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5 dicas para você fazer relatórios gerenciais efetivos

Os relatórios gerenciais são documentos que reúnem informações de grande valor para a avaliação do desempenho da empresa, bem como para o entendimento da atual realidade vivida por ela. Cada relatório, portanto, serve de instrumento nas tomadas de decisão.

Supondo que o gestor seja responsável por uma equipe de desenvolvedores e, com isso, utilize de métodos ágeis — os quais consistem em reuniões (Sprints) —, os relatórios gerenciais podem oferecer o suporte necessário para tornar as reuniões mais rápidas e objetivas.

Esse recurso é significativamente útil em outras diversas situações, uma vez que existem diferentes tipos de relatórios direcionados a praticamente todos os fatores que influenciam o funcionamento do negócio.

Neste artigo, explicaremos como 5 desses relatórios gerenciais podem ser aplicados na gestão, além de fornecer mais 5 dicas para gerar relatórios efetivos. Confira!

5 tipos de relatórios gerenciais

Iniciaremos o conteúdo elencando 5 tipos de relatórios gerenciais capazes de auxiliar o gestor em situações distintas, ou seja, que dão uma visão abrangente da situação da empresa como um todo. Vamos a eles?

1. Controle

Um relatório gerencial de controle deve ter como propósito ajudar o gestor a verificar determinados fatores da empresa — mais precisamente internos. É muito utilizado em dois tipos de situações: controle de materiais e supervisão de desempenho. O primeiro está relacionado ao estoque e também ao desperdício de insumos.

Por exemplo, o departamento de logística de uma fábrica tem a responsabilidade de controlar o estoque de equipamentos de proteção individual e ferramentas. O relatório de controle possibilita identificar a eficácia do processo.

Já o segundo é relativo à supervisão de metas, sendo de extrema utilidade em Sprints, pois fornece ao gestor da equipe um panorama sobre o cumprimento dos objetivos propostos no projeto.

As empresas em geral costumam usar esse tipo de relatório para obter informações orçamentarias, o chamado Orçamento Empresarial. Por meio dele, o gestor fica a par das previsões, metas e budget disponível.

2. Financeiro

Sem dúvidas, esse é um dos imprescindíveis e mais utilizados relatórios gerenciais. Os relatórios financeiros trazem um balanço geral das finanças da empresa, de modo que nenhum detalhe passe em branco.

Um dos relatórios mais importantes do gênero (não por acaso) é o fluxo de caixa, pois, nele, são detalhados os valores que entram e saem em um determinado espaço de tempo. A partir dessas informações, o gestor pode criar estratégias voltadas para o crescimento.

É por meio de relatórios gerenciais financeiros que as empresas tomam conhecimento das despesas a pagar, receitas, gastos atuais, contas, inadimplência etc. Ou seja, são fundamentais para o planejamento financeiro e tornam a gestão mais transparente.

Em suma, esses relatórios merecem a devida atenção não apenas por envolverem o dinheiro da empresa, mas para que sejam tomadas decisões mais inteligentes e objetivas.

3. Satisfação

Assim como os demais relatórios gerenciais mencionados até aqui, os de satisfação têm um propósito bem claro: medir o grau de satisfação em relação à empresa. Para decidir por qual relatório de satisfação utilizar, é preciso saber primeiramente quem é o alvo. A empresa quer saber sobre a satisfação do cliente ou dos colaboradores?

Não podemos descartar também a possibilidade de se trabalhar em cima de ambos os relatórios, visto que uma possível insatisfação do cliente pode ser decorrente da insatisfação dos funcionários, visto que o bem-estar deles é crucial para que o produto e/ou serviço de qualidade seja entregue.

Acima de tudo, os relatórios de satisfação são importantíssimos para a questão do feedback, uma vez que é neles que são registradas as informações que poderão contribuir para a empresa melhorar em todos os sentidos.

4. Análise

Os relatórios analíticos, por sua vez, têm como característica a apresentação de soluções baseadas na coleta de informações e dados. Em poucas palavras, é um relatório que não apenas exibe as informações, mas fornece conclusões e alternativas acerca dos problemas identificados. De que tipo de problemas nós estamos falando? Os mais variados possíveis.

Como os relatórios gerenciais financeiros estão entre os mais comuns nas empresas, logicamente, as análises de demonstrações econômicas, financeiras e contábeis são muito frequentes.

Porém, os relatórios analíticos são aplicáveis a toda e qualquer situação no meio corporativo. Por exemplo, relatórios de análise de riscos são extremamente importantes para assegurar o controle sobre os processos de negócio.

5. Crescimento

Por fim, os relatórios gerenciais de crescimento fornecem informações pertinentes sobre o desenvolvimento dos setores da empresa e, sendo assim, permitem que se façam análises dentro de uma linha do tempo.

Comparar, por exemplo, a quantidade de produtos disponibilizados atualmente, bem como a qualidade deles com o que era oferecido há dois anos é uma excelente medida para concluir se a empresa está no caminho certo e, sobretudo, se todo o planejamento de longo prazo correspondeu às expectativas.

O mesmo pode ser feito em relação ao patrimônio, às finanças ou à própria satisfação do cliente. É preciso ter à disposição um histórico de valores, que será indispensável na criação de estratégias.

5 dicas importantes para garantir a qualidade do relatório

1. Tenha objetividade

O propósito do relatório é a primeira questão a ser trabalhada no processo de elaboração. Isto é, tenha em mente o público-alvo, como ele será utilizado e apresentado. A objetividade também entra em questão no sentido de que o documento deve ser breve e ir direto ao ponto, evitando dispersões que possam eventualmente desviar o foco e comprometer o andamento da apresentação.

2. Inclua informações realmente relevantes para a empresa

Em complemento à objetividade, temos o fator relevância. Selecionar as informações que realmente importam é essencial para a qualidade do relatório, sempre considerando os objetivos da empresa.

3. Tenha critérios apropriados para a escolha dos indicadores

A composição de um bom relatório envolve a escolha dos indicadores de desempenho usados pela empresa. Adotar critérios para essa seleção, levando em conta a abrangência, a importância, a simplicidade e outros atributos dos indicadores torna o conteúdo mais consistente e objetivo.

4. Planeje a apresentação do relatório

Após reunir os elementos acima, chegará o momento de planejar a apresentação do relatório —portanto, uma das etapas cruciais do processo. O ideal é atentar ao volume de informações contido no relatório, visto que, para ter objetividade, é preciso filtrar os dados para que somente os relevantes sejam apresentados.

É fundamental que a linguagem utilizada seja adequada ao público-alvo, ou seja, evitar termos estritamente técnicos tendo em vista a fácil compreensão das informações. Por fim, atentar ao modo como as informações serão representadas é outro ponto que merece destaque, principalmente na escolha dos gráficos.

5. Selecione os responsáveis pelos processos de produção

Tendo no papel a fórmula para a produção do relatório, chegará o momento de iniciar a produção do documento assegurando que todos os fatores de qualidade sejam inseridos.

Portanto, identificar e selecionar os responsáveis por cada processo de produção é o último e, decerto, mais decisivo passo para se chegar a um bom relatório gerencial.

Gostou deste conteúdo? Em adição a tudo que vimos sobre os relatórios gerenciais e os critérios de qualidade para a produção dos documentos, recomendamos que conheça as melhores práticas que o ajudarão a fazer seus relatórios semanais com mais agilidade.

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