha diferentes aspectos para oferecer ao cliente exatamente o que ele precisa. Nesse cenário, os principais pontos de diferenciação são:

Solidez da solução

A ferramenta disponibilizada é robusta e consolidada. Por meio dela, o gestor pode planejar e assegurar a potencialização dos benefícios listados.

Integração

A solução da Project Builder permite sua associação ao MS Project, o software mais utilizado para o planejamento de projetos.

Colaboração

Os colaboradores conseguem se comunicar no ambiente disponibilizado pela ferramenta, o que permite um trabalho mais alinhado entre as equipes.

Qualidade do serviço

Uma das maiores preocupações da Project Builder é o sucesso do cliente por meio da ferramenta. Por isso, são feitas diferentes análises e um acompanhamento próximo que assegure esse objetivo.

Gestão de prazos do caminho crítico

O caminho crítico é quando há atividades sequenciadas que estão em atraso e, portanto, impactam negativamente o projeto. Um exemplo bem simples a título de comparação é fazer uma vitamina de banana.

A bebida requer a fruta, leite e um liquidificador. Se possui dois elementos — ou entregáveis —, mas o terceiro está em falta devido a um atraso, é impossível fazer a vitamina na hora certa. Em outras palavras, o produto final atrasa, porque você nem pode recorrer a uma alternativa.

Em uma situação como essa, a Project Builder apresenta ao gestor um relatório de caminho crítico e as atividades que o compõem. Com isso, o gerente pode analisar a notificação das tarefas e ser lembrado antecipadamente.

Opção de tela configurável

Essa possibilidade permite que, ao entrar no sistema, o usuário veja essa tela, que mostra as atividades mais relevantes a serem acompanhadas no dia.

Além de todos esses diferenciais, há vários relatórios, como Curva S, que apresenta o andamento das atividades executadas até o momento e como devem ficar até o final do projeto a partir da consideração do que é desenvolvido. Por fim, há cronogramas, gráficos e outras ferramentas.

Assim, fica claro que a Project Builder tem uma solução adequada para seu negócio. Então, por que não aproveitar essa oportunidade?

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